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2017年1月30日

早起きをして、朝活をするメリットとは?

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朝活とは字からイメージできるように、
早起きをして勉強や読書をしたり、
スポーツなどの運動の趣味であったり、
朝になんらかの活動をすることをいいます。

しかしこの朝活をするには、
早起きが前提となりますね。
なぜ眠たいのに、早起きをする必要があるのか、
なぜぎりぎりまで寝ていてはいけないのか、
と思う方も多くいらっしゃるかと思います。
私も朝に弱い人間なので、その気持ちがよくわかります。

ですが、成功者と呼ばれる人たちが
朝活を行っている事も事実です。
例えばスターバックスのCEOは4時半には起床して、
犬と散歩をした後、6時には仕事をはじめるそうです。
他にも、twitterの創業者が
五時半に起きてマラソンをしていたりします。
というように考えてみると、
そういえば自分が勤める会社の
社長さんも朝が早いな、
なんて気づく人も多いのではないでしょうか。

では、なぜ朝が大切にされるのでしょうか。

朝活のメリットは?

 時間が取れる

仕事をして、帰宅した後に勉強をしたり
趣味の時間を設けたりするのは
なかなかできないことではないでしょうか。
仕事が終わらなければ、
帰宅時間が遅くなるということもあると思いますし、
次の日も仕事だから寝なければいけないと
時間に追われていて、どこか余裕がない
ということがあると思います。
しかし、早朝はまだ寝ている人も多く、
街も静かでゆったりとした時間が流れているため、
自分だけの時間を確保することができます。
その時間を利用して、やりたいことをやったり、
やらなければいけないことを先に終わらせることができるのです。

集中力が高く、作業効率がUPする。

朝起きたときというのは
夜寝ているときに頭が整理されたあとなので、
すっきりとした状態になっています。
睡眠に向かう夜よりも、
目覚めに向かう朝の方が
集中力が高く、作業が進みやすいのです。
また、朝はアイデアなどもひらめきやすい状態となっており、
クリエイティブなことをするのに適しているといわれています。
仕事の提案書を作成したりするのも
集中力が高く作業効率がUPしているため、
短時間でよいものが作成できそうですね。
また、ブログの記事を書いたりするのも
朝の方がアイデアがでてきて、
良い記事がかけるかもしれませんね。
逆に暗記したいものなどは
夜寝る前にやって朝に復習をするというのが
一番効果が高いそうです。はじめに書いたように、
夜のうちに覚えた事を寝ている間に脳が整理するからだそうです。

健康に良い

朝起きて日にあたる事で、
セロトニンというホルモンが分泌されて
昼は活発に活動する事ができます。
朝、散歩などをすることで血流がよくなり、
脳が活性化されることなども証明されています。
またこのときには考え方が前向きになりやすく
1日のスタートをきるのにはとても良い状態となっています。
朝早くから活動しているので、夜は眠りに付きやすく、
睡眠の質もあがり、生活のリズムも整うようになっていきます。

いくつかのメリットをご紹介しました。
しかし、早く起きるということは
睡眠時間を削らなければならないなど
マイナスの考えもありますよね。
その通りだと思います。
では、どうして毎日早起きする事ができるのでしょうか。
早起きを実践している人はどのようにして
早起きをしているのでしょうか。

どうやって早起きするの?

早起きが続かない原因には
早起きを目的にしていることがあげられます。

早起きをして何をするのか、
早起きをする目的はなんなのか、
ということですね。これをやるんだというものがないと
早起きをする意味がないですからね。
ここをしっかりとおさえておく必要があります。
また、朝起きてすぐにやる行動などを
決めておくと良いかもしれません。
朝起きてぼやーっとしていると
もう一度寝てしまうなんてことはよくあることですよね。

早起きを習慣化するには、
起きてすぐにカーテンを開けて日にあたることや、
コーヒーをいれたりして立ち上がる工夫が必要です。
また、早起きするためには早く寝ることが大切です。
早寝早起きとは、早く寝るから早く起きれるということですね。
しかし、そうはいっても仕事が多く、
なかなか早く寝ることができない方もいると思います。
そういった方は一度自分が1日をどう過ごしているのかを
見直してみると短縮できる時間が
発見できたりするかもしれません。
また、短時間でも熟睡ができるように
睡眠の質をあげるということもやってみる価値があると思います。

睡眠の質をあげるには?

