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2017年3月13日

初心者がプレゼンテーションで失敗しないための極意

the-meaning-for-a-beginner-not-to-fail-in-a-presentationあなたは大勢の前でプレゼンをしたことがありますか?
したことがある人も、ない人も、
「プレゼンが得意」という人は少ないかと思います。
プレゼンに苦手意識をもっている人は少なくありません。

ひとえに、日本人はプレゼンによるアウトプットが下手、
と言われますが、ポイントさえつかめばこっちのものです。

より説得力のある、より成果につながるプレゼン術、
身につけたいですよね。

企画物の提案から社内会議、はては社外営業など
あらゆるビジネスシーンでプレゼンテーションスキルは
必要となります。

パワーポイントの作り方って?
ここにテキストボックスってどうやっておくんだろう・・
などといった疑問を持つ前に、確固たる知識に基づいた
プレゼンテーションが大切です。

魅力的デザインを盛り込んだパワーポイントでのスライド資料や
付随する資料作成ももちろんですが、
今回はその中でも「トーク」に絞って
「プレゼンは苦手・・」という初心者の方こそ、
成功させるプレゼン術について、ご紹介します。

プレゼンテーションの上手・下手

プレゼンテーション一つをとっても、上手い下手があります。
まずは「上手いプレゼンテーション」が
一体どのようなものなのか、ご紹介します。

  • 内容が簡潔明瞭で分かりやすい
  • 話全体に一貫性がある
  • 印象に深く残る
  • 話し手の意志が利き手に伝わる
  • 設定された時間に始まり、きちんと時間通り終わる

では逆に、下手なプレゼンについて上げてみます。

  • 意味がわからない
  • 要点がまとまらない
  • 内容がありきたり
  • 話があちこちにとんでいる
  • 内容を盛り込み過ぎて着地しない

意味がわからないというのは、一番の問題です。
話し手に問題があるのか、聞き手に問題があるのか
いろいろな理由を考えてみる必要があります。

度々脱線したり、内容を盛り込み過ぎても、
「下手なプレゼンターだ」という印象を持たれてしまいます。

「分かりやすいこと」、「伝わること」
このふたつが何よりも、プレゼンを成功させる
最重要な鍵となります。

どうすればこの「分かりやすいこと」、「伝わること」を
実現できるのでしょうか?

ここからは、6つの基本のプレゼンテーション術をお伝えします。

1.「なぜプレゼンするか?」をハッキリさせる

「あなたはなぜプレゼンをするのですか?」と聞かれた時に、
「そんなこと考えたことない」という方が
ほとんどではないでしょうか。
「上司から命令された」や「取引先から求められた」のように、
「受け身的な理由」もとても多いです。

そういった方達のほとんどが、
「プレゼンテーションは苦手で、、」だとか
「嫌な役回りを受けました」などの意見を持ちがちです。

受け身のプレゼンターにプレゼンされて、
本当によいプレゼンができると思いますか?

「なぜプレゼンをするのか」をはっきりさせると、
プレゼンに力が宿ります。

たとえ上司命令であっても「命令されたから」とは
思わないでください。
「社内での評判UPのため」
「このプレゼンでもたらす利益の大きさ」
「ボーナスUPにつながる」など、なんでもいいので
「そのプレゼンを成功させた時に、自分が得られるもの」
を想像してプレゼンに臨むようにしましょう。
同じ内容のプレゼンでも、受け手には
まったく違った印象に聞こえます。
説得力を持ったプレゼンにかわるのです。

