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2017年5月

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2017年5月31日

仕事を覚える暗記のコツ

Tips for memorizing memorizing work

社会人として会社で結果を残せる仕事をこなすためは、暗記力も必要となります。学生時代に嫌と言うほど求められた暗記力は、仕事を覚える必須能力として活用する事ができるのです。

スキルアップを可能とするさまざまな資格試験の勉強はもちろん、電話応対など仕事に関連する基本的なマナーや基礎知識を暗記することで、仕事に対するパフォーマンスが高まる効果が期待されます。そこで今回は、仕事を覚える暗記のコツについてご紹介しましょう。

脳の仕組みを活かした暗記のコツとは

仕事に活かせる必要な情報を正確に暗記するために、脳の特徴を活かす方法があります。
私たち人間の脳の記憶には、短い時間で忘れてしまう短期記憶と長い間覚えている長期記憶があります。短期記憶は、数分から数時間程度で脳の記憶から消し去られます。

人間の記憶力について実験したエビングハウスの忘却曲線によると、記憶した知識や情報は20分後には42%、1時間後には56%、1週間後には実に77%が失われていくそうです。ただし、記憶した全ての情報を失うわけではありません。

つまり、効率的な暗記のためには、新たに得た情報や知識を長期記憶として蓄積し、忘れる量(忘却曲線)を緩やかにさせる方法が必須と言えます。

短時間での暗記を繰り返して覚える

長期記憶として脳に知識を蓄積するためには、短時間での暗記が効果的です。小分けした情報を何度も反復して暗記することで、「忘れられない記憶」となり脳に刻まれるのです。
また、人が一度に暗記できる情報量には限りがあります。全ての情報を一度に暗記するのではなく、重要なキーワードやポイントを抽出した上で、短時間で暗記する方法もおすすめです。

仕事に関する情報をまとめる

記憶は、関連する複数の情報をセットにすることで「強固な記憶」となります。強固な記憶とは、「忘れられない記憶」すなわち脳の長期記憶のことです。暗記するべき情報に関連したキーワードをセットで覚えると、意図的な記憶の強化が可能となります。

仕事は一つ一つを覚えていきます。情報のまとめ方は点でイメージすると良いでしょう。関連する業務やキーワードを点ごとに「連想ゲーム」の要領で繋げて記憶することにより線となります。例えば、覚えなければならない知識や情報に関連するキーワードを探し出し、鎖のように繋げながら暗記するのです。つまり、暗記するべき情報に対して、関連するキーワードをセットで覚えると、脳が芋づる式に記憶を辿り、思い出すカギとなります。

五感で暗記する

視覚や嗅覚、触覚などの人が本来持つ五感を暗記に活用すると、効率的に仕事を覚えることができます。例えば、書きながら声に出して暗記する方法は、聴覚や触覚、視覚に訴えられる効果的な方法です。

さらには、必要な情報を図やチャート化などまとめることにより、目に見える視覚情報として記憶に残る効果が期待されます。例えば、主となる情報を基準に、要約やキーワードを矢印でチャート化して視覚化すると、図として記憶した情報が脳の長期記憶となります。つまり、映像情報として深く脳の記憶に刻まれるのです。人間は複雑な文字情報よりも映像情報の方が認識しやすく、映像として記憶しているため思い出すことも容易ではないでしょうか。

視覚や聴覚などの五感をフル活用することで、仕事を覚えるための効率的な暗記が可能となります。その他、覚える情報の言葉にリズムを付けたり替え歌にして覚える、語呂合わせにして暗記する方法もおすすめです。

必要な知識は理解より暗記で覚える!

仕事に対するパフォーマンスを高めるためには、必要な知識を理解する前に回答を暗記で覚えることが重要なポイントです。つまり、「覚えてから理解する」方法が効率的に仕事を覚え、活かすコツとも言えます。記憶として蓄積した基礎知識を最大限に活用し、仕事に活かしてこそ、社会人としての本来の目標に近づくことができるのではないでしょうか。

結果を出せる仕事ができる優秀な人は、業務に関連する基礎的な知識をしっかりと身につけています。その知識を効果的に使いこなしながら、問題解決や積極的な提案を行う能力を発揮する事でその職種の専門家を目指しましょう。仕事を覚えるためには、理解する前にまず暗記することが大前提と言っても過言ではありません。基礎的な情報や知識を覚えた上で、ひとつひとつ整理しながら理解していきましょう。

わからないことはまず調べる

仕事を進める中でわからない事が起こるのは当然です。ですが、ちょっと待って下さい!人に質問する前に調べていますか?