睡眠の質をあげるには体温を下げて、
暗い部屋でリラックスをすることが一番だと言われています。
部屋を暗くするとメラトニンという物質が分泌されて、
眠気がはやくやってきます。体温を下げるのもこのためです。
そして、リラックスをするために、瞑想をしたり、ヨガをしたり、
深呼吸をしたりすることが良い眠りにつくために
大切な事としてあげられています。

逆に睡眠の質をあげるためにやってはいけないこと
寝る直前にお風呂にはいる事
寝る直前に食事をすること
スマホやテレビなどの光で刺激を受ける事があげられています。
すべてをやることは難しいですが、
睡眠の質をあげるためには
多少なりとも生活習慣を変える必要があるようです。

早起きをして朝活をすることの意味について
話をしてきましたが、生まれつき
朝に強いなんて人はいないと思います。
朝がはやい人たちは好きな事をして生きているから
朝がはやいのではないでしょうか。
こどものころ楽しみな事があると
目覚ましがなってもいないのに、
早起きをするということはありませんでしたか?
これが良い例だと思います。
なので朝一番に好きな事をするというのも
一つの方法かもしれないですね。
私はあまり朝が得意ではないので、
早起きができるようにいろいろと工夫をしているところです。

また、良い情報が得られたら紹介させていただきます。

最後に少し話が変わりますが、
私が早起きということについて
一番尊敬しているのは家庭を持つ母親です。
朝早起きをして、家事をこなして仕事に行く。
帰ってきてまた家事をして眠りにつく。
こんなに尊敬できる人はいないと思います。
私も世界中の母親に負けないように早起きをして、
朝活に取り組んでいきたいと思います。

 

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2017年1月29日

実際とは違うものが見えてるかも? 仕事で気をつけたい色の錯覚

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錯覚とは人が正常な状態にありながら
本来とは違う物を認識してしまう現象です。
特に視覚は錯覚を起こしやすく「錯視」と言い、
錯視によって起こる現象を「錯視効果」と言います。
通信技術が発達し、仕事のやり取りをする上で写真などの画像で
済ませてしまうことが多いですが、
もしかしたら相手と自分は違う物が見えているかも?

今回はいろんな錯視の中で色の錯視と仕事などの
人とコミュニケーションを行う上で注意したいことを
まとめていきます。

 

錯視

私たちは物体の色を物体に反射した光信号を
目の視細胞で感知し脳に伝えられます。
しかし、脳は色を処理する上で、周囲の環境を踏まえて
処理してしまい、時に錯覚が起こります。
色の錯視の例をいくつか紹介します。

 

色相対比

shigotodekiwotsuketaisisa_1

上の図形の中央のオレンジはどちらも同じ色ですが、
背景が赤の方がより黄色く見え、
黄色が背景の方がより赤みが強く感じます。
これはある色を見るとその色に対しての感度が低くなるためです。
右の赤の図の方を見ると視細胞が赤色の信号に対して
感度が低くなり、中央にあるオレンジの赤みも一緒に低くなり
黄色味が強くなったようになります。
左の黄色に囲まれたオレンジも黄色味の感度が低くなったため、
赤みが強い見えるようになります。

 

彩度対比

shigotodekiwotsuketaisisa_2

こちらは周りに囲まれている色によって
真ん中にある図形の彩度が違って見える現象です。
茶色に囲まれているオレンジの方が彩度を高く感じ、
黄色に囲まれているオレンジの方が彩度を低く感じます。

 

明度対比

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色の明るさが周りの色の明るさによって変化してする現象です。
黒に囲まれているグレーの方が
白に囲まれているグレーより明るく感じます。

 

縁辺対比

shigotodekiwotsuketaisisa_4

並んだグレーの1面を見てみると左の明るい色に接しているグレーと
右の暗いグレーに接している方と両方の縁が違う色に見え、
グラデーションがかかってるように見えます。

