おすすめ情報

おすすめ情報

2017年3月27日

仕事の無駄を減らすには?

How to reduce waste of work

企業における無駄なこととは大きく分けると次の二つです。
「無駄なお金」「無駄な時間」のことです。企業において成果の出ないお金と時間は無駄でしかありません。

主な例として「会議」「残業」「資料作成」これらには無駄なお金と時間がかかっている可能性があります。

それらのシチュエーションで発生するお金と時間には人が関わっています。管理者は仕事における無駄を省く対策を取る必要があります。対策を取るためには、どのような行動が無駄なのか、その無駄な行動に対してどのような対策を取れば解決出来るのかを考えなければなりません。

無駄な仕事が発生してしまう理由とは

無駄な時間、無駄なお金をかけない為には、普段の自身のどのような行動が無駄な仕事になっているのかを明確にしておく必要があります。考えられる要因は以下のとおりです。

意識・志向がない

最も致命的であるのが、無駄な仕事をしているという意識がないということです。

自分の仕事を的確にこなすことは、とても重要です。ですが、仕事をただひたすらこなすだけではいけません。まずは、当たり前に行っている業務の中に無駄はないのかを思い返す事からでもよいでしょう。
部署内・会社内を良くしよう。自分を磨こうという意識・志向を持ち、実際に行動しましょう。

コミュニケーションが円滑でない

自身がムダだと感じていても、自分だけが無駄を感じているようでは意味がありません。生産性を上げるために、まずは情報の共有・伝えることから始めましょう。仕事の効率化を目指すなら1人では出来ません。「課題の共有」をすることが必要です。

しかし共有を意識しすぎても無駄になる可能性があります。例えば上司への提案において細かいところまでの資料作りなどの行動は無駄です。

これらの行動、意識・志向、コミュニケーションは全て無駄に繋がります。無駄な会議、無駄な残業、無駄な資料づくりなどです。ではどのようにすれば無駄を改善することが出来るのでしょうか。

仕事の効率化を考案する前にやるべきこと

上記のようなスタッフが多くいればいるほど、無駄なお金と時間が会社にかかります。だからといって、仕事の効率化を図るために管理者はスタッフに対し「なぜ出来ないんだ!「もっとテキパキ仕事しろ!」等と罵声を浴びせたところで仕事が効率化されるわけではありません。

チーム・スタッフを管理しているのはあなた自身です。他人に矢印を向けるのではなく自身の行動・言動を省み、矢印は自身に向けなければなりません。スタッフの行動はあなたの言動によって決まると言えるでしょう。仕事の効率化を図るために、自分の業務の無駄を一度精査する必要があります。具体的行動は次の5つのプロセスです。

無駄な時間の排除

仕事の効率化において、無駄な時間とは何かを明確にする必要があります。

例えば定例会議です。
アジェンダなどの準備をまとめずに会議を行うなど愚の骨頂です。本人は会議に参加しているという感覚になっているのかもしれませんが、自分の考えや仮説なしに何でもかんでも質問する事も頭を使わず人の時間を使うという意味で無駄でしかありません。

決定事項の資料の読み上げなんていうのも問題外の行動でしょう。ただでさえ時間がないのにスタッフを集めて無理に会議をする必要はありません。現代においてはテクノロジーの進化により、チャットワークなどを利用して決定事項、社内報を伝えるには便利なツールやアプリが存在します。

また、業務日報においても本当に必要かどうかを検討する必要があります。
何のために日報が必要なのかを理解して記録するのと、日報を書くという作業自体が仕事になっている場合では全く意味が違います。後者の日報がただの作業になっている場合は無駄な時間と言えるでしょう。
会議、日報の他にもメールなど無駄な時間がないのかどうか一度洗い出してみる必要があります。

無駄な残業の排除

無駄な時間を排除する事で業務に集中する時間が増えます。その分、仕事の終わり時間をしっかりと決めると良いでしょう。
18時までに全員仕事を終えるように」という残業を認めないという指示がある事で、スタッフは自身の仕事と時間を照らし合わせ、時間内に仕事を終えるように逆算します。

逆算し、仕事を時間内に終えるための様々な工夫・アイデアが生まれ、業務の進みがこれまでよりも改善されるでしょう。
そして何より残業が少なくなると、私生活が充実します。良い仕事をするにはプライベートが充実していないと挑めません。
無駄な残業を排除することで人件費削減、作業効率のアップ、従業員満足の向上と仕事におけるメリットが増えます。

自分の業務目標を常に頭に置く

急に降ってきた仕事をとりあえず片付けているという状況になっていませんか?自分が本来行わなければならない業務を見失っていると、急な案件を片付けてばかりになります。

  • その業務は自分がやらなければならない業務なのか?
  • 自分が行わなければならない場合、納期を確認する。

急に降ってくる案件・依頼も慌てずに、優先順位を決めしっかりとスケジューリングしましょう。

個人のスキル・仕事量の把握

無駄な時間・無駄な残業の排除でお伝えした事を実践しても業務の無駄を減らせない場合、個人のスキル不足、もしくは仕事量の問題が挙げられます。

スキルに関しての対策は3つで「スキル不足のスタッフの業務量を減らす」「配置換えを検討」「教育する」です。仕事量の対策としてでは「人員を増やす」です。

優先順位でいうと、まずは従業員のスキルを向上させることです。11人のスキルを向上させることが出来れば、こなせる仕事量も増え仕事量の対策も必然的に同時に行うことが出来ます。

仕事を減らす場合は売上優先

仕事の量自体を減らす場合、売上の少ない仕事を切る必要があります。売上というのは単純に金額としての売上ではなく、人員の動き対する金額です。人員の数・工数に対する売上の金額が割に合わない場合、その仕事を切る、または再見積もりも必要となるでしょう。

アウトソーシングの利用

どうしても人員を確保することができない場合、アウトソーシングの活用も検討してはどうでしょうか。現在、クラウドソーシングの発達で企業から個人への記事の作成など様々な仕事の依頼が簡単に出来るようになりました。

クラウドソーシングで依頼するにあたって重要なのは、業務をお願いする仕組みを整えておくこと、そして、目に見えない仕事相手にどの程度のスキルがあるのかの判断とコストを考慮することです。

また、有力な人材であるなら自社にスカウトしてしまうくらいの心構えで発注します。企業にとっての戦力補強になるし、深い意味での業務効率化になります。

自分に出来る事を考える

無駄を省き仕事の効率化を上げようとするのは良いですが、現在抱えている仕事の現状を把握しないことには何も始まりません。

そして原因を自分以外の人に向けても、その先には業務改善は生まれません。相手を変えようとするのではなく、自分に何が出来るのかを考える事こそ無駄な仕事を省き仕事の効率を上げる事に繋がります。

このエントリーをはてなブックマークに追加
メルマガ登録