2. プレゼンの目的を明確にする

議題の見えない話ほど、内容が掴み難いものもありません。

あらかじめ何についての話なのか、
をきちんと告げていれば、聞き手も把握でき、
「それについては・・」といったように話を
展開させることが出来ます。

しかし、前提のない唐突な会話は相手を混乱させ、
あなたの言葉に素直に聞き入ってくれたり、
納得してくれるのは難しくなるでしょう。

プレゼンにおいて、前置きや前提はとても重量です。
「本日は○○を議題としてプレゼンさせていただきます」
とだけではなく・・

「このプレゼンでは、御社の△△の改善・向上に
寄与することを目的としており、
既存の問題解決にも役立ちます。
最終的には、○○の目標達成にも近づきます」

このように明確に、しかし簡潔に伝えなくてはいけません。

この簡潔、というのがみそで、
人間の短期記憶は意外と短いために、
どんなに長くてもプレゼンの目的を伝える時間は
「30秒程度」にまとめることが重要です。

見た目にもわかりやすいように、
スライド資料には必ず目次や見出しスライドを作り、
わかりやすくする配慮も大切です。

3.  現状の問題を指摘する

プレゼンに重要なのは、問題喚起です。

いいことだけを言っていては、ただの三流営業マンです。
いい部分もわるい部分も全て伝えた上で
理論的に説得力のあるトークをしましょう。

しかし「問題を指摘するだけ」ではダメです。
現状の問題を指摘する場合は、「トークの組み立て」術が
重要になってきます。

  1. 現状の問題を指摘する
  2. 問題の原因を告げる
  3. 問題の解決策を述べる
  4. 解決できる問題であることを重ねて言う
  5. 解決した場合のメリットを述べる

問題がありそうなところを最初に指摘します。
問題解決のためのプレゼンであれば、
「問題はなんですか?」と問いかけ、
相手に指摘してもらうのもひとつの手です。

問題の原因を伝えることで、
聞き手側は「ではどうすれば?」ということに
目が行きやすくなります。

ここまできちんと論理的に説明できたら、
そのあとで「これで解決できます」と一言添えると効果的です。
聞いている側は解決方法を何より望んでいるため、
「解決できますよ」という一言だけで大きな効果があるのです。

4.  全ての「なぜ?」に答えを用意する

プレゼンを苦手に感じる人の多くは、
「相手からの質問が想定外で上手く答えられない」
という方が多いです。
少し厳しい言い方にはなりますが、
質問のパターンを想定していなかったということで
完全に「準備不足」と言わざるを得ません。

聞き手が資料などを準備した上で聞いてくる場合は
あなたの話に食いついている証拠です。
事前に調査し、情報を集め、上手に答えて、
絶好の機会を逃さないでおきましょう。

その他の想定外の質問が飛び出した時に、
答えに行き詰まって「え〜っと・・」という返事は NGです。

そんな場合は簡潔に「申し訳ございません。
ただいま資料が手元になく、〇〇までに送付させていただきます。」
といった返答で乗り切りましょう。

ただし、質問に即座に答えられるのがベストです。
質問のパターンをいくつも想定し、しっかり答えをだせるように
事前準備はしっかりとしておきましょう。

5. メリットの根拠を明確にする

どんなプレゼンも「メリット」の主張が非常に重要です。
メリットがないトークなど聞き手の興味を惹きませんし、
魅力があるからこそしっかり相手も聞いてくれて、伝わります。

メリットには説得力が重要です。
根拠のないメリットほど薄っぺらなものもなく、
不信感だけで終わってしまいます。

本人の納得材料だけでは根拠としては非常に薄いです。
論理的なデータを基に根拠を組み立て、
きちんとした計算式から算出されたメリットを示し
説得力をあげましょう。

6. トーク全体の流れを作る

プレゼンで最も重要なのは、
「いかにして聞き手を納得させるか」になります。

すべては順序だてて説明する必要があります。

どんなに素晴らしい内容でも、
話す順番一つで与える印象も、プレゼンの完成度も
まったく異なってきます。

最初に大筋の概要を述べて「プレゼンの目次」を
聞き手におおいにアピールしましょう。

その次に「目標は〇〇です」と明確に打ち出し、
ゴールへ向かう道筋をハッキリと提示します。

「トークの組み立て」がうまくいかない人に
一番ありがちなのは少し厳しくはありますが、
「本人もうまく噛み砕けていない」という場合が多いです。

人に物事を上手く伝えることが上手い人は
先天的なものも確かにあります。

が、事前準備や入念な資料作り、調査といった努力で
カバーすることは十分に可能です。

念入りな準備と勉強を重ね、きちんと嚙み砕き、
プレゼンのトピックに関しての知識を最大限高めましょう。

まとめ

いかがでしたか?