 

同化現象

shigotodekiwotsuketaisisa_5

隣り合う色の属性がお互いに近づいて知覚される現象です。
同じ赤色でも黄色のボーダーがある方は少しオレンジっぽく見え、
紫のボーダーがある方は青みがかって見えます。

こういった錯視効果は日常の生活で売られている商品や広告、
服やメイクなどによく応用されています。
このような錯覚以外に私たちの脳は普段の生活でものの色を
正確に把握する上で重要な働きを行なっています。

 

色の恒常性

先にいろんな色の錯視について説明しましたが、
私たち日常生活で物を見る場合、錯視効果で暗く見えたり、
色味が強く見えたりということはありますが、
色の認識に関しては錯視にあまり引きずられません。

なぜなら「色の恒常性」と言われる脳の働きがあるからです。
この現象の明確な原理は解明されていませんが、
私たちが物を見た場合環境の照明が赤っぽいものでも
黄色いものでも、過去の様々な照明の経験から脳の中で
自動的に白熱球で見た時と同じ色に見えるよう認識し、
照明条件を推定し補正しているからだと言われています。

つまり同じ物体を照明の環境が変わっても本来の物体の色を知っていると、
その色に見えるように脳が勝手に補正してくれるのです。
例えば、赤いりんごは通常の照明条件で見ると赤いことを
理解していると、青い照明下だと紫がかって見えるりんごを、
白熱球の観光下で見たのと同じように赤色に見えます。

こういった現象で有名なのが「チェッカーシャドウ錯視」です。

shigotodekiwotsuketaisisa_6

上の画像のように白とグレーのチェック模様の地面に
円柱の棒が立ち影ができています。
影がかかっていないチェック模様のグレーの部分(A)
円柱の陰で模様の白い面が暗くなっている部分(B)を
見比べてください。
このAとBの部分は同じ色ですか?と聞かれるとすると
大半の人は「違う」と答えます。

しかし下の画像を見てみるとどうでしょう?

shigotodekiwotsuketaisisa_7

Aの面をBに向けて伸ばして見ると、
AとB両方とも同じ色であることがわかります。
しかし脳はAとBが同じ暗さになっても、
脳ではチェック模様の白と認識しているため、
チェック模様のグレー部分と同じグレーと認識されない現象です。

 

shigotodekiwotsuketaisisa_8

上のトマトの画像も見てください。

紫がかったトマトの画像ですがトマトは赤いということは
認識できます。
しかし、スポイトで色を抽出して見るとトマトはあずき色で、
光沢部分は紫色になっています。

つまり、目の色認識としては下の画像のようにみえているはずが
「トマト」「画像が青みがかっている」という環境の認識で
赤いトマトに見えるのです。

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この現象で厄介なのは同じ色と頭で理解していても
そう見えないところです。
同じ色とわかって見比べても違う色に見えてしまいます。
それほどまでに脳で把握している色の影響は強いのです。

 

人によって色が違う写真

先に話したように人の脳内補正が時には人によって
見える色を変えてしまうことがあります。
同じ環境で同じものを見る場合には問題ないのですが、
これが画像として見る場合に時折人と違う色が見えることがあり、
過去には「このドレス何色に見える?」という言葉と
共に添付された写真が話題を呼び世界中で議論されました。

これは一着のドレスを写した写真が発端なのですが、
そのドレスが人によって「青と黒」「白と金」に
見える人に別れました。

この事柄の原因が色の恒常性による脳の働きではないかと
言われています。
つまり人によって画像の証明条件の補正が2種類に
別れたことによりこの現象が起こったのではないかと
言われています。

つまり自分の周囲のを見渡す場合と違って、
写真などの画像は、周囲環境から切り取られいるため、
画像を見た人の脳による証明条件の補正が正確に
行われなかったのです。

また、衣類などの多様な色が使われるものは脳で認識し、
色が断定されていないため、
より起こりやすかったのではないかと考えられます。

 

