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2017年1月27日

チャットワークの便利な使い方

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みなさんは「チャットワーク」という
言葉をお聞きになったことはあるでしょうか?

私は恥ずかしながら、
入社するまで聞いたこともありませんでした。

初めて聞いたときは、

会話する仕事?何?

というレベルでした。

しかしながら、
使い始めるとあまりの便利さに
衝撃を覚えました。

前社での

あの無駄な時間は
一体何だったんだろう、
残業も確実に減ったはず…。

と思ったほどです。

それでは、
チャットワークとはどのようなものか?
ご紹介致します。

チャットワークとは一体何?

簡単に言うと、
LINEのビジネスバージョンです。

スマホでLINEをしている方は
今や大勢いますよね。

EメールからLINEに切り替えたとき
すごく便利になった、
と感じた人は多かったのではないでしょうか?

個人でLINEをしたり、
特定のグループを作り
グループ内でLINEで会話をする、
情報を共有できる便利さを、
大勢の方が感じたのではないかと思います。

それでは、
お仕事でEメールからLINEのビジネス版、
チャットワークに変更したときに
でてくるメリットとは何があるでしょうか?

チャットワークとEメールの違い

ポイント1:受信者の担当者入れ忘れ

メールの場合、
送信者が毎回CC、BCCで受信者の指定が必要で、
担当者を入れ忘れてしまうことがでてきてしまいます。

チャットワークは、
グループチャットで送れるため、
メッセージの確認漏れがないです。
LINEと同じですね。

グループ内メンバーの会話は、
自分が発言していなくても閲覧することができます。

ポイント2:迷惑メール

メールの場合、大量の迷惑メールが届きます。

そして、迷惑メールフィルターの誤作動により、
重要なメールが振り分けられて、
見逃してしまうことがあります。

チャットワークは、
そもそも迷惑メッセージは届きません。

ポイント3:フアイルの容量

メールの場合、
送受信できる添付ファイルの用量が少ないです。

チャットワークは、
転送できる容量が無料プランでも5GBと大きいため、
送れるファイルも増えますし、
有料プランによりさらに追加することもできます。

ポイント4:過去のやりとりをさかのぼれる

メールの場合、
過去のやりとりをさかのぼることが困難です。

あるメールに返信したい場合、
数多くあるメールの中から探さなければなりません。

携帯のメールでも
複数の友達とやりとりしている場合、
あの人と何の会話していたんだっけ?

と過去のやりとりを探すことはありますよね。

LINEは一定の過去のやりとりが
一目瞭然のため、
探す手間はなくなります。

それと同じようにチャットワークも、
LINEのように
過去のやりとりをみることができるため、
便利です。

ポイント5:送信メッセージの編集

メールの場合、
誤送信してしまった場合、
取り返しがつきません。

見返したときに、

あ!訂正したい!

と思ったことはありませんか?

訂正のために、
さらに追加でメールを送ったり
しなければなりません。

チャットワークは、
誤送信したメッセージを編集できますし、
削除もできます。

ポイント6:簡易化による返信の時間

メールの場合、返信が届くまでに時間がかかります。

メールですと、
”○○株式会社様 ご担当者○○様 お世話になります。。。”
などの前置きが必要になってきます。

チャットワークは、
LINEの会話のようなため、業務内容にさくっと進みます。
やりとりをしている双方共に時間の短縮になります。

また、社内での返信で、
LINEのような顔の表情の絵文字だけでも返信できます。

その際は、
Windowsの場合はCtrl キー、
Macの場合は Command キー
を押しながら絵文字を選択すると、
送信のボタンを押さずとも即配信できます。

ポイント7:情報漏洩の心配

メールの場合、
メールの文書が暗号化されていないため、情報漏洩が心配です。

通信途中で誰かに盗み見られたりする可能性は、
常にあります。

チャットワークは、すべての送受信が暗号化されており、
アップロードされたファイルは、
さらに高いレベルの暗号化がしてあります。

そのため、安心してやりとりを行うことができます。

仕事でEメールからチャットワークに移行した場合、
かなり便利だということがわかりましたでしょうか?