事前準備や心構えひとつで
プレゼンが何倍もうまくいきそうではありませんか?

長々ご説明しましたが、要は、
「自分の中で徹底的に理解しておく」
これこそが、プレゼンテーションの極意です。

その先に、魅力的なパワーポイント資料の作成や、
フォントのこだわり、良記事や参考資料の引用などが
あるわけです。

これらの基本ルールを守って、より説得力のある
プレゼンテーション術を身につけましょう。

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2017年3月13日

なぜ第一印象が大切なのか?

Why is the first impression important

みなさんは初めて人と出会ったときに
「いい人そうだな」「素敵な人そう…」
「仕事ができそうな人だな」などと感じる人は
どんな特徴をもっていますか?

第一印象は、仕事でもプライベートでもとっても大切です。
第一印象が悪いと今後の関係性にまで
つながっていくことになります。
できれば相手にいい印象を与えたいですよね?

「第一印象は大切」とよく耳にしますが、
なぜ大切なのでしょうか?
今回は第一印象が大切な理由についてご紹介したいと思います。

第一印象は何で決まるのか

第一印象は、出会ってからだいたい6秒から7秒で
決まると言われています。
そんな短い時間の中で自分の第一印象は決まってしまうのです。
そして、一度悪い印象を与えてしまうと挽回するのは
なかなか難しいものです。

メラビアンの法則という心理学のもので、相手に与える印象には、
「視覚情報が55%」「聴覚情報が38%」「言語情報が7%」と
言われています。大きく占めている視覚情報。
それは表情や身だしなみ、しぐさなどといった
全体的な雰囲気です。
言葉の情報よりも、見た目で判断する「視覚」が
重要ということです。

視覚情報

・表情
・服装
・髪型
・身振り、手振り

聴覚情報

・声の大きさ
・声のトーン
・声の質
・話す口調
・話す速さ

言語情報

・話の内容
・言葉の意味

第一印象がいい人とよくない人

第一印象がいい人

・清潔感がある
・笑顔
・髪型が整っている
・TPOに合わせた服装
・テキパキした動き

第一印象がよくない人

・清潔感がない
・無愛想
・髪の毛がボサボサ
・だらしない服装
・だらっとしている
・馴れ馴れしい

みなさんいかがですか?
初めてお会いする方とお会いする場合は、
上記のことを意識してしっかりと準備をしていきましょう。
ちょっとした心がけで格段にあなたの評価はよくなっていきます。

第一印象がよくないとどうなるのか

人間は、第一印象がよくない人とは
無意識のうちに距離を置こうとします。
第一印象がよくない人ほど、そのことに気付いていない人が
多いです。

仕事に例えた場合、第一印象でよくないイメージを
持たれてしまうと、
「この人には仕事頼もうと思わない」「仕事ができなさそう」
「関わりたくない」など成果につながりにくく、
本来の自分を知ってもらったり、
人間関係を構築するチャンスは格段に減ってしまいます。

まずは、第一印象を意識して次のステップに進めるように
努力していくことが必要です。

第一印象をよくする方法

第一印象がいい人とは、
もっとこの人のことを知りたい!話してみたい!と思い
コミュニケーンを図ろうとし、良好な人間関係につながります。
第一印象をよくすることも仕事の一部です。
では、どうすれば第一印象をよくできるのかを紹介していきます。

笑顔

笑顔で接してもらえると、どんな人でも嬉しいものです。
嫌な気持ちになる人はいないと思います。
当たり前のことですが、自分からまずは笑顔で
接して行きましょう。

元気な声でハッキリと話す

元気な方と接しているとこちらまで
そのパワーが届くことってありませんか?
逆に暗い方だとこちらまで嫌な空気感が流れてきます。
そしてハッキリ話すことで、自信があるようにみえます。
相手にとって聞きとりやすく、
そこから信頼関係にもつながりやすくなります。

名前で呼ぶ

相手の名前がわかる場合は、積極的に名前で呼びましょう。
名前で呼ぶことにより、相手は承認欲求が満たされ
距離感がグッと縮まります。
対面時だけでなく、メール等の文章のやりとりにも
とても有効です。

