チャットワーク（Chatwork）の便利な使い方と業務効率アップのメリットについて解説

チャットワーク（Chatwork）は、電話・メール・会議に代わるクラウド会議室でもあり、業務効率化が実現できるとても便利なコミュニケーションツールです。

会社ではパソコンから、社外では携帯から、時間や場所に捉われず気軽にやり取りができ、円滑な情報共有が可能となります。

それでは、チャットワークの便利な使い方についてご紹介致します。

チャットワークとは？

チャットワークは、社内外のコミュニケーションを円滑にするため、チャット機能、ファイル送信機能を備えた、Chatwork株式会社が提供するビジネスコミュニケーションに特化したツールになります。2020年1月現在、導入企業は242,000社突破しています。

チャット機能のほか、タスク管理機能やビデオ通話など仕事の効率化につながる機能もあります。

チャットワークとEメールの違い

チャットワークは簡単に言うと、LINEのビジネスバージョンです。

スマホやパソコンのメッセージ手段をEメールからLINEに切り替えた方は、「すごく便利になった」と感じた人は多かったのではないでしょうか。
個人間でのLINE使用、特定のグループを作りグループ内でLINEを使用して複数人との会話から、情報を気軽に共有できる便利さを、大勢の方が感じたのではないかと思います。

では、仕事でEメールを使用している方が、LINEのビジネス版「チャットワーク」に変更したときにでてくるメリットとは何があるのか説明します。

メリット1:受信者の担当者入れ忘れを防げる

Eメールの場合、Eメールの内容によっては、上司や業務に関連している担当者へのCC、BCCの受信者の指定が毎回必要なのだが担当者を入れ忘れてしまった、ということを一度は誰しもしたことがあるのではないでしょうか。

チャットワークは、Eメールと同じく担当者を複数人指名することははもちろん、グループチャットに参加している全員にメッセージを送ることができます。
LINEと同じくグループ内メンバーの会話は、自分が発言していなくても閲覧できるため、メッセージの確認漏れがありません。

メリット2:迷惑メールの心配がない

Eメールの場合、迷惑メールが届き受信フォルダを圧迫し、下記のような心配事がでてきます。

• 大切なメールが埋もれてしまった。
• 確認したいEメールを探すのに時間がかかってしまう。
• 迷惑メールフィルターの誤作動により、重要なメールが迷惑メールフォルダに振り分けられてしまい、見逃してしまう。

チャットワークは、そもそも迷惑メールが届くことはないので、メッセージを見逃す心配はありません。

メリット3:ファイルの容量が多い

Eメールの場合、送受信できる添付ファイルの容量がおよそ20～25MBしかありません。

チャットワークは、転送できる容量がチャットワークの無料プランでも5GBと大きいため、容量のことを気にせずファイルを送受信することができます。
（1GBは1,000MBなので、チャットワークはEメールの200倍の容量がある計算になります）

また、チャットワークは有料プランにより、1ユーザーあたり最大10GBまで容量を追加することもできます。

メリット4:メッセージを見つける時間が短縮できる

数日前のEメールに返信したいとき、数多くあるEメールの中から探す必要があり、過去のやりとりをさかのぼることは困難です。

携帯のメールでも複数の友達とやりとりしたときに、あの人とあの話をしたのはどのメールだっただろうか？と過去のやりとりを探すことはありますよね。

LINEと同じくチャットワークも個人ごと、グループごとに一定の過去のやり取りを確認できるため、探す手間が少なくすみます。

メリット5:送信メッセージの編集ができる

Eメールの場合、内容や宛先の誤送信は取り返しがつきません。

送信後にEメールを見返した際に「あ！しまった！」と思っても、もう送ってしまったのはどうしようもありません。
そして、誤送信メールをしてしまったら、再度追加でお詫びと共に内容や宛先を訂正したメールを送る必要があります。

しかし、チャットワークは、誤送信したメッセージや宛先を編集することができ、メッセージやファイル自体の削除もできます。

メリット6:簡易化による返信の時間

Eメールの場合、返信が届くまでに時間がかかります。
Eメールですと、「○○株式会社様　ご担当者○○様　お世話になります…」などの前置きが必要となり、メール作成から送信までと手間がかかります。

チャットワークは、LINEの会話のようなメッセージのやりとりを行うので、仰々しい前置きはあまり必要なく業務内容がさくっと進み、やりとりをしている双方共に時間の短縮になります。

