戦略総務という言葉を聞いたことはありますか？総務部・管理部門は、事業を支える縁の下の力持ちとして日々活躍していますが、近年、総務部には能動的な施策の実行による「革命」が期待されています。今回は、企業において総務部門が活躍するための、戦略総務とはなにかを考えていきたいと思います。
戦略総務と総務の仕事とは
総務のイメージとして『総務=雑用係』と考えている方が多いのが、未だ少なくない現実です。なぜなら、総務部門が一体何の仕事をしているのかが不明確であり、総務部以外のスタッフは総務の仕事内容を理解していないことが理由のひとつです。では、総務の仕事とは一体何をしているのか、具体的に上げていきたいと思います。
総務部門の主な仕事とは
企業における総務部門の主な仕事は、多岐にわたります。
・社員が働きやすい環境を作る
備品購入やオフィス環境の改善、福利厚生制度の運用、社員の健康管理など社内の環境を整える業務です。直接的に経営へかかわっているわけではありませんが、組織をまとめる重要な役割です。
・社内の書類や個人情報の管理
各種契約書や社印など、重要書類や個人情報の管理も総務が行っています。企業の信用を守る意味でも重要な業務です。
・社内外でコミュニケーションをとり業務を調整する
総務の役割として重要なものに、社内・社外のコミュニケーションをとる、調整役としての業務があります。具体的には、業務内容が違う各部署の間にたち、調整役としてコミュニケーションをとる「社内調整役」としての役割です。また、広報・受付・来客・電話対応など「会社の顔」としての業務などが挙げられます。
・レクリエーションや健康診断の企画実施
社員旅行の企画や、企業ごとの行事の企画、社内での健康診断の実施など様々な計画をたて、実施する業務があります。その他に、株式会社であれば株主総会での司会などをすることもあるでしょう。
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戦略総務とは一体なにか
戦略総務とは、総務としての決められた仕事をこなすこととは異なり、会社が抱えている課題点を改善するために、各部門の労働生産性の向上や社内の環境改善を提案し、会社の成長を支えていく総務部門のことを指します。言葉だけを聞けば「総務が戦略を持つ」と考えられますが、この場合の「戦略総務」というのは目的や目標を達成するため会社内を改善していくという総務のあり方のことです。
「総務が変われば、会社が変わる」と考えられています。「働き方改革」という言葉が主流になってきているなかで、会社をどのように改善し、時代の流れに順応させていくかを考えるガイド役となります。
戦略総務になるために必要なこととは
総務が「戦略総務」となるために必要な事を紹介します。
・業務においてより力を注ぐ仕事の優先順位を付ける
様々な業務に追われる社員は、自分が本当にするべき業務とやらなければならない業務の優先順位が付けられないまま業務をこなしていく傾向があるとされています。さまざまなタスクを比較することで、「より力を注ぐべき仕事」を見つけられます。
・状況を把握するために社員の話を聞く
重要なのは、状況を把握するために社員の話を聞くことです。社員とのコミュニケーションを取ることによって、様々なサイドから情報を得られ、課題点・問題点が見えてくるでしょう。
・情報収集をする
情報収集も「戦略総務」の実践に必要な要素です。日々の業務に関する情報はもちろん、法律改正の情報や、働きやすい環境にしていくための他社の動き、世間の流行などもチェックしておくと良いでしょう。
・改善のアイデアを提案する
情報収集をし、社員とのコミュニケーションが取りやすい総務だからこそ、社内環境や労働環境の改善が見えてきます。積極的に改善のアイデアを提案することで、社員のモチベーション向上にも繋がります。
戦略総務が目指すこれからの姿
総務のやるべきことはファシリティマネジメント（FM）と言われています。ファシリティマネジメントとは、「企業が組織活動のために、施設と環境を全体的に企画・管理・活用をする経営活動」のことです。アメリカ発祥の新しい経営管理の形で、普段耳にしない言葉ですが、ファシリティマネジメントは総務の仕事である管理部門の延長線上にあります。施設を資産とし、より良く経営に生かしていくことが大切です。
また、業務を効率的に行うためにも、定期的に実行する業務や既存のルーティン業務、移転などの突発的に実行する業務は、人的資源を取り入れ有効的に活用し、外部サービスを利用し、アウトソーシング化を検討することも良いでしょう。そして、経営陣と現場のつなぎ役としてコミュニケーションをとり、会社をより良くしていくためにするべきことを積極的に取り組んでいく「戦略総務」の実践が求められています。
戦略総務の考え方を取り入れる
これからは、「総務は、社風や型などにこだわった昔ながらの裏方部署」と言われる時代ではありません。戦略総務とはなにかをいま一度考え、ビジネスにおいて直接的に携わることはありませんが「総務が変われば、会社が変わる」を実践し、より良い会社を作りましょう。
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