電子契約とは?おすすめの電子契約ツールを比較!

電子契約とは?おすすめの電子契約ツールを比較!

リモートワークの場合、『判子の為に出社しなくてはいけない』『契約書を製本し郵送をする』といった悩みがある方は多いのではないでしょうか?今回は契約書作成時の悩みを打ち消す、『電子契約』についてお話ししていきます。

電子契約サービスとは?

電子契約サービスとは?

電子契約サービスとは、契約書の作成から契約締結まで、すべてクラウド上で完結・管理ができるサービスのことです。リモート中も電子契約サービスを利用することで、パソコン上で簡単に契約書を結ぶことができ、契約書締結までのスピードが格段に上がること間違いなしです。

電子契約サービスを利用し、実現できる機能は以下の通りです。電子契約はお客様にとって難しく敬遠しがちな作業も手続きが簡単なので気軽に依頼することができます。

  • 収入印紙・郵送料・用紙代が不要
  • クラウド上で契約内容の確認や検索を複数人で行うことができる
  • 契約書締結の漏れを防ぐことができる

電子契約書の法的効力

電子契約書の法的効力

契約書は合意内容の証拠として結ぶものなので、電子契約も契約書としての証拠力が認められなければ意味がありません。文書が法的に認められるのは、本人の意思で契約書を作成したことを証明する必要がありますが、本人の署名又は押印があるものに関しては本人の意思により作成されたものと推測されます。(民事訴訟法第228条第1項、第4項)

電子契約にも紙での契約書と同様に規定があり、電子署名が行われた電子文書については、紙に押印した契約書と同じ効力が認められています。(電子署名法第3条)

電子契約書と紙の契約書の違い

電子契約書と紙の契約書の違い

電子契約 紙の契約書
形式 電子データ(PDF形式) 紙の書面
署名方法 タイムスタアンプ・電子署名 割印・契印
改ざん防止 タイムスタアンプ・電子署名 割印・契印
契約書の保管場所 サーバー・クラウド上 書棚
契約書の保存期間 長期の保存可能 紙での保存の為劣化の可能性がある
送付方法 インターネット通信 郵送or持参
印紙 不要 必要

電子署名とタイムスタンプとは

電子署名とタイムスタンプとは

電子契約では、『電子署名』『タイムスタンプ』を組み合わせることで、電子契約の信頼性を保証できます。

簡単にご説明すると・・・

電子署名→電子文書について『誰が』『何を』作成したのかを証明できる

タイムスタンプ→電子文書の『いつ』『何を』を証明できる

電子署名 タイムスタンプ
役割 電子文書を電磁的に記録 電子契約の契約書の信頼度を保証
証明できること

・署名時点から契約書が改善されていないことを証明

・電子文書が本人により作成された事を証明

『誰が』『何を』作成したのかを証明できる

・いつ作成されたのかを記録

・改ざんが行われていないことの証明

『いつ』『何を』を証明できる

概要 認証局が発行した電子証明書が添付されており、電子証明書が印鑑登録証明書となる。 データ内容を数値化し暗号化し、時刻認証局に発行を要求する。タイムスタンプの暗号を解いて照合することで、改ざんが行われていない証拠となる。

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おすすめの電子契約サービスを紹介!

おすすめの電子契約サービスを紹介!

ここからは、必ず押さえておきたい、おすすめの電子契約サービスを4社分ご紹介します。どの会社のサービスも優秀で甲乙つけがたいのですが、契約書作成に関する会社内での悩み、契約書作成時の便利な機能や導入時の希望金額に沿ったツールを厳選し選択するようにしましょう。

NINJA SIGN

NINJA SIGN

画像出典元:「NINJA SIGN」公式HP

特徴

『NINJA SIGN』の最大の特徴は、自社で作成したテンプレート(Word)をGoogleドライブにアップロードしNINJA SIGN上で契約内容を修正できることです。NINJA SIGN上で契約書を編集できることは画期的で、導入により業務効率化を進めやすい電子契約システムです。

