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2017年7月28日

これでばっちり!ビジネスメールのマナー

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ビジネスシーンで主流な連絡ツールといえば、「メール」ではないでしょうか。ビジネスメールが当たり前になっている現代だからこそ、マナーをきちんと守り、仕事をスムーズに進められるようなメールのやり取りが重要になってきます。

この記事ではビジネスメールのマナーについてご紹介したいと思います。

連絡手段に最適なのはメールか検討する

メールは確かに便利です。しかし、メールがいつでも最適かというとそうではありません。

例えば、すぐに相手に確認を取る必要がある時やお詫びをしたい時など、電話や直接会ったほうがいい場合もあります。様々な場面を想定して常に最適なコミュニケーションを図れるようにしましょう。

急ぎの用件のときには使用しない

送信したメールを相手がすぐに読んでくれるとは限りません。急ぎの用件の時には、基本は電話にしましょう。

複雑な用件のときにはメールと電話の併用を

長文のメールは読みにくいだけでなく、内容も伝わりにくくなってしまいます。なので、複雑な用件の場合は、メールと電話の併用を心がけましょう。

重要な用件は電話で一報を

頻繁にメールをチェックしている人は少ないと思います。未読のまま時間が経ってしまったり、他の多数のメールに紛れてしまう可能性もあるので、メールを送った旨を電話でもお伝えしましょう。

TO・CC・BCCの使い分け

TO・CC・BCCのうち一番使用するのはメインの宛先の「TO」ですよね。
では「CC]と「BCC」の使い方はどうでしょうか。知らず知らずのうちにマナー違反をしていませんか?

確認してみましょう!

「TO」

メインにメールを送りたい相手のメールアドレスを入力します。

例えば、Aさんにメールアドレスを送りたい場合は、AさんのアドレスをTOに記入します。TOには複数人のメールアドレスを記入して送ることも可能です。

「CC」

メールを共有したい相手に使います。

例えば、Aさんとのやり取りをBさんにも共有したい場合はBさんを「CC」に追加します。また、「CC」に誰が入っているのかは送信者全員に開示されます。

「BCC」

BCCメールは他の受診者にメールアドレスを見られることはありません。なので他の人に知られずにメールを共有しておきたい相手に使います。

例えば、Aさんとのやり取りの様子をAさんに伏せた状態で上司に共有する場合などに使います。また、お互い面識のない方たちに一斉にメールを送りたい場合にも便利です。

件名は簡潔にわかりやすく

大量のメールが毎日送られてくるビジネスマンにとって、メールの処理はとても大変です。忙しい時間の中であなたから送られたメールを読んでくれているのです。件名だけでメールの内容が分かるぐらいに、本文の内容を元に簡潔にわかりやすくまとめましょう。

件名が長すぎると受信リストに表示される時に末尾が切れてしまうので、肝心な中身が相手に伝えられなくなってしまいます。以下のポイントに気をつけて件名は20文字程度にまとめましょう。

「何の」用件か

タイトルを見た時に、内容がすぐにイメージできるようにしましょう。

【例】
○○会議
○○セミナー
○○案件

「いつの」用件か

用件の期日や回数、日時を入れることでいつのものかが特定しやすくなります。

【例】
第5回
NO.2
7月28日(水)

「どうしてほしいのか」(概要を書く)

何を伝えたいのか明記することで相手は話しの概要をある程度つかむことができます。

【例】
~のご報告
~のお願い
~のご提案
~のご相談
~のご連絡

本文の書き方

ビジネスメールで使用されるメールの一般的な形式は次のようになります。本文は、相手に伝わりやすい文章を書くことがとても重要です。誰が読んでもわかりやすく丁寧なメールになるよう心がけましょう。

1.宛先

2.書き出し

3.名乗り

4.本文

5.結び

6.署名

例文をもとに確認してみましょう!

