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2017年8月10日

仕事の効率を上げる!簡単な方法

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日本企業の中には、こなした仕事が多い=仕事ができる人という認識を持っている企業もありますが、仕事ができるかどうかは仕事の効率化がきちんとできているかどうかも重要なポイントです。
そこで、今回は仕事の効率をあげるための簡単な方法をご紹介します。

仕事の効率化とは何か?

そもそも仕事の効率化とは何でしょうか?辞書によると、仕事量と消費されたエネルギーとの比率、と記載されています。
そのため、仕事の効率化とは、残業してでも仕事量をこなせばいい、のではなく労力(残業)を少なくしながら、仕事をはかどらせる、と理解しておくことが大切です。

仕事を効率化する6つの方法

上記のことをふまえながら、仕事を効率化するための方法を6つご紹介します。

To Doリスト作成

To Doリストとは、「やるべきこと」をリスト化したものです。締め切りや期限を書いて一覧化しておけば、期限を守ることもできますし、事前に計画もたてやすくなります。そのときに、気をつけてほしいことが、所要時間も見積もって一緒に書くことです!

例 5日締め切り、資料最終確認 30分

それぞれのリストの所要時間を把握しておけば、1日の中で仕事全体量を把握できます。1日の時間計画がたてられることにより、予備的な時間を把握することもでき、突発的に入ってくる仕事にも対応することができます。また、実際にかかった時間と計画時間と比較して次の仕事にも活かすことができます。

締め切りをつくる

上司から、資料作りお願い!と指示がでたときには、どうしていますか?このような作業だけの指示がでた場合にはいつが締め切りかを聞いて、締め切りを確認しましょう。そして、締め切りを確認したら、自分用の締め切りとして早めの締め切りを設定しましょう。自分用の締め切りならギリギリになったとしても、相手には迷惑がかからず、他の業務のペースも崩れません。

また、強制的に締め切りをつくるために業務時間後にプライベートな予定をいれてみるのもよいでしょう。強制的な1日の締め切りを作り出すことで、時間に対しての意識が芽生え効率よく仕事をやろう!という気持ちになります。

朝30分早く出勤する

会社の仕事には、「対面型」と「個人作業型」に分けられます。「対面型」は電話対応や会議などの相手が必要な仕事で、通常業務時間内でしか進めることができませんが、「個人作業型」は個人のペースで進めることができます。そこで!個人作業型の仕事を通常業務が始める前に進めておくと効率が良くなります。なぜなら、個人作業型の仕事に取り組んでいる時に電話対応などがはいると集中力がとぎれ、効率が悪くなるためです。

また、朝の個人作業型の仕事のなかに、スケジュール作成もいれると1日の流れを把握でき、より集中力が高まります。
仕事ができる人や成功者に朝型が多いのは仕事の効率が良くなるからでしょう。

午前中に仕事のヤマを片付ける!

人の脳は、時間帯によって集中力が変わります。学生時代、午前中の授業の内容は頭に入ってきても昼食後の授業の内容はなかなかはいってこない、という経験はないでしょうか?仕事も同じで、昼食後の午後からは思考能力が低下するため、効率がよい仕事を行うにはむいていません。

午前中は、一度起きてしまえば頭も冴えて、最もエネルギーに満ちあふれている時間帯のため、仕事を行ううえでのゴールデンタイムです。大きな仕事や苦手とする仕事は、脳の調子がよい午前中に取り組んだ方が仕事の生産性が高まります。仕事の重心は午前中が鍵です!

デスクまわりを整理整頓する

デスクの上には最低限しかおかないようにしましょう。具体的には、パソコンと電話だけ、などです。なぜなら、デスク上にたくさんおくとモノが散乱しがちになりゴチャゴチャして、視界に余計な情報がはいり、仕事に対する集中力が奪われてしまうからです。

また、一見便利そうにみえるペン立てですが、何でもポイポイと入れて気がつくと使わないペンでいっぱいになっていることもあります。できれば、作業環境を整える意味でもペン立ても使わない方がよいでしょう。

メールチェックは時間を決める

メールチェックは時間を決めたほうがよいでしょう。1日のタイムスケジュールのなかに9時14時18時などと区切ってメールチェックを行いましょう。仕事中にメールをちょくちょくチェックすると、頭と手が止まってしまい、集中力がきれるため仕事が非効率になってしまいます。

まとめ

いかがでしたでしょうか?このように、ほんのちょっとした心がけや仕事の段取りしだいで仕事の効率は変わってきます。とにかく残業してでも、仕事量をこなせばいい、という考え方で仕事を進めることははじめはできるかもしれませんが、いつかは身体を壊したり、集中力もきれてモチベーションが下がり、仕事を継続することができなくなるかもしれません。仕事を楽しむためにも、効率がよい仕事をしていきましょう。

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