仕事を効率的に進めるためのタイムマネジメント

仕事を効率的に進めるためのタイムマネジメント

こんにちは、コンテンツデザイン部/取締役の中山です。

仕事をしていると、「仕事が早い」という人が必ずいると思いますが、なぜ仕事が早いのかを考えたことはあるでしょうか?

仕事が早いといっても単純に業務のスピードが早いだけではなく、時間の使い方が上手なので仕事の進め方がうまく早いと見えることが多いように感じます。

今回は時間の使い方を上手くするためのタイムマネジメントについて書いていきたいと思います。

タイムマネジメントとは

タイムスケジュール

タイムマネジメントとは、時間を管理することと解釈しがちですが、実際にはイコールではないとされています。

時間は皆平等に1日24時間と決まっており、時間を増やすことはできませんよね?そのため、「時間管理」ではなく、時間に合わせてコントロールすること、仕事で言えば業務をコントロールすることを指していると解釈できます。

タイムマネジメントを極めるために

タイムマネジメントを極めることは、仕事を上手に進めるスキルを極めることになります。仕事を上手に進めるには、優先順位の付け方や、資料作成、コミュニケーションと多種多様なスキルが必要です。

ひとつひとつのスキルをあげていくことで、結果として仕事が上手に進み、仕事が早くなります。

タイムマネジメントを極めていく中で、気をつけていくところを挙げたいと思います。

より早くより良い仕事をする意識をつける

まずは意識づけが第一歩となります。時間単位で自分が発揮するパフォーマンスを最大化していくこと。ただ、早さを追求しすぎて品質が下がったり周りに迷惑がかからないようにすることが注意が必要です。

時間短縮だけを考えるのではなく、自身の生産性を高めることを意識しながら業務に取り組んでいくといいでしょう。

予定の見える化をする

タイムマネジメントが上手な人は、自分のタスク管理がうまく日にち単位・週単位で自分がやらなくてはいけないことを把握できています。

予定は見える化することで、全体像を掴むことができるので簡単に下記のように進めることをおすすめします。

  1. 自分が抱えている仕事で10分以上時間がかかるものを全て洗い出す
  2. 優先順位をつける
  3. 週間予定をつける
  4. 今日やること、今日以外にやることを決めていく

計画を立てたら振り返りをする

予定の見える化をして業務のスケジュールを立てたら、必ず毎日振り返りをしましょう。

振り返りをして、うまく進行ができなかったものに関しては改善策を考えていくことで、計画と実績の整合性が取れてくるようになります。

今日1時間でやるはずだった仕事ができなかった場合、なぜできなかったか?を振り返り、1時間の枠が取れなかったのか1時間やったけど終わらなかったのかで改善策は全く異なります。

1時間の枠が取れなかった場合には、予定していた1時間で何をしていたのか?緊急での差し込みがあったのか?など掘り下げて考えていけると更にタイムマネジメントがうまくなっていくでしょう。

業務内容を分類化すること

カスタムフィールドの設定方法

タイムマネジメントを行う中で、自分の抱えている業務内容を分類化していくことは大変重要だと考えます。

分類化の仕方は色々とありますが、私はよく下記を考えてスケジュールを組むようにしています。

  • 作業系のこなす仕事
  • 考えなくてはいけない仕事
  • 作業時間に指定がある仕事

例えば、作業系のこなす仕事であれば時間工数を見誤ることはほぼありません。また、まとまってその時間をとる必要があるので、時間のとりやすい日時に時間枠を確保します。

逆に考えなくてはいけない提案書や企画書などの仕事は無限に時間をかけられてしまうので、1日目はとりあえず時間を決めて大枠仕上げる、2日目に合間時間を見ながら仕上げをしていく、などコントロールをしていきます。

優先順位をつける

業務内容の性質によって分類をしていく他に、優先順位をつけることも重要となってきます。優先順位をつける場合には下記を意識していくと迷いが生まれにくくなります。

  1. 緊急かつ重要な仕事
  2. 緊急ではないが重要な仕事
  3. 緊急ではあるが重要ではない仕事
  4. 緊急でも重要でもない仕事

この4つで仕分けをしていくと、自分が優先してやらなくてはいけない仕事が明確になります。

1,2はできるだけ自分が優先してやるべきもの、3,4は部下に振ったり他の人に依頼をしてもいいものだと思っています。特に2と3は優先度を間違えやすく、突発的な業務が入ってくるとついつい2を後回しにしてしまうことが起こりがちです。

優先順位をつけながら、自分がやるか他の人にお願いをするかさくさく決めていけると仕事の進みはどんどん早くなってきます。

バッファを持ったタイムマネジメント

webデザインのイメージ

特に制作業務では、お客様からの戻りがあったり要望が膨らむことも予想されるので全体スケジュールにバッファを持たせるようにしています。

これを個人のスケジュールにも反映させていくと、滞りがちな業務を進めたり、プラスαができたり差し込みの対応ができたりしてきます。

私個人がよくやる方法としては、まず絶対確保する時間でスケジュールを埋めていき、時間外で「いつかやらなきゃいけないこと」を予定しておきます。

絶対確保する時間の中で、できるだけ80%消化で完成させるように心がけ、合間時間で時間外に予定していた「いつかやらなきゃいけないこと」を進めたり、差し込み対応を行ったりします。

また、1週間単位で必ず見直しを行い、1週間のうち1日は必ず調整日を作ります。

「調整日」には「いつかやらなきゃいけないこと」を絶対片付ける、または確保した時間で終わらなかった業務を必ず片付けるようにしており、これが制作でいう「バッファ時間」に当てはまると思っています。

できればこの時間は週単位ではなく、1日単位で1時間でも作れるようになると更に仕事の進みが早くなっていくように思います。

特に滞りがちな業務というのは決まっていて、「納期が先」「手をつけるのが面倒」「調査が必要」などなど、放っておくといつまでも終わらないタスクとなるので取り組む日時を決めることは大事だと感じています。

タイムマネジメントを意識して、早い仕事を!

時間は平等に与えられているものですが、使い方次第だと感じることが多々あります。

仕事においては1分1秒も無駄にしないという意識、自分の生産性をあげていくという意識をつけながらスケジュール管理だけでなく業務のコントロールができるようになると格段に進みが早くなります。

「仕事が早い」という人は、無意識にこの業務のコントロールができていて時間の使い方が上手いと思います。

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