取引相手方に入力してほしい箇所を設定・選択でき、取引相手方も迷うことなく入力が簡単に行えます。自社で修正した箇所はGoogleドライブ上に自動保管されるため、ワードファイルでは不可能だった業務効率化を実現でき、ファイルの保存し忘れといったことも無くなります。

また、他のツールではよくある従量課金が無く、毎月の契約書締結件数も無制限のため、書類送付件数が多ければ多いほど得をする仕組みとなっています。契約書を紙面で作成する場合、印紙税がかかりますが、電子契約の場合ペーパーレスになるため印紙税もかからず、コスト削減に繋がります。

機能

・電子契約から締結まですべてオンラインで完結

・どんなPCからでも閲覧・修正が可能

・クラウド上で締結完了の契約書を保管できる(紙で作成した契約書もアップロードできる)

・ワークフロー機能で社内確認を簡略化できる

・自社のテンプレートをNINJA SIGN上で修正可能

料金

プラン 初期費用 月額固定費用 機能
Free 0円 0円 基本機能
Light お問合わせ 4,980円 タイムスタンプ・フォルダー機能 等
Pro お問合わせ お問合わせ ワークフロー機能 等
Enterprise お問合わせ お問合わせ カスタマーサポート(チャット・電話)等

詳しい詳細は下記URLよりご参考ください。

参照:https://ninja-sign.com/price

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クラウドサイン

クラウドサイン

画像出典元:「クラウドサイン」公式HP

特徴

クラウドサインは弁護士ドットコム株式会社が運用していることで、とても人気のある電子契約ツールです。契約にまつわる事はすべてクラウドサイン内にて完結できるため、紙でやりとりを行うより大幅にコストや手間を削減することができます。印紙料や契約にお関する紙の節約や働きからについての電子化を見据えている企業からも好評な電子契約サービスです。

また、クラウドサインはAPIを公開しており、社内に特定のシステムを構築している場合でも、そのシステムと連絡可能なのが魅力の一つです。クラウドサインのAPIはとてもシンプルなため、既存システムとの連携に時間はかかりません。

機能

・契約書に関わる進捗情報を一括管理できる

・最新の法令に対応できるよう、常にアップロードされている

・各種サービスと連携している(slack・box等)

料金

プラン 月額費用 送信件数の費用 機能
Standard 10,000円 200円 基本機能
Standard plus 20,000円 200円 紙の書類インポート機能
Business 100,000円 200円 IPアドレス制限 等

詳しい詳細は下記URLよりご参考ください。

参照:https://www.cloudsign.jp/#price

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クラウドサインサイトはこちらより

GMO電子印鑑Agree

GMO電子印鑑Agree

画像出典元:「GMO電子印鑑Agree」公式HP

特徴

GMO電子印鑑Agreeは、企業のITインフラを支えるGMOが運用している電子契約サービスです。20年以上日本のインターネットの基盤を支えている企業であり、電子契約サービスの充実機能には定評があります。法人間での取引にも向いているでしょう。

また、同じような契約を大量に扱う場合に行う、一括送信機能では効率の良い契約を実現することができます。契約に関する機能だけでなく検索機能や契約書をフォルダごとに整理できる、管理機能も充実しています。従来の紙による契約業務を効率化し、同時にコンプライアンスも強化したい企業におすすめです。

機能

・紙の契約書も電子契約書と一元管理が可能

・認定のタイムスタンプを標準付与している

・電子署名によるガバナンス強化

・電子サインも併用可能

料金

プラン 月額費用 送信料
お試しフリー 0円 0円
スタンダード 10,000円 100円
ビジネス 20,000円 100円

詳しい詳細は下記URLよりご参考ください。

参照:https://www.gmo-agree.com/price/

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GMO電子印鑑Agreeはこちらより

電子契約の比較表をまとめました!

電子契約の比較表をまとめました!