わからないことを調べず、考えること無く人に聞くという行動は、時間を奪っているだけではなく自分が暗記するためにもよくありません。自分で調べたこと、考えたことは自分の知識となり仕事を覚えることに繋がります。知識を定着させたい場合、インプットした情報をアウトプットするとより暗記することに繋がります。インプットの際はメモをしっかり取るなどし、同じことを2度聞かなくても良い状態にしましょう。

知識を活かせる効率的な暗記法

ビジネスでは、覚えなければならない知識や情報が溢れています。営業活動やプレゼンの資料はもちろん、新商品の概要や資格取得など、必要とされる知識はさまざまです。しかも1度覚えたら終わりではなく、ビジネスに沿って知識を自分の中に貯め続けていかなければなりません。ビジネスにとって重要なのは、覚えた知識や情報を記憶の中から取り出して、柔軟に活用する必要が求められます。つまり、ただ暗記するだけでは試験勉強と同じになり、応用力が重要視される仕事に活かすことはできないのです。

仕事を覚えるための効率的な暗記法は、最初に「情報のポイントを絞る」ことです。仕事に必要な情報のキーワードに絞って暗記してみるとよいでしょう。また、前述したキーワードに関連づけられた情報を整理した上で、連鎖式に暗記する方法もおすすめです。

記憶力を高めるコツ

暗記は、脳に記憶を刻む記憶力の高さが求められます。記憶力を高めるためには、声を出して音読しながら暗記する方法が効果的と言われています。さらに、音読のスピードに変化をつけると、記憶に残りやすいという特長もあるそうです。

また、必要な知識や情報、内容を書きながら暗記するという方も多いのではないでしょうか。しかし、書き写すだけでは、脳の記憶能力は活発に働いていないと考えられます。資料や参考書をそのまま書くのではなく、自分なりの考え方をコメントにして添えることで記憶力を高める効果が期待できます。

立ったり座ったりとポーズを変化させながら暗記する方法もおすすめです。体を動かすと、脳が刺激され記憶力が活性化する効果があります。他にも、暗記に集中できる環境を整えることも大切です。暗記には、集中力が最も重要だからです。周囲の雑音を遮断して、記憶力をさらに高めてみてはいかがでしょう。

まとめ

いかがでしたか?仕事を覚える暗記のコツについてご紹介しました。学生時代と違って、社会人には暗記のための時間に余裕がありません。したがって、限られた時間のなかで、必要な知識や情報を効率的に暗記して、仕事に活用することが求められます。

新入社員はもちろんですが、部署異動や新規案件の着手時や転職して職種が変わるときなど、私たちは暗記することを避ける事は出来ません。脳の構造を理解し効率よく暗記し業務に活かしましょう。

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2017年5月31日

ホームページ制作入門 HTMLタグの基本

htmltag-basic

はじめに

はじめてホームページを制作しようとHTMLに触れたとき、どう記述していいのかわからない、タグはどう入れたらいいんだろうかと、最初に思う人が多いと思います。今回はホームページを制作するにあたって必要なHTMLの基礎について書いていこうと思います。

HTMLとは?

