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2016年12月14日

報・連・相の基本

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ご存知の方も多いと思いますが、
「報・連・相」とは、「報告」「連絡」「相談」です。
この3つがしっかりできれば仕事をスムーズに進めることができます。

「報・連・相は大事だ!」、「報・連・相をしっかりして!」
と上司に言われたり、よく聞くキーワードだと思いますが、
ではなぜ報・連・相が大事なのでしょうか?

その答えはこれにつきます。「チームで仕事をしているからです!」
Bigmacでは特にチームでの仕事を重要視しています。
その中で「報・連・相」は、とても大事なことなので、
基本をお伝えしたいと思います。


報告・連絡・相談の目的と必要性

まず、報告・連絡・相談の違いを説明します。

報告

報告とは、上司からの指示や命令に対して、
途中
経過や結果をまとめ現状を正確に伝えることです。

連絡

連絡とは、遂行している業務に関わっている全ての方に知らせることです。
そこに自分の意見などはいれず、事実のみを伝えます。

相談

相談とは、判断できない時や意見を聞いてもらいたい時などに
上司や業務に携わっている方に意見を聞き、
アドバイスや意見をもらうことです。

こういった「報・連・相」のない会社は、
社内全体の
意思疎通がうまくいかず、
仕事の効率は悪くなります。

その結果、トラブルが続出する可能性が高くなります。
そうなるに従って、活力がなくなり、
仕事へのモチベーションも下がってしまいます。

反対に「報・連・相」がきちんとできている会社は、
報告することによりコミュニケーションが活発になり、
連絡すること
で意思の疎通もうまく進みます。
そして、相談できる環境になることで問題解決につながったり、
新しいアイディアが生まれたりするのです。

的確な「報・連・相」は、
仕事を正確にスムーズに運ぶためだけでなく、
ミスやトラブルを未然に防ぎ、また仕事の効率化を図るためにも
必要なのです。
会社に活力を与え続けるためにも欠かせないものなのです。

「報告」する時の注意点

1.相手のスケジュールを確認する

貴重な時間を割いてもらうことになるので、
スケジュールの確認は必須です。
優先度の低い報告の場合は、相手の状況を見てから報告しましょう。
メモで伝言を伝える
などの方法をとりましょう。

2.指示をした相手に直接報告する

人づてに報告するのは、報告とは言えません。
指示をした相手に直接、現状と結果の報告をします。
これは、ビジネスマナーの基本です。

3.重要な報告ほどリアルタイムに

相手が忙しそうだからと、
リアルタイムに報告できない場合もあるかと思いますが、
報告に時間がかかってしまうと
仕事に支障をきたす場合があります。
すぐに判断が必要となる重要な報告の場合は、
すぐに報告するように心がけましょう。

4.先に結論を伝える

相手はまず結論や結果が知りたいものです。
結論から説明して、そのあとに途中経過や詳細などを説明しましょう。
なお、できなかった言い訳などは、基本的には不必要です。


「連絡」するときの注意点

1.曖昧な言葉は使わない

「雨が降ってもバーベキューは開催するみたいだ」との連絡を受けた場合、
あなたならどう思いますか?
連絡を受けた人は、
曖昧な表現なので開催するのか開催しないのか…
どっちなのだろう。と不安になると思います。
正確な情報を伝えること、事実だけを伝えるということが大事です。

2.連絡は迅速に

連絡はなるべく早く全員に伝えるように心がけましょう。
直接伝えるか記録に残すためにメール等で伝えるとより良いです。
他の方に伝言をお願いした場合は、間違った内容で伝わってしまったり、
伝わるのが遅くなったりするので注意しましょう。

「相談」するときの注意点

1.わからないことはすぐに相談

わからないまま仕事を進めると、仕事の効率や質が悪くなります。
自分で調べて解決していく力も必要ですが、
そこに時間をかけてばかりいては効率が悪くなってしまいます。
わからないことや質問があった場合は、その都度相談しましょう。

2.相談相手の優先順位

「依頼内容がいまいちわからない」「この方向性で間違いないのだろうか…」
などの相談は、その仕事を指示した直属の上司にしか
わからないことが多くあります。
なので最初に相談するのは、直属の上司になります。

3.内容の変更は準備を整えてから相談

仕事を進めていく上で、効率よく仕事が出来る方法に気づいたり、
別の提案を
思い付いたりすることがあります。
こういう時こそ相談するのが有効です。

「〇〇の方がいいと思います」の説明では、
説得力がありません。相談をする際には、
提案の根拠となるデータなどを準備しておくと、
説得力が増し、納得してもらいやすくなります。
提案内容の準備を十分に行ってから相談に臨みましょう。

まとめ

「報・連・相」は、仕事をしていく上でとても大切なことなので、
当たり前のことかもしれませんが今一度、見直しをしてみるのも大事なことだと思います。
当たり前のことを当たり前にできる人でありたいと思います。

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