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2016年12月25日

営業力アップのために、心がけること

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四期目を迎えたビックマック。
各部署とも、若いスタッフが増えるとともに、
活発に業務に取り組んでいます。

自らが所属する営業事業部にも、
春には2名の新社会人が加入します。
まだまだ自分の事で精一杯ではありますが、
まがりなりにも、部署を引っ張らなくてはならない立場。
新たに加入するフレッシュマンの見本となるよう、
実績を積み重ねるにはどうしたら良いのか。

営業力アップのための取り組みについて、
今回はお伝えしていこうと思います。

営業の仕事とは

営業は、その会社のサービスを提供する際の、
窓口となるポジションですよね。
世の中には様々な業種があり、業種によって、
その営業方法も大きく違ってくるかと思います。

ただ、基本的に営業の仕事とは、
自社の商品やサービスを正しく理解し、
それをより多くのお客様に正しく伝え活用頂くことで、
お客様の利益に貢献する。

「やってよかった」「買ってよかった」
という状況のきっかけを作る仕事だと、
個人的には認識しています。

もちろん、自社の売り上げを獲得するという
使命も担っているわけですが、
クライアントに、人に、ひいては世の中に貢献する
という、大きな意味での信念的なものを持ちえない限り、
営業という職業は、長く続けられないのではないかと思うのです。

ビックマックのポリシーは、
Move the heart advertising 「広告で心を動かす」です。

広告で心を動かし、広告の力でクライアントに貢献する。
思い通りに物事は進まないものですが、
このポリシーを忘れなければ、良い仕事が出来るはず。
そう信じています。

仕事を依頼される人とは

さて、実際に営業スタイルは人それぞれと書きましたが、
多くのお客様に信頼され、
重要な仕事を依頼される営業マンとは、
どういう人なのでしょうか。

あなたがもし、仕事を発注する立場ならどういう人に
お願いしようと思うのか。
そう考えると分かりやすいですよね。

知識の幅が狭い人にお願いしますか?
色んな事を知っている人にお願いしますか?

言われたことを言われたままに提案する人ですか?
それとも、自分の会社の事を考えて、
自分が考えつかないような展開を提案してくれる人ですか?

また、知らない人に大事な仕事をお願いしますか?
知ってる人にお願いしますか?

答えは決まっていますよね。

自らが提供するサービス・商品知識は当然として、
その他の事柄についても興味関心を持ち、知っている。
そして、自社の売り上げではなく、
クライアントの利益の為にという視点で先を見た提案をする。
そのきっかけとなる人脈が幅広い。

そういう人は、忙しくしているにも関わらず、
次々に依頼が舞い込んできます。

営業職に就く人で、身近にそういう人がいる場合は、
その人の日々の行動を観察してみることをおすすめします。
その人が何をして、どのように時間を使い、
忙しい中でどう仕事を回しているのかを。

そういう人は、当たり前の様に、見えないところで
努力をしています。
売上を上げるための努力でもあるのですが、
自らの人間力をアップさせる様な行動を、
使える時間を考えて継続的に行っています。

私は最近思うのです。
そういうトップ営業マン達は、その努力が結果として
現れることを、経験上、知っているのではないかと。

社会人となって以降、
これといった努力をしないままで来てしまった自分。
日々努力を積み重ねている人を見る状況は、
自分が努力する機会を頂いてるような気がしています。

営業力アップへ

上司からたくさんのアドバイスをもらっています。
様々な言葉をもらいますが、
最も大切なことは、どんなことであれ継続して積み重ねていく。
そういうことだと感じています。

・早く会社に来て、朝の時間を上手に使うこと。
・本をたくさん読むこと。
・見たことのない、行ったことのないお店、場所に行くこと。
・SNSで発信すること。
・知らない人と会う、食事する機会を作ること。
・自ら相手の懐に飛び込んでいくこと。
(注/ 飛び込み営業ということではない)

本当はまだまだあるのですが、今回は、この辺にしておきます。

営業は人間同士の、クライアントとのコミュニケーションが
大変重要な部分を占めています。
そのコミュニケーションが取れない営業マンは、
売上を伸ばすことは難しいでしょう。

