話がわかりやすい人の特徴とは?会話をする際に意識すべき10のこと

話がわかりやすい人の特徴とは?会話をする際に意識すべき10のこと

あなたは、自分が伝えたい内容を、わかりやすく人に伝えることができていますか?自分は伝えたつもりでも、相手に内容が伝わっていなければ、伝えたことにはなりません。相手に内容が伝わり理解してもらえて、初めて「伝わった」ことになります。

今回の記事では「話がわかりやすい人になるため」に意識してもらいたいことを、ご紹介していきます。

具体的に話す

具体的に話す

仕事で何かを説明するときに、どのような話し方をするとわかりやすく伝わるのか?確実にわかりやすく伝える方法があります!何事も具体的に話すことです。そして数字を会話に盛り込むことで、具体化しやすくなります。

例えば、部下に何かを伝えたいとき。

「大事なポイントは3つある」

「〇〇をすることで、現状より3割時間短縮することができる」

上記のように数字を使って、具体的な内容を伝えてあげることで、部下の理解や納得が高まり、業務の効率性に繋がります。ぼやっとした説明だと無駄な質問や迷いが発生するため、数字を用いて説明するように意識するだけで、スムーズなコミュニケーションをとることができます。

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「結論」から話す

結論から話す

自分が聞く立場で考えたら、「結論」から話されたほうが理解しやいです。報告など聞く時、最初に経緯や過程を説明された場合、聞いている側は、説明を聞きながら「で、結果はどうなったの?」と結果ばかりを気にしてしまいます。

今後意識してほしいのは、まずは「結論」から話すように心がけましょう。

結論 → 理由 → 詳細

結論から話すことで、一番伝えたいことが伝わります。結論を話したあとに理由の説明をするという流れで話すと聞き手が頭の中で情報を整理しながら聞くことができます

全体像から話す

全体像から話す

話がわかりやすい人は、伝えたい内容の全体像から説明します。例えば、会社で運動会を実施するためルールの説明をするとします。運動会の種目の説明をする際に、どんな種目でどうすれば勝ちなのか、などの全体像を説明したあとに、細かいルールなどを説明することで、どんなゲームなのかが伝わりやすくなります。

逆に話がわかりにくい人は、いきなりルールの説明や〇〇をすると反則です!などと細かいルールから説明してしまいます。構造を意識しないで話してしまうことで、相手に内容を正確に伝えることができません。全体像から説明されることで、自分がどういう行動をとれば良いのかイメージしやすくなります。特に相手が子どもの場合は、全体像から話をすることをおすすめします。

聞かれたことを話す

聞かれたことを話す

聞かれたことについて話す!日本人が得意なことですね。一見当たり前のようで簡単なことのように思えますが、話していて話が脱線して回答がずれている、聞かれたことについて回答はしているけど相手にうまく伝わらない回答の仕方をしてしまっている。。。などの経験はありませんか?

聞かれたことについて話す場合