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2017年3月19日

Web制作におけるスケジュール管理

scheduling-management-of-creating-websites
Webデザイナーとして仕事をしていると、
最初はもちろん
デザイン作成やコーディングなど
ふられた仕事をこなすことから
はじめると思いますが、
経験を積んで
ディレクション側
(いわゆるWebディレクターですね)
にいけばいくほど、
Webサイト制作案件のスケジュール管理に
悩まされることはないでしょうか?
自分の案件だけではなく
他の人の案件の進捗・確認もしていかなくてはいけない、
特に相談もなかったし問題ないだろうと
ずっと任せっきりにしていたら、
結果納期に全然間に合わない!
そんなことも多々あります。
しかしながら、ひとりひとりの作業を管理することや
ひとつひとつの案件を
しっかり確認していくことも
なかなか現実的ではないですよね?
人数が多ければ多いほど、
また同時進行のプロジェクトが
多ければ多いほど
その確認や相談で
1日が終わってしまった・・・
なんてこともあるかと思います。
より効率良く全ての
Web制作案件のスケジュール管理や
そのプロジェクトの進捗の把握などが
できるものはないか?と
今回調査してみました。

制作スケジュールはしっかり作ってますか?

ホームページの制作をする場合、
まずはこちらが大前提です。
自分が作業するときはもちろんですが、
誰か人に仕事を任せる時に、
納期だけを伝えればいいということは
まずありません。
Webサイト制作の場合、
1プロジェクトごとに
何日までにどこまでの作業を終わらせる、という
目処を提示してあげないと、
だらだらと納期だけをゴールに
仕事を進めてしまうので、
もちろん中間報告がもらえないのは当然、
最後の最後に確認したら
穴だらけだった!ということもありえます。
個人的に考えるのは、
ある程度のところで中間確認を入れる、
その日付はまず守って、仕事を進めてもらう、
週に1度は最低でも確認しなくてはいけない
と思っています。
そのためには制作スケジュールをしっかり作って、
予定通りに仕事が進められているか、
どれくらい遅れているか、
もしくは前倒しできているか、などの
確認もしていくといいと思います。
全てを管理していくのは
厳しいと思うので、
ある程度のところまでは
しっかり信用して任せる、
という境界線をはっきりさせるのも
大切かなと思います。
これは制作だけに言えることではないと
思いますが、
管理をしすぎてしまうのも、
成長の妨げになってしまうと思うので、
バランスが大事ですよね。

プロジェクトに関わる人をはっきりとしよう

こちらも基本中の基本ですね。
制作側では誰が、もしくはどの課やチームが
そのプロジェクトを担当するのか、
営業担当は誰なのか、
更にはクライアント側の担当は
誰なのか、
何の情報をどこまでの人に
共有をしていくのか、
そういったことをはっきりさせて
把握していきましょう。

スケジュール管理方法

制作会社によって
プロジェクトのスケジュール管理方法は
様々だと思います。

EXCELでの管理

制作の工程からスケジュール管理まで
EXCELでの管理をしているところも
多いのではないでしょうか?
EXCELでの管理でのメリットとしては
カスタマイズが無限大!
これに尽きると思います。
しかしながらデメリットとして、
各工程の進捗をリアルタイムで
把握することや、
リスケなどが生じたときに
手作業で更新をしていくということは
なかなか簡単なことではありません。
操作に慣れてしまえば
どうってことない作業かもしれませんが、
制作する各個人個人が
この作業をすることは、
結構な時間の負担がかかると
思っています。
また、クライアントとの共有も
リアルタイムでは難しいですね。
こちらに関しては
Googleのスプレッドシートを
活用することで、
共有はかなり簡単になるかと思います。
Bigmacでは、
サイトマップの制作から制作スケジュールの
作成まで
このスプレッドシートを活用しております。

ガントチャントツールを活用する

今回この記事を書くにあたり、
弊社でも活用していきたいと思い
調査することにしたのが、
このガントチャントツールです。

ガントチャートって?

そもそも、「ガントチャート」という
言葉にあまり馴染のない方も
多いかもしれません。
ガントチャートとは、
プロジェクトを管理するために
各工程のスケジュールや
その相関関係をビジュアル化した表のこと
を表します。
有料のものも勿論ありますが、
調べてみると
WEBサイトで無料のツールも
多く提供されており、
中にはインストールが必要ないもの、
スマホやタブレットでの
閲覧・管理も可能なものなども
ありました。
無料で使える
ガントチャートツールをいくつか紹介したいと思います。

Jooto

大手企業でも導入実績がある、
国内シェア率の高い
タスク・プロジェクト管理ツールです。
こちらは、Webサイト制作プロジェクト用に
ガントチャートまで使用するとなると
有料にはなってしまうようですが、
機能も多く、
制作だけでなく、
様々な職種で活用できそうなツールです。

Brabio!

無料プランで5人まで利用可能な
プロジェクト管理ツールです。
ガントチャント作成なら
EXCELの10倍速い!とうたっているだけに
初心者でも簡単に利用でき、
進捗管理や、担当者別に
忙しさが見える化されるような
機能もあるようです。
EXCELでの出力も可能で、
クライアントとの共有も
簡単にできそうですね。

Redmine

オープンソースのプロジェクト管理ツールです。
複数人でのタスク管理や進捗管理など
情報共有を簡単にすることができます。
調べている中で
このツールが1番弊社での
管理したいことに近いと思い、
色々と調べてみましたが、
とりあえずすごい!の一言につきます。
色々と機能を紹介するよりも
こちらは日本語用のデモサイトがあるので
ぜひチェックしてみてください。
Redmineデモサイト
「チケット」と呼ばれているタスクがスケジュールとともに
ガントチャートとして出てくる機能がついているようです。
進捗状況ももちろんこれで把握することが可能です。
また、それぞれのチケットは担当者を指定することができるので、
誰が何を担当としているのかが
はっきりとわかります。
チケットをページごとにしていくと
そのページの進捗などもわかりやすくて
いいのではないかと思いました。
サイトマップに準じてチケットを作成していくのも
いいかもしれません、
ステータスや優先度も表示されるようで、
これはタスク管理にとっても便利だと思いました。
作業時間を自動計算してくれる機能もあるようですが、
こちらはチケットごとの時間は手動で入力していくようです。
こちらも使い方によっては
自分の作業時間と予定との
照らし合わせなど便利な使い方ができそうですね。

何を使うにしても手間は必至

色々調べて思ったことですが、
結局のところ何を使うにしても、
ツールを新しく導入をするということは、
少なからず慣れるまで時間もかかりますし、
習慣づけるまでの
期間もかかるものだと思います。
しばらくは手間がかかることを
理解した上で、
それでも今後効率よく仕事をしていく、
デザインからWebサイト構築まで
スケジュール管理をしっかりしていく、
という目的をはっきりさせて
導入を決めていかないと
自分一人だけでなく、
制作に携わる人全てが
関わることなので
「やっぱり面倒!」という理由で
いつの間にか誰も触らなくなっていた・・・
なんてこともありえますよね。
まずは導入前にしっかりと
自分がツールの使い方を理解して、
目的に合った使い方をしていくことも
継続して使っていくには
必要だと思います。
また、すでにできあがっているツールを
使っていくには、
柔軟なカスタマイズができないことを
きちんと理解した上で、
ある程度利用する側が
ツールに合わせた使い方をしていくよう
努めることも大事ですね。
こちらは今回紹介した
スケジュール管理ツールだけではなく
どんなツールにしても
同じようなことが言えるかと思います。

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