営業活動の場面では、提案や業務打合せのみではない、
雑談が出来るというのも重要となります。
もちろん、先方の時間を無駄使いさせない意識は大切ですが、
趣味や食の話題などで、相手に興味を持って
話をしてもらうような展開づくりも、
依頼獲得のためには重要なのです。

自らが好奇心を持って、色んな土地に行ったり、旅をしたり、
美味しいと評判のお店にいち早く訪れてみたり。

そういう日々の行動が、発信力のある営業マンとして、
相手に興味を持ってもらえる存在となり、
クライアントが時間を割いてでも会いたいと
思ってもらえるようなパートナーになっていくのだと
感じています。

春に新メンバーが加わるまでに、
自らが、少しでもそういう存在に近づいているように。
もっと自分を見つめ、セルフプロデュースについて、
真剣に考えてみようと思います。

 

 

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2016年12月24日

パワーポイントでキレイなプレゼン資料を作るコツ

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今ではビジネスに欠かすことのできない
文書作成ソフトとなっているパワーポイント。

企画書やプレゼン資料作成など多岐にわたり活用されています。
プレゼン資料は、伝えたいメッセージを相手に
分かりやすくするためのコミュニケーションツールです。

パワーポイントでの資料の作成には、
キレイに見せる”ちょっとしたコツ”があります。

では、見やすく印象のよいパワーポイントを
作るための方法をご紹介します。

 

 タイトルスライドはシンプルに

タイトルスライドはどうしても行き過ぎた装飾をしがちですが、
デザインの経験がない方があっと驚くような
タイトルスライドを作ることはできません。

なので、タイトルスライドをセンス良く仕上げるには、
シンプルなスライドを意識することが重要なのです。

無理やり図形や背景を入れて派手にするようなことは避け、
フォントがもつ魅力を最大限に利用して
タイトルスライドを作成しましょう。

 

書体を揃える

文章の読みやすさを考える上で、
書体は重要な要素となります。

目的に合った書体を
使用することで、
伝えたい内容をより正確に、
伝えることが可能になります。
数多くある書体も大きく分けると2種類になります。

【明朝体】
一つはヒゲのついた明朝体と呼ばれる書体です。
筆で書いたような、どこか歴史を感じさせる書体です。
英文字の書体にもこれと似た形の
「セリフ文字」と呼ばれるひげの付いた書体群があり、
明朝体と組み合わせると揃って見え、きれいに映ります。

【ゴシック体】
もう一つはゴシック体です。
近年、印刷が発達したことで、デザイン用に作られた
ヒゲのない文字です。
英文の書体にも、デザイン用語で「サンセリフ文字」と
呼ばれる同じくヒゲのない文字群があります。

それぞれの特徴ですが、ゴシック体は、
縦と横のラインの幅がほぼ等しく、
明朝体は縦のラインに対して
横のラインが 細いのが特徴です。

一般的にゴシック体は瞬時に認識しやすいく、
明朝体は文字が読みやすく、
長く読み続けても疲れにくいのです。

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パワーポイントで書体を扱うときに、意識してほしいことは、
明朝体とゴシック体を、同じ1ページの中に
混合さないということです。
このことを守るだけでも、スッキリと見やすくなります。

 

整った「レイアウト」

レイアウトで重要な法則の一つに「整列の法則」があります。
整列の法則とは、文字や図形などの要素を、
端や中央等の位置を基準に揃えることです。

要素が揃っているスライド

「タイトル」や「見出し」、「画像」といった要素を
互いに揃えることで、見た目と情報の両方を整理します。

整列が行き届いた資料は、
人の手によってきれいに整えられた印象があり、
見た目が良いだけでなく、読み手に
すっと理解してもらうことができます。

tips-for-making-beautiful-presentation-materials-with-powerpoint3

tips-for-making-beautiful-presentation-materials-with-powerpoint2

「端」と「中心」を意識

うまく揃えるポイントとしては、
要素の「端」と「中心」に気を付けることです。
これは、画像はもちろん、文字にも対しても同じです。
見出しと下段の本文の両端を揃えたり、
上段の画像と下段のテキストの中央を
揃えるよう意識しましょう。