1.宛先

株式会社山田商事
営業部 田中様

2.書き出し

いつもお世話になっております。

3.名乗り

ビックマック株式会社 営業部 山田です。

4.本文

(用件)

5.結び

今後ともよろしくお願いいたします。

6.署名

*******************

ビックマック株式会社 営業部 山田太郎

ADDRESS:〒918-8105  福井県福井市木田3丁目3113-2

TEL    :0776-43-0294

お問合せ:0120-040-294

E-mail :yamada@big-mac.jp

*******************

返信と転送のルール

返信

メールを受け取ったらできるだけ早く返すよう心がけましょう。また、質問の内容によってはすぐに返答できない場合も多いと思いますが、その場合は、連絡を頂いたことへの感謝の気持ちと「確認してから回答致します」という旨の一文を添えて返信しましょう。

返信するときの件名は、ただ単に「Re:」を重ねるのでなく、なるべく書き直しましょう。ただし、どのメールに対しての返信かわからなくならないように相手が書いた件名は消さずに、自分の件名を「Re:」の前に書き足すようにしましょう。
返信が続いて「Re:」が増えてくると読みにくいので、「Re:」は一つにしましょう。

転送

受信したメールを第三者に転送する場合は、件名に「Fw:」と表示されます。この表示によって転送であることがわかるので、特別な理由がない限りは「Fw:」を消さずに送信しましょう。

また、転送をするときは送信者のアドレスや氏名が載っているので、転送する相手にその情報の開示が問題になる場合は、削除することを忘れないようにしましょう。

メールでNGな表現

まだまだメールの歴史は浅く、「これが正しい」というような書式は定着していません。その為、表現によっては平気に思う人もいれば、不快に思う人もいます。メールを受け取った人にとって、失礼のないよう読む相手のことを考えたメールを意識しなくてはいけません。

顔文字や(笑)などの記号使用

相手との距離感や関係性にもよるので一概には言えませんが、ビジネスマナーとしては気を付けるべき表現です。

上から目線の言葉遣い

・大至急
・要回答
・締め切り厳守

メールは相手の顔が見えない、声のトーンも分からない分、言い回し次第では相手にきつい印象を与えてしまう恐れがあります。
上記のような表現は避け、

・大変恐縮ですが、
・お時間のあるときに、
・大変お手数ですが、

など、クッション言葉を用件の前に入れると印象が柔らかく丁寧になります。

まとめ

いかがでしたか?
メールは情報を伝達する手段として大変すぐれています。仕事の効率化を図る上でも大いに役立ちます。しかし、メールは文字だけのコミュニケーションであるが故に、予期せぬ誤解を招いてしまう可能性があります。

ビジネスメールが当たり前の世の中だからこそ、失礼のないようマナーを守り、相手に丁寧かつ伝わりやすいメールを送ることを心がけましょう。

 

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2017年7月27日

仕事ができる人は運動をしている?仕事と運動の関係性とは?

motion夏に入り、毎日が暑くなると、暑すぎて運動をするのがなかなか億劫になりますよね。運動が健康のために必要なことは誰もが理解をしている事実ですが、運動をしようと思っても仕事が忙しいなど、動こうと思っても意外と動けないものです。

しかし、中強度の有酸素の運動を続ける事で、歳を重ねても神経細胞が再生されるなど、運動をすることには大きなメリットがあるようです。この記事では仕事ができる人と運動との関係についてご紹介します。

仕事ができる人は運動をしている?

休みの日に動けばと思っていても、いざ休みになると休みの日はゆっくり過ごしたいなどと思ってしまう方もいるのではないかと思います。私も運動をしようと思っていても、なかなかできずに1日が終わってしまうということがほとんどです。しかし、仕事ができる人は運動をしているなんてことも多いそうです。

あるデータでは皇居の周りをランニングしている会社員の半数以上が年収700万以上と答えていたという結果になっているそうです。ではなぜ仕事ができる人は運動をしているのでしょうか。仕事と運動の関係性について調べてみました。

体を鍛えることと、計画的に仕事をすることが似ている

仕事ができる人は、目的を明確にする→そのための目標をたてる→目標達成のための具体的な行動を考える→実際に行うという一連の計画の流れを理解しています。体を鍛える場合も同じで、目標を立て、逆算しトレーニングを積む必要があります。

この過程は似たようなものがあるようで、目標を立ててその過程をしっかりとこなしていくということが着実にできる人は仕事においても運動においても同じだということですね。                        