また、社内の返信では、メッセージを入力だけではなく、LINEのような顔の表情の絵文字だけで「了解」「ありがとう」などの返信ができます。
メッセージの入力操作の必要がなく、投稿に対して更なる時間短縮ができます。

メリット7:情報漏洩の心配がない

Eメールの場合、Eメールの文書が暗号化されていないため、情報漏洩が心配です。
通信途中で誰かに盗み見られたりする可能性は常にあります。

チャットワークは、すべての送受信が暗号化されており、アップロードされたファイルは、さらに高いレベルで暗号化されているため、安心してやりとりを行うことができます。

チャットワークとLINEの違い

仕事を行う上で、Eメールからチャットワークに移行した場合、かなり便利になることを説明しました。

しかし、LINEのようにやりとりが簡素化されるならば、そもそも仕事でチャットワークではなく、LINEを使えばいいのでは？と思う方もいるはずです。

前段落の内容を踏まえると、LINEとチャットワークは似ているように感じますが、仕事上ではチャットワークの方が便利です。
チャットワークのメリットを解説していきます。

メリット1:公私混合をせずにすむ

LINEはプライベートでも使用している方も多いため、仕事で使用するとメッセージが混合してしまいます。

LINEが鳴るたびに「仕事の連絡かもしれないから絶対チェックしなくては」と思うと、業務時間外や休日もおちおちと休んでいられないですよね。
チャットワークは、業務時間外はチャットワークのアプリを開かなければ、プライベートと切り分けられます。

また、スマホにいれたチャットワークのアプリでは、自分宛てのメッセージだけを知らせたり、夜中など時間帯によってメッセージがあったことを知らせないようにすることができます。

メリット2:既読機能がない

LINEの場合、既読機能という画期的な機能があり、相手がメッセージを読んでくれたことが分かるようになっています。

しかし、既読機能は「既読」がつくことにより返信に対してのプレッシャーがあります。
チャットワークは、相手に既読通知がないため返信に対してのプレッシャーがなく、自分のペースで返信できます。

メリット3:アカウント管理が容易

LINEの場合、アプリを削除したとしても、個人アカウント上に機密情報や顧客情報のやりとりなどが残ってしまいます。

チャットワークは、アカウント自体の削除やグループチャットのアカウントの入れ替えも容易にできるため、退職者やプロジェクト外のメンバーへの情報漏洩を防ぐことができます。

また、アカウント削除をすぐにできない時には、管理側でアカウントのパスワードの変更をしてしまえば、退職者は過去のやりとりを確認する事はできません。

メリット4:過去のメッセージの検索が可能

LINEの場合、自分が参加する前のグループのメッセージは検索できません。
チャットワークは、過去のすべてのメッセージを検索できるため、業務を正確に遂行するのにとても便利です。

メリット5:タスク機能がある

チャットワークには、タスクというto doリスト機能があります。
LINEの場合、タスク機能がないため、業務のやり忘れが起きることがあります。

チャットワークは、依頼者、担当者とともにタスク機能管理があり、期限ごとにタスクを管理することができるため、チーム内やグループ内でタスクのやり忘れや漏れなどを確認できます。

メリット6:端末変更による影響

LINEの場合、機種によって端末が変わると、過去のやりとりなどが消えてしまいます。
チャットワークは、すべてのメッセージがどの端末で見ても同期されているため、やりとりがスムーズにできます。

チャットワークの便利な機能

チャットワークの時間短縮、業務効率化につながる便利な機能を紹介していきます。

タスク管理

自分に任されている業務、または他の人に依頼する業務にタスクを作成して管理できます。
タスクは期限設定ができ、期限がすぎてもChatWork上に残るため、タスクのやり忘れや自分だけでなくチームで業務漏れを防ぐことができます。

本日中にやらなければいけないタスク、1週間以内にやらなければいけないタスクなど、それぞれ表示されるようになっているのでとても便利です。

概要欄の有効活用

概要欄では、部署内やチャットに入っているメンバーで共有しておきたい基本的な情報を残しておくことができます。
企業の住所やログイン情報、共有シート、電話対応に対しての必須な情報など、頻繁に使用する情報は、チャットを遡って確認を行わなくてよいため、概要欄ですぐに確認できるため便利です。

自分だけが確認できるマイチャット

「マイチャット」というチャットだけは、自分だけが確認できるチャットなので、メモとして活用できます。大事なパスワード管理やファイルを保存しておくことも可能です。
自分の行わなければいけない業務内容なども、マイチャットにタスクを作成して残しておくと、業務の漏れもなくなります。