スライドに対して揃える

スライドの中の要素だけでなく、
スライドそのものに対しても意識して揃えましょう。
スライドの中心を軸に均等に配置すると、
バランスが安定しキレイに見えます。

tips-for-making-beautiful-presentation-materials-with-powerpoint4

 

カラーを揃える

プレゼン資料を作成する際、
まず初めに「テーマカラー」を決めるといいですね。
テーマカラーとは、
”資料全体を通して見た時に、こういう時にはこの色を使用する”
という色使いの法則です。

テーマカラーは読み手側の理解を促し、
また、資料全体での一体感を演出する効果があります。

テーマカラーにする色はそれぞれ、
※1「ベースカラー」・「メインカラー」・「アクセントカラー」
として使用します。
またそれぞれの色は、だいたい「70%」、「25%」、「5%」の
割合の配分にすると全体としてまとまるでしょう。

※1
「ベースカラー」
資料の背景色として使用する色
「メインカラー」
見出しや主張したい内容など、資料の要所に使用する色
「アクセントカラー」
閲覧者に特に注目させたい内容や、注意書きなどに使用する色

同系色でまとめた配色を

ついつい色を多く使いすぎると、
派手で一貫性のないデザインになりがちです。
逆に同系色でまとめた配色を使用すると、
少し大げさに使ったとしても、
全体的にまとまりが感じられるキレイな色使いになります。

文字色にはグレーを

文字色には、グレーを上手に使う方法があります。
白と黒は正反対の色なので、白い背景に
黒い文字をのせるとコントラストが強すぎてしまい、
目がチカチカしてしまうからです。
グレーを使うと、全体がきれいに落ち着いて見えてくるものです。

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グレーの文字の方が白と馴染み、
印象が柔らかくなるのがお分かりでしょうか。

グレーを使用する場合でも、濃いグレーと薄いグレーを
使い分けるといいですよ^^
ちょっとした違いですが、たったこれだけで
印象がガラリと変わります。

いかがでしたか?
上記の”ちょっとしたコツ”を実践するだけで、
いつもよりキレイなプレゼン資料が出来上がるはずです^^

ぜひ、取り入れてみてください♪

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2016年12月14日

報・連・相の基本

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ご存知の方も多いと思いますが、
「報・連・相」とは、「報告」「連絡」「相談」です。
この3つがしっかりできれば仕事をスムーズに進めることができます。

「報・連・相は大事だ!」、「報・連・相をしっかりして!」
と上司に言われたり、よく聞くキーワードだと思いますが、
ではなぜ報・連・相が大事なのでしょうか?

その答えはこれにつきます。「チームで仕事をしているからです!」
Bigmacでは特にチームでの仕事を重要視しています。
その中で「報・連・相」は、とても大事なことなので、
基本をお伝えしたいと思います。


報告・連絡・相談の目的と必要性

まず、報告・連絡・相談の違いを説明します。

報告

報告とは、上司からの指示や命令に対して、
途中
経過や結果をまとめ現状を正確に伝えることです。

連絡

連絡とは、遂行している業務に関わっている全ての方に知らせることです。
そこに自分の意見などはいれず、事実のみを伝えます。

相談

相談とは、判断できない時や意見を聞いてもらいたい時などに
上司や業務に携わっている方に意見を聞き、
アドバイスや意見をもらうことです。

こういった「報・連・相」のない会社は、
社内全体の
意思疎通がうまくいかず、
仕事の効率は悪くなります。

その結果、トラブルが続出する可能性が高くなります。
そうなるに従って、活力がなくなり、
仕事へのモチベーションも下がってしまいます。

反対に「報・連・相」がきちんとできている会社は、
報告することによりコミュニケーションが活発になり、
連絡すること
で意思の疎通もうまく進みます。
そして、相談できる環境になることで問題解決につながったり、
新しいアイディアが生まれたりするのです。

