報連相とおひたしとは?ビジネスマナー用語の基本をご紹介します!

報連相とおひたしとは?ビジネスマナー用語の基本をご紹介します!

みなさんが入社当時、「報連相」の大事さを上司から教わったことがあるかと思います。近年のビジネスマナーでは報連相と同様、上司から部下に対する「おひたし」も話題になっています。そこで今回、報連相とおひたしのそれぞれの用語の意味や使い方、目的などをご紹介します!

報連相とは

報連相とは

みなさん報連相という言葉は、よく耳にしているかと思いますが、今一つそれぞれの用語の意味を知らないという方もいることでしょう。会社での部下から上司に対するビジネスマナー用語です。まずは「報告・連絡・相談」の用語をそれぞれわかりやすく説明していきます。

・報告
日々自分が担当している業務や、上司から指示された業務に対しての経過や結果を、部下から上司へ知らせることです。業務の進捗状況や結果だけではく、業務中に起こったミスやトラブルについても上司へ知らせましょう。

・連絡
会社全体(該当する関係者)に対して業務や作業上での情報や、決定事項などを知らせることです。会社内を管理する総務や人事などから会社全体へのお知らせや該当する社員への通達など様々な連絡事項があります。

・相談
業務を遂行する中で判断に迷ったり、自分で判断できないときや自分の考え・意見を聞いてほしいときなどに上司や先輩にアドバイスをもらったり、判断を仰いだりすることです。

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報連相の目的と方法

報連相の目的と方法

報連相の目的は、上司と部下が情報を共有することです。ビジネスにおいてもコミュニケーションの基本となるスキルの一つです。新人のころは、何が大事なの?と理解できないまま、仕事している方もいるかと思います。「報告・連絡・相談」はそれぞれ目的があり、重要な役割があります。まずは目的を理解し、活用方法を学んでいきましょう!

報告

報連相の中でも基本中の基本が「報告」です。まずは報告を徹底するように行動していきましょう。報告の目的は下記の2つとなります。

1.指示された業務の経過や結果などを双方で情報共有し、作業に問題やミスがないかを把握し、お互いに同じ認識を持つため
2.問題やミスを事前に把握することで、今後起こりうる問題を回避するため

報告の方法としては、上司のスケジュールを把握し、的確に行う必要があります。状況に応じて伝達方法を考えましょう。伝達方法は「口頭」と「記述」があります。口頭は、急を要する場合、結論から簡潔に報告します。この際に気を付けることは、自分の意見を述べるのではなく、事実のみを述べましょう。記述は、報告する内容が複雑で資料やグラフを用いた方が効率的な場合の方法です。資料の数値や数量などは正確に記載しましょう。

連絡

目的は、迅速な情報を共有することです。情報の正確性・簡潔性が求められ、スムーズに業務を成し遂げることが重要です。連絡の重要度合いは幅広くあり、特に重要度が高い内容に関しては正確性・簡潔性だけではなく、迅速・慎重さも求められます。

連絡の方法は、対象・内容・緊急度・重要度によって手段が異なるため、用途によって使い分ける必要があります。社内全体や部署ごとで対象者が多数いる場合は、朝礼時や会議などで口頭にて伝えると良いでしょう。急を要する場合は直接口頭で伝え、電話などで迅速に対応する必要があります。また、日報や要記録のもの、重要なものなどは文書にて連絡するようにしましょう。

相談

目的は、自分で判断できず相談したい内容に対して上司から指示やアドバイスをもらうことです。アドバイスをもらうためには、事前に情報を整理し準備しておく必要があります。下記3つのポイントを明確にしましょう。

1.相談する事柄の現状説明
2.相談する事柄の目標地
3.相談する前に実施したこと、それに対する結果

一番いけないことは、疑問や問題をうやむやにし一人で抱え込み、放置することです。事柄が深刻化する前に上司へ早めに相談することを心がけましょう。

おひたしとは

おひたしとは

次に近年ビジネスマナーで重要視されている「おひたし」についてです。おひたしとは、上司から部下に対するビジネスマナー用語、そして部下がより良い仕事ができるための「魔法の言葉」とも言われています。おひたしの用語や重要性について説明します!

お・・・怒らない
ひ・・・否定しない
た・・・助ける
し・・・指示する

上記がおひたしの用語となります。部下からの「報連相」に対して、上司は的確な指示を「おひたし」で返す必要があります。上司が怒鳴る・否定する・指示しないという行動を取れば、部下が上司に対し気持ちが委縮してしまい、報連相ができない環境が生まれてしまいます。

おひたしの重要性

おひたしの重要性

一方通行の報連相だけでは関係性が成り立ちません。「報告・連絡・相談」をただやっておけばいいという考えになりかねないので、上司は部下に対して「おひたし」を徹底することで、より良い関係性が築け、問題解決や業務改善もスムーズに行えるでしょう。ここで注意しなければいけないのが、部下の態度に問題がある場合には、「おひたし」ではなく何がいけないのか、言い方を考え叱ることも必要です。

報連相とおひたしを意識し実行しよう!

報連相もおひたしも、業務において効率をあげ、より良い関係を築くための基本となります。報連相だけでは不完全ですが、そこにおひたしを足すことにより、更なるパフォーマンスを発揮できることでしょう。「ほうれんそうのおひたし」の目的や重要性を理解し、適切に実行していくことが大事です。

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