LINEのようにやりとりが簡素化されるならば、
そもそも仕事でLINEを使えばいいのでは?
と思う方もいるはずです。

上記の内容を踏まえると、
LINEとチャットワークは似ているように思えますが、
仕事上ではチャットワークの方が便利です。

以下、簡単にLINEとの違いをまとめました。

チャットワークとLINEの違い

ポイント1:公私混合

LINEはプライベートでも使用している方も多いため、
仕事で使用するとメッセージが混合してしまいます。

チャットワークは、
業務時間外はチャットワークのアプリを開かなければ、
プライベートと切り分けられます。

ポイント2:既読機能

LINEの場合、
既読機能があるため返信に対してのプレッシャーがあります。

チャットワークは、
相手に既読通知がないため返信に対してのプレッシャーがなく、
自分のペースで返信することができます。

ポイント3:アカウント管理

LINEの場合、
個人アカウント上に機密情報や顧客情報のやりとりなどが残ります。

チャットワークは、退職時にアカウントを削除できます。
退職者は過去のやりとりなどみることができず、情報漏洩が防げます。

ポイント4:過去のメッセージの検索

LINEの場合、
すべての過去のメッセージは検索できません。

チャットワークは、過去のすべてのメッセージを検索できるため、
業務を正確に遂行するのにとても便利です。

ポイント5:タスク機能

LINEの場合、
タスクというto doリスト機能がないため、
業務のやり忘れが起きてしまいます。
チャットワークは、依頼者、担当者ともにタスク機能管理があるため、お互いにやり忘れや漏れなどを確認できます。

ポイント6:端末変更による影響

LINEの場合、
端末が変わると、過去のやりとりなどが消えてしまいます。

チャットワークは、すべてのメッセージがどの端末で見ても同期されているため、
やりとりがスムーズにできます。

チャットワーク4大機能

チャットワークには大きくわけて4つの機能があります。
以下、簡単に説明します。

グループチャット

複数人が参加するグループでチャットができます。

タスク管理機能

チャットワークを開いた画面右にタスク画面がでます。

机に貼る付箋のように画面の中に付箋が貼れるような感じの管理方法です。
コミュニケーションの中で出てきたやるべきタスクを、
担当者、期限などを入力して作成し、お互いに管理することができます。

そのため、やり忘れがなくなります。

ファイル共有

ワードやエクセル、
画像がクラウド上にあるためチャットメンバーは、
ダウンロードして共有することができます。

ビデオ通話・音声通話機能

パソコンのマイク、カメラを使用して顔を見ながら話したり、
パソコンの画面を見せながら連絡を取り合うことができます。

チャットワークの登録方法

チャットワークを使ってみよう!

とは思っていても始めるにあたり、
難しそう?と思っている方はいませんか?

私も始める前は設定や登録が難しそうだな、
と思っていました。

しかし、
用意するものはメールアドレスとパソコン
またはスマホだけです。

さらに登録も無料です。

パソコンでは
「チャットワーク」のサイトを開き
メールアドレスを登録するだけで使用できます。

スマホではLINE同様アプリを取得して
メールアドレスを登録すれば使用できます。

登録は大変簡単です。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

少しでもチャットワークに興味を持ち、
登録する企業さんが増えると嬉しいです。

チャットワークはクライアントさんとのやりとりでも、
お互いの社内で情報共有できるためすごく便利です。

また、チャットワークの利用により
社内外の報連相のための時間、
会議も減らすことが可能です。

しかし、
便利さゆえに社内でのすべての会話を
チャットワークで済ませようとするのは危険です。

なぜなら、社内での会話がなくなってしまうからです。

チャットワークを使うことにより、
人間関係が希薄になっては本末転倒です。

チャットワークは
「従来のコミュニケーションがよくなるためのツール」
であることを、頭においておくことが大切です。

ぜひ、みなさんチャットワークを使い、
仕事の効率をアップさせましょう。

そして、それによって生まれた時間を
スタッフ同士の会話や飲み会などの
コミュニケーションに今後活用していきましょう。

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2017年1月25日

あなたはどう思う?職場でのタバコ休憩

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あなたの会社には「タバコ休憩」がありますか?