的確な「報・連・相」は、
仕事を正確にスムーズに運ぶためだけでなく、
ミスやトラブルを未然に防ぎ、また仕事の効率化を図るためにも
必要なのです。
会社に活力を与え続けるためにも欠かせないものなのです。

「報告」する時の注意点

1.相手のスケジュールを確認する

貴重な時間を割いてもらうことになるので、
スケジュールの確認は必須です。
優先度の低い報告の場合は、相手の状況を見てから報告しましょう。
メモで伝言を伝える
などの方法をとりましょう。

2.指示をした相手に直接報告する

人づてに報告するのは、報告とは言えません。
指示をした相手に直接、現状と結果の報告をします。
これは、ビジネスマナーの基本です。

3.重要な報告ほどリアルタイムに

相手が忙しそうだからと、
リアルタイムに報告できない場合もあるかと思いますが、
報告に時間がかかってしまうと
仕事に支障をきたす場合があります。
すぐに判断が必要となる重要な報告の場合は、
すぐに報告するように心がけましょう。

4.先に結論を伝える

相手はまず結論や結果が知りたいものです。
結論から説明して、そのあとに途中経過や詳細などを説明しましょう。
なお、できなかった言い訳などは、基本的には不必要です。


「連絡」するときの注意点

1.曖昧な言葉は使わない

「雨が降ってもバーベキューは開催するみたいだ」との連絡を受けた場合、
あなたならどう思いますか?
連絡を受けた人は、
曖昧な表現なので開催するのか開催しないのか…
どっちなのだろう。と不安になると思います。
正確な情報を伝えること、事実だけを伝えるということが大事です。

2.連絡は迅速に

連絡はなるべく早く全員に伝えるように心がけましょう。
直接伝えるか記録に残すためにメール等で伝えるとより良いです。
他の方に伝言をお願いした場合は、間違った内容で伝わってしまったり、
伝わるのが遅くなったりするので注意しましょう。

「相談」するときの注意点

1.わからないことはすぐに相談

わからないまま仕事を進めると、仕事の効率や質が悪くなります。
自分で調べて解決していく力も必要ですが、
そこに時間をかけてばかりいては効率が悪くなってしまいます。
わからないことや質問があった場合は、その都度相談しましょう。

2.相談相手の優先順位

「依頼内容がいまいちわからない」「この方向性で間違いないのだろうか…」
などの相談は、その仕事を指示した直属の上司にしか
わからないことが多くあります。
なので最初に相談するのは、直属の上司になります。

3.内容の変更は準備を整えてから相談

仕事を進めていく上で、効率よく仕事が出来る方法に気づいたり、
別の提案を
思い付いたりすることがあります。
こういう時こそ相談するのが有効です。

「〇〇の方がいいと思います」の説明では、
説得力がありません。相談をする際には、
提案の根拠となるデータなどを準備しておくと、
説得力が増し、納得してもらいやすくなります。
提案内容の準備を十分に行ってから相談に臨みましょう。

まとめ

「報・連・相」は、仕事をしていく上でとても大切なことなので、
当たり前のことかもしれませんが今一度、見直しをしてみるのも大事なことだと思います。
当たり前のことを当たり前にできる人でありたいと思います。

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2016年12月13日

スケジュール管理で仕事が変わる!

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仕事をしているとスケジュール管理って
本当に大事だなと思います。

ただざっくりとしたスケジュールで仕事をしていると、
びっくりするくらい時間がなくなっていきます。
時間が無いということは残業だったり、休日出勤だったり、
自分の時間が無くなってしまいますし、正直しんどい。

そこで今回は普段の自分のスケジュールの組み方を
改善するために、スケジュール管理について
書きたいと思います!

なぜスケジュール通りに進まないのか?

