Googleドキュメントの使い方・便利機能をご紹介！

『Googleドキュメント』とは、Googleが開発したワープロのソフトです。Googleドキュメントを利用したことがない方は多くいるのではないのでしょうか。Wordに引けを取らないとても便利なツールです。

Googleドキュメントとは？

Googleドキュメントとは、Wordと同じように文書作成が可能なツールです。また、Googleドキュメントは基本的に無料で使用するとができます。そのため、有料のツールを使用するのが難しい方にも、おすすめのツールになります。機能面では、さすがに有料のソフトには負けてしまう昨日もありますが、メモ帳のようなシンプルなテキストツールを使うよりは多機能で便利です。

使い方はとても簡単です。Googleアカウントを取得していれば、インターネットブラウザ上やスマホのアプリを利用してで編集することができます。オフラインでの作業や複数人のユーザーと共有しながら作業ができるので複数人ともデータを共有し作業することができます。

Googleドキュメントはこちらから

余談として、Googleスプレッドシートもとてもおすすめのツールです。下記の記事にて使い方を詳しくご説明しています。ぜひ一読ください。

使っている人が以外と少ない⁈Googleスプレッドシートをご紹介

Googleスプレッドシートはこちらから

Googleドキュメントの便利機能をご紹介します

Googleドキュメントには業務自閑短縮に役立つ便利機能が数多く存在します。そこでいくつかの便利機能をご紹介させていただきます。ぜひ参考にしてください。

見出しを設定する

文章を作成する際に文章を見やすくするために見出し付ける人が多いかと思います。見出しを設定する際ににメニューバーから見出しを付けるのは非効率的です。とても簡単で効率的に設定できるショートカットキーがあります。見出しに設定したい箇所を範囲選択し、以下のキーを押してください。

ショートカットキー：Ctrl+Alt+1～6の見出しサイズを選択

数字によって見出しのレベルを設定することができます。

・Ctrl+Alt+1＝見出し１
・Ctrl+Alt+2＝見出し２
・Ctrl+Alt+3＝見出し３
・Ctrl+Alt+4＝見出し４
・Ctrl+Alt+5＝見出し５
・Ctrl+Alt+6＝見出し６

上記のショットカットキーを使うことで、見出し1～見出し6まで設定することができます。とても時間短縮になるショートカットキーなので、ぜひ覚えておいてください。

目次を表示する

Googleドキュメント機能が使用できようになった頃は、目次表示がありませんでした。アドオン(追加外部機能)を入れることで目次を表示することができたのですが、現在は最初から表示することができるようになり、とても便利になりました。

目次は画面の左側にサイドバーとして表示されます。左側なので、文書作成の邪魔にもならず、とても便利な機能なので常時表示しておくことをおすすめします。

概要を表示させる方法

ショートカットキー：Ctrl+Alt+A+Ctrl+Alt+H

文字数をカウントする

文章を作成している時は常に文字数を意識していますよね。現在はGoogleドキュメントには文字数カウントできる便利な機能が備えられています。Wordのように下のバーに常時表示することはできませんが、ショートカットキーを使い確認することができます。

文字数の確認方法

ショートカットキー：Ctrl+Shift+C

また、確認できる内容は文字数だけではなく、ワード数やページ数も一緒に確認することができ、とても便利な機能になります。

音声入力を使い文章作成をする

Googleドキュメントでは、音声入力を使い文章を作成することができます。パソコンやiPhoneなどのスマートフォンやiPadなどのタブレットに内蔵されているマイクを利用し、音声を読み取り文章を作成します。

音声入力機能を利用する

ショートカットキー：Ctrl+Shift+S

音声入力を選択すると、ドキュメント内に下記画像のマイクのようなアイコンが表示されます。マイクの画像をクリックすると音声入力が開始されます。

ただ、句読点を認識する機能は搭載されていないため文章作成後に修正する必要があります。タイピング速度に自信のない方、大量の文字を起こしたい方向けの機能になっているのではないでしょうか。

基本的には、パソコンの内臓マイクでも音声を拾うことができますが、マイクに接近しなければ声を拾わず反応しない場合があります。そのため、内臓されているマイクで音声入をするよりも、別途取り付けのマイクの方が音声が拾いやすく、入力精度が高まります。音声機能を多く利用する人は、マイクを購入して利用するのをおすめします。

また、会議中に発言する際にマイクを常に利用していると、文字を起こす手間が省かれるため、会議中にも利用できるかもしれませんね。

画像から文字を取り込む方法

Googleドキュメントには、写真やPDFから文字をテキストとして取り込む機能がありあます。PDFから文字を取り込むのは、あまり難しいイメージはなかったのですが、写真の文字をテキストとして読み込むことができるのには驚きました。

では試しに2019年の祝日を印刷し、撮影した写真をの文字をテキスト化してみたいと思います。読み込みには次の写真を使用します。

取り込み方法

1．Googleドライブにデータ(写真)をアップロードし保存します。

２．テキスト化したいデータ(写真)をファイルから右クリックします。

３．アプリを開く→Googleドキュメントで開くを選択します。

データ(写真)をテキスト化した結果はこのようになりました。ところどころに誤字や余分な文字が入っていますが、基本的には同じ内容が記載されているため使える機能だと思います。
フォントの種類や文字のサイズは、自動で判断してしまうのですが、フォントの種類や文字のサイズをすべて通常にしたい場合は、『Ctrl+＼』で通常にすることができます。

上手く読み込む方法

写真が横向きのままGoogleドライブに取り込んでしまうと、確実に文字化けしてしまいます。そのため、縦向きにしてからGoogleドライブにアップロードしてください。

また、写真が暗い場合、文字がうまく読み取れない時があるため、文字がはっきりと見える明るさで撮影し、写真全体の明るさが一定になるように撮影することを意識してください。

完璧に読み込むことはなかなか難しいですが、有用であることには違いありません。ぜひ活用してみてください。

Googleドキュメントを上手に活用しましょう

有料ツールは使いやすいものが多いですが、Googleドキュメントには無料で利用できる便機能がたくさんあります。Googleドキュメントを利用したことがない方はぜひ利用してみてください。また、今回ご紹介しか機能以外にもたくさんの便利機能があります。検索して利用してみてくだい。