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2017年6月15日

仕事が早い人がしている習慣とは?

work is early多くの仕事を素早く進めていく人にはどのような習慣があるのでしょうか。
仕事をしていてこのようなことを感じました。仕事量が多くなってきても、慌てずに漏れのないようにしていくためにはどうすればよいのでしょうか。そしてその中でもスピーディに動いている人にはどのような習慣があるのかが気になり、仕事が早い人の習慣について注目してみました。

完璧な仕事がないことを知っている

人は完璧を目指すあまりに、時間かけてしまうことが有ります。しかし、時間をかけたところでそれほどのクオリティが変わるわけではありません。仕事を素早く進める人は一度全体の作業を済ませてしまい、細かい手直しや修正は後に回します。こだわりを持って取り組むということも大切なことです。しかし、作業の効率化のために一度大枠を終わらせてしまってから最終確認をするほうが完了までのスピードが上がります。

このほうが、ずっと同じ作業をしているときにはわからなかった点に気づくこともあり後のクオリティをあげるためにも一度で完璧なものにしすぎようとしないというのは大切なことです。
仕事を素早く終わらせられる人は100%にこだわらず、仕事が発生した時に合格ラインと納期などのポイントを確認し、素早く取り組むのです。

時間を上手く使える

仕事の早い人は、短い数分の時間を利用してメールを返信したり、簡単な仕事を終わらせてしまいます。これはこの時間で終わらせられる仕事を理解しているということにも繋がりますね。どの仕事がどれくらいで終わるのかと言うことがわかっていれば時間も計画的に使うことができると思います。

その中でも優先順位を理解することで進めていく順番も変わっていくと思います。仕事の早い人は1分、1秒をどのように使うかを大切にしていることがわかります。

書類の修正などを後に回さない

仕事の早い人は報告書など書類の修正を依頼された時にすぐに修正してしまいます。その時に行っている仕事が合ったとしても、すぐに修正をしてしまい依頼された人に渡してしまいます。
時間が立ってしまうと、依頼をした側もされた側も内容を忘れてしまいます。そうなると最初から見ていかなければならず多くの時間を割いてしまうことに繋がってしまいます。

その時に行っている仕事の優先度にもよりますが、その場でさっと修正を終わらせてしまうことも仕事を早く進めるためには大切なことの一つだということです。

周りの状況を把握している

仕事を進めていく中で、大切なのが「周りの人がどう動いているのか」ということです。例えば、今日中に作成しなければ行けない書類があり、上司の確認が必要な場合、はじめに上司の予定を確認します。もし上司が午後から外出する予定なのであれば午前中に仕上げてしまいます。この場合、この書類よりも優先度が高い仕事があってもになります。

この点を理解していなければ、その日のうちに書類はできあがりません。仕事が自分一人では進まないことを理解して、周りの人たちに目を向けている人は仕事の進みが早い人です。

フォルダやデスクトップの整理がしっかりされている

どこになにがあるかがわからないデスクトップでは、必要な時に必要な資料などを見つけ出すことができません。そのために普段からファイルわけをしっかりとするなど整理整頓をしておくことが必要になります。ちょっとしたことではありますが、意外と探す時間は多いものです。これはPC内のことだけではなく、デスク周りもそうだと思います。引き出しの中などを整理しておくことで時間の短縮を測ることができます。

仕事の早い人は身の回りの整理整頓がされているのです。

期限を設けて仕事にとりかかる

仕事が早い人はしっかりと期日を設けて仕事をしています。人間は、後回しにする生き物です。小学生の頃夏休みも終わる頃になって慌てて宿題をやりだすというようなあれのことですね。かける時間の長さに仕事の成果が比例するわけではありません。仕事が早い人は、自分で期日を設けてそれを守ろうとするのです。

まずは、自分の中で期日を設けるということから始めてみると良いかもしれないですね。

最後に

いくつかの習慣を紹介してきましたが、仕事の早い人の習慣について良い本があるためそちらも読んで頂ければと思います。明日香出版社の「仕事が速い人」と「仕事が遅い人」の習慣、というビジネス書で著者は山本憲明さんという方です。
わかりやすく違いと習慣がまとめてあるため、読みやすいです。
商品を大量に作るような企業では、業務が効率よく進めるような仕組みがあるということについても書いてありますが、それは1分1秒をどう使おうかということを考え続けて成果だということに気づかせてくれます。

早い、遅いの前に時間に対する意識というものがまずは大切なのかもしれないですね。
私ももっと時間に意識をおいて、スムーズに仕事を進められるようにしていきます。

 

 

 

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