画像での確認に注意

通信技術が発達し、仕事の効率化も合わせて写真で
やり取りを行うことは少なくありません。
例えば会社で何かを購入するとき、
部下がお店に行って買うものの写真を撮り
「こちらを購入でよろしいでしょうか?」と確認を取り、
購入して帰って来たら「色が違う!」
なんて言われることもあるかもしれません。
見栄えを良くして使う写真などであれば、問題ありませんが、
こう行った確認のやり取りで行う写真は認識のズレが
大きな問題になるかもしれません。

仕事で写真やり取りを行う場合、
お互いの認識のズレを発生させない写真にするためには
以下の点に注意が必要です。

・取りたい対象から少し引いて撮る

これは写真を見た人に証明環境の情報を
なるべく多く残すためです。

・加工をあまりしない

最近では見栄えを良くするために写真加工アプリが多くあります。
しかし、加工の仕方次第では脳の証明条件認識を
勘違いさせるものになるかもしれないので注意が必要です。
少しだけ明るさを調節するのがベストです。

・画像以外の情報をつける

画像だけでではなく「○色です」と軽く文章を付け加えるだけで
脳の認識が画像だけに頼ることがないので正確さが増します。

ネットでの仕事のやり取りが簡単にできるようになって、
スピーディーに情報交換ができるようになり、
手頃に済ませてしまいがちですが、
簡単だからこそ別の点でお互いの認識がずれないよう
ちょっとした気配りを心がけましょう。


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2017年1月27日

チャットワークの便利な使い方

convenient-usage-of-chat-work

みなさんは「チャットワーク」という
言葉をお聞きになったことはあるでしょうか?

私は恥ずかしながら、
入社するまで聞いたこともありませんでした。

初めて聞いたときは、

会話する仕事?何?

というレベルでした。

しかしながら、
使い始めるとあまりの便利さに
衝撃を覚えました。

前社での

あの無駄な時間は
一体何だったんだろう、
残業も確実に減ったはず…。

と思ったほどです。

それでは、
チャットワークとはどのようなものか?
ご紹介致します。

チャットワークとは一体何?

簡単に言うと、
LINEのビジネスバージョンです。

スマホでLINEをしている方は
今や大勢いますよね。

EメールからLINEに切り替えたとき
すごく便利になった、
と感じた人は多かったのではないでしょうか?

個人でLINEをしたり、
特定のグループを作り
グループ内でLINEで会話をする、
情報を共有できる便利さを、
大勢の方が感じたのではないかと思います。

それでは、
お仕事でEメールからLINEのビジネス版、
チャットワークに変更したときに
でてくるメリットとは何があるでしょうか?

チャットワークとEメールの違い

ポイント1:受信者の担当者入れ忘れ

メールの場合、
送信者が毎回CC、BCCで受信者の指定が必要で、
担当者を入れ忘れてしまうことがでてきてしまいます。

チャットワークは、
グループチャットで送れるため、
メッセージの確認漏れがないです。
LINEと同じですね。

グループ内メンバーの会話は、
自分が発言していなくても閲覧することができます。

ポイント2:迷惑メール

メールの場合、大量の迷惑メールが届きます。

そして、迷惑メールフィルターの誤作動により、
重要なメールが振り分けられて、
見逃してしまうことがあります。

チャットワークは、
そもそも迷惑メッセージは届きません。

ポイント3:フアイルの容量

メールの場合、
送受信できる添付ファイルの用量が少ないです。

チャットワークは、
転送できる容量が無料プランでも5GBと大きいため、
送れるファイルも増えますし、
有料プランによりさらに追加することもできます。

ポイント4:過去のやりとりをさかのぼれる

メールの場合、
過去のやりとりをさかのぼることが困難です。

あるメールに返信したい場合、
数多くあるメールの中から探さなければなりません。

携帯のメールでも
複数の友達とやりとりしている場合、
あの人と何の会話していたんだっけ?

と過去のやりとりを探すことはありますよね。

LINEは一定の過去のやりとりが
一目瞭然のため、
探す手間はなくなります。

それと同じようにチャットワークも、
LINEのように
過去のやりとりをみることができるため、
便利です。

ポイント5:送信メッセージの編集

メールの場合、
誤送信してしまった場合、
取り返しがつきません。

見返したときに、

あ!訂正したい!

