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2017年4月20日

相手に伝わりやすい説明をするコツとは

相手に伝わりやすい説明をするコツとは本の著者など相手に伝わりやすい、説得力のある説明をする人はどのようなポイントを意識して説明をしているのでしょうか。商品を説明するということはとても難しいことだなと感じるとともに、そのようなことを感じました。そもそも、ただ商品の説明をすることだけが本当の説明なのでしょうか。

このような疑問を感じたため、相手に伝わりやすい説明をするコツについて調べてみました。

上手な説明とは

お客様のところに行き、商品の説明をする。取引先の人から依頼を受け、それを社内に説明する。説明をする場面はいくつも有ると思います。しかし、ただ説明をするだけでなく、しっかりと相手に正しく伝えた上で伝えた相手が行動を起こしてくれることが上手な説明であるということが判明しました。

説明が下手な人は、1人だけが話し続けるという状況になっていることが多いようです。また、そのような状況になってしまっている人は、思いつきの順番で話を進めているケースがほとんどだということでした。説明は伝えることが目的ではなく、伝えて動いてもらうことが目的だということですね。

上手な説明のコツ

1.相手の聞きたい情報から話す

人はお願いしたい気持ちが強いと同じ言葉を何度も繰り返してします傾向にあるようです。こちらの要求をいきなり説明し、聞き手がよく理解をできていないまま要求を繰り返すと印象が悪くなることにつながってしまいます。しっかりと理解をしてもらえていないのに、次の話にいってもその人の次の行動には繋がらないということですね。自分が思いついた順番での説明は、相手にとって必要のない情報が先に出てしまいがちであるため紙に書き出して整理をすることや重要な結論から述べるなどの工夫が必要なようです。

2.一つの文をなるべく短くする

一つの文にたくさんの情報が盛り込まれていたり、ダラダラと長い話し方をしているとどれが重要な事なのかわかりづらくなってしまいます。たくさんのことを伝えたいと思えば思うほどそうなりやすいのかもしれません。どんな情報が気に入ってもらえるかわからないからとむやみに情報量を増やしてしまうのは良くないということですね。伝えたいメッセージを的確に伝えるということが上手な説明には共通しているようです。伝えなくてもいい情報を自分でカットしていく能力を身に着けていく必要がありそうですね。

ブログの記事なども、投稿者はコレを伝えたいのだなと読者にわかってもらえるように、読者に伝えたいことや求められている情報はなんなのかを考え、整理して記事を作成するという作業が必要なのかもしれないですね。

3.イメージをさせる

その商品を使ってどうなるのか?どんなメリットがあるのか?それはどういうことなのかを例えや比喩を使ってわかりやすく表現をすることが大切だということです。自分がわかっていても、当たり前だと思っていても相手にはなかなか伝わっていないもの。それを前提にどういう物に例えるとわかりやすくイメージしてもらえるのかを考えて行く必要があるようです。

話と全くかけ離れている例えを出してしまってもますますイメージしづらくなってしまい困惑を招く一方ですので、これに例えるとわかりやすいのではないか、と準備をしておく必要がありそうですね。わかりやすく言うならば相手の視点に立って話すということではないかと思います。自分が説明したいことを相手の知識や興味のレベルに合わせてどれだけわかりやすい言葉を選んで話せるか。思いやりとも言えるかもしれません。聞き手の気持ちを考えることが大切なのですね。

4.小学生にわかってもらうつもりで話す

仕事にはそれぞれ専門用語が有ると思いますが、その情報は当たり前のように使っていて実は当たり前のものではないですよね。初めて聞く人はなにがなんだか内容が全く理解できないと思います。わからない話にわからない専門用語が入っていると話が全く理解できないようになってしまいます。みなさんもそのような経験があるのではないでしょうか。相手がわかりやすいように噛み砕いて話すことが自分自身が理解することにもつながります。

自分がわかっているようでわかっていないから専門用語を使うことになってしまっているのかもしれないですね。自分自身が理解するため、そういう意味でも小学生にわかってもらうつもりで説明をするということが大切なのだと思います。

おわりに

今回、調べていて得られた情報をいくつかまとめてみましたが、私自身相手に伝わりやすい説明をするには多くのことを考慮する必要があるなと感じました。うまく伝えよう、伝えようとするほどわかりにくくなっている可能性があるということですね。人と話すとき、情報を発信するとき、常に意識をしていきたいと思います。有り難いことに弊社では、ブログの記事投稿日が設けられているため、この機会を利用し情報発信を通して上手な説明心がけていきます!

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