スケジュールがうまく進まない理由は
大きく分けて2つあります。

作業にかかる時間が把握できていない

仕事内容はわかっているけれど、
工数がわかっていないとスケジュールは組めません。
自分が目の前の作業にどれくらい時間がかかるか
知っておくと、時間が足りなくなることはありません。

また前提として、どんなに先の予定が詰まっていても、
無理なスケジュールを組むのはやめましょう。
絶対にそのスケジュール通りになることはありません。
私が立証済みです笑

「こういう風に仕事がこなせればいいな」ではなく
「こう組めば目標達成できる!」というような
スケジュールの組み方をしましょう。

 自分の技術・力量が足りない

経験がない仕事や難しい仕事をする時は
誰であっても時間がかかるものです。
明確な作業時間もわからないし、
スケジュールが組みにくいと思います。

そんな時はまずその作業の時間を
大幅にとっておきます。

そしてかかった時間を作業ごとに細かく記載なり
メモなり残しておきます。

そうすることで次回から明確な時間が出せます。
経験がない作業はある程度の経験や
試行錯誤が必要となってきますので、
慣れてくるまでは時間がかかります。

スケジュールをうまく組むポイント

自分のペースを乱さない

スケジュールは自分の技量を把握して組む必要があります。
過密に組んでしまうと結局作業できないタスクが
できてしまいます。

そうなるとスケジュールを組んだ意味が
なくなってしまいます。

なので自分の技量を把握し、自分が無理なくこなせるペースで
予定を入れるようにすることが大事なのです。
スケジュールというのは実現できるものなのかどうかを
重要視して組むようにしましょう。

優先順位をつける

あれもこれもやっていると全てがなあなあになって、
気付いたら全部中途半端だった!なんてことがあります。
そういう時には優先順位を決めましょう。

今作業している仕事を全てあらい出して、その中で
「今月やること」「今週やること」
「今日やること」「今やること」に分けていきます。

そうすることで、今やらなければならないことが自ずと
見えてくるうえに、今週・今月やることも見えてくるので、
スケジュールが組みやすくなります。

また、一日のToDoリストを作るのもオススメです。
一日の初めにやることを紙や付箋に書くことによって、
優先順位だけでなく達成できかどうかも見やすくなります。

長期的な仕事は中間ポイントを決める

自分の仕事の場合1ヶ月かかる仕事が多いのですが、
ゴールが遠ければ遠いほど、達成意欲が
薄くなっていきますし、中だるみがありテンションが
落ちてしまいます。

なので、大まかに作業を分けて
中間ポイントを作ってあげましょう。

中間ポイントがあれば少なからず達成感は得られます。
できれば中間ポイントは
余裕を持って作っておく方がいいです。
仕事が押していたり、差し込みの仕事が入ってきた時に
対応できるよう余裕を作っておくのは大事です。

スケジュールは全てまとめて管理する

私は現在会社のスケジュールはgoogleカレンダー、
プライベートは携帯のアプリ、
その他あまり関係ないものは卓上カレンダーに
記入しています。

仕事とプライベートを分けるためにしていたのですが、
最近仕事とプライベートの予定が重なってしまって、
予定をずらしてもらうというような事件が
起こってしまったので、同じカレンダーに
まとめようと思いました。

 Googleカレンダーを使ってみる

会社でGoogleカレンダーを使っているのですが、
入社して11ヶ月でやっと便利さに気付きました。

そして今更なのですが、携帯のカレンダーアプリとも
同期できることを知り、機械に鈍い私は驚愕しました。
そんなGoogleカレンダーの便利機能をご紹介します。

 仲間とスケジュールを共有

Googleカレンダーは仕事の人と仲間とカレンダーが
共有できます。
入社時には何も思わなかったのですが、
よく考えればすごい便利だなと思います。

先輩が今どんな仕事をしているのか、
何に関わっているのか、後輩が何の仕事をしているのか、
何に時間がかかっているのか全てわかります。
状況が把握できていれば、
助けてほしい時に声をかけたり、
逆に状況を聞いて助けたりできます。

 プライベートカレンダーを作れる

先ほど仕事とプライベートを同じカレンダーで
まとめると書きましたが、私のGoogleカレンダーは
共有がかかっていますので、そのままプライベートの
予定を入れると、プライベートがだだ漏れです笑