そもそも「HTML」とはHyper Text Markup Language(ハイパーテキスト・マークアップ・ランゲージ)の略でWebページを制作する為の「基礎言語(マークアップ言語※)」です。基礎言語はプログラミングの言語などを含めるとたくさんの種類がありますがWebでは一般的に「HTML(現在はHTML5)」が使われています。

※視覚表現や文章の構造などを記述する形式言語

HTMLのバージョン

1991年世界で最初のWebサイトが公開されました。ここで使われたのが「Hyper Text(ハイパーテキスト)」と言われる文書と文書を繋げるシステムです。考案した目的は研究員のデータや文献を繋げる(リンクさせる)ことで、そういったWebサイトを作る為の決まりごととして「HyperText Markup Language(ハイパーテキスト・マークアップ・ランゲージ)が作られました。
その後HTML 0から1.0・2.0とバージョンアップしていき2008年にHTML5が発表され、現在は多様なメディアに対応するため、HTML5を使用するように勧告されています。

Webページの構成

基本的なHTMLのページの構成は以下のようになっています。

<!DOCTYPE html>
<html lang=”ja”>
<head>
<meta charset=”UTF-8″>
<title>タイトル</title>
</head>
<body>
</body>
</html>

DOCTYPE宣言

<!DOCTYPE html>

DOCTYPE宣言は「このファイルはHTML文章を記述していきます」という宣言文です。この部分を変えることによりHTMLのバージョンを変更することも可能となっています。記述しているテキストファイルは拡張子をHTMLにして「HTMLファイル」にすることも忘れてはいけません。

 

言語の指定

<html lang=”ja”>

この部分で言語を指定します。“ja”で日本語のWebページになり、“en”で英語のWebページになります。

 

<head>と<body>

<head>にはtitleなどの文章情報要素は入り、<body>には文章を構成する要素が入ります。

 

文字コードの設定

<head>内ににある<meta charset=”UTF-8″>は文字コードの種類を示すもので”UTF-8”以外には”Shift_JIS” ”EUC-JP”などがあります。一般的に使われるのは”UTF-8”が多いです。

 

ページのタイトル

<title>タイトル</title>

ページには必ずタイトルがあります。ページを開いた時にタブに表示される部分です。タイトルは検索する際の要素にもなりますので必ず付けましょう。

 

HTMLタグの基礎

タグには決まりごとがあります。タグとは<>でページの要素名(タグ名)を囲っているもので、基本的なタグの書き方は以下のようになります。
<タグ名>記述内容</タグ名>
<タグ名>は開始タグで</タグ名>は終了タグになります。
開始タグと終了タグで記述を挟みます。終了タグは先頭に「/(スラッシュ)」を記述しますが無い場合もあります。開始タグには必要に応じて「属性」や「属性値」を書き込みます。

<タグ名 属性名=”属性値”>記述内容</タグ名>

例えば
<h1 align=”center”>見出し</h1>
と記述すると

h1=見出し
align=配置指定
center=中央

といった内容になり、見出しをページの中央で配置するという記述になります。

 

HTMLの基礎タグ

まずWebページの構築によく使われているタグをいくつか紹介していきます。

 

テキスト関連タグ

<p>〜</p>

ひとつの文書のかたまり、段落で使用されます

 

<b>〜</b>

文章内で強調したい部分などにに使用されます。このタグで挟まれた文字は太字になります。

 

<strong>〜</strong>

文章内でさらに強調したい部分、重要な部分に使われます。<strong>〜</strong>で挟まれた文章内でさらに<strong>〜</strong>で囲むことで強調の段階をつけることができます。

 

リスト関連タグ

<ul>〜</ul>

配置する文章のリストに番号などの情報を持たせない場合に使用します。

 

<ol>〜</ol>

配置する文章のリストに番号の情報を持たせる場合に使用します。

 

<li>〜</li>

1つのリストを意味するタグで必ず<ul>〜</ul>か<ol>〜</ol>のリストタグに囲まれます。

記述例
<ul>
 <li>リスト</li>
<li>リスト</li>
<li>リスト</li>
</ul>

<ol>
 <li>リスト1</li>
<li>リスト2</li>
<li>リスト3</li>
</ol>

 

表関連タグ

<table>〜</table>

ひとつの表を作成するタグです。基本的にこの<table>〜</table>タグ内に表の内容の記述をしていきます。

 

<tr>〜</tr>

表の横一列(行)の定義をするタグです。<tr>〜</tr>内に<th>や<td>タグでセルの記述を行います。

 

<th>

表の中の見出しが入ったセルを定義するタグです。

 

