報連相ができない人の理由とは？報連相が機能する環境作りのコツ！

報連相ができなくて悩んでいる人も結構多く、研修会も多く開催されいるようです。なぜ報連相の徹底が出来ないのか。円滑に仕事を回すために、報連相が機能する環境づくりの方法についてご紹介します。

報告・連絡・相談＝報連相

報連相は、「報告」「連絡」「相談」の3つの行為をまとめた総称です。会社における各行為を改めてご紹介します。

報告とは、現在自分が担当している案件の進捗状況や結果を、上司などに伝えることです。報告するタイミングや報告すべきかどうかの適切な判断が必要となります。
連絡とは、仕事を進めるうえで必要な情報を、必要なスタッフに伝えることです。必要な情報を簡潔に伝えることが求められます。
相談とは、自分では判断が難しい案件に直面した時に、上司や同僚などからアドバイスをもらうことです。タイミングや求め方、相談する相手選びが大切です。
「部下の成長のために、上司がやるべきこと取るべき行動とは」

報連相が出来ない理由とは

進捗を上司に報告し、必要事項をスタッフに共有し、判断に迷うことを周囲に相談する。すごく簡単なことですが、出来ない人には出来ない理由があります。報連相は主に、部下と上司の関係で行う行為ですので、部下の目線で報連相が出来ない主な理由を挙げます。

上司に怒られたくない

報連相が出来ない部下が思っていのは、報連相をするたびに上司に怒らる事を恐れているからです。予定の変更や売上の減少など、悪い結果であればなおさら報連相というコミュニケーションから逃げたくなってしまいます。悪い報告であれば、伝えること自体が上手くいかず、上司を必要以上に怒らせてしまうこともあります。

責任を取らされるのが怖い

報連相をすることで、仕事での自分のミスも上司が知るところとなります。ミスに対しての責任を追及されることもあるでしょう。情報を共有することで自らの行動が明るみになり、自分が責任をとらなくてはいけない状態が怖いのです。

自分一人で解決出来ると思っている

起こった問題に対して、報連相を行う前に自分で対応してしまう。自分一人で解決できる程度であれば良いのですが、良くないのは物事の大小にかかわらずに一人で対応しようとする行動が常態化してしまうということです。

報連相の重要性を理解していない

報連相が出来ない人は、そもそも重要性を理解していないと言えます。情報共有が不足することで、作業のやり直しや無駄なミーティングばかりが増え、作業効率も悪化します。小さなミスが原因で大きなミスに繋がるなど、報連相をしないことのリスクがしっかりと理解出来ていないなのです。
「情報共有はなぜ必要？情報の共有不足がもたらす問題点とその解決策とは」

報連相が苦手な人の特徴

報連相が苦手な人の特徴を理解できれば、対処法も見えてきます。苦手な人にはよくある特徴とはどのようなものなのでしょうか。

プライドが高い

プライドが高い人は、会社の中での自分の評価を過剰に気にします。自分が仕事が出来る人であると見られたい気持ちを強く持っています。自分のミスが明るみになることを極端に嫌い、自分の評価を下げるかもしれない「報連相」を行わないのです。

面倒臭い事を嫌がる

実務以外に、報告や連絡をすることは基本的に面倒なものです。忙しい人であれば限られた時間は実務に注ぎたい気持ちも理解できます。しかし、小さな面倒臭い行為を怠ると、案件がもっと面倒になり、時間も余計かかってしまうことに繋がります。面倒臭いことを極端に嫌う人は、性格的に一人で好き勝手行動するのが好きで、他人からの干渉を極端に嫌う傾向があるようです。

無責任な人

責任感を持たずに仕事を適当にこなす、途中で放り出してしまう、自分勝手。報連相が出来ない人は、周囲のことを考えずに仕事を進めていきがちです。結果に対する責任感が無い、無責任な人だから、結果を出すための報連相を重要視出来ないのです。報連相が出来ない人は、概ね今ご紹介した特徴があると思ってよいでしょう。

報連相が出来るための対処法

ご紹介してきた報連相が出来ない構造をふまえ、報連相が出来るようにするための対処をご紹介します。

①報連相の重要性を教える

出来ない人に対してまずは、報連相の重要性を教えましょう。会社の一員として仕事をしていく上で、報連相が重要な業務の一部であること。報連相を怠ることで発生する問題や危険が、自分だけでなく上司や会社全体に及ぶことを伝えます。報連相をしておくことで、部下自身の立場も守られることも、忘れずに伝えましょう。会社も自分も守ってくれる行為が報連相ということを、理解してもらうのです。

②報連相のルールを決める

重要性を理解したら、報連相のルールを決めましょう。報告の時間帯、メールなのかノートに記入するのかなどの報告形式も決めておきます。ただし、最初からあまりに細かくルールを決めてしまうと部下の重荷になってしまいます。まずはシンプルなルールのみ設定し、報連相を習慣化することを目標にしたほうがよいでしょう。

③上司として望む内容を伝える

上司が何を確認したいのか、なぜ確認したいのかが分かっていれば、部下も適切な報連相を行いやすくなります。指示した仕事の完了時、中間報告、予定変更の時、ミスをしたとき、新しい情報が入った時など、知りたい情報を上司と部下で共有するようにしましょう。

④報連相した事自体に感謝をする

報連相の内容が重要でないものであっても、一言「ありがとう」と相手に言葉をかけてあげましょう。報連相の内容ではなく、苦手な人が頑張って報連相にトライしたことに対しての「ありがとう」です。感謝の一言で、報連相に対する恐怖や苦手意識が払拭されるのです。たとえ、ミスの報告でも一方的に叱らずに、報告してくれたことに感謝し、場合によっては励ましの気持ちも相手に伝えていきましょう。

取り組みを習慣化する方法についてはこちら。習慣化のコツをつかむには？習慣化するための秘訣を伝授！

報連相で職場環境改善を

報連相が苦手で、今の会社を離れ転職やフリーランスを選ぶ人も多いようです。今回の記事で、出来ない人の出来ない理由を知ってもらえれば、報連相が出来るような対処も講じらるはずです。優秀な人材が離れないためにも、風通しの良い環境づくりを改めて考えてみてください。

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