と思ったことはありませんか?

訂正のために、
さらに追加でメールを送ったり
しなければなりません。

チャットワークは、
誤送信したメッセージを編集できますし、
削除もできます。

ポイント6:簡易化による返信の時間

メールの場合、返信が届くまでに時間がかかります。

メールですと、
”○○株式会社様 ご担当者○○様 お世話になります。。。”
などの前置きが必要になってきます。

チャットワークは、
LINEの会話のようなため、業務内容にさくっと進みます。
やりとりをしている双方共に時間の短縮になります。

また、社内での返信で、
LINEのような顔の表情の絵文字だけでも返信できます。

その際は、
Windowsの場合はCtrl キー、
Macの場合は Command キー
を押しながら絵文字を選択すると、
送信のボタンを押さずとも即配信できます。

ポイント7:情報漏洩の心配

メールの場合、
メールの文書が暗号化されていないため、情報漏洩が心配です。

通信途中で誰かに盗み見られたりする可能性は、
常にあります。

チャットワークは、すべての送受信が暗号化されており、
アップロードされたファイルは、
さらに高いレベルの暗号化がしてあります。

そのため、安心してやりとりを行うことができます。

仕事でEメールからチャットワークに移行した場合、
かなり便利だということがわかりましたでしょうか?

LINEのようにやりとりが簡素化されるならば、
そもそも仕事でLINEを使えばいいのでは?
と思う方もいるはずです。

上記の内容を踏まえると、
LINEとチャットワークは似ているように思えますが、
仕事上ではチャットワークの方が便利です。

以下、簡単にLINEとの違いをまとめました。

チャットワークとLINEの違い

ポイント1:公私混合

LINEはプライベートでも使用している方も多いため、
仕事で使用するとメッセージが混合してしまいます。

チャットワークは、
業務時間外はチャットワークのアプリを開かなければ、
プライベートと切り分けられます。

ポイント2:既読機能

LINEの場合、
既読機能があるため返信に対してのプレッシャーがあります。

チャットワークは、
相手に既読通知がないため返信に対してのプレッシャーがなく、
自分のペースで返信することができます。

ポイント3:アカウント管理

LINEの場合、
個人アカウント上に機密情報や顧客情報のやりとりなどが残ります。

チャットワークは、退職時にアカウントを削除できます。
退職者は過去のやりとりなどみることができず、情報漏洩が防げます。

ポイント4:過去のメッセージの検索

LINEの場合、
すべての過去のメッセージは検索できません。

チャットワークは、過去のすべてのメッセージを検索できるため、
業務を正確に遂行するのにとても便利です。

ポイント5:タスク機能

LINEの場合、
タスクというto doリスト機能がないため、
業務のやり忘れが起きてしまいます。
チャットワークは、依頼者、担当者ともにタスク機能管理があるため、お互いにやり忘れや漏れなどを確認できます。

ポイント6:端末変更による影響

LINEの場合、
端末が変わると、過去のやりとりなどが消えてしまいます。

チャットワークは、すべてのメッセージがどの端末で見ても同期されているため、
やりとりがスムーズにできます。

チャットワーク4大機能

チャットワークには大きくわけて4つの機能があります。
以下、簡単に説明します。

グループチャット

複数人が参加するグループでチャットができます。

タスク管理機能

チャットワークを開いた画面右にタスク画面がでます。

机に貼る付箋のように画面の中に付箋が貼れるような感じの管理方法です。
コミュニケーションの中で出てきたやるべきタスクを、
担当者、期限などを入力して作成し、お互いに管理することができます。

そのため、やり忘れがなくなります。

ファイル共有

ワードやエクセル、
画像がクラウド上にあるためチャットメンバーは、
ダウンロードして共有することができます。

ビデオ通話・音声通話機能

パソコンのマイク、カメラを使用して顔を見ながら話したり、
パソコンの画面を見せながら連絡を取り合うことができます。

チャットワークの登録方法

チャットワークを使ってみよう!