ですが、マイカレンダーのところで、
新しくカレンダーを作成することで自分だけが見れる
プライベートカレンダーが作れます!
これで予定が重なる心配も
プライベートだだ漏れの心配もありません。

 携帯・PCにリマインダーを何度も遅れる

カレンダーには日にち単位のスケジュールも
もちろんですが、時間単位のスケジュールも
記入しています。
ですが、私はあまり時間を気にせず
仕事をしてしまう傾向があるので、
スケジュールをぶっちぎることもしばしば、、、

そんな私が重宝している機能がリマインダー機能です。
リマインダーとは「今やること」「これからすること」
を思い出させてくれるものです。

Googleカレンダーではそのリマインダーを1つの予定につき
5回まで設定でき、時間も「週間」「日」「時間」「分」と
細かく設定できます。

また、メールもしくはポップアップで
お知らせしてくれるのですが、
個人的にはポップアップがおすすめです。

嫌でも画面を見ていると目につきます。
時間にルーズだとか時計を見る癖がついていない方には
おすすめの機能です。

最近この機能を知って使っていますが、
本当に便利で助かります。

 みんなの予定を調整できちゃう

仲間とスケジュールを共有できるということは、
空いている時間を見つけてご飯に誘ったり、
遊びに行ったりの調整ができるということです!

ですが、複数人になると予定を合わせることが
面倒くさいし、時間がかかります。

そんな時はスケジュールにゲストを
追加する機能が便利です。

使い方としては、普段と同じように
スケジュールを入れます。
その後編集ページに入ると右側に
「ゲストを追加」というフォームがあります。
そこに誘いたい人のメールアドレスを入れれば、
メールでの通知と相手のカレンダーに仮の予定が記入されます。
あとは相手がそれに参加するか、しないか返事をすることで
予定が合わせられます。

まとめ

スケジュール管理が苦手で今回の記事を書きましたが、
まだまだスケジュール管理が甘いなと思いました。

仕事が詰まってくると優先順位も正しく判断できなくなるし、
時間ばかりが過ぎていってしまうので、そういう時は
まず落ち着いて仕事内容をあらい出し、
優先順位をつけていくことが大事だと思いました。

まずは自分のカレンダーを見直して、
仕事内容を細かく記入し、自分の力量を
しっかり把握することから始めたいと思います。

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2016年12月6日

あなたの会議はワクワク会議ですか?

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皆さんは、会議という場に、ワクワクを感じていますか?
私のイメージとしても、
会議というものはあまりいいイメージがなく、
みんなが何となく、我慢や苦痛の時間を
過ごしている場を多く見てきました。
いい報告の会議でない場合は、
なおさら苦痛の場になってしまうこともありますよね。

しかし、「会議」があるからこそ、スタッフ内で会社の目的、
方針を共有しあうことができ、
スタッフ全員が同じ気持ちになって前に進むことができるのです。

現代社会は30年前と比べると、デジタル化が進み、
連絡手段がメール・SNS、チャットなど格段に増えました。

それでも、「顔を合わせて話す」という行為に
価値があることに変わりありません。
顔を合わせて会議を行うことによるメリットは数多くあるのです。

そもそも、なぜ会議を行うの?

先ほど話した通り、「顔を合わせる」ということに最大のメリットがあります。
では、なぜ顔を合わせて会議をする必要があるのでしょうか。

非言語コミュニケーションのやりとり

非言語コミュニケーションは
「安心感」や「話しやすい雰囲気」を作り、
相手との信頼関係を築くことができます。

笑顔やうなずきがあるだけで、話しやすい雰囲気になりますよね、
たとえ、何も話さなくても、やさしく微笑むだけで心が通じ、
安心感が生まれます。

即時応答ができる

発信に対する反応をすぐに得られることができます。

同時多数のコミュニケーションがきでる

双方向で多人数が同時に
コミュニケーションをし合えることができます

意味のない、無くしてもいい会議とは

会議をしてもメリットにならないとき、
会議は単なる「時間の無駄」になってしまいます。
例えば、下記の状況がみられる会議は無くしても
いいのかもしれません。

単に伝達のみを目的としている

多くの定例会、報告会では、資料配布だけでわかるところを
わざわざ会議にしていたりします。
そこが、対策などの話し合う場になるのならアイデアを出し合い、
話し合うことができるのでいいと思うのですが、
多くの人の時間を拘束することに対して、
メリットになっていない会議の方が圧倒的に多いのです。