喫煙者と非喫煙者ではどうしても意見が
分かれてしまうタバコ休憩。

喫煙者のタバコ休憩に不満を抱えてる
非喫煙者は
少なくないのです。

それはなぜなのでしょうか。

職場でのタバコ休憩の歴史

一昔前は、自分の席でタバコを吸うことが
当たり前の職場ばかりで、

非喫煙者は流れてくるタバコの煙に
我慢をするしかありませんでした。

喫煙環境が全く整っておらず非喫煙者にとって、
とても辛い環境だったのです。

非喫煙に転機が訪れたのが、
平成8年に厚生労働省から
「職場における喫煙対策のためのガイドライン」でした。

内容は、労働者の健康を守るために、
快適な職場環境を作ることを目的とし、
喫煙スペースや喫煙ルームを
設置することを義務付けるというもの。

また、平成15年には、健康増進法が施行され
受動喫煙防止が義務づけられ
受動喫煙対策が公共機関や企業の義務となったことで、
より確実に分煙や禁煙が進みました。

しかし、受動喫煙防止対策により
職場の空気がクリーンになる一方で、

喫煙者が業務中に席を外すという
新たな問題が発生したのです。

それが「タバコ休憩」です。

まだまだタバコ休憩が暗黙の了解として認めている
会社が多い中、
喫煙者は一日何度も
タバコ休憩に行くために席を外し、
非喫煙者はその度に、不満を募らせていきました。

タバコ休憩に対する意見

マイナビウーマンによるアンケート(2015年)で
「タバコ休憩」がアリかナシの問いには、

アリ派・・・・・38.7%
ナシ派・・・・・61.3%
という結果に。

参考リンク:https://woman.mynavi.jp/article/151214-125/

アリ派
・仕事の効率向上のためには息抜きも大切
・喫煙者同士の交流でしか得られない情報がある
・地位や立場が違っても、喫煙室の中だと親密になれる関係性がある
・休憩をとってその後集中できるのであれば問題ない
・喫煙所はコミュニケーションの場、情報交換の場になるから

ナシ派
・タバコ休憩は喫煙者の特権
・吸わない人はその間働いているため不平等
・1回の時間が長い・回数が多い
・タバコのにおいが気になる
・休み時間に吸えばいいのに・・・
・仕事中は我慢すべき

なるほど~。

筆者は現在は非喫煙者なのですが、
元喫煙者なので、どちらの意見も
共感できるなぁと思いました。

公務員によるタバコ休憩は1年間で給料920億分?!

市民団体が、一部の自治体を元に試算したのですが、
全国の公務員のタバコ休憩は1年間で
給料の920億円分になるそうです。

この数字は、喫煙時間だけでなく、
スマホを操作したり長時間喫煙所に
滞在している職員もいるようで、
これは驚きの数字ですね。。

こうした中、全面禁煙を打ち出す企業も。
勤務時間内の喫煙の全面禁止に加え、
タバコを持ち歩くことすら禁止にし、
違反者には停職処分をくだすという厳しい企業まで。。

これをきっかけに禁煙する人もいるかもしれませんね。
禁煙もまた愛煙家にとっては厳しい課題となるでしょう。。

余談ですが、筆者も何度も何度も禁煙に失敗しています。
現在の禁煙もまだ3週間目で、
過去にその後挫折ということも何度かあったので
成功!とはまだ自信をもって言えません。

やはり毎回思うのですが、禁煙開始初日が一番きつく、
3日目あたりから
やっと落ち着いていきます。

乗り切る方法は・・・ガムです。
それも刺激強めの(笑)

口に何か頬張っていると紛らわされます。
禁煙すると太ると言われるのはそのせいですかね。。

あとは、意志のみ!

引き続き頑張りたいと思います。

禁煙を考えている方、
ぜひチャレンジしてみてください^^

Bigmacでのタバコ休憩の問題

話しは戻りますが、
弊社でもこの「タバコ休憩」が問題になり
取り上げられました。

スタッフの人数が一気に増え、それと同時に
タバコ休憩がより目立つようになり・・・。

やはり非喫煙者からすれば、
休憩以外でのタバコ休憩に
不平等さを感じる人は少なくなかったようです。

喫煙者も非喫煙者も平等に休憩を

この問題が出てからすぐに
代表の徳山と総務で会議が開かれ、
何もルール化されていなかったこの問題に、
きちんとルールを設けました。

とても単純なルールです。

それは、
「休憩時間を明確化し、スタッフ全員同じ時間に休憩を取ること」
です。

これにより、タバコを吸う人も吸わない人も
休憩時間は平等となりました。

以前までは弊社の休憩時間は、
昼12:00-13:00だけでしたが、
朝礼の後の9:25-9:30、昼休みを10分早く切り上げ、
その分を15:00~15:10の休憩にあてました。