「体が資本」だということを理解している

「体が資本」この言葉は、松下幸之助が言った言葉ですが、どんなに才能がある人でも健康でなければ十分に仕事もできず、才能も生かされないということだそうです。それを理解しているからこそ、できる人は運動をかかさないということですね。仕事ができる人はスキル向上のための投資も行いますが、それと同時に健康のための体への投資もしっかりと行っているそうです。

運動は脳を活発にする効果がある

運動をしているとアイデアが湧いてくることがあるという方もいるかと思います。そういう方は運動が脳にも良い影響を与えていることをなんとなく感じていることでしょう。

実はこれを実証するための研究が行われていて、米国の高校で、授業が始まる前にランニングなどの運動の時間を設けたことがありましたその結果運動を行った生徒の記憶力や集中力は上がったそうです。これは脳の前頭前野というところが活性化をするためだそうです。

ストレスを軽減することができる

ここ最近、マインドフルネスという方法がストレス軽減に良いと言われています。瞑想のようなもので呼吸など一点に意識を集中することでストレスを軽減させるという手法です。なんだか日常に取り入れることが難しそうだと思うかもしれませんが、実は運動にもこのような効果があるといわれています。

運動中は筋肉の動きや呼吸に意識が向いていくため、脳の動きが制限されます。これがストレスの解消に繋がります。また、運動と言っても筋トレやスポーツなどいろいろなものがありますが、ジョギングがおすすめだそうです。ジョギングをしているときは「セロトニン」というものの分泌が促されるようで、眠気を覚ましたり、幸福感をもたらす効果があるとのことです。この時に大切なことが日光を浴びることのようですので、その点を意識をすると更に効果が上がるようです

ストレスを溜めずに健康な状態で仕事に望むということは大切なことです。そういった意味でもできる人というのは運動を行うことで精神的な部分のケアも怠らないということではないでしょうか。

体型でその人がわかる

運動やトレーニングだけには限らず、自分自身を律するための習慣を身につけているということは仕事で成功をするために必要なことのようです。どれを成功と呼ぶかは人それぞれですが、仮にそうでなくとも自分を律するための習慣を身につけることは大事なことです。

アメリカでは、肥満な人は自分自身をコントロールできていないんだなと思われてしまうこともあるようです。そのような人が会社のリーダーとして多くの人を率いて行けるのか、という厳しい見方があるのですね。

反対にしっかりと鍛えられている人は、自己管理ができ、肉体だけではなく精神的にも力のある人だということになるようです。本当にそうなのかどうかまでは言い切れないですが、周りに与える影響が違ってくるということですね。

仕事と運動の関係性について書いてきましたが、運動を行うことによってメリットは多岐に渡っているようです。仕事が忙しいときでも、30分ほどで良いので生活の中に運動を挟むと、集中力があがったり、気分転換ができて仕事の効率もあがるようなので意識してその時間を作っていきたいですね。

 

 

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2017年7月26日

みんなが使う理由がわかる!Sass(SCSS)の基本機能、まとめました。

みんなが使う理由がわかる!Sass(SCSS)の基本機能まとめました。

仕事でHTMLコーディングをする人の約7割が、Sassを使用しているという調査結果があるように、コーディングをする上でSassはかかせないものとなってきています。
なぜ、こんなにも多くの人がSassを使用しているのか、今回の記事ではSassの基本機能をまとめてみました。

Sassとは?

まず、Sassを使ったことがない方に向けて、簡単にSassの説明をします。
Sassとは「Syntactically Awesome Stylesheets」の略で、訳すとすれば「構造的にとても凄い(最高な・素晴らしい)スタイルシート」という意味になります。

SassにはSASS記法・SCSS記法という2種類の記法があり、元々はSASS記法が採用されていましたが、CSSとの互換性に乏しいなどの理由から、CSSとの互換性を高めたSCSS記法が作られました。SCSSはCSSと記法が近いため、CSSを理解している人であれば、SCSSに慣れるのにそんなに時間はかからないと思います。

参考程度に、2種類の記法の例を上げておきます。

Sassの基本機能

ネスト

SCCの場合、親セレクタを何度も何度も記述しないといけなくて、長ったらしくなってしまうのを、簡潔にまとめることができるのがSassのネスト(入れ子)機能です。

このようにまとめることが出来るのです。

その他に、疑似要素や擬似クラスを使う場合は、&(アンパサンド)を使って

複数のセレクタに同じスタイルを指定したいときは、

 