相槌をうつ

自分が話しているときに、相手や周りの人が相槌をうってくれると
「話しをちゃんと聞いてくれている」という
気持ちになりますよね。
また、話しているほうも話しやすくなります。
相槌は、「きちんと話しを聞いてますよ」という効果があります。
相手が気持ちよく話してくれるために、相槌は必須アイテムです。

ボディ・ランゲージ

わかりやすい光景として、興味がある話には
前傾姿勢になりますよね。
これも相手からすると自分に興味を持ってもらえてる、
きちんと聞いてくれているといういい印象を
与えることができます。
また、自分を身体を相手の方向に向けるのもポイントで
好印象を与えることができます。

簡単!見た目チェック

・髪が寝ぐせやボサボサになっていないか
・目やに、鼻毛、歯の汚れはないか
・洋服のシワや汚れはないか
・爪の長さは長すぎないか
・口臭、体臭はケアしているか
・猫背になっていないか
・靴は磨いてあるか、汚れキズはないか

まとめ

「人は見た目だけではない」とよく言いますが、
ほとんどの人が見た目で判断してしまっているのも事実です。

自分は第一印象がいいと思うから大丈夫!と思っていませんか?
これは自分が決めることではなく、あくまでも
相手が決めることです。

一度、まわりの方に自分の第一印象がどうだったか
聞いてみてください。
あまり第一印象がよくなかった方は、これから意識していけると
今後の自分の強みにもなると思いますので
是非参考にしてみてください。

 

 

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2017年3月10日

組織でのリーダーの役割を考える

Think about the leader's role in the organization

自分が求められるであろう、組織のリーダーとしての行動。

その行動につながる意識の大切さ。
大切であることがわかっている一方で、
それらしい事が何一つ出来ていないという現実。

リーダーって何なんだろう。組織で何をすればいいのだろう。
わからないから考えてみます。

 

ビジョン型リーダー

時代が変われば、人間の考え方も変化し
リーダーの在り方、求められる振る舞いも変わるでしょう。
起業したばかりの会社と、何十年と歴史を重ねている企業では、
必要なリーダー像は違ってくると思います。

チームマネジメントにおいて近年では、
ビジョン型リーダーという言葉も耳にします。
自らの意思、行動力、カリスマ性でその組織や
チームメンバーをグイグイと引っ張るような
カリスマ型と呼ばれる存在とは違うビジョン型リーダー。
どんなタイプなのでしょうか。

ビジョン型のリーダーの役割は、
「ビジョンを創造し、組織のメンバー伝える」ことです。
それ以外のことは、信頼を置くメンバーに委任してしまう。
このことで、メンバーは自ら考えて仕事をするようになり、
変化の激しい今のビジネスシーンに対応出来る組織となる
可能性が生み出されます。

ビジョンを創造して伝える。
それはリーダーが会社のビジョンを持ち、
その中でメンバーの「働く理由、働く目的」を
明確にしてあげることです。

全てのメンバーが、働く理由や目的をはっきりと
日々仕事に取り組んでいるわけではありません。
なんとなく、そんな感じで仕事をしている人も多いのかもしれません。
自らが考え、目標を設定できるようなメンバーに変化させるには、
働く理由や目的をはっきりと自覚させる事です。

自分が、その組織にとってどのような部分を担っているのか、
携わるプロジェクトが、会社にとってどれだけ重要なのか。
その人の会社にとっての存在価値が自覚出来るように、
わかりやすく説明し伝える。
それが、リーダーの重要な仕事といえるでしょう。

会社には様々な部署があり、その部署ごとに異なる業務が存在します。
その業務ひとつひとつが、その会社にとって欠かすことの出来ない
業務なはずで担う社員もひとりひとりが貴重な存在です。

自分が携わる業務が、会社を支えている。
会社が何を目指し、どんなビジョンを持っているのか。
そんな意識を持つきっかけを提供することが、
日々の取り組みをもっと真剣なものにし、
更なるスキル向上への原動力となるのです。

ビジョンを持ち伝えられるリーダーになるには、
何が必要なるのでしょうか。

 