このルールが出来てからは、頻繁にタバコ休憩に行ったり、
長々とタバコ休憩をとったりすることもなくなり、
不満が出ることはなくなりました。

職場の環境はとても大切です。
スタッフが働きやすい環境をこれからも
作り上げていけたらなと思います^^

 

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2017年1月24日

複数の案件を同時に管理する仕事方法

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パソコン、スマートフォンの普及により、
様々な便利ソフト・アプリを使って、専門家でなくても
簡単に色んなことが出来てしまう今の時代。
複業や在宅勤務などを採用する企業も増えているように、
以前とは会社、仕事の在り方が変わってきています。

その大きな変化の一つが、
作業スピードのアップや効率化による、
ビジネスそのものの高速化ではないでしょうか。

一つの仕事、作業が以前と比べて短時間に終わるということは、
次の仕事が発生するのも、早くなっているということ。
次から次へとやってくる依頼、作業。
皆さんの会社でも、一人一人が複数の案件を同時に抱え、
日々、業務に励んでおられるのではないでしょうか。

「昔はもっとじっくり、ゆっくり取り組めたのに」なんて、
嘆いてたって仕方ありません。
スピードが求められる今の時代においては、
複数のタスクを上手に管理しながら、仕事と自分の生活の両方を
成り立たせていく工夫が必要だと思います。

複数を同時にこなすマルチタスク

マルチタスクという言葉をご存知でしょうか。

ビジネス用語としてだけではなく、
コンピュータ用語としても使われている言葉で、
1つのコンピュータで複数の処理を並行して行うことを意味し、
このマルチタスクに対して、1つの処理を、
1つのコンピュータで行うことをシングルタスクといいます。

「人間は、複数のことを同時に処理することに満足感を覚える」
という事も、ある研究で実証されています。
あれもこれも、如才なく進行している時、
終わってもないのに、何か達成してような心地良い気分に
なったこともあるでしょう。

一方で、人間の脳というのはコンピュータと同じではなく、
同時進行する作業の数が多くなるにつれ、
処理能力が低くなるのだそうです。

マルチタスクを効率良くこなせる人は、
わずか2パーセントともいわれ、先にご紹介した
満足感を覚えるという脳反応と反対に、元来人間にとって、
マルチタスクで各クオリティを保つのは難しいともされています。

では、あなたの周りにいる上手に複数の案件を進めていく人は、
どのように案件を処理していってえいるのでしょうか。

同時に処理できる人と方法

マルチタスクを上手に処理できる人がどんな行動をしているのか。
それは決して、メールを打ちながら電話もしながら、
企画も考えながらというように、
別の事に一遍に手を付けているスタイルではありません。

周りにいるそういう人を観察してみると、
ある一つの作業に集中し、終わるとすぐ次なるタスクに向かう。
そんな取り組み方を繰り返していることに気づくでしょう。

持って生まれた気質も、多少は関係してくるのでしょうが、
そういう人は、案件やプロジェクトに関わるキャリアを経て、
マルチタスクを処理する力を身につけたのではないでしょうか。
普段の行動、考え方で身につけていきたい、そんな力。
考えられる方法をいくつか挙げてみます。

1.スケジュールを一本化する。
いくつかの案件が進行しているケースでも、
一度にできるタスクは1個までです。
タスクに順番をつけて、集中して順序通りに消化していくことが、
結果、効率の良さに繋がります。

2.タスク量を前半に濃く、後半は薄く設定する。
前半はギュッと詰め込んで、後半はやや空け気味にする。
そんなに長いこと続かない人間の集中力。
元気な内にタスクをやっつけてしまいましょう。

3.デスク上を案件で仕分けする
仕事しやすい環境整備も、スピードアップの要素の一つです。
クリアファイルなどを使って、今のタスクに必要のないものを、
一旦、片付けてしまいましょう。
たくさん仕事をしている人のデスク上ほど、
常に整理され、綺麗になっているものです。

