おすすめ情報

おすすめ情報

2017年7月28日

これでばっちり!ビジネスメールのマナー

this-is-perfect-manner-of-business-e-mail

ビジネスシーンで主流な連絡ツールといえば、「メール」ではないでしょうか。ビジネスメールが当たり前になっている現代だからこそ、マナーをきちんと守り、仕事をスムーズに進められるようなメールのやり取りが重要になってきます。

この記事ではビジネスメールのマナーについてご紹介したいと思います。

連絡手段に最適なのはメールか検討する

メールは確かに便利です。しかし、メールがいつでも最適かというとそうではありません。

例えば、すぐに相手に確認を取る必要がある時やお詫びをしたい時など、電話や直接会ったほうがいい場合もあります。様々な場面を想定して常に最適なコミュニケーションを図れるようにしましょう。

急ぎの用件のときには使用しない

送信したメールを相手がすぐに読んでくれるとは限りません。急ぎの用件の時には、基本は電話にしましょう。

複雑な用件のときにはメールと電話の併用を

長文のメールは読みにくいだけでなく、内容も伝わりにくくなってしまいます。なので、複雑な用件の場合は、メールと電話の併用を心がけましょう。

重要な用件は電話で一報を

頻繁にメールをチェックしている人は少ないと思います。未読のまま時間が経ってしまったり、他の多数のメールに紛れてしまう可能性もあるので、メールを送った旨を電話でもお伝えしましょう。

TO・CC・BCCの使い分け

TO・CC・BCCのうち一番使用するのはメインの宛先の「TO」ですよね。
では「CC]と「BCC」の使い方はどうでしょうか。知らず知らずのうちにマナー違反をしていませんか?

確認してみましょう!

「TO」

メインにメールを送りたい相手のメールアドレスを入力します。

例えば、Aさんにメールアドレスを送りたい場合は、AさんのアドレスをTOに記入します。TOには複数人のメールアドレスを記入して送ることも可能です。

「CC」

メールを共有したい相手に使います。

例えば、Aさんとのやり取りをBさんにも共有したい場合はBさんを「CC」に追加します。また、「CC」に誰が入っているのかは送信者全員に開示されます。

「BCC」

BCCメールは他の受診者にメールアドレスを見られることはありません。なので他の人に知られずにメールを共有しておきたい相手に使います。

例えば、Aさんとのやり取りの様子をAさんに伏せた状態で上司に共有する場合などに使います。また、お互い面識のない方たちに一斉にメールを送りたい場合にも便利です。

件名は簡潔にわかりやすく

大量のメールが毎日送られてくるビジネスマンにとって、メールの処理はとても大変です。忙しい時間の中であなたから送られたメールを読んでくれているのです。件名だけでメールの内容が分かるぐらいに、本文の内容を元に簡潔にわかりやすくまとめましょう。

件名が長すぎると受信リストに表示される時に末尾が切れてしまうので、肝心な中身が相手に伝えられなくなってしまいます。以下のポイントに気をつけて件名は20文字程度にまとめましょう。

「何の」用件か

タイトルを見た時に、内容がすぐにイメージできるようにしましょう。

【例】
○○会議
○○セミナー
○○案件

「いつの」用件か

用件の期日や回数、日時を入れることでいつのものかが特定しやすくなります。

【例】
第5回
NO.2
7月28日(水)

「どうしてほしいのか」(概要を書く)

何を伝えたいのか明記することで相手は話しの概要をある程度つかむことができます。

【例】
~のご報告
~のお願い
~のご提案
~のご相談
~のご連絡

本文の書き方

ビジネスメールで使用されるメールの一般的な形式は次のようになります。本文は、相手に伝わりやすい文章を書くことがとても重要です。誰が読んでもわかりやすく丁寧なメールになるよう心がけましょう。

1.宛先

2.書き出し

3.名乗り

4.本文

5.結び

6.署名

例文をもとに確認してみましょう!

1.宛先

株式会社山田商事
営業部 田中様

2.書き出し

いつもお世話になっております。

3.名乗り

ビックマック株式会社 営業部 山田です。

4.本文

(用件)

5.結び

今後ともよろしくお願いいたします。

6.署名

*******************

ビックマック株式会社 営業部 山田太郎

ADDRESS:〒918-8105  福井県福井市木田3丁目3113-2

TEL    :0776-43-0294

お問合せ:0120-040-294

E-mail :yamada@big-mac.jp

*******************

返信と転送のルール

返信

メールを受け取ったらできるだけ早く返すよう心がけましょう。また、質問の内容によってはすぐに返答できない場合も多いと思いますが、その場合は、連絡を頂いたことへの感謝の気持ちと「確認してから回答致します」という旨の一文を添えて返信しましょう。

返信するときの件名は、ただ単に「Re:」を重ねるのでなく、なるべく書き直しましょう。ただし、どのメールに対しての返信かわからなくならないように相手が書いた件名は消さずに、自分の件名を「Re:」の前に書き足すようにしましょう。
返信が続いて「Re:」が増えてくると読みにくいので、「Re:」は一つにしましょう。

転送

受信したメールを第三者に転送する場合は、件名に「Fw:」と表示されます。この表示によって転送であることがわかるので、特別な理由がない限りは「Fw:」を消さずに送信しましょう。

また、転送をするときは送信者のアドレスや氏名が載っているので、転送する相手にその情報の開示が問題になる場合は、削除することを忘れないようにしましょう。

メールでNGな表現

まだまだメールの歴史は浅く、「これが正しい」というような書式は定着していません。その為、表現によっては平気に思う人もいれば、不快に思う人もいます。メールを受け取った人にとって、失礼のないよう読む相手のことを考えたメールを意識しなくてはいけません。

顔文字や(笑)などの記号使用

相手との距離感や関係性にもよるので一概には言えませんが、ビジネスマナーとしては気を付けるべき表現です。

上から目線の言葉遣い

・大至急
・要回答
・締め切り厳守

メールは相手の顔が見えない、声のトーンも分からない分、言い回し次第では相手にきつい印象を与えてしまう恐れがあります。
上記のような表現は避け、

・大変恐縮ですが、
・お時間のあるときに、
・大変お手数ですが、

など、クッション言葉を用件の前に入れると印象が柔らかく丁寧になります。

まとめ

いかがでしたか?
メールは情報を伝達する手段として大変すぐれています。仕事の効率化を図る上でも大いに役立ちます。しかし、メールは文字だけのコミュニケーションであるが故に、予期せぬ誤解を招いてしまう可能性があります。

ビジネスメールが当たり前の世の中だからこそ、失礼のないようマナーを守り、相手に丁寧かつ伝わりやすいメールを送ることを心がけましょう。

 

このエントリーをはてなブックマークに追加
メルマガ登録