メッセージの検索機能

会社としてたくさんのクライアントとやりとりをしたり、たくさんの案件を抱えていると、「どこであのやり取りをしていたか忘れてしまった」ということもあります。
しかし、チャットワークでは、チャット名やメッセージ内容の単語などを入力して、すべてのチャット内からメッセージを検索することが可能です。

例えば、過去に電話のかかってきた人の会社名を検索して、すぐに内容を確認できます。
また、探したいメッセージをどこのグループで行ったかを忘れたとしても、メッセージ内のキーワードを使い、全チャットワークから特定したいメッセージを検索することもできるため、非常に便利です。

スマホでは位置情報を送れる

位置情報を送信することが可能で、郵便番号、住所、Google Mapsのリンクが表示されるので、チャットメンバーに場所を知らせる場合もとても簡単は方法で情報を共有することができます。

チャットワークのプランについて

チャットワークのプランについて解説していきます。
チャットワークは用途や規模に応じて、無料から企業向けまでプランを選択できます。

プラン内容の細かい違いなどはチャットワーク公式サイトの料金ページをご覧ください。

チャットワークの登録方法

チャットワークを使ってみよう！とは思っていても始めるにあたり、難しそう？と思っている方はいませんか？
私も始める前は設定や登録が難しそうだな、と思っていました。

しかし、用意するものはメールアドレスとパソコンまたはスマホだけです。さらに登録も無料です。
パソコンでは「チャットワーク」のサイトを開きメールアドレスを登録するだけで使用できます。

スマホでもLINEのようにアプリを取得してメールアドレスを登録すれば使用できます。
登録はとても簡単なのでぜひ試してみましょう。

チャットワークの使い方について

チャットワークの便利な使い方について解説してきます。

グループチャットができる

社内でも自分に関係のある案件、関係のない案件、たくさんあるかと思います。
ChatWorkでは、チャットに関係のあるメンバーだけをグループチャットのメンバーに追加して、情報の共有を行うことが出来ます。

チャット上で全員への共有が一気に出来るので、個々に電話したり話しかけるなど、何度も同じことを話す手間が省けます。
そして、チャット上に文字として記録されるので、伝達上のミスなども減ります。

また、事前に複数人をチームとしてまとめておくと非常に便利です。
チャットワークに登録する際、一人一人の個人を追加しなくとも、チームで登録するとチーム毎に登録しているメンバーが自動登録されるので管理も容易です。

To付け機能

To付けをして、チャット内の特定した人にメッセージをお知らせすることが出来ます。
To付けすることで、グループのたくさんいるメンバーのあなたに話しかけてるんだよ、ということが分かり、誰かが返事をすればいいだろう、ということを防ぐことができます。
または、「すべてのメンバー」などを選択すれば、全員にお知らせすることが可能です。

引用機能

お知らせした内容に対して返事がない場合など、リマインドとして過去の内容を引用することが簡単にできます。
引用して相手や社内への共有に使うだけでなく、引用を使用して前回の内容と合わせてメッセージを送信することができます。

簡単にファイルの共有ができる

PDF、ワードやエクセルなどもチャット上で共有することができるため、チャット上のメンバーは過去をさかのぼってクラウドからダウンロードして閲覧することができます。
例えば、PowerPointで企画書を作成して、チャット上に残しておけば、何人かで資料を確認することも出来ますし、誰でも編集可能となります。

メッセージの編集・削除

メールやLINEをしていて、誤送信をしてしまったという経験が皆さんありますよね？
しかし、チャットワークでは、送ってしまった内容の編集や削除が可能です。
誤字で送ってしまった場合や、内容を1度削除したい場合でも、ワンクリックで修正出来るということも便利な点の１つですね。

無料でビデオや音声通話ができる

チャットワークでは、ビデオ・音声通話機能を無料で使う事ができます。
遠方のクライアントを訪問するには、時間も交通費も掛かり、なかなか打ち合わせの機会がとれないことがあったかと思います。

しかし、チャットワークを使えば遠方のクライアントでも直接訪問することなく打ち合わせでき、他の電話通信できるツールをダウンロードする必要もなく、時間も交通費も節約することができます。

仕事の無駄を減らすためのチャットワーク

無駄な時間を減らすには、社内のコミュニケーションをいかに円滑にするかが大切です。
電話やメール、直接話しをして情報を共有するよりも、チャットワークで共有できる情報は共有しすることで別の業務に時間を費やせます。
業務効率化を考えている、社内の情報共有が上手くできていないという方々には、チャットワークの導入がおすすめです。