4.タスク取組中はメールなどを確認しない
タスクに取り組んでいる時に、
ふとメールを見たら別の案件発生を確認。
更なるタスクの増加がストレスになって、集中力も低下します。
そんなことにならないように、
タスク中はメールなどを見ないようにしましょう。
なかなか難しい方法ですが、早朝などのメールが来にくい
時間にタスクをこなす時間を設定するなど、
出来る工夫をしましょう。

5.思ったことをすぐタスク化する
やることを思いついたら忘れないように、
ペンやスマートフォンなどでメモ。
人は忘れる生き物です。タスクを曖昧にしてすっきりしないと、
集中力アップ、ひいては効率アップの妨げになります。

6.周りの人に助けてもらう
出来ないことを恥ずかしがらず、出来る人に助けてもらう。
仕事、会社はチームプレイです。社員、派遣会社のスタッフ、
アルバイトなども含めて、困った時はお互い様。
いつか自分が助けてあげられる場面が来たら、
お返ししてあげればいいのです。

まとめ

個人的には、6.周りの人に助けてもらう
この項目が私の経験上、最も効果的であると感じています。

以前は、イベントの企画提案をするにしても、
新聞記事を読んだり、ネットで関連記事を参考にしたりなどで、
自分の持つ知識の中だけでアイデアを絞り出していました。

もちろん、自力でなんとかするという気持ちも、
時と場合によっては必要でしょう。
ですが、クライアントにとって大切なのは、
自社にとってメリットのある企画、手法を提供してもらうこと。
そこに、一人で考えることの価値はそれほど存在しません。

自分より物を知っている人、
自分のしていない経験をしている人は、
あなたの周りにもたくさんいるはずです。
困ったときに素直に聞く、相談をしないというのは、
非常にもったいないと思いませんか?

周りの人に上手に助けてもらう。
そうやって複数の案件を上手に管理していきましょう。

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2017年1月14日

男女脳の違いを仕事に活かそう

Let's make the difference between male and female brains work

仕事をしていて、「なんで理解してくれないのだろう…」
「話が噛み合わない…」などの違和感や
相手を理解できないときってありませんか?

その原因の1つとして、
男性脳、女性脳の違いが関係しているのです。
男性でも女性脳が優位の方、
女性でも男性脳が優位の方もいます。
では、自分はどちらの脳が優位なのか確認してみましょう。

男性脳、女性脳あなたはどっち?

まず右手をだしてください。
右手の人差し指と薬指の長さを比べてみてください。
どちらが長いですか?
この指の長さであなたが男性脳か女性脳かがわかるんです。

■人指し指の方が長い…女性脳
■薬指の方が長い…男性脳

男性脳、女性脳どちらでしたか?
この指の長さが決まるのはお母さんのお腹の中にいるときに
男性ホルモンを大量にあびた赤ちゃんは薬指が長い、
そうでない赤ちゃんは人指し指が長いそうです。
では、具体的に男性脳と女性脳はどのように違うのでしょうか。

構造の違い

 

Let's make the difference between male and female brains work

引用:http://www.hitachi-solutions.co.jp/column/shobunou2/01/3.html

男性と女性脳では上記の図のように、
脳梁という左右の脳をつなぐ神経の大きさに違いがあります。
脳梁の大きさを数値化すると、
男性脳より、女性脳の脳梁は約20%も大きいのです。

この脳梁の役割は、
右脳と左脳の連絡通路のような役割を行っています。
当然、大きければ大きいほど情報の伝達は早くスムーズで
且つ様々な情報のやりとりが可能になります。

このことから女性は
「テレビを見ながら雑誌を読む」
「電話しながら家事をする」
などといった同時に複数のことができてしまうです。

逆に男性は脳梁が小さいため、
情報の伝達が女性に比べて遅いため、情報の交錯がありません。
そのため物事をより客観的に捉えることができるのです。

なぜ、男女で脳の構造が違うのか…~その背景~

それは大昔の狩猟時代にさかのぼります。
大昔は自給自足のため、
男性は獲物を取ることが生きていくうえで重要な任務でした。
そのために必要だったのが
獲物との距離を認知するための空間認知能力です。
どうやって獲物を取ることが効率がよいのかを
ずっと考え続ける生活だったため、
集中して論理的思考能力を身につけてきました。