発言者がかたよっている

発言者がかたよっている会議は、
「伝達のみを目的とする会議」とさほど変わりはありません。
会議に出席している人が発言する機会があるのであれば、
会議を行うメリットは出てきますが、
多くの場合は上の人の「説教」となることが多く、
生産性のある時間ではないことが多いのです。

なんとなくの会議

議題と目的がしっかりと決まっていない会議は
「なんとなく集まっている」「今までやっていたから」
「一応、会社の決まりで会議をしなければいけない」
などの理由で続けられているケースも多くあります。
なんとなく会議をするのではなく、しっかりとした議題を決め、
目的をもって行うことが、精度の高い会議に繋がります。

会議の参加人数が多すぎる

特に関連しない部署の人たちをよんで、
その人たちに関わる議論が一切されない会議もあります。
関係のない人も含めた人数の多すぎる会議は
発言が偏るうえに、個人個人の参加しているという
意識が薄れるため、密度の濃い会議になることはありません。

意味のある、無くさない方がいい会議とは

アイデアを必要とする場であるかどうか
作戦会議、対策会議なでどでは、アイデアが必要とされるため、
有効で有意義な会議を行うことができます。

責任者が集まった会議であるか

組織において、責任者同士の密なコミュニケーションは
会社のためにもとても重要になってきます。
お互いの信頼関係により業務が成り立つケースも多く、
会議の場を使って責任者同士結束力を
固めることにも有効になります。
責任者同士が同じ気持ちでいることで、
その部下にもいい雰囲気が流れ込んでいきます。

重要な共有事項を伝達する場として

重要なことはどうしても、
言葉だけでは伝えにくいこともあります。
会議の場で意見をもとめ、重要事項が最終的に固まり、
初めて伝達が可能になることも数多くあります。

質問し、納得できる場が必要

文書で一方的に伝えるだけでは納得しない人は
20人30人規模の組織になってくると、数多くいます。
質問できる場を設けることで、納得感が生まれ、
モメることは少なくなります。

ワクワクする会議とはどんな会議なの?

それでは、ワクワクする会議とはどんな会議なのでしょうか?

つまらない会議は楽しく、ワクワクするもの!
にするにはどうしたらいいのうでしょうか?
まずは、数えきれない会議の経験の中で楽しかった会議、
ワクワクした会議を思い出してみましょう。

・出席者全員で話し合い、最後には結論が出せた会議
・みんなの夢と希望を語りあえた会議
・互いの意見を言い合うことで盛り上がった会議

などのその場の気持ちや状況を思い出してみましょう。
つまらない会議とワクワクする会議の違いが分かれば、
今の会議を反省し、次の会議を楽しいものにすることができます。

たいていの会議は情報不足のため、参加者は不安を感じています。
会議をする前に会議の趣旨、
内容などを参加者に伝えることが大事です。

それだけをすることで、
会議は「よくわからなくて嫌なもの」から、
「内容が予測できて心の準備ができるもに」になります。

人は、状況を把握できないと、不安になり、把握できれば、
その不安に対処でき、
どのように行うかワクワク感が生まれるものなのです。

1.会議の目的を決める
2.目的に基づいた議題を事前に決め、参加者に共有する
3.会議の司会者を事前に決めておく
4.会議の終了時間をきめておく
5.前回の会議の議事録の共有

上記の5つを事前に実行し、共有するだけで、
参加者は会議に対しての最低限の心の準備ができます。
その心の余裕が会議へのポジティブな気持ちとなり、、
何を話そうかなど、ワクワク感が生まれてくるのです。

会議を楽しく、ワクワクをしたものにすることと合わせて、
つまらない会議をなくすことも同時に考えていけるといいですね。

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