ビジョンの作り伝えるには

起業家や創業者なら当然のように持っているビジョン。
雇用されている立場の場合、仕事や会社の将来的オリジナルな
ビジョンを持っている人というのは少ないのではないでしょうか。

ビジョンを作る、描くような考え方になる秘訣、
それは「常に考えること」です。
常に考えるのは難しくても、通勤時間や休憩時間などの中に
意図的に考える時間を設けてみるというのはどうでしょう。

次々に発生する案件に追われて、ただこなしていくだけでは
人間的な成長も期待できません。
しっかりと考える時間を作る。
今の在り方の振り返りやそこから生まれる改善や、
将来の方向性を考えることが、
ビジョンというものに繋がっていくでしょう。

大切なのは、ビジョンを自分の頭の中で完結しないとうこと。
ビジョンは、部下やメンバーに浸透させなくては意味がありません。
そして、ビジョンは人が人に言葉で伝えるものである真理。

そのことをわかっているリーダーは、
ツールやマニュアルを作って終わりではなく、
どうやったら相手に伝わるかを考えて実践しています。

例えば、食事や季節のイベント行事などで時間を共有する。
古臭いと思われるかもしれませんが、
弊社ではこういう行事が、節目節目に実施されています。
リーダーと部下というよりも、人と人とのコミュニケーション。
そういう人間関係の構築。人が人に伝えることの大切さ効果の大きさを、
理解した上での取り組みだと感じます。

トップを支えるリーダーに

会社が目指す先というビジョンを考えるのが社長であるなら、
そのビジョンを共有し、よりメンバーに近い位置で伝えていくのが、
管理職の役割、部署のリーダーの果たすべき役割であると、
この記事を書いて改めて感じています。

そのためには、トップである社長の行動の本質、
その判断の根っこにある思い。
その部分を理解することが絶対条件であると考えます。
社長の思いを理解出来ない社員がいれば、
それをわかるように伝えるのも役目のひとつです。

社員を理解し社長を理解。
そんな会社組織の中の架け橋のような存在にならなくては、
と思いながら自分の事に精一杯。
まだまだ積み重ねが足りません。

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2017年3月8日

MR(Mixed Reality)とは

What is MR (Mixed Reality)

過去の記事で、
VR(Virtual Reality:仮想現実)と
AR(Augmented Reality:拡張現実)について
触れて紹介しました。

今回は新しくMR(Mixed Reality:複合現実)。
こちらについて紹介していきます。

MR技術の用語概要

MRとは、「現実世界と仮想的なモノや映像を合わせて、
新しい空間をリアルタイムで構築する技術」の
ことを指します。

最初に紹介したAR技術も、MRの一部、
共通している点があります。
実際にはどういった技術なのか?
ここに参考動画も紹介しておきます。

動画を見ていくと、
部屋の中でパソコン画面のようなアイコンが表示されたり、
チャット、メール画面が出てきたりと。
まるで映画で出てくるワンシーンを見ているみたいですね。

日本で製品化されているものとして、ひとつ。
キヤノンより「MREALディスプレイ」
という商品が提供されています。

自動車や建築・建設業界において、設計された
製品を実際には組み上げず、
CADデータやCGを使ってまるで手元にあるかのような、
臨場感ある体感テスト(複合現実感)を行うこともできます。

これによって開発する期間や検証にかかる
コストの削減へ繋げることができます。

その他業種・分野、関連製品としては、
例えば、博物館での展示や住宅の
外観・内装の確認(キッチンや水周りのシミュレーション)
に使われていたり、駅のホームドアを設置する
工事でも活用されていました。

MR技術の浸透の難しさ

上でも簡単に触れましたが、
MRシステムの一般的な浸透はまだ、VRやARに及びません。

ヘッドマウントディスプレイを装着して
映像データを個人が見る”VR”。
現実映像に合わせ、仮想の映像技術を組み合わせ、
拡張現実感を表す”AR”以上に、
現実空間と仮想世界が混ざっていくためです。