一方で女性は、
男性が外で働いているため、家を守ることが重要な任務でした。
子供を育てるうえで、子供の表情や感情の変化を
察知する能力が必要だったため、人の表情や感情の変化に
敏感になっていきました。

また、家族のために近所の方との安全な生活環境を
維持するために、コミュニケーション能力を身につけてきました。

このような背景があり、自分たちが生きるため、
子孫を残すためにどんどん脳も進化していったものと
考えられています。

男性脳の特徴

・スペック重視
・論理的
・変化に鈍感
・スピーディーな成果を求める
・解決できないことは忘れる
・結果が全て
・競争大好き
・攻撃的
・物事の中心をみる
・一点集中型

女性脳の特徴

・イメージ重視
・感情的
・変化に敏感
・周りの意見を聞きながら進める
・解決できなくても話し合うことを重視
・プロセスが大事
・共感力が高い
・保守的
・物事の周辺をみる
・複数同時進行型

仕事に活かすには

男性脳、女性脳を活かすには
それぞれの得意分野を活かすことが重要です。
男性脳の特徴で1つのことに集中すると
多大な力を発揮することができます。

一方で女性脳の特徴は、
複数のことを同時にこなすことが得意です。
仕事をお願いする際には、
状況を確認して依頼するともっと効率よく
質の高い仕事ができるのではないでしょうか。

もしチームで仕事を遂行する場合は、
男女脳のメンバーをバランスよく配置することです。
男性脳の方は夢を追い求め、
目標は高く非現時的な場面が多いです。
そこをうまくカバーできるが女性脳の方です。
現実的なため、確実な結果を得ることができます。

リーダーを任せる際には、
男性脳の方には全体を統括するような組織、
女性脳の方には細かな対応が必要な組織を
任せるとより一層力を発揮できるようになります。

また、男性の仕事の姿勢として
「仕事は生きるための手段」で
女性は「生活を豊かにするもの、
楽しんで仕事がしたい」と考えている人が多いです。

仕事で注意するときの注意点

(例)提出資料の内容が間違えていて注意する場合

【男性脳】
重要なのは今、目の前で起こっていることなので、
過去のことなども含めて注意してしまうと混乱してしまいます。
なので「前回も同じ間違いしたよね?」はNGです。
この場合は、「◯◯の資料、間違っていたよ」と
一言だけの方が、理解しやすいです。

【女性脳】
思考が過去や未来にまで広がってしまいことが多いです。
「以前にも同じことで注意された…」や
「また間違ってしまうかも…どうしよう…」などと
ネガティブ思考に陥りやすいです。
この場合は、
「〇〇の資料、間違っていたよ。今まではうまくやっていたし
今後も大丈夫だよね」という言葉をかけると、
プラス思考にもっていきやすくなります。

まとめ

男女脳の優劣はなく、あるのは違いだけです。
一人ひとりがそれぞれ違うことを認識していくことが
うまく活用していく方法になります。

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2017年1月8日

仕事ができる人のデスク周りとは?整理整頓をして仕事効率をあげよう!

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みなさんは自分のデスク周りをきれいにしていますか?
もし、バタバタしているな・・と思う方がいましたら、
きれいにする意識を高く持ちましょう。
机の上は誰に見られているかわかりません。
人に見られている以上、
必ずきれいにして帰ることをおすすめします。

デスクや車の中はそのひとの本当の私生活がわかる。
ともよく耳にする気がしますね。

机をきれいに整理整頓している人は
仕事ができるという話もよく聞きます。
必ずしも、机がきれいだから仕事が
すごくできるとは限りませんが、
仕事ができる人は、いろいろな事に気を使えて、
多方面から物事を考えることができる人のことを
指すのではなかと思います。

実際に私も仕事から帰るときは
必ずきれいにして帰ることを心がけていますが、
急な外出の時などはデスク周りをバタバタにして
席を離れてしまうときがあるので、反省です。

仕事ができる人の特徴とは・・?