<td>

表の中のデータ(通常の文章)が入ったセルを定義するタグです。

記述例
<table>
 <tr>
<th>見出しセルA</th>
<th>見出しセルB</th>
<th>見出しセルC</th>
</tr>
<tr>
<td>セルA1</td>
<td>セルB1</td>
<td>セルC1</td>
</tr>
<tr>
<td>セルA2</td>
<td>セルB2</td>
<td>セルC2</td>
</tr>
<tr>
<td>セルA3</td>
<td>セルB3</td>
<td>セルC3</td>
</tr>
</table>

 

リンクタグ

<a>〜</a>

Webページ内で別のページにリンクさせる時などに使用します。<a>タグにhref属性でURLを指定します。またtarget属性でリンク先の開き方を指定することができます。target属性は “_self” (現在のウィンドウに表示)“_new” (新規ウィンドウ(1つ)に表示)“_blank”(新規ウィンドウ(複数)に表示)などがありますが、 “_blank”が多く使われます。

記述例
<a href=”http://big-mac.jp/” target=”_blank”>リンクテキスト</a>

 

画像タグ

<img>

画像を配置するタグで終了タグを必要としないタグです。src属性で画像のあるURLを記述します。他にwidthやheightで画像サイズの記述を行います。

記述例
<img src=”画像URLなど” alt=”画像の説明テキスト” width=”横幅数値” height=”高さ数値”/>

 

 

最後に

どうでしょうか?私も初めてHTMLを触ってみようとして、最初は理解できるのだろうかと不安でしたが、こうして見るとWebページは細かい部品の集まりで、部品ひとつひとつはタグで簡素に記述され、さらにそのタグに属性を追加することでWebページになっているんだなと思いました。ただ、現在のWebページはHTMLだけでなく、CSSという装飾を主に担当している言語も使って作られているので両方の勉強が必要になります。

 

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2017年5月30日

CSSとは?〜CSSで図形を描いてみよう〜

lets-draw-a-figure-with-css

コーディングを勉強し始めて、HTMLやCSSについて触れることが多くなりました。触っていくうちに、CSSでこんなことができるのかと驚いたことがあります。例えば、ずっと画像だと思っていたものが、実はCSSで書かれていました。ちょっとした画像なら、CSSで図形を描くことが可能です。今回は、CSSとCSSで図形を描くことについて記事を書いていきたいと思います。

 CSSとは

まず、CSSについてです。
コーディングをしたことがある人や、Webの知識がある人は知っていると思いますが、全く知らない人、初心者にとってはなんだろうと思うはずです。CSSとはCSS(Cascading Style Sheets、カスケーディング・スタイル・シート)と呼ばれる、webページのスタイルを指定するための言語です。HTMLやXHTMLなどで作成されるwebページには、スタイルシートの言語の1つであるCSSが一般的に利用されています。

そして、CSSはHTMLと組み合わせて使用します。HTMLに、各要素を指定し、CSSではそれに対しての装飾を指定します。簡単に説明すると、HTMLで装飾したい場所を指定して、CSSはそれに対して、どのような装飾をするかCSSプロパティで指定するということです。例えば、ウェブページに表示されるフォントの色、画像のサイズや位置、サイトのレイアウト、見出しの部分を作りたいとなれば、h2などで見出し部分を囲み、CSSではフォントサイズや位置などを指定するなど、様々なことができます。

CSSのメリット

CSSを使用することで作業の効率からページの読み込みの速度まで…様々なメリットがあります。

 作業の効率化

CSS1つ作ることができれば、作業の効率化に繋がります。HTMLの場合、そのページにしか対応していません。そのうえ、1つ、1つタグが違うので、修正が来た場合はいちいち1つずつ修正しなければなりません。

しかし、CSSがあれば、ページの縛りがなく、CSSを読み込めば、全て適応されます。修正がきても、CSSさえ修正すれば修正箇所が全てに適応されます。例えば、HTMLの場合、10ページ、h2の文字色を変えたいとなると、10ページ全てのタグを書き換えなければならないところを、CSSならば一発で変更することが可能です。