とは思っていても始めるにあたり、
難しそう?と思っている方はいませんか?

私も始める前は設定や登録が難しそうだな、
と思っていました。

しかし、
用意するものはメールアドレスとパソコン
またはスマホだけです。

さらに登録も無料です。

パソコンでは
「チャットワーク」のサイトを開き
メールアドレスを登録するだけで使用できます。

スマホではLINE同様アプリを取得して
メールアドレスを登録すれば使用できます。

登録は大変簡単です。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

少しでもチャットワークに興味を持ち、
登録する企業さんが増えると嬉しいです。

チャットワークはクライアントさんとのやりとりでも、
お互いの社内で情報共有できるためすごく便利です。

また、チャットワークの利用により
社内外の報連相のための時間、
会議も減らすことが可能です。

しかし、
便利さゆえに社内でのすべての会話を
チャットワークで済ませようとするのは危険です。

なぜなら、社内での会話がなくなってしまうからです。

チャットワークを使うことにより、
人間関係が希薄になっては本末転倒です。

チャットワークは
「従来のコミュニケーションがよくなるためのツール」
であることを、頭においておくことが大切です。

ぜひ、みなさんチャットワークを使い、
仕事の効率をアップさせましょう。

そして、それによって生まれた時間を
スタッフ同士の会話や飲み会などの
コミュニケーションに今後活用していきましょう。

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2017年1月25日

あなたはどう思う?職場でのタバコ休憩

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あなたの会社には「タバコ休憩」がありますか?

喫煙者と非喫煙者ではどうしても意見が
分かれてしまうタバコ休憩。

喫煙者のタバコ休憩に不満を抱えてる
非喫煙者は
少なくないのです。

それはなぜなのでしょうか。

職場でのタバコ休憩の歴史

一昔前は、自分の席でタバコを吸うことが
当たり前の職場ばかりで、

非喫煙者は流れてくるタバコの煙に
我慢をするしかありませんでした。

喫煙環境が全く整っておらず非喫煙者にとって、
とても辛い環境だったのです。

非喫煙に転機が訪れたのが、
平成8年に厚生労働省から
「職場における喫煙対策のためのガイドライン」でした。

内容は、労働者の健康を守るために、
快適な職場環境を作ることを目的とし、
喫煙スペースや喫煙ルームを
設置することを義務付けるというもの。

また、平成15年には、健康増進法が施行され
受動喫煙防止が義務づけられ
受動喫煙対策が公共機関や企業の義務となったことで、
より確実に分煙や禁煙が進みました。

しかし、受動喫煙防止対策により
職場の空気がクリーンになる一方で、

喫煙者が業務中に席を外すという
新たな問題が発生したのです。

それが「タバコ休憩」です。

まだまだタバコ休憩が暗黙の了解として認めている
会社が多い中、
喫煙者は一日何度も
タバコ休憩に行くために席を外し、
非喫煙者はその度に、不満を募らせていきました。

タバコ休憩に対する意見

マイナビウーマンによるアンケート(2015年)で
「タバコ休憩」がアリかナシの問いには、

アリ派・・・・・38.7%
ナシ派・・・・・61.3%
という結果に。

参考リンク:https://woman.mynavi.jp/article/151214-125/

アリ派
・仕事の効率向上のためには息抜きも大切
・喫煙者同士の交流でしか得られない情報がある
・地位や立場が違っても、喫煙室の中だと親密になれる関係性がある
・休憩をとってその後集中できるのであれば問題ない
・喫煙所はコミュニケーションの場、情報交換の場になるから

ナシ派
・タバコ休憩は喫煙者の特権
・吸わない人はその間働いているため不平等
・1回の時間が長い・回数が多い
・タバコのにおいが気になる
・休み時間に吸えばいいのに・・・
・仕事中は我慢すべき

なるほど~。

筆者は現在は非喫煙者なのですが、
元喫煙者なので、どちらの意見も
共感できるなぁと思いました。

公務員によるタバコ休憩は1年間で給料920億分?!