そもそも、仕事ができる人とはどのような人なのでしょうか?
調べてみた結果、下記のような順位であることがわかりました。

1位 責任感がある
1位 仕事の優先順位がはっきりしている
3位 デスクが整理整頓されている
4位 周りとのコミュニケーションをよくとっている
5位 仕事のタイムリミットを決めている
6位 要件をまとめて手短に話す
6位 決断が早い
8位 ミスをきちんと報告する
9位 小さな仕事もきちんとこなす
10位 大事なことはメモに残す

引用:https://ranking.goo.ne.jp/ranking/category/014/5vXTjmdK_n9F/

上記のランキングのように、
「デスクが整理整頓されている」が3位に入るほど、
仕事を円滑に行っていくうえで整理整頓は
とても大切だということがわかります。

整理整頓ができない人の特徴

整理整頓ができない人はこのような悩みを抱えていませんか?

  • 過去の書類をなかなか捨てることができない
  • 机の中に無造作に物を入れてしまう
  • 何から片付けをしていいのかわからなくなる
  • 知らぬ間に机の上にものがあふれていく
  • なんでもかんでも机の上にものを置いてしまう

など、さまざまな整理整頓ができない理由があります。

整理整頓がなかなかできない人は、
まずは、整理整頓をすることでのメリットを考えてみましょう。

整理整頓をしたときのメリットを考える

まずは、整理整頓をするとどのような
メリットがあるのかを考えてみます。
そのメリットが仕事にどういい方向に
結びついてくるのかを考えることができれば、
きっと、たくさんのプラス方向に傾いていくはずです。
他者からの信用を得るには、
仕事をマジメにコツコツと積み上げていき、
小さなことにも気を使えるかどうかで
大きな差がでてくるのだと思います。
自分のデスクもをきれいにできない時点で、
他者の小さな変化に気づき、気を遣うことはできません。
それでは、実際に行動に移してみましょう。

整理整頓を習慣化する

1日かけて一気に整理整頓をしても
「その時だけ」では全く意味がありません。
きっとまたすぐにバタバタ、
書類でぐちゃぐちゃになってしまいます。

整理整頓はめんどくさくて、大変なこと。
と認識するのではなく、整理整頓をすることで、
仕事の効率も上がり、人間力も上がり、いいことだらけ!!
というプラス思考の考えをもつようにしましょう。

また、習慣化することで、
毎日当たり前のように行えるようになるといいですね。
そのためには、
毎日ちょっとしたことでも続けていくことが大切です。

整理整頓ができるということは、
人間関係、仕事、時間、部屋、車、お金、
すべてのことに影響を与えるのではないかと感じます。

仕事の質・スピードが格段に変わる

整理整頓は、見た目をきれいにするだけではなく、
仕事の効率を上げ、迅速に進めるための環境をつくるものです。
片付けが出来ない人から良く耳にするのは
「今は忙しくて片付けているヒマがない」
「片付けなんて後回し」などの言葉。
しかし、片付けができない人が効率のいい、
最高のパフォーマンスができるのでしょうか?
「片付けも仕事」と考えるようにして、
後回しにすることはやめましょう。

整理上手になろう

書類扱いのルールを決める

書類の扱いにはルールをしっかりと定めておくことが大切です。
すぐに必要な書類、今後必要な書類、保留中の書類、
などを分類し、取り扱いについてのルールを決めます。
ルールを決めることで、どこの書類、
いつの書類がどこにあるのあるのかを
自分ですぐにわかるようにします。

必要のない書類はすぐに捨てる

ルールを決めて書類をしっかりと管理することで、
必要・不必要の書類がどれなのかが明確になります。
いらないものはすぐに処分するようしましょう。
捨てたらいいのかが判断しにくい書類の場合は
PDFとしてデータ化し保存しておくこともいいでしょう。

いらないものは書類だけではない

書類だけではなく、備品も含めて、
余計なものはデスクの上や引き出しの中に置かないことです。
デスクをきれいに保つコツは、
なるべく所有物を置かず、シンプルを保つことです。

まとめ

前半でもお話ししましたが、
デスク周りや身の回りの整理整頓をされているかどうかで、
仕事の効率、スピード、品質向上アップにつながります。
デスクがきれいに片付いていると、自分自身の気持ちもよくなり、
清々しい気持ちで仕事に取り掛かりことができますよね。
きっと仕事へのやる気にもつながってくると思います。

整理整頓は日々の習慣付けがとても重要です。
上記でお話しした内容を参考に、
自分自身の力で仕事をしやすい環境を整えましょう。

快適なデスクを保つことができれば、
きっと効率的に仕事ここなせることができると思います。

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