仕事は、ただ時間とお金をかけていれば良いというわけではありません。取り組む時間・人員・コストに見合った生産性の高い仕事を行っていかなければいけません。今回の記事では、仕事に対してコストダウンをまとめていきます。
目次
就業において個人が抱える業務と負担を意識する
社会人として段取りや時間意識は基本的なことであると感じます。ですが複数の業務が重なり、業務を並行して処理を行わなければいけなくなった際にどちらの業務も手につかず、自分が思った以上に業務が滞ってしまいがちになります。
おおむねどのような業種・企業であったとしても、社員一人ひとりに対して一つだけの業務を任せられていることは少ないです。
仕事に対する締切や納期が定められ、ミスや不利益は回避しなければいけません。当人だけではこなし切れそうに無ければ周囲がカバーをする事となり、余計なコストが発生する可能性も有り得ます。
業務を管理する上司や経営者だけの責任ではなく、取り組む本人が正しく自身の力量・行う業務の内容を正しく把握する必要があります。
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業務に取り組む前の時間配分を定める
前述でも挙げた、業務内容や自身の力量が見誤っている状態で仕事にかかっているのは、言い換えると「自分にこの仕事はできるのか？いつ終わるのかもわからないが、取り敢えずやってみる」というケースにも陥りやすい状態と考えます。
一つの作業に対して時間間隔が無い状態で、複数の業務をこなしていたとしても、全体的にどれ程の時間をかけて良いのかも見える訳がありません。
事前の業務概要把握が難しい方は、時間を区切って取り組む方法を実践しましょう。仮に1時間で区切り作業を行い、そのまま続行するか別件を優先させるかの判断を行うインターバルの時間を作るところから、意識してみましょう。
仕事における「ムラ」をなくすことの重要さ
「ムラがある」ということは、「安定性がなく、同じ人が発揮する能力でもバラつきがある」と言えます。皆さんの職場には、ミス無く丁寧な仕事をする人、仕事はできるが取り組むまでに時間がかかる人。一人一人の能力はもちろん、仕事の質や抱えている業務量であったり、「ムラ」に繋がる様々な要因が考えられます。業務量を削減することは難しいですが、当人の技術やスキルを向上させていくことで、部門もしくは職場全体的なコストダウンに繋がっていきます。
社内コミュニケーションの改善の推奨
「もっとこうすることはできないのかな」「便利な方法があればいいいのに」日々の仕事をしている中で、悩むことや行き詰ってしまう場面や問題意識は常に持ってはいるのですが、改善策を産む為のMTGを行う場がないと状況は好転しにくいです。
今みなさんの職場において、部署内かもしくは社員同士でのミーティングを行える場はどれ程あるでしょうか。ミーティング参加者一人ひとりが、昨日はこんなことがあった、こんなミスを起こしてしまった、こんなふうにすると効率が上がるんじゃないかということを話せる環境や職場を目指しましょう。
コストダウンに対して「会社」はどれほど意識しているか？
上記では働く社員にフォーカスを当てましたが、職場全体でのコストダウンを意識させる方針を意識していくことも必要です。コストコントロールでは、従業員に与えられた仕事が計画どおりに遂行できるかどうかが問題になります。
当初の計画通りに事が進んでいかないと、計画した標準的なコストと実際のコストとの間に差が生じていきます。この差を埋めるためにコストダウンを目指して活動を実行することになります。
残業を前提とした就業スケジュールが抱えるリスク
急な案件の発生や案件が重なることで、会社としてのイメージダウンを招く納期の遅れが発生しやすくなります。会社としては回避したい問題であり、納期を守ろうと社員が残業をすることも結果的にリスクを抱える状態となります。
遅い時間までの就業に対して、本人のモチベーションの低下に直結すると考えます。連日遅い時間まで作業を行っていては、体を休ませることも難しくなり、当人が行う作業内容の精度も低下してしまうリスクもあります。また、退職に至ることも少なくなく、周囲の人からの評判・イメージにも影響を与えてしまうことからも非常に危険な状態と言えます。
コストダウンの仕組みを組織として作り上げて行く事
コストに関する考え方として「コストはかかるもの」ではなく、「コストはかけるもの」という視点が必要です。普段私たちは、コストは「かかってしまうもの」と思いがちです。会社としてかかる経費や雑費、人件費には限りがあるため削減することができる限界のラインはあります。
しかし冒頭でも触れたように、業務内容に見合った人材を置くことで「どのように最適なコストをかけるか」という発想に切り替えることが大切です。労働コストを抑えるめの最適な人材が、充てられた業務の中でどれだけ質の高い成果を出すことが、結果的に企業としてのコストダウンに繋がっていきます。
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