ビジネスの基本「5W1H」を意識し「聞き上手」マスターになろう

ビジネスの基本「5W1H」を意識し「聞き上手」マスターになろう

ビジネスマナーとして、「聞き方」の基本はマスターしていますか?「聞き上手」への第一歩は相手に興味を向け、話の内容をちゃんと受け取ることが重要です。メモなどを駆使して正確に聞き取ってみましょう。

今回は「聞き上手」になるため、意識すべきビジネスフレームワークの基本でもあるビジネス用語「5W1H」について解説します。

ビジネスの基本「5W1H」とは?

ビジネスの基本「5W1H」を意識し「聞き上手」マスターになろう

「5W1H」とは英語のWho(誰が)、Why(なぜ)、What(何を)、When(いつ)、Where(どこで)、How(どのように)の頭文字から成り立つ用語です。

ビジネスシーンにおいて、話し上手は聞き上手!メモも取らずに話を聞くなんてもってのほかです。「聞き上手」であることは実は話すことよりも重要!相手に合ったタイミングで質問するためには、ある程度話の内容や疑問点を整理しまとめた上で、文章化し質問することが大切です。

 

「5W1H」を意識すると、聞き逃した情報や補足し質問すべきことがみえてきます。話の意味を理解し、仕事相手にも信頼される社会人を目指すため、相手が気持ちよくなるようなビジネスマナーを心がけましょう。

次項で「5W1H」の構成を確認していきましょう。

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「5W1H」の構成

「5W1H」の構成

「5W1H」を下記の順番で整理していきます。

 

① When … いつ(時間)/ Who … 誰が(主体)

はじめに「When(いつ)・・・時間」と「Who(誰が)・・・主体や役割・関係」の2点を明確にし、意味を理解するとそのつぎの内容が頭に入りやすくなります。

② Where … どこで(場所)/ What … 何を(物・行動)

そのつぎに「Where(どこで)・・・環境や場所」と「What(何を)・・・結果」を整理することにより、相手の伝えたいことがさらに明確になります。

③ Why … なぜ(理由)How … どのように(手段)

最後に「Why(なぜ)・・・理由/原因」と「How(どのように)・・・方法手段」を確認します。相手の伝えてたいことがどのようにその結果に至ったのかを理解します。

 

聞き取りが苦手な方は、まずはこの基本的なルールに従い正確に聞き取ってみるところから始めてみましょう。そうすると、相手が何を伝えたいのか、意図・意味が自然と見えてくると思います。

「5W1H」の構成の仕方の例をご紹介

「5W1H」の構成の仕方の例をご紹介
「5W1H」の構成の仕方の例をご紹介します。

「本日13:00までに▲▲▲会社 佐藤様宛にマーケティングデータを集計しまとめた資料をメールで送ること。また、水曜日のオンラインMTGで使用する資料を18部印刷しておくこと。」

 

①  本日13:00まで…When・いつ(時間) /  ▲▲▲会社 佐藤様宛に…Who・誰が(主体)

②マーケティングデータを集計しまとめた資料… What・何を(物・行動) / オンラインMTG…Where どこで(場所)

③  Why・何故(理由)…水曜日のオンラインMTGで使用する資料 / How・どのように(手段)…メールで送ること・18部

 

話を整理するのが苦手な方は、まずはこのルールに従いはじめてみましょう。聞き取る内容の優先度・話す情報の重要事項によっては、組み立てを変えるとより聞き取りやすくなっていきます。

「5W1H」を意識し「聞き上手」マスターに

「5W1H」を意識し「聞き上手」マスターに

メモを取ることは備忘録や諸事録として必要不可欠です。聞き取る内容や詳細に何が足りていないのか、「5W1H」を駆使し話の内容に当てはめ、箇条書きにしてみましょう。そうすると過不足が確認でき、気づきやすくなります。

会議や打ち合わせ内容をまとめる議事録なども、「5W1H」の方法に沿い制作することで、当事者や当事者以外の誰が見ても理解しやすく疑問点がない理想的なものができるようになります。

また、相手の話を真剣に聞いているというアピールにもなります。間や手間を取られない上手なコミュニケーションが可能になり、お互いにストレスをためることなく、より良い人間関係にも繋がっていきます。

「5W1H」の応用編「5W3H」


「5W1H」の応用編「5W3H」

「5W1H」をベースとしたビジネスフレームワークに「5W3H」があります。「5W3H」とは、言葉の通り「5W1H」の「How」から「H」の項目がさらに2個増えたものになります。もう2つの「H」の項目は「How Many(どれくらい)・・・規模」と「How Much(いくら)・・・価格」です。

「5W1H」の方法を使った聞き方に慣れたあとは応用編として「5W3H」を活用し、より正確に相手の話を聞き取ってみましょう。質問方法をビジネスシーンによって意識し使いこなすことが習慣になると、仕事においても相手の伝えたいことがしっかりとキャッチできるようになり、相手思いのビジネスマナーを深められるはずです。

まずは身近な「5W1H」を意識しよう

誰かと話すということは、会話であり、一方的に話を伝えることではありません。だからこそ、「話す」こと以上に相手の話を「聞く」ことを意識していきましょう。

何より、最後まで話に耳を傾けること。仕事の中で大きな比重を占める「聞き上手」になるために、相手ファーストであることが「聞き上手」への近道となるのです。

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