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2017年4月25日

全然違う!伝わらない文章を伝わる文章に変える方法

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みなさんは、いい文章というとどのようなイメージを持つでしょうか?
いい文章とは伝わる文章のことです。つまり、説得力がある文章のことです。伝わらないのは、相手が悪いのではなく、書き手の書き方が悪いのです。今回は、伝わらない文章を伝わる文章に変える方法をご紹介したいと思います。

なぜあなたの文章は読んでくれないのか?

読んでくれない文章=伝わらない文章には以下の理由があります。

伝えたい目的がはっきりしない

自分の書きたいように書いている、伝えたい目的のない文章。そんな文章は誰も読みたくありません。読みたくない=伝わらない、ということです。

例で見比べてみましょう。

○○各位
○○専門家は、経費削減問題に対し先日の議会で協議を重ねた結果、緊急対策本部を設置し速やかに事前承認することを検討します

こちらの文章は、漢字が多くて一文が長いことも問題ですが、一番の問題は遠回しな表現が多いことです。結局、何を伝えたらいいのかわからない、という文章の典型です。いやいや、ここまでわかりにくい文章を書かないよ。。という方、次の文章を読んでみてください。

飲み会のお誘い
会社の過度期も過ぎ、落ち着いてきました。そこで、会社組織の結束を固めるためにも飲み会を開きます。全員の参加を願っています。

「あれ。。。?」と思われた方が少なくないのではないでしょうか?この飲み会に参加したいと思いますか?楽しめそうですか?このような書き方では、何のための飲み会なのかわかりません。目的のない会ほど億劫なことはないですよね。。本当に誘いたいなら、このように書いてみましょう。

山田さん歓迎会のお誘い
9月に入社した山田さんを魚がおいしいお店で楽しく歓迎しませんか?役職を忘れてみなさんと一緒に楽しみましょう。

こちらの文章はわかりやすく、参加しやすいお誘い文章です。伝えたい目的がはっきりすると、わかりやすい文章になりますね。

私には関係がない=興味を失う

文章は誰かのために書くものですが、読む人が「私には関係がないな」と判断すれば、もう読まれないかもしれません。ビジネスシーンでメールはよく使われると思うのですが、このようなメールの書き出しをしている方は多いのではないでしょうか。

例文 お世話になります。先日の件ですが、、、、

これでは、誰に書いているのだろう?私には関係がないメールかな、と思われて読まれないまま、ほかのメールに埋もれてしまうかもしれません。

例文 お世話になります。鈴木です。先日の件ですが、、、

このように、名前をいれるだけで、あ!鈴木さんだ!私には関係があるメールだとすぐにわかってもらえます。ぜひ、メールには名前をいれましょう。

最初に結論を述べていない

私には関係がない、と思われないためのポイントとして、前書きで文章を書いた目的をはっきりと明記して、興味をもってもらうことです。ふつう、文章の構成は「起承転結」がきれいにまとまっていて、いいとされています。
しかし、情報があふれている現代においては、結論を先にもってこないとなかなか読んでくれません。最初に結論を書くと、「どんな内容なんだろう」と興味がでてきます。前書きで中身の文章を読む目的をわかりやすく伝えると、文章を最後まで読んでもらえる可能性は高くなります。

伝わらない文章を伝わる文章に変える方法

それでは、具体的に伝わる文章へと変える方法をお伝えします。

一文を短くする

文章は長ければ長いほど、読む人を惑わせてしまうため、文章を練って、削る勇気を持つことは、大切です。

悪い例
先日は、お忙しい中、遠方からわざわざ弊社までご足労頂き、誠にありがとうございました。田中様のご決断のおかげで無事商品の契約をすることができました。

良い例
先日は商品のご契約ありがとうございました。田中様のお言葉から、ご縁の大切さを教えて頂きました。

悪い例では、無駄に不要な言葉が多いです。どこかで聞いたような言葉を並べるとまわりくどい文章になります。良い例では、文章の前書きに伝えたい目的が書かれています。文章は、不要な言葉をできるだけ削り、短くし、「あなたのために書きました」と、ストレートに伝えることが大切です。

修飾語と被修飾語を近づける

悪い例
花子は、いつものように手早く夜ご飯を食べて、お風呂に入った。

こちらですと、花子はいつも夜ご飯を早く食べているように思います。しかし、実際にはいつものんびり夜ご飯を食べています。なぜ、いつも夜ご飯を早く食べていると誤解がでてきたのでしょうか?それは、「いつものように」(修飾語)とお風呂に入った(被修飾語)が遠いためにでてきています。

良い例
花子は、いつものように夜ご飯を食べて、手早くお風呂に入った。

こちらですと、誤解が解けます。修飾語(いつものように)と被修飾語(お風呂に入った)が遠いと読み手に誤解を与えるため、読み返したときなどに気をつけましょう。

自分で書いて他人で読む

文章を書くときは、自分の思いを文章にするだけです。しかし、書き上げた文章を読むときに、すぐに自分で読んではいけません。なぜなら、自分では自分の過ちに気付けないためです。他人の目で読むというのは、客観的に読むことです。
プロの編集者でも、何度も推敲した文章を休憩後、または翌日など時間をおいてから読み返します。読みにくいな、この言葉は削除しよう、この言葉に言い換えてみよう、など改めて読むことで文章の欠点が見えてきます。他人の目で読むということは、非常に大切です。

ひらがなと漢字の比率を7対3にする

漢字が多いと文章が硬いイメージがついて、一般的に読みにくくなってしまいます。しかし、見た目のやわらかい文章なら簡単にできる方法があります。読みやすい文章の黄金比率ひらがな7対3漢字にすることです。

例文「ほかの投稿者の記事を読んでみましょう」
上の例文は18文字です。比率がほぼ理想のひらがな7対3漢字です。ひらがなの比率を上げるとやわらかくなり、漢字の比率を上げると硬い文章になります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。伝わる文章力を身につけると、仕事でのメールやビジネス文書など大変役立ちます。また、現代では文章力があればネットビジネスで稼ぐことも可能です。誰でも伝わる文章の近道は、上記のことに気をつけ、とにかくたくさん書いてみることです。この記事を参考にして、ぜひ読み手に伝わる文章に変えていきましょう。

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