市民団体が、一部の自治体を元に試算したのですが、
全国の公務員のタバコ休憩は1年間で
給料の920億円分になるそうです。

この数字は、喫煙時間だけでなく、
スマホを操作したり長時間喫煙所に
滞在している職員もいるようで、
これは驚きの数字ですね。。

こうした中、全面禁煙を打ち出す企業も。
勤務時間内の喫煙の全面禁止に加え、
タバコを持ち歩くことすら禁止にし、
違反者には停職処分をくだすという厳しい企業まで。。

これをきっかけに禁煙する人もいるかもしれませんね。
禁煙もまた愛煙家にとっては厳しい課題となるでしょう。。

余談ですが、筆者も何度も何度も禁煙に失敗しています。
現在の禁煙もまだ3週間目で、
過去にその後挫折ということも何度かあったので
成功!とはまだ自信をもって言えません。

やはり毎回思うのですが、禁煙開始初日が一番きつく、
3日目あたりから
やっと落ち着いていきます。

乗り切る方法は・・・ガムです。
それも刺激強めの(笑)

口に何か頬張っていると紛らわされます。
禁煙すると太ると言われるのはそのせいですかね。。

あとは、意志のみ!

引き続き頑張りたいと思います。

禁煙を考えている方、
ぜひチャレンジしてみてください^^

Bigmacでのタバコ休憩の問題

話しは戻りますが、
弊社でもこの「タバコ休憩」が問題になり
取り上げられました。

スタッフの人数が一気に増え、それと同時に
タバコ休憩がより目立つようになり・・・。

やはり非喫煙者からすれば、
休憩以外でのタバコ休憩に
不平等さを感じる人は少なくなかったようです。

喫煙者も非喫煙者も平等に休憩を

この問題が出てからすぐに
代表の徳山と総務で会議が開かれ、
何もルール化されていなかったこの問題に、
きちんとルールを設けました。

とても単純なルールです。

それは、
「休憩時間を明確化し、スタッフ全員同じ時間に休憩を取ること」
です。

これにより、タバコを吸う人も吸わない人も
休憩時間は平等となりました。

以前までは弊社の休憩時間は、
昼12:00-13:00だけでしたが、
朝礼の後の9:25-9:30、昼休みを10分早く切り上げ、
その分を15:00~15:10の休憩にあてました。

このルールが出来てからは、頻繁にタバコ休憩に行ったり、
長々とタバコ休憩をとったりすることもなくなり、
不満が出ることはなくなりました。

職場の環境はとても大切です。
スタッフが働きやすい環境をこれからも
作り上げていけたらなと思います^^

 

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2017年1月24日

複数の案件を同時に管理する仕事方法

work-method-of-managing-multiple-items-simultaneously

パソコン、スマートフォンの普及により、
様々な便利ソフト・アプリを使って、専門家でなくても
簡単に色んなことが出来てしまう今の時代。
複業や在宅勤務などを採用する企業も増えているように、
以前とは会社、仕事の在り方が変わってきています。

その大きな変化の一つが、
作業スピードのアップや効率化による、
ビジネスそのものの高速化ではないでしょうか。

一つの仕事、作業が以前と比べて短時間に終わるということは、
次の仕事が発生するのも、早くなっているということ。
次から次へとやってくる依頼、作業。
皆さんの会社でも、一人一人が複数の案件を同時に抱え、
日々、業務に励んでおられるのではないでしょうか。

「昔はもっとじっくり、ゆっくり取り組めたのに」なんて、
嘆いてたって仕方ありません。
スピードが求められる今の時代においては、
複数のタスクを上手に管理しながら、仕事と自分の生活の両方を
成り立たせていく工夫が必要だと思います。

複数を同時にこなすマルチタスク

マルチタスクという言葉をご存知でしょうか。

ビジネス用語としてだけではなく、
コンピュータ用語としても使われている言葉で、
1つのコンピュータで複数の処理を並行して行うことを意味し、
このマルチタスクに対して、1つの処理を、
1つのコンピュータで行うことをシングルタスクといいます。