CSSの半分の記述で済みます。

変数

変数とは、そのスタイルシート内で繰り返し出てくる数値やカラーコードに名前をつけて定義し、その付けた名前を書くことで使いまわすことができるようになる機能です。

書き方は「$変数名: 値;」です。

例えば、サイト内の青色を#0000FF(濃い青)にしていたけど、サイトが完成した後に#6495ED(薄い青)に変えたくなってしまった場合、変数で青色を定義しておけば一括で変更することが出来ます。

mixin

Mixinとは小さなテンプレートのようなもので、上手に活用すれば大幅に記述量を減らすことが出来ます。
感覚としては、変数の強化版のような感じかと思います。

mixinを使用するには
1.@mixinの後に名前をつけ
2.@includeの後ろにmixin名を書い呼び出します。
また、以下の例のように、mixinに引数を用いる事もできます。

例)

上記のように自分オリジナルでmixinを作っても良いのですが、「Compass」には豊富なMixinスニペットが用意されているので、時短を求める人にはぜひCompassを利用していただきたいです。

Compassについてはこちら

Compassのmixinで特によく使うものを幾つか上げておきます。

 

@import

1つのSCSSファイルで全てのスタイルを書いていくと記述量が膨大になるので、任意のルールでSCSSファイルを分けて作業すると変更・修正が容易になります。
複数のファイルに分けることをpartial(パーシャル)と言い、パーシャルするSCSSファイルの名前の頭に_(アンダーバー)を付けます。

例)_default.scss

_は、SCSSからCSSにコンパイル(変換)する時に、個別のCSSファイルとして出力させない働きを持っています。
複数のCSSファイルが出来てしまうと、サイトの読み込み速度が遅くなるので、_をつける必要があります。
仕事などでサイトの納期が迫っているときなど複数人で分担してコーディングをしなければいけない場合、
パーシャルして進めれば、誤って上書きしてしまったり、なんてこともなくなりそうですね。

そして、パーシャルしたSCSSファイルを@importで読み込みます。
書き方は、

まとめ

今回、ご紹介した機能はsassの機能のほんの一部です。
すべての機能を使いこなすのは難しいですが、今回ご紹介したいくつかの機能を使いこなすだけでも、CSSで書いていた時と比べてうんと効率的に作業ができるようになります。
SCSSフォルダ内にCSSを書いても何の問題も無いので、とりあえず導入してみて少しずつ、Sassに慣れていけば良いのではないかなと思います。

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2017年7月24日

「できる人」になるための電話対応のコツ

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ビジネスパーソンとして必須である電話対応の基本マナー。このビジネスマナーが身についていることによって、「できる人」と好印象を持たれますし、会社の印象アップにも繋がります。

社外からの電話を受けるときには、誰もが会社の代表となります。直接会社全体の評価やイメージに影響するわけですから、社会人として自覚を持ってしっかり対応しましょう。

会社の一員として、できるビジネスパーソンになる為に、電話対応のマナーと受け答えのコツを身につけましょう。

好印象を与える電話対応に欠かせないこととは?

電話対応の質を向上させていくことは、企業の信頼度向上や顧客の「安心感」を高めることにも、繋がっていきます。顔が見えない状況の「電話」で、相手にどんな印象を与えるかは、声のトーンや言葉遣いを気をつけ、「笑声」で話すことが大切です。

 「笑声」とは何か、

電話対応で好印象を与える為には、「笑声(えごえ)」が大切です。笑声とは、コールセンターや航空業界大手のJALのコンタクトセンターなど電話対応の専門家の中でも実践されている、声から笑顔が想像できるような声のことです。

「笑声」は実際に笑顔で話さなければ、発することができません。しかめっ面のまま楽しそうな声を出すのことが難しいように電話対応中の表情が声の印象に大きな影響を与えます。

また、相手が実際に目の前にいないからといって、背もたれによりかかり、姿勢が悪いまま電話をしていてはしっかりした声がでませんね。電話は、声だけでコミュニケーションを取らなければいけないからこそ、いかに良い声を発するかということを大切にしたいものですね。