 ページの軽量化

CSSを使えば、ページの読み込みが早くなり、軽量化されます。HTMLだけだと、コードの記述が複雑になり長くなってしまうため、どうしても読み込みが遅くなってしまいます。ごちゃごちゃした記述だと人から見ても、読むのに時間がかかりますよね。同じように、コンピュータも時間がかかってしまいます。しかし、CSSを使えば、HTMLの記述はすっきりとシンプルにまとめられ、読み込む速度も早くなります。

 色々なデザインができる

HTMLだと装飾は、フォントサイズ、色の変更、フォント、を変えるくらいでした。しかしCSSだと少し凝ったデザインをすることができます。

例えば、CSSで簡単な装飾を作れたり、リンクに装飾をつけたりなど・・・HTMLでは表現しきれなかったことができます。より凝ったデザインのwebサイトを作ることが可能です。

SEOに強い

CSSとHTMLを分離させたことにより、SEOに好まれる記述になり、検索エンジンにヒットしやすくなります。ブログが検索にヒットしやすいのもシンプルな記述をSEOが好むためです。HTMLとCSSを分離させるだけなので、初心者でも簡単にできますが、カスタマイズには専門の知識が必要となるので、ただ分離しただけではSEOに強くなるとはいえません。

メディアごとに表示スタイルの変更が可能

CSSはコンピュータのディスプレイだけでなく、印刷用や、携帯機器、テレビ、音声、点字などのメディアスタイルにも出力して利用できることを想定されています。メディアに左右されず、対応することができます。
次にデメリットです。メリットの多いCSSですが、少し欠点があります。HTMLより登場の遅かったCSSは、対応していないブラウザがあるということです。現在あるブラウザの中で完全に対応しているというものはありません。

しかし、HTMLとCSSは分離されているため、完全に表示されないということはありません。CSSはメリットがほとんどですが、少し欠点もあることが分かりました。次はCSSで図形を描く方法です。

CSSで図形を描く

CSSでは簡単な図形ならば作成することが可能です。

CSSで描くメリット

CSSで図形を描くメリットはいくつかあります。まず、色やサイズの指定が簡単になります。画像と違い、CSSに直接、数値を指定しているためいちいち画像を書きださなくても簡単に設定することができます。修正が来た際に、いちいち画像を書き換えるのは時間がかかりますよね。CSSなら値を変えるだけなので一発で変更が可能です。

次にスライスやアセットの手間が省けます。ここの形やっぱり丸じゃなく三角にしてほしい色も変えてほしいと修正が来た際には、一度編集ソフトに戻って作り直してから、更に書き出さなければなりません。とても手間がかかります。

しかし、CSSなら先ほどと同じように値を変えるだけなのでそこまで手間がかかりません。そして、画像の容量を減らすことができます。画像で書き込んでいるわけではないので、サイトが軽量化されます。
デメリットとしては、先ほどCSSのデメリットであったように、一部の古いブラウザだと表示されないことです。

簡単な図形を描いてみよう

簡単な図形を描いてみます。まず基本の図形からサンプルコードと一緒に紹介します。

四角
CSS
.square {
width: 100px;
height: 100px;
background: black;
}

HTML
<div class=”square”></div>

これは、HTMLで四角の要素を指定し、CSSで装飾を指定したものです。
widthは幅の指定、heightが高さの指定です。この場合、widthとheightも100pxの指定なので100×100の正方形が作図されます。そして、backgroundは背景の色を指定します。この場合は、blackなので、真っ黒の正方形が出来たはずです。

三角形
CSS
.triangle {
width: 0;
height: 0;
border-top: 30px solid black;
border-right: 30px solid transparent;
border-bottom: 30px solid transparent;
border-left: 30px solid tranparent;
}

HTML
<div class=”triangle”></div>

少し複雑な記述となりました。下向きの三角を表示したい場合のコードとなります。
widthとheigthを0にすることにより、ボックスの要素を無くします。ボーダーのみとなったところを、上のみ表示させることにより、下向き三角形を作図することが出来ます。topは上、rightは右、leftは左 bottomは下の部分をしています。transparentはその要素を投下することが出来ます。この場合は、左右下を透過させることにより、上部分のみ三角を表示させたということで、下向き三角形を作図できたということになります。もう少し応用すれば、矢印を作図出来たり、簡単なシェイプでイラストを描くことも可能です。

