皆さんはタスク管理をどのように行なっているでしょうか。自分のタスクだけでなく、チーム全体の進捗が把握できるタスク管理ツールがあったら…と思ったことはありませんか？
今回は仕事で活用できるタスク管理ツール、Trelloの使い方について解説します。
目次
Trelloとは？
Trello(トレロ)とは、パソコンでもスマートフォンでも使用できる、タスク管理ができる無料アプリのことです。
かんばん方式という方法で管理することができます。タスク一つひとつをカードに記載し、進捗ごとにボードに貼り付けていく。または、タスクをメモした付箋紙を、カレンダーに貼ったり剥がしたりするイメージで使用できるため、今までアナログでタスクを管理していた方でも簡単に使用することができます。
Trelloを使用するために
Trelloを使用するためには、下記URLから登録、またはログインを行う必要があります
Trelloの公式サイトから、『アカウントを作成』をクリックし登録を行います。
登録には名前、メールアドレス、パスワードを入力し新規アカウントを作成しますが、Googleアカウント、Microsoftアカウント、Appkeアカウントを使用して登録することもできます。Googleアカウントで登録すると、Googleのアカウント拡張機能と連携させることがで切るため、Googleカレンダーと連携することが可能で便利です。
(Googleカレンダーに表示させる場合は、Googleカレンダーの『マイカレンダー』にあるTrelloのボードタイトルにチェックを入れます。)
Trelloでチームを作成しメンバーを登録する
まずチームを作成します。
チームを作成するには、左側に表示されている『+チームを作成』をクリックし、チームの名前を入力して『続行』ボタンをクリックしチームを作成します。
チームを作成後は、一緒にTrelloを使用するチームの人を登録します。
追加したいメンバーのメールアドレスを記入し『チームに招待する』ボタンをクリックすると招待メールが送られます。招待メールを受け取った人が確認することにより、Trelloで作成したチームのメンバーとして登録されます。
メンバーに登録された人には、Trello内の権限を付与することができます。権限には、ボードの作成や管理ができる権限があり、必要に応じてメンバーに権限を付与しましょう。
Trelloは、メンバーに登録していない人もチームに参加できますが、Trello内の権限を付与することはできません。
Trelloのボード作成方法
ボードはTrelloでタスクを管理するための基盤となるものです。
作成したボードに、カード化したタスクを並べて管理していきます。
ボードは1つの部署や案件に分けて作成すると良いです。
「○○製品開発」「経営本部」「○○○案件」など案件や組織ごとに作成し管理します。
ボードの作成方法は、『新しいボードを作成』をクリックしてボードのタイトルを記入します。タイトルは何のタスクを管理しているボードかわかる名前にしましょう。
ボードを作成後に、リストの作成が表示されます。リストはタスクのカードをまとめておくファイルやバインダーのようなものだと思ってください。
作成したボードにメンバーを登録しましょう。
『招待』ボタンをクリックし、登録したいメンバーのメールアドレスを記入し『招待状を送信する』ボタンをクリックすると招待メールが送られます。招待メールを確認した人が、ボードに登録されます。
ボードには公開範囲を設定することができます。『非公開』に設定すれば、ボードに登録したメンバーしか内容を確認したり、タスク管理に参加することはできません。
Trelloのリストを作成しましょう
リストは、タスクが記載されたカードをまとめておくものです。リストを複数作成し、タスクのカードをリストから別のリストへ移動させることにより、進捗状況や役割分担がわかるようになります。リストには名前をつけることができるので、「未着手」「対応中」「○○チーム対応」など、業務内容にあったタイトルをつけましょう。
リストの並び順はいつでも変更ができるので、左から「未対応」「対応中」「確認中」「完了」といった業務の流れに沿った内容から、「完了」「確認中」「対応中」「未対応」に簡単に変更できます。
Trelloを使用していく中で、メンバーやタスクの内容にあった並び順に変更してみてください。
リストは、リスト作成ウィンドウにある「リストを追加」に、追加で作成したリストのタイトルを記入し『保存』ボタンをクリックすると作成することができます。
Trelloでタスクカードを作成する方法
タスク内容を記載したカードを作成します。
カードには作業を進めるうえで必要な情報や期日、担当者が記載でき、添付ファイルも追加することができます。
カードはリスト下の『カードを追加』をクリックし、カードのタイトルを記載し作成を行います。タイトルはボードの時同様に、内容が把握できるタイトルにしましょう。
作成したカードをクリックすると、カードが大きく表示され内容を追加することができます。
説明の入力について
説明の欄には作業内容を記載します。
作業手順や目的、どうして必要なのかなど、どこまでの内容を記載するかはチーム内で統一しましょう。あまり詳しく書きすぎると、把握に時間がかかり混乱が起こります。
チェックリストについて
チェックリストは、タスクカードの右側にある『カードに追加』から『チェックリスト』をクリックすると、カードにチェックリストが追加されます。
各チェック項目は、タスクの内容によって変わります。タスクの進捗状況を示す内容にするなどご活用ください。
ファイルの添付方法
タスクカードにファイルを添付することができます。
任意のファイルを、マウスでカードにドラッグ&ドロップするか、タスクカードの右側にある『カードに追加』から『添付ファイル』をクリックして添付したいファイルを選択してください。ファイルは複数添付することもできます。
期限の登録方法
タスクに期限を設定することができます。
タスクカードの右側にある『追加』から『期限』をクリックすると、『期限を変更』のウィンドウが表示されます。
日付は『日付』の入力欄に直接入力するか、カレンダーの日付をクリックすることで設定できます。『時刻』の入力欄で時間も設定することができます。
ラベル付けについて
タスクカードに、担当範囲や内容などが一目でわかるようにラベルを付けることができます。
ラベルを付けることにより、タスクカードの絞り込みやガントチャートの表示、グルーピングにも活用できます。
(ガントチャートの表示には、chrome拡張機能の「Elegantt for Trello」を追加する必要があります。)
タスクカードの右側にある『追加』から『ラベル』をクリックしラベルを設定します。
ラベルの色やタイトルは、ラベルの右側に表示されているペンマークをクリックすると変更することができます。
担当者を付ける
タスクカードに担当者を付けることができます。タスクカードに担当者として登録されると、タスクカードの内容の変更やリストの移動、期限が近くなった際に通知が送られます。
ラベル同様に、担当者で絞り込んでタスクを表示することも可能です。タスクカードの右側にある『追加』から『メンバー』をクリックし担当者を設定します。
担当者は複数人選択することが可能です。
フォローするについて
タスクカードの右側にある『アクション』から『フォローする』をクリックすると、タスクカードの内容が変更された際に通知を受け取ることができます。
フォローするは、リストに設定することも可能です。
Trelloを活用してタスクを見える化しましょう
その他にも作業時間の測定やポイントの付与など、効率と生産性を上げるための機能がありますが、今回紹介した機能を使用するだけでも十分タスクの管理を行うことができます。
Trelloはチームだけでなく、個人のタスクを細かく管理することも可能ですので、ぜひ活用してみてください。
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