今回ご紹介した、『NINJA SIGN』『クラウドサイン』『GMO電子印鑑Agree』を始め、今回ご紹介できなかった電子契約サービスを比較しましたので、最新技術も用いたサービスが多くありますので、下記の表をご覧ください。

『とりあえず使ってみたい』という方には無料で電子契約を始められるツールで使用してみることをおすすめします。

月額費用 無料お試し ツールの特徴
NINJA SIGN 0円~ お試しフリー有り

(月5件まで作成可能)

Googleドライブでの編集が可能
クラウドサイン 0円~ お試しフリー有り

(月5件まで作成可能)

契約先がツールを導入していなくても締結可能
GMO電子印鑑Agree 0円~ お試しフリー有り

(月10件まで作成可能)

多くのファイル形式を取り扱える
Agree 0円~ お試しフリー有り 導入後~稼働後まで充実したサポートを受けることができる
クラウドスタンプ お問い合わせ お問い合わせ アクセスコード認証の機能を使うことで、第3者に情報が漏れることを阻止できる
BtoBプラットフォーム契約書 0円~ お試しフリー有り

(月5件まで作成可能)

社内申請、承認もクラウド上にて可能
Holmes 50,000円~ お試しフリー無し 契約書のテンプレートを使うことで、法務知識がない人でも、契約書を作成することが可能

執筆者のおすすめは『NINJA SIGN』

執筆者のおすすめは『NINJA SIGN』

画像出典元:「NINJA SIGN」公式HP

上記資料でまとめたように、電子契約のサービスのほとんどはまずは『無料』で使用することができます。その中でも私がおすすめするサービスは『NINJA SIGN』です。

NINJA SIGNはとてもシンプルな管理画面で誰もが簡単に使用することができ、Lightプラン以降は契約書の作成や契約書のテンプレート登録は無限に行えます。1通あたりの金額を気にせずに使用できることはとても大きなポイントです。

また、今なら企業のリモートワークを応援とのことで、「NINJA SIGN(Lightプラン)」(通常は月額4,980円かかります)が2020年7月31日までのお申込みで、2020年9月30日まで無料で提供いただけるようです。2020年10月1日より自動的にFreeプラン(無料)に切り替わり、知らぬ間に追加料金が発生していることもなく安心です。

電子契約を試してみたい方にはとてもおすすめのサービスです。

詳しくは下記よりお問い合わせください。

NINJA SIGN Lightプラン無償提供お申込フォーム

電子契約サービスの選定ポイント

電子契約サービスの選定ポイント

電子締結サービスを進める前に、『扱っている書類が電子契約サービスに対応しているか』『電子締結はセキュリティ問題ないか』について電子契約を始める前に確認しておく必要があります。電子契約サービスの選定ポイントについてご説明しますので、要チェックしましょう。

扱っている書類が電子契約サービスに対応しているか

扱っている書類が電子契約サービスに対応しているか

電子契約サービスでは様々な契約書を取り扱うことができますが、契約書の中には法律上適応できない書類や特殊な対応が必要な書類もあるようです。サービスの公式サイトで公開されている場合もありますので、利用を開始する前に、実際に利用することが可能かどうかを事前に確認しておきましょう。

セキュリティ対応を確認する

セキュリティ対応を確認する

電子契約サービスでは重要な情報を取り扱うため、ネット上で安全に重要情報を送受信できるかが、とても重要なことになります。

紙ベースの契約書に替わる手段としては、

・電子署名

・タイムスタンプ

・暗号化送受信の対応

などがあげられます。電子契約サービスはセキュリティ対策をしっかり行っていますが、さらに安心して使用できるよう、日々のセキュリティ対策を見直していきましょう。

電子契約サービスを導入するメリット

電子契約サービスを導入するメリット

コスト削減

電子契約のメリットは、ずばり『経費削減』ができることです。紙媒体の契約書の場合は、一定の金額を契約する場合、必ず収入印紙を貼らなければいけません、しかし、電子契約の場合は収入印紙を貼る必要が無く、印紙税がかかりません。

電子契約を取り入れ作業効率化に繋げましょう

電子契約を取り入れ作業効率化に繋げましょう

今回ご紹介した電子契約サービスの導入により、契約締結する両企業ともに紙べースの時より簡単に契約締結でき、経費も大幅に削減することができます。大きな業務効率化に繋がるでしょう。電子契約サービスのメリットは沢山あります。電子帳簿保存法を電子契約の活用を考えている方は、ぜひ電子契約サービスを導入してはいかがでしょうか。

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