また、少し難しくなりますが、疑似要素を使えば、更に複雑な図形を作図できる幅が広がります。よく聞くものは、before、after擬似要素などです。先ほど説明した矢印の作図にも使われます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。CSSとCSSで作成される図形のメリットとデメリット。うまく使い分けていくことができれば、デザインの幅が広がるはずです。様々なサイトで勉強して、複雑な図形を作れるように勉強していきたいと思います。

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2017年5月30日

どっちを使う?PowerPointとKeynoteを比較してみた

which-do-you-use-i-tried-to-compare-powerpoint-and-keynote

先日発表用のスライドを作成するためにPowerPointを利用しようと思っていたのですが、私のパソコンはwindows製品じゃないので作成できないことに気づき見つけたのがKeynoteです。だめもとでKeynoteで.pptxで開くと少しレイアウトや音楽などは変わりますが閲覧・編集ができたので、今回はPowerPointとKeynoteの長所と短所についてそれぞれ書きたいと思います。

それぞれの概要

そもそもですが、私自身PowerPointは学生の時に使用したっきりで、Keynoteに至っては今回触るのが初めてでした。触ってみた感じではプレゼンテーションソフトのWindows版とMac版という感じです。プレゼンテーション資料からアニメーションまでなんでも作れるソフトですが、まずはそれぞれの特徴について紹介します。

 PowerPoint(パワーポイント)とは?

Microsoft社が販売しているプレゼンテーションソフトで、1987年に販売が開始されてから現在ではビジネスシーンから学生の発表にまで幅広く使用されています。文字や写真、図形などが挿入でき簡単にスライドが作成できます。PowerPointはWindows版だけでなくMac版もリリースされておりユーザーが多いです。

 Keynote(キーノート)とは?

Apple社が販売しているプレゼンテーションソフトで、PowerPointとは違いWindowsで使用することはできませんが、iCloudでも利用できるのでどの端末からも操作が可能です。対応OSはmacOS Sierra以降です。

PowerPointの長所・短所

なんでもできる

操作して感じたことなのですが、PowerPointは機能がすごく多いです。まだ機能の全てを把握していませんが図形を貼り付けたり、グラフを作成したりは勿論のことスライドの背景に音楽をつけることができたり、書き込んだ文字や図形にアニメーションをつけることだってできます。すごく機能にこだわったものでなければ、本当になんでもできます。

 PowerPointユーザーが多い

PowerPointはユーザーが多いといわれています。では何故ユーザーが多いことが長所かというと、PowerPointのファイルをやりとりしている時に不具合がないからです。社内ではPowerPointユーザーの方が圧倒的に多いのですが、私や一部の社員はKeynoteを使用しています。

WindowsとMacの間でプレゼンテーションのデータをやり取りをしていたのですが、WindowsからMacにきた途端レイアウトが崩れてしまいます。逆もまたしかりでした。この時、Keynoteの使用は諦めようと思いました。

 操作がしづらい

Keynoteを使用して思ったことですが、圧倒的に操作ではKeynoteの方が上です。入れたい画像、入れたいアニメーション、入れたいテンプレート、そのどれもが使いたい時に使いたい場所にあります。

とりわけPowerPointの操作がしづらい訳ではないです。ショートカットキーを覚えている人なら早いかもしれませんが、いちいち操作をする時にヘッド部分にあるタブまでカーソル持っていくのが結構手間に感じてしまいます。

 コストが高い

単品購入するといくらなのか調べたところ、15,984円でした。Office関係は結構値段がはるとは思いましたが、予想的中です。PowerPoint単品の購入を考えるとKeynoteで十分かなと思いました。

 Keynoteの長所・短所

綺麗なスライドが作成できる

PowerPointデータと比べるとその差は歴然です。Keynoteはテンプレートなども含めてデザインの美しさを重視しているので、簡単なスライドであっても美しい作品が出来上がります。