商品化へのコストと、多くのユーザーにとって
利用しやすいことを考慮すると、シェア率の高さではARです。

挙げられる例として
・観光地のナビ、地図の位置情報の掲示
・ネイルをはじめとした商品の体感
・スマホアプリ&ゲーム

話題になった「ポケモンGO」もARの例ですね。
スマートフォンユーザーとゲーム性が上手く噛み合い。

日本だけでなく世界中で人気となっていました。
このポケモンがスマホ画面ではなく、
画面を通して実際の道の上にいるように見え、
触ったり連れて歩けるとする時、
「MR」技術への発展となります。

もし実現可能となれば、もっと話題となり
ユーザーも増えるキッカケにもなると思います。

ですが、今あるスマホにアプリケーションを
インストールするだけでなく、別の機械であったり、
「ユーザー側で必要となる環境」が変わることから、
一個人が利用できるものには落とし込みにくい
欠点があると感じます。

少なくとも、スマホの画面だけを見て、
スマホ操作をする以外の要素が足されるためです。

MRが浸透しにくい主な理由として、
・値段が高くなる可能性が大きい
・映像処理であったり機器としての性能、パフォーマンスの向上が必要
・社会性(傍から見た時の第三者、他人の目が気になる)
です。

特に、社会性=MRに対する世間からの
理解度合いが一番のネックとも言えます。

ポケモンGOリリース時期、
よく人身・交通事故の発生について報道をされていましたが、
ユーザーが熱中する余りに引き起こしてしまう場合。

ユーザーの気配り一つとは言え、
サービスを提供する企業側からも。
ユーザーの周囲への配慮が問題としてついて回る以上。
市場への浸透はまだまだ難しいと感じます。

ヒットしそうな市場と期待値

私個人として期待していきたいのは、
写真や映像を使用した観光地の紹介であったり、
観光地の雰囲気をネットを介して体感できるもの。

あるホテル、宿泊施設の中で、ストリートビューのように
部屋や内装まで見て回ることができる
HPを国内で公開されているトコロがありますが、
パソコン画面ではなく、実際に体感できるような技術も
実装していけるのではないかと。

そして、テーマパーク等のアトラクションへの発展は
やはり面白そうだなと率直に思います。

テーマパークであれば、アトラクションを
利用する過程として「社会性」も「話題」に繋がりやすいです。

また、建築・インテリア関係も挙げましたが、
医療分野や教育現場への導入も期待できそうです。

医療であれば、研修医に対する
手術シミュレーションを実施しているトコロがありますが、
より鮮明・リアルな体験をすることができると思います。

また教育であれば、理科実験やこれまで多少なりとも
危険性があった実験に関しては問題なく行えるように
なると思います。
薬物であったり、火気を使った場合の危険性は減り、
備品の破損も格段に減ると感じます。
(教育現場への導入費は別ですが…)

まとめ

AR・VRでもそうでしたが、まだまだこれから
発展していける技術として。
PDCAにも通じますが、構想だけでなく実際に利用し、
問題があれば修正していく。

開発者、技術職の方には、どんどん実践していって欲しいと思います。
いち早い実現と。開発者が考えるアイディア以上に、
私達サービスの利用者が新しい技術をどう捉えるかが
肝心になってくると感じています。

 

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2017年2月27日

わかりやすいビジネス文書の書き方

big-mac.jprecommendwriting-easy-to-understand-business-documents

文章を書くのは気が重くなることだと思っていませんか?

私は、気が重くなるため、
とにかく文章を書きだせばなんとかなるだろう
と下準備もなく書き出していました。
確かに、子供の作文や感想文などは
「朝起きて○○に行きました。
○○をしました。楽しかったです」
と順番に書き並べ、
自分の思いや行動を書くだけでなんとかなりますが、
論文や記事などはそうはいきません。
今回は、そうしたビジネス文書の書き方のポイントを
ご紹介します。

文書を書く前の事前準備

企画書は十分に練る

まず、ビジネス文書は目的を
達成するために作成します。
達成すべき目的は何なのか、
新企画の提案か、目的を明らかにします。
目的が定まったら、どのように構成したらよいか、
どのように表現するか、
どの人がメインの読者になるのか、
その人に伝わるような表現にするにはどうすればよいか、
などと文章構成を練ります。
論文や企画書などの場合は、テーマ探し、
何について書くか決めるのが大事です。
それによって、書く目的が変わり
内容も大きく変わってくるからです。
課題を見つけて目的を決めることは、
文章を書く前の大前提です。

