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2017年5月9日

総務とは?意外に知られていない仕事内容

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総務と聞いて何を思い浮かべましたか?「何でも屋」「雑用をする人」「利益を生まない部署」「ビジネス感がない」といったネガティブでマイナスなイメージを持っている方も多いのではないでしょうか。

総務部は数ある部署の中でも、仕事内容や社内の役割や意義や目的が見えにくい職種だと思います。しかし、総務のという仕事を知れば、とてもやりがいのある仕事だということはイメージできると思います。

総務の使命は社員を一つにまとめること

総務の使命は、「会社のレベルアップ」を支えることです。総務部は経営陣はもちろんのこと、すべての部署と関わりをもつ部署でもあり、いいことも悪いことも目にしている部署なのです。経営陣と現場の関係をつなぎ、社員全員を会社が目指す方向に導くことが総務の役割なのです。

すべてを自分事ととらえ、自分が経営者になった気持ちで仕事をしていくと、責任感・使命感も強くなり、とてもやりがいを感じることができます。

さまざまな総務の仕事内容

総務は何でも屋というイメージはありませんか?それは間違ってはいません。総務の仕事内容を簡単に説明すると、総務以外の部署では取り扱わない、会社にとって必要不可欠な大事な業務のすべてです。そのため広範囲な業務に携わります。広範囲な業務に携われることもあり、さまざまなことへの対応能力が必要とされます。

また、大企業では人事部、広報部、財務部、法務部など細かく業務が分担され、それぞれの担当者がいますが、中小企業や、ベンチャー企業には細かく部署わけがされていないことがほどんどです。

実際に総務とはどのような仕事に関わっているのでしょうか。

・文書、消耗品、備品などの管理部門
・書類作成などの事務作業
・社内設備・防災業務
・セキュリティの管理・整備
・受付業務、来客対応、電話対応
・福利厚生業務
・従業員の健康などのさまざまな管理
・秘書の役割
・貸家の行事やイベントの企画
・契約書の管理
・リスクマネジメント
・労務管理
・他部署のサポート
・経理業務

などがあります。全ては書ききれませんが、仕事内容は多岐にわたることが実感できます。
さまざまな経験ができ、自分のスキルアップに繋がり自分の財産となります。

総務業務を正確に進めるためには・・

自分の仕事をしっかりとこなす

会社全体にアナウンスを行う立場として、まずは総務が出来ていないと話になりません。自分たちの業務にしっかりと責任をもって遂行していくことが求められます。「人のことは言っておいて、総務はできていないじゃん」など思われてしまったら、社内が一丸となることは難しいでしょう。

まずは自分たちからお手本を見せるぐらいの気持ちで取り組むことが、人の心を動かすには大切なことです。

公正な視点で全体を見る

総務は常に全体を見渡し、会社全体を向上させることが求められます。自分の部署、特定の部署をひいき目に見ることはできません。集まる情報を冷静、客観的に判断し、分析していくことが求められます。

会社にとって何が大切なのかをしっかり考え、判断していく必要があります。

社員の目線に立ち、適切な判断をする

さまざまな場面に関わり、現場と経営陣の橋渡しを行う総務は、他の部署の社員よりも多くの情報、ルールに知らぬうちに自然と関わっています。しかし、総務の考えが社員の常識を思ってしまうことは危険です。現場のスタッフは忙しく、ルールに対して理解できない部分も出てきます。

お互いを理解し合いコミュニケーションを行っていかなければ、ネガティブな誤解を招く可能性も大きくあります。そのことを防ぐためにも、現場に出向き、コミュニケーションをとり、「社員の声」をしっかり聞くことが大切なのです。

社員と経営をつなぐ役割

社員からすると、経営側の存在は遠く感じてしまいます。経営陣が発する言葉を、悪い方向で受け取られてしまうこともあります。普段から経営側に意見が出しづらく、不満がたまってしまうこともあります。

そのような状況の時に、総務が社員と経営陣が腹を割って話し合えるような架け橋になることで、お互いの相違を防ぎ、会社の経営理念に一丸となって進んで行き、強い会社を作ることができます。

会社のアクセル・ブレーキの判断を行う

会社のイベントで社員同士の交流などを活性化させることはとても大切です。しかし、活性化しつつも、規則を守ることは徹底しなければいけません。社員が規則をしっかり守るよるう、チェックを行うのが総務の役割です。その場の状況を冷静に判断しながら、制御役と促進役の役割を臨機応変に使い分け、対応することが求められるのです。

総務のやりがいとは何なのでしょうか

総務は「やりがいを感じられない」「何の役に立っているのかいまいちわからない」と感じている方は多いのかもしれません。そんなことはありません。上記でも記した通り、自分たちの行動次第では、会社全体の成長に大きく携わることができる職種でもあります。

総務だからといって受け身ではなく、自ら行動することにより、大きな充実感も得られます。また、さまざまな部署と関わり、社員と会社の架け橋になれるはずです。

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