またアニメーションを得意としているソフトで、アニメーションのアクションはPowerPointにはない細かい設定があります。今回オープニングムービーを作る際にいろいろな指南動画を見ましたが、どれも綺麗で引き込まれるような作品ばかりでした。PowerPointからKeynoteへ変えた人の中には、アニメーションを作りたいがゆえに変えた人もいるようです。

 コストパフォーマンスが良い

先ほどPowerPointは高いと述べましたが、Keynoteは2,000円です。2,000円でPowerPointとほぼ同じ機能が使用できます。コストパフォーマンスが素晴らしくいいなと思いました。

 スマホでの操作が可能

最近になって気づいたことですが、iphoneにKeynoteのアプリがリリースしています。機能などを見ているとすごく便利で、iphoneやタブレットでもスライドの作成が可能で、発表時に無線操作が可能です。またレーザーポインターの役割まで担っている優れものです。PowerPointの場合手で持つもので赤色レーザーポインターが主流かと思いますが、ブレが生じたり照準に合わせるまでゆらゆらしていることがありますが、アプリのポインターの場合、描画ツールで線を書きながらスライドに表示させるので安定しています。

描画ツールでは線だけではなく文字なども書くことができますので、使い方の幅が広がります。今では到達距離が長く簡単なボタン操作でスライドが変えられる高機能なプレゼンテーションマウスなども販売されていますが、Keynoteのアプリがあればこと足ります。

 資料として印刷は向いていない

印刷にはすごく弱いです。もともと綺麗なスライドをディスプレイで見てもらうといったプレゼンテーション向きのソフトなので、印刷はうまくできないことが多いみたいです。画面遷移の際にスライドとスライドの間に効果をつけているので資料として配布したりするのであれば、やはりPowerPointの方が優秀です。日本では資料など紙媒体を配布する企業が多いのでPowerPointがまだまだ根強いですね。

 PowerPointとの互換性悪い

拡張子.pptxをKeynoteでも使用できるとはいってもやはりレイアウト崩れがすごいので、あまりWindowsの方とのやり取りはPowerPointのほうがいいです。また複数人で作業するのであれば断然ユーザーの多いPowerPointを使用するべきだと思います。

 結局どっちがいいのか?

結論ですが、どちらも得意としているプレゼンテーションの場面がありますので、適材適所使い分けが大事だと思います。資料が必要な学校の授業や会社でのプレゼンテーションであれば、PowerPointを使用し、講演などの見せる場であればKeynoteを使用するようにしていければと思いますが、私自身プレゼンをするような機会もありませんし、今のところ内臓されているKeynoteで十分ではないかと考えています。

今回プレゼン資料を作成した際PowerPointを使用しましたが、BGMを触った時にスライドごとに音楽が添付できたり、開始秒数を指定できたりかなり細かい設定ができたのに反し、Keynoteでは音楽は添付できるもののスライドごとに変更ができなかったりなど細かい設定がまだまだPowerPointに追いつけていないので、今後のPowerPointとの互換性と同じような設定を期待したいと思います。

 

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2017年5月29日

正しい電話対応の仕方とマナー

telephone-supportビジネスにはかかすことのできない電話での対応。仕事をしていると様々な用件で電話がかかってくると思います。ビジネスシーンの場合では、あなたの電話対応、電話の受け方ひとつで会社のイメージが左右されます。
当たり前に出ていた電話も対応をする自分のやり方で印象が決まると思うと怖いものですね。
できて当たり前のことを当たり前にできるように、できている人も再確認の意味で読んで頂けたらと思います。

電話対応の原則

電話対応には原則があります。

・迅速に(相手を待たせない
・正確に(順序よく正しい情報を伝える
・親切、丁寧に(相手が聞き取りやすいように

ではなぜこれが原則なのでしょうか。理由がわかっていなければ、上記の原則どおりに対応をしたとしても決まった応対になってしまいます。この部分が理解できれば、状況に合わせた応対が可能になります。そのためには電話の特性を理解する必要があります。