材料を集める

文書の目的が明らかになり、
組み立てが決まったら、
それに関係がある材料を集めます。
例えば、そのテーマに関連する記事、本、新聞など
できるだけ情報をたくさん集めます。
ある程度集まったら
自分が書こうとしている文書の組み立てに
当てはめてみましょう。
するとこの部分には十分材料があるが、
ここは少ないな、といったバラつきがわかります。
そして、少ないところを補強するために
新しい材料を取ってきます。
そうして集めた材料を自分の考えと合わせて、
もう一度文書の組み立てを見直してみましょう。
材料がない時点で考えていた組み立てを
そのまま使う必要はないので、
材料を集める途中で見つけた新たな発見や
考えがでてくれば、削除したり追加していきます。
よい文書を書くコツは、
材料をできるだけ集めた上で不要な材料を捨て、
必要な材料を選ぶことです。
そして、自分で構成を考え、
その筋道に沿って書き進めることです。

文書を書くときに気をつけること

大事な主張を先に出す

大事なことから書く、
というのはビジネス文書の鉄則です。
前置きやら挨拶を長々とするのではなく、
自分の言いたいことはこれ!と
大事な部分から書くのです。
読み手は最後まで読んでくれるかどうかわかりません。
だから、読み始めてすぐに、面白い!なるほど!など
と惹きつけなければならないのです。

主題を忘れない

書く前に主題を確認したら、
最後まで一貫してフォローすることが必要です。
主題と関係のない材料は思い切って捨てるのも大切です。
そして、主題を補強し続け、
途中でぶれないようにしていくことも大切です。
なぜなら、主題からそれていくと、
主題への軸がやせ細っていき、
説得力がなくなってしまうからです。

読み手は誰かを意識する

文書を書く場合、誰に宛てたのか?
誰に読んでほしいのか?を考えることは大切です。
文書を相手に正しく理解してもらうには、
まず読者が誰であるかを想定することです。
読者にふさわしい内容や表現を考えることです。
例えば、社内の文書の場合、
読み手が上司か部下かで敬語の使い方など
表現は異なります。
社外向けの文書でも、それが取引先向けか顧客先向けか、
あるいは不特定多数向けかで、
書く内容や表現方法は変わってきます。

専門家ではなく、一般の人が読み手の場合、
難しい言葉をできるだけ少なくしたほうが
拒否感・違和感をもたれず読み進めてもらえます。
できるだけ、一般の人の理解しやすい言葉を使い、
専門用語、カタカナ言葉、漢字の並ぶ言葉は
使わない方がよいでしょう。
それが難しいならなるべく減らしましょう。
一般の人向けにわかりやすい文章を書くには、
その内容を熟知することが大切になってきます。
理解が薄いと、文章が難しくなってしまうからです。

文書の目的を意識する

行動や事実を伝えるため、感謝の気持ちを伝えるため、
商品説明を正確に伝えるため、
などそれらの目的を外れないようにします。
「正確に事実を伝えるだけでなく、感謝の気持ちも伝えたい」
などというように文書の目的は
一つだけということはありませんが、
主な目的はぶれないようにするのが鉄則です。

TPOを意識する

いつまでに完成させるか、
どんな場所で使われるか、
どういう機会に使われるかを意識しましょう。

箇条書きに出来る部分はする

文章中にいくつも伝えたいことがある場合
、長い文章ですと読みにくくなるため、
箇条書きにしたほうがよいです。
これは、ビジネスメールでも使えます。

言葉の表記を統一する

です、ます、など言葉の末を
揃えたほうがいいでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか?
文書を書くにはいろいろなコツがあります。
そして、一番の近道はとにかく「書く」ことです。
ビジネス文書だけでなく、手紙やブログなど、
何でもいいので文字を書く習慣を身につけると
上達が早くなるためぜひ習慣化していきましょう。

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