曖昧な表現は避ける

ビジネスにおいて、電話に限らず極力避けたい曖昧な表現は
「おそらく~だと思います」「もしかすると~かもしれません」「なるべく~でお願いします」
「まあまあです」「多少遅れます」「多分大丈夫でしょう」などです。

 友達同士の電話ならおおよそ話で大丈夫でも、ビジネスでは、「たぶん」の話が通じるとは限りません。日本語は曖昧な言い回しが多く、上記のような言葉は、受け取る人によって受け取り方が異なるため、ビジネスでは大変危険な言葉となります。誤解の招きやすい言葉は、電話の時は避け、具体的に伝えるように心掛けましょう。

 覚えておくべき取次ぎのマナーとコツ

電話の取次ぎで、担当者が在席している場合は、担当者の名前を復晶し、確認できればそのまま取り次ぎますが、不在の場合は、

・○○は、ただいま外出中で、4時に帰社予定になっております。
・あいにく席を外しております。
・本日、お休みを頂いております。
・本日は戻らない予定になっております。

等を回答します。

相手に要望を言われた際の基本的な対応としては、以下の3つのようになります。

1「こちらからかけ直します」 と言われた場合
「それではお電話お待ちしております」
必ず、帰社予定時刻よりも、少し遅めの時間も伝える。

2「折り返しお電話をいただきたい」と言われた場合
「恐れ入りますが、ご連絡先のお電話番号をお願い致します」
相手の所属・名前・電話番号を聞き取る

3「伝言をお願いしたい」と言われた場合
「承知いたしました。たしかに申し伝えます。念のため、ご連絡先のお電話番号をお願い致します。」
いずれも電話を終える際に、必ず「私、○○が承りました」と名乗ります。

 締めの言葉

相手に不便をかけたことへのお詫び、次いで用件は自分が承った旨を伝え、電話を頂いたことへのお礼の言葉を添えます。

「せっかくお電話をいただきましたのに、申し訳ございませんでした。〇〇が承りました。失礼いたします。」
「お電話をいただきましたことを、〇〇に申し伝えます。お電話頂き、ありがとうございました。」

電話をかける時のプラス一言

「今、お話してよろしいでしょうか?」
「電話で大変申し訳ございませんが」
「いつも電話ばかりで失礼しております」
「あわただしくて申し訳ございません」
「お休みのところ、誠に恐れ入りますが」
「いただいたお電話で恐縮ですが」
「長くなってしまい申し訳ございません」
「念のため復晶させていただきます」

電話で、相手の方を気遣った話し方や一言をかけられるということは、会社の好感度や信頼度アップにも繋がります。電話対応で使える決まり文句やフレーズを覚えておくと、電話の受け答えがとてもスムーズになります。仕事をする中で、あらゆる場面に最適な言い回しを身に付けられるといいですね。

 まとめ

今回は、「できる人」になるための電話対応のコツについて書きました。電話は、いつ、だれから、どんな内容の電話がかかってくるかは分かりません。電話を通じて「声と言葉」が、お客様に届くことを意識して、表情や態度で伝えられない分、気持ちを言葉にのせることが出来るといいですね。

電話は、新入社員の方も対応することがあるかと思います。電話応対によって、先方はあなたの会社の印象を瞬時に決めてしまうということを忘れないようにしましょう。

私も社員の一員として、電話対応をする中で、会社の印象をアップできるようなビジネスパーソンになれるように、日々心掛けていきたいなと思います。

 

 

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2017年7月21日

印象に残るキャッチコピーの作り方とは

catch-copy人は商品やサービスが数多く存在する中から必要なものを選択するとき、どういったものを基準にして判断をしているのでしょう。話題性や、無料か有料かなどの価格性もあると思いますが、その中の一つにキャッチコピーがあげられると思います。

良く耳にしたことがあるものや良いイメージがある商品や企業を消費者は気づかないうちに選択しているのです。だからこそ人の印象に残るキャッチコピーが大切なのです。しかし、私自身人の印象に残るキャッチを作るということはとても難しいことだなと感じます。人の印象に残るキャッチコピーはどのように作ればよいのでしょうか。

