退屈な会議を楽しい場に変えるためには？ワクワクさせるコミュニケーション法をご紹介

皆さんは、会議やミーティングに対してどのようなイメージを抱いていますか？参加者は何となく会議に参加し、退屈で苦痛な時間を過ごしていることが多いのではないでしょうか。会議を退屈な場にさせない為の方法をご紹介します。

そもそも、なぜ会議を行うの？

参加者が集まり、せっかく会議やミーティングを行っても、いい報告の会議でない場合や会議の中身が薄い場合は、苦痛の場になってしまうことがあります。せっかく会議を行うなら、楽しい会議にした方がいいですよね。

「会議」があるからこそ、スタッフ内で会社の目的、方針を共有しあうことができ、スタッフ全員が同じ気持ちになって前に進むことができるのです。
現代社会は30年前と比べると、デジタル化が進み、連絡手段がメール・SNS・チャットなど格段に増えました。

それでも、「顔を合わせて話す」という行為に価値があることに変わりありません。顔を合わせて会議を行うことによるメリットは数多くあるのです。先ほど話した通り、「顔を合わせる」ということに最大のメリットがあります。では、なぜ顔を合わせて会議をする必要があるのでしょうか。

非言語コミュニケーションのやりとり

非言語コミュニケーションは、「話しやすい雰囲気」や「「安心感」を作ります。会議中に相手との信頼関係を築くことができます。

笑顔やうなずきがあるだけで、話しやすく、楽しい雰囲気になりますよね。何も話さなくても、やさしく微笑み、相槌を打つだけで心が通じ、安心感が生まれます。

即時応答ができる

発信に対する反応をすぐに得られることができます。

同時多数のコミュニケーションがきでる

双方向で多人数が同時にコミュニケーションをし合えることができます。

意味のない会議とは

会議をしてもメリットにならないとき、会議は単なる「時間の無駄」になってしまいます。
例えば、下記の状況がみられる会議は無くしてもいいかもしれません。

単に伝達のみを目的としている会議

多くの定例会、報告会では、資料配布だけでわかるところをわざわざ会議にしていたりします。対策などを話し合う場になるのならアイデアを出し合い、話し合うことができるのでいいと思うのですが、多くの人の時間を拘束することに対して、メリットになっていない会議の方が圧倒的に多く、楽しい会議にはなりません。

発言者がかたよっている会議

発言者にかたよりがあると、「伝達のみを目的とする会議」とさほど変わりはありません。会議に出席している人が発言する機会があるのであれば、会議を行うメリットは出てきますが、多くの場合は、上の人の「説教」となることが多く、生産性のある時間ではなく、楽しい会議ではありません。

なんとなくの会議

議題と目的がしっかりと決まっていないと
「なんとなく集まっている」「今までやっていたから」
「一応、会社の決まりで会議をしなければいけない」

などの理由で続けられているケースも多くあります。
なんとなくするのではなく、しっかりとした議題を決め、目的をもって行うことが、精度の高い会議に繋がります。

会議の参加人数が多すぎる

特に関連しない部署の人たちを呼んで、関連しない部署の人たちに関わる議論が一切されない場合もあります。関係のない人も含めた人数の多すぎる場合は発言が偏るうえに、個人個人の参加しているという意識が薄れるため、密度の濃い会議になることはありません。

無くさない方がいい会議とは

アイデアを必要とする場であるかどうか作戦会議、対策会議なでどでは、アイデアが必要とされるため、有効で有意義な会議を行うことができます。

責任者が集まった会議であるか

会議がアイデアを必要とする場であるかどうか

作戦会議、対策会議などでは、アイデアが必要とされるため、有効で有意義な会議を行うことができます。また、問題解決のための方法として、発想法を用いることです。

責任者が集まった会議であるか

組織において、責任者同士の密なコミュニケーションは会社のためにもとても重要になってきます。お互いの信頼関係で業務が成り立つことも多く、会議の場を使って責任者同士結束力を固めることにも有効になります。責任者同士が同じ気持ちでいることで、部下にもいい雰囲気が流れ込んでいきます。