「人間は、複数のことを同時に処理することに満足感を覚える」
という事も、ある研究で実証されています。
あれもこれも、如才なく進行している時、
終わってもないのに、何か達成してような心地良い気分に
なったこともあるでしょう。

一方で、人間の脳というのはコンピュータと同じではなく、
同時進行する作業の数が多くなるにつれ、
処理能力が低くなるのだそうです。

マルチタスクを効率良くこなせる人は、
わずか2パーセントともいわれ、先にご紹介した
満足感を覚えるという脳反応と反対に、元来人間にとって、
マルチタスクで各クオリティを保つのは難しいともされています。

では、あなたの周りにいる上手に複数の案件を進めていく人は、
どのように案件を処理していってえいるのでしょうか。

同時に処理できる人と方法

マルチタスクを上手に処理できる人がどんな行動をしているのか。
それは決して、メールを打ちながら電話もしながら、
企画も考えながらというように、
別の事に一遍に手を付けているスタイルではありません。

周りにいるそういう人を観察してみると、
ある一つの作業に集中し、終わるとすぐ次なるタスクに向かう。
そんな取り組み方を繰り返していることに気づくでしょう。

持って生まれた気質も、多少は関係してくるのでしょうが、
そういう人は、案件やプロジェクトに関わるキャリアを経て、
マルチタスクを処理する力を身につけたのではないでしょうか。
普段の行動、考え方で身につけていきたい、そんな力。
考えられる方法をいくつか挙げてみます。

1.スケジュールを一本化する。
いくつかの案件が進行しているケースでも、
一度にできるタスクは1個までです。
タスクに順番をつけて、集中して順序通りに消化していくことが、
結果、効率の良さに繋がります。

2.タスク量を前半に濃く、後半は薄く設定する。
前半はギュッと詰め込んで、後半はやや空け気味にする。
そんなに長いこと続かない人間の集中力。
元気な内にタスクをやっつけてしまいましょう。

3.デスク上を案件で仕分けする
仕事しやすい環境整備も、スピードアップの要素の一つです。
クリアファイルなどを使って、今のタスクに必要のないものを、
一旦、片付けてしまいましょう。
たくさん仕事をしている人のデスク上ほど、
常に整理され、綺麗になっているものです。

4.タスク取組中はメールなどを確認しない
タスクに取り組んでいる時に、
ふとメールを見たら別の案件発生を確認。
更なるタスクの増加がストレスになって、集中力も低下します。
そんなことにならないように、
タスク中はメールなどを見ないようにしましょう。
なかなか難しい方法ですが、早朝などのメールが来にくい
時間にタスクをこなす時間を設定するなど、
出来る工夫をしましょう。

5.思ったことをすぐタスク化する
やることを思いついたら忘れないように、
ペンやスマートフォンなどでメモ。
人は忘れる生き物です。タスクを曖昧にしてすっきりしないと、
集中力アップ、ひいては効率アップの妨げになります。

6.周りの人に助けてもらう
出来ないことを恥ずかしがらず、出来る人に助けてもらう。
仕事、会社はチームプレイです。社員、派遣会社のスタッフ、
アルバイトなども含めて、困った時はお互い様。
いつか自分が助けてあげられる場面が来たら、
お返ししてあげればいいのです。

まとめ

個人的には、6.周りの人に助けてもらう
この項目が私の経験上、最も効果的であると感じています。

以前は、イベントの企画提案をするにしても、
新聞記事を読んだり、ネットで関連記事を参考にしたりなどで、
自分の持つ知識の中だけでアイデアを絞り出していました。

もちろん、自力でなんとかするという気持ちも、
時と場合によっては必要でしょう。
ですが、クライアントにとって大切なのは、
自社にとってメリットのある企画、手法を提供してもらうこと。
そこに、一人で考えることの価値はそれほど存在しません。

自分より物を知っている人、
自分のしていない経験をしている人は、
あなたの周りにもたくさんいるはずです。
困ったときに素直に聞く、相談をしないというのは、
非常にもったいないと思いませんか?

周りの人に上手に助けてもらう。
そうやって複数の案件を上手に管理していきましょう。

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