こんにちは、コンテンツデザイン部/取締役の中山です。
社会人になると「報連相」は必ず教えられることかと思いますが、自分が部下からの報連相をされる立場になった場合に求めていることと違うというギャップにストレスを抱えることはないでしょうか？
今回はそういったギャップをなくしていくために重視するべき点について紹介していきます。
報連相とは？なぜ重要なのか？
知らない社会人はいないと思いますが・・・「報告」「連絡」「相談」の3つをまとめて「報連相」と呼びます。
ほとんどの人は社会人になったばかりのときに報連相の徹底を上司から教え込まれたかと思います。ではなぜ「報連相」が必要なのか考えたことはありますか？
自分が部下を持つ立場になるとわかることですが、部下からの報連相がないと的確な判断や組織を動かすことができません。
組織というものには必ず「リーダー」となる人がいて、その人の元でさまざまな業務をするわけですが、リーダーが全体を事細かく把握することは無理だといえます。
人間誰しも1日は24時間しかなく、例えば部下が10人いたとして10人の1日の使い方・何があったかを把握することは物理的にも不可能だと思いませんか？
その不可能を可能にするための「報連相」だと私は思っています。
業務に対して的確な判断、指示を行うためには、誰が、どんな仕事を、どういう考えで行っていたかを正確に伝えてもらわないと指導ができないのです。
報連相の目的とは
情報共有を行うことが報連相の目的ではなく、「生産性をあげること」が第一の目的です。そのためには報連相それぞれ役割があることを覚えておきましょう。
- 報告：正確な情報を上司に伝えることで、采配をしやすくする
- 連絡：チームのつながり・共通認識を作る
- 相談：不明点をその都度相談することで、対応の質を均一化する
それぞれの役割・目的を意識した報連相ができれば、仕事がスムーズに進んだりミスを未然に防ぐことができるようになります。
何を伝えるべきかを考える
報連相を行うにあたって、細かくすればいいというわけではありません。状況説明を事細かに行えば全て把握してもらえると思いがちですが、なるべく簡潔に正確に迅速に伝えることが大事だと思います。
伝えるべきことが何かわからないと簡潔に正確に伝えることは難しいので、何を報告すべきなのか、何を連絡すべきなのか、何を相談してどうするべきなのかを必ず考えるようにしましょう。
報連相を行う際に気をつけること
私がよく報連相がうまい、うまくないと判断するのは、報告事項に対して自分自身が質問することがあるかないかです。
正確な報告・連絡・相談の場合はこちらから聞き返すことは何もなく、判断ができますが、情報不足だったり内容が正確じゃないかも？と思うものは判断ができないので必ず質問を返します。
自分の報連相がいいものかどうか、上司の反応を見て判断していきましょう。
結果や結論を先に述べる
特に社内の報連相で重要だと思うのは結果や結論を先に伝えることです。時間のない上司は正直結論しか興味がありません。
結論を述べた上で、それに至った経緯やプロセスを説明してもらえると無駄な情報の伝達や混乱を防ぐことができるほか、情報伝達の時間短縮にもなります。
全体像を把握するためにも結論を簡潔に伝えるようにしましょう。
適切なタイミングで報告する
これは重要度で言うととても高いものですが、感覚的なところも多くみなさん苦戦するところではないでしょうか。
迅速な報告は必要ですが、トラブルやイレギュラーが発生しない限りはスピードがそこまで重視されることはないでしょう。
それよりも「適切なタイミング」で報告することが重要です。特に悪い報告に関してはできるだけ早い共有をすることで対策を練ることができます。
整理してから相談する
相談の際には、必ず事柄を整理してから相談するようにしましょう。現在どういった状況で、どこを目指すのか、現状に至るまでに何を行なったのかなど情報整理をしましょう。
また相談する時には上司が「YES/NO」のどちらかで答えられるものを用意すること、上司に何をして欲しいのかを明確にすることも重要です。
伝えた「つもり」にならないこと
最後に、報連相を行う上で気をつけて欲しいことは伝えた「つもり」にならないことです。
言った・言わないが発生するときや、報告したのにそれが伝わってなかったという場合、大半が伝えた「つもり」になっていることが多いです。
正確に伝わっていなければそれは「報連相」ではないと言えます。もちろん情報を受け取る側も気をつけるべきことではありますが、する側も「伝える努力」が必要だということは注意しましょう。
どれだけ自分が報連相を徹底していると思っても、正確に伝わっていないのであれば、それは報連相ができてるとは言えません。
情報共有すること・報告することがゴールではなく、伝えた上でどうするのが最善か、何が適切か判断を行い生産性をあげることが目的だということを今一度見直してみると、改善点が見えてくるのではないでしょうか。