会議を重要な共有事項を伝達する場として

重要なことはどうしても、言葉だけでは伝えにくいこともあります。会議の場で意見をもとめ、重要事項が最終的に固まり、初めて伝達が可能になることも数多くあります。

事前に会議内容を把握しておく

事前に資料が配られているのなら、できるだけ早めに読み込み、内容を理解しておきましょう。主催者がせっかく用意をしてくれたのですから存分に活用しましょう。

質問し、納得できる場が必要

文書で一方的に伝えるだけでは納得しない人は、20人30人規模の組織になってくると、数多くいます。質問できる場を設けることで、納得感が生まれ、モメることは少なくなります。
参加している以上、自分は関係者なんだと責任を持ち、納得できるまで質問をしましょう。

ひと工夫を加え会議を楽しくするコツ

アイスブレイクを活用してみよう

アイスブレイクとは、普段交流の少ない人、初対面同士が交流する場で、不安や緊張をほぐし、コミュニケーションをとりやすい雰囲気をつくる手法です。ビジネスにおけるアイスブレイクは、集まったもの同士が積極的に関わり合い、場の雰囲気を醸成し、会議、ミーティングや研修の目的を果たすことに用いられています。

ファシリテーョンを活用してみよう

ファシリテーションとは、複数の人間が集まって行う活動を、スムーズ・効率よく進めるためにサポートをすることを意味します。

ビジネスにおけるファシリテーションは、会議を進行するにあたり、参加メンバー全員の発言をうながし、出された意見を簡潔にまとめ、中立的な立場に立ち、目標達成を目指すスキルを指します。中立的立場に立ち、ファシリテーションを行う人が、ファシリテーターを呼ばれます。

また、最近ではイラストを用いて会議を行う、グラフィック・ファシリテーションという斬新な方法もあるようです。下記のような利点があります。

• 全体像がわかりやくす伝えることができる
• 親しみを感じやすく、参画しやすい
• 参加者の印象や記憶に残りやすい

ワクワクする会議とは

それでは、ワクワクする会議とはどんな会議なのでしょうか？

つまらない会議を楽しく、ワクワクするもの！にするにはどうしたらいいのでしょうか？
まずは、経験の中で楽しかった会議、ワクワクした会議を思い出してみましょう。

• 出席者全員で話し合い、最後には結論が出せた
• みんなの夢と希望を語りあえた
• 互いの意見を言い合うことで盛り上がった

などの、その場の気持ちや状況を思い出してみましょう。ワクワクする会議とつまらない会議の違いを明確にできれば、今を反省し、次の会議を楽しいものにすることができます。

たいていの会議は情報不足のため、参加者は不安を感じています。会議をする前に趣旨、内容などを参加者に伝えることが大事です。

会議の前に趣旨、内容を伝えることで、「よくわからなくて嫌なもの」から、「内容が予測できて心の準備ができるもの」になります。

人は、状況を把握できないと、不安になり、把握できれば、状況の把握ができない不安に対処でき、どのように行うかワクワク感が生まれるものなのです。

1. 目的を決める
2. 目的に基づいた議題を事前に決め、参加者に共有する
3. 司会者を事前に決めておく
4. 終了時間をきめておく
5. 前回の議事録の共有

上記の5つを事前に実行し、共有するだけで、参加者は会議に対しての最低限の心の準備ができます。最低限の心の余裕がポジティブな気持ちとなり、何を話そうかなど、ワクワク感が生まれてくるのです。

少し視点を変えて、会議名を「ワクワク会議」といった名前に変えることもおすすめします。

最後に

上記で紹介したやり方を踏まえ、会議を楽しく意味のあるものに変え、つまらなく、意味のない会議をなくすことも同時に考えていけるといいですね。