たとえ多くの時間をかけて頑張って作ったとしても、必ずお客さんが見てくれるわけではありません。人は広告やチラシなどをはじめの3秒でその先を見るのかどうかを判断すると言われているそうです。それだけ大切な部分であるということがわかりますね。そこで印象に残るキャッチコピーを作るための方法など、情報を集めてみました。

キャッチコピーの役割

どのような媒体で宣伝を行ったとしても、初めからすべてを読む人はまずいません。有名な大企業や、日本中の人が知っているような商品でなければお客さんは広告を見ないし、信じません。その状態から興味を引きつけ、その先にある情報や商品を知ってみたい、使ってみたいと思わせるのがキャッチコピーの役割になります。その先を知ってみたいと思わせるという意味ではサイトのブログ記事のタイトル一つを例にとっても同じことがいえるかもしれないですね。

ターゲットを理解する

商品を売りたい相手はどのような人であるのか。これを考えないで多くの人が反応をしてくれるようなキャッチコピーを作ることはできません。誰に伝えたいキャッチであるのかをまずは明確にしていく必要があります。これを明確にした上で作成に取り掛かることがキャッチコピー作りへの第一歩になります。

文字数に制限を加える

キャッチコピーを考えていく上で、作文ではないことを意識しなければなりません。そのために文字数を20文字以内と決めてしまうことで、入れるべき言葉と入れる必要のない言葉が選択しやすくなります。長々と書いても一瞬で理解してもらい印象に残ることはありません。短く、わかりやすい(想像しやすい)を心がけることが必要になります。

商品やサービスに対してのお客様の悩みを上げていく

ターゲット層を理解したあとは、そのターゲットが持っている悩みを思いつくだけ書いていきます。商品やサービスについて消費者であるお客様が感じているであろう悩みや、不満、商品に対する思い込みなどお客様の気持ちになって考えていきます。

商品やサービスのウリとなる良い点を上げていく

商品やサービスのうち、他社にはない特徴やこだわり、お客様がその商品やサービスを使用することで得られる利点などを上げていきます。文章である必要はなく、短い言葉で多く書き出していくことを大切にします。

悩みとウリである良い点を比較していく

書き出した悩みと商品やサービスのウリとなる点を比較していくことで、お客様が求めているポイントがわかってきます。自分たちが強みだ、と思っていても実際のところは自己満足になっていただけだったなんてことにならないようにするために必要な部分になります。

お客様の悩みや不満点を解消するものを言葉にする

前項に上げたものを書き出したら、ターゲットに対して本当に利点がある情報であるのかを確認しながら、ターゲットが耳にした時に忘れられないようなコピーを作成していきます。商品の機能性を述べるだけではなく、悩みや問題点が解決されるのかどうかということにユーザーは興味を示しています。その商品やサービスを使用することよってどんなことが起きるのかを伝え、イメージをさせることが重要になります。ただメリットだけを伝えるのではなくベネフィットを示すことが大切です。

やってはいけないこと

周りのことを考えずに作成をはじめる。

商品やサービスに自信があると、お客さんが自分と同じくらい商品について理解をしていると思い込んでしまい、業界用語などを盛り込んでしまうことがあります。あくまで、自社のことや商品を知らないということが前提になります。

アピールが強すぎる。

興味をもってもらうために、期待させることや驚きを与えることは大切ですがやりすぎてしまうと怪しげなキャッチコピーになってしまう可能性があります。商品の凄さを伝えようとしすぎるとこのような傾向になってしまうことがあるそうで、注意が必要になります。

最後に

キャッチコピーを作成する際の注意点を上げてきましたがこれらを意識して作成を行うだけでも結果は変わってくるはずです。ただ闇雲に作成を行うだけではいいキャッチを作成することはできないということですね。

良いものを作成するために、他の会社の商品やサービスなどのキャッチを参考にしてみるのも一つだと思います。有名な大企業のキャッチコピーなどは耳に残るようなものが多く印象に残すためのヒントが隠されていそうですね。ポイントを抑えながら印象に残るキャッチコピーを作成しましょう。

余談ですが、ダウンフレームと呼ばれる作成の仕方のセミナーなどもあるようですので興味がある方はそういった講義を学んでみるのも良いかもしれないですね。

 

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