電話の特性 

・音声だけのやり取り
・相手の反応がすぐに返ってくる
・相手の状況がわかりづらい
・やり取りが残らない

などがあげられます。以上のことを踏まえた上でどのような対応を取る必要があるのかということです。お互いに姿が見えていなくても、相手に配慮をするということが大切なのです。

お客様へ配慮の気持ち

様々な電話がかかってきますが、その中にはすぐに対応ができないこともあるはずです。その時に重要なことは、お客様の事を考え、配慮した情報を伝えることです。例えば、名指し人が社内にいなかったときには、予定をお知らせすることがお客様への配慮になります。「ただいま外出しておりまして、16時には戻る予定でございます」など社内に戻る時間が予測できれば、お客様の次の行動も変わってきます。

そして、お客様が何を求めているのか、お客様はどうしたいのかを伺うことも必要です。それがわかれば、受け答えの内容も変わってくるということです。言われたことに対してただ答えているだけでは上手な電話対応とは言えないのです。

良い印象を与える声色・声の高さで話す

電話対応で求められるのは丁寧な言葉遣いだけではなく、普段はあまり意識をすることがないかもしれない「明るく良い印象を与えやすい声」「良いイメージを持たれる話し方」など、話す時の声のトーンを意識することが大切です。なぜなら前項でも述べたように顔が見えない状態での電話でのやり取りでは、聞こえてくる声の印象や話し方によってその人の印象はもちろん、会社の印象として相手に伝わるからです。

お客様がこちらの声を聞き取りやすいように少し高めの声を意識しはっきり、ゆっくりと話します。相手が、明るい声や少しの余裕、微笑みが感じられるくらいのイメージをもって話すことが大切ですね。

自分では理解していなくても、知らぬ間に暗い声で相手に感じの悪い印象を与えてしまっていることも少なくないと思います。まずは電話対応一つで、大きな違いが出るということを理解することが大切です。

対応中にどうしても回答の出来ない場合

・すぐに答えることができない(考慮すべき)場合

・ 回答のために調べ物が必要な場合、

・上司に相談が必要な場合、

電話対応も数多くこなしていると上記のような場合がでてきます。
こうした場合、長くお待たせするよりも、再度連絡しなおす方が印象が良くなります。しっかりと相手に折り返しをしたい旨を伝えて、確認後なるべく早く対応を行うことが大切です。

わからないことをうやむやにしていると、相手に不信感が伝わってしまい、悪い印象を与えることにもなりかねません。相手の時間を頂いているということを忘れずに相手への配慮ある対応を心がけましょう。

クレーム対応について

電話対応で一番難しいのがクレームを受けるときです。仮にクレーム対応のマニュアルが用意されていたとしても、ちょっとした気の緩みで口が滑って言わなくてもいいようなことを言ってしまうことがあります。クレームの対応をする時はあくまでもお客様がお怒りになられていることを前提として対応をする必要があります。

ここできちんとした対応を取ることができないと、後々会社にも大きな迷惑をかけてしまいます。いくつかのポイントに気をつけながら対応をすることが大切になります。クレーム対応の基本は、話を聞くことです。相手が話している途中に口をはさみたくなることもあるかと思いますが、お客様の怒りを倍増してしまうことに繋がりかねないため、じっくりと話を聞いて理解することを心がけましょう。

その中でも、クレーム内容によっては、対応のしようがないことも全くないとはいえません。しかし、問題はそこではなく自社の商品で不快な思いをされたことに対してお詫びの言葉を伝えることが大切です。また、クレームに対してはその場で結論を出すのは危険であり、メモをしっかりと残し、ワンクッション受けてから担当者に引き継ぐなどの解決、対応策を検討する必要があるでしょう。
自分の憶測だけで解決案を提示し、お客様の期待を引き出すようなことをいってしまうことも注意しなければなりません。これらのことを頭において落ち着いて対応をすることが大切です。

いかがでしたでしょうか。社会人としての基本である電話対応、当たり前のようでできていない部分が多々あると感じました。どんな場合でも良い印象を与えられるよう基本の対応やフレーズをしっかりと覚えた上で臨機応変に対応できるようにしていく必要があると感じました。

 

 

 

 

 

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