総務にしかできない働きを

雑記／想い

豊岡亜里奈

2021.02.05

2021年も早2か月が経過しましたね。1月は北陸では大雪となり、社内の働き方を見直すことや、総務としてどう会社体制を変化させ柔軟に対応していくか、即座の判断が必要になる場面も多々ありました。そこで今回は、総務にしかできない働きについて考えていきたいと思います。

ここ1年での総務部の変化

総務の人員は現在6名です。総務の中でも「総務」「経理」「人事労務」「法務」で分かれ、チーム体制で業務を行っています。その中でも総務部の仕事は多岐にわたっており、経理や人事や法務の仕事以外にも様々な仕事が存在します。総務の仕事内容を知らない人もいるかと思いますので、簡単に総務の仕事（Bigmacバージョン）を説明します。

意外な総務部の仕事（Bigmacバージョン）

SNS（Instagram・Facebook・Twitter）の運用
セミナーの資料作成
バースデー企画（福利厚生）
家具の組み立て
パソコンの設定や管理
助成金関係の申請
社用車管理
自社記事のチェック
社内行事の企画・運営
セキュリティ管理
メルマガ配信

など、上記の業務はほんのごく一部になります。実際に総務に入社した方には、「こんな業務も総務がするんだ・・」という声をよく聞きます。

総務部内の役割を明確に

総務は様々な業務があるため、どの業務を誰の担当と明確に決めることが難しく、人数も3.4人だった頃は、部署内のコミュニケーションも高かったため、「手が空いている人が空気を読んで行う」という感じで阿吽の呼吸で進めていました。しかし、そのやり方が通用するのは3.4人までです。実際に6.7名に増えると総務の組織も明確になってくるため、阿吽の呼吸で「私がやります！」という業務の進め方は危険ですし、非効率的なことが明確になりました。

そこで、今まで何となく避けてきた、「総務内の業務の分担」に力を入れました。総務内の役割を明確にするために、まずは総務で行っている仕事をかなり細かく洗い出していき、すべての業務に対して1か月にどのくらいの作業時間がかかるかを明確にしていき、担当と振り分けました。

業務分担の明確化での懸念点

業務を明確にすることでのデメリットとして懸念していたのが、「手持ち無沙汰」のスタッフが出てこないか。という問題でした。私としては、業務分担を明確化することにより、「今日の私の仕事は残り少ししかないからゆっくり進めよう」という1日の業務スケジュールを緩く設定してしまうスタッフが出てしまうのではないか。という部分でした。

懸念点への対策として、下記を実施しました。

フリー（誰の担当でもない業務）業務を明確にし、スタッフへの共有
部署長がスタッフの1日のスケジュールの把握
業務中の声かけ・コミュニケーション

上記を実践し、「手持ち無沙汰」に対する問題は解決されました。

業務分担を明確にしてよかったこと

業務を明確にして良かったことは何点かありました。

「誰が行う？」の業務担当の迷いが無くなる
取りこぼしの業務をなくすことができる
1か月の業務スケジュールを明確に立てやすい
目標までのプロセスが明確になる
スタッフ全員が仕事への責任感を持てる

上記のように、メリットは多く業務担当への迷いも無くなり、担当業務への責任感も上がり、業務のパフォーマンスは向上するようになりました。

業務分担を明確にするために意識したこと

具体的な数値の設定

スタッフへ業務指示を行う際に「完了」だけを伝えるだけではなく、「なにを」「いつまでに」「何個必要」「何円くらいで」など、こちらが求めていることも数字で明確に伝えることです。明確に伝えることでお互いの認識の相違や無駄に調べる時間を減らし、業務効率がアップします。

優先順位の設定

期限内で全ての業務を完了することが理想です。必ずしもすべての業務が順調に完了するとは限りませんし、総務は突発的業務が多々発生しますので、日々の業務スケジュール通りに業務が進とは限りません。それでも、緊急性が高い業務や期日厳守の業務は存在しますので、部署長からの優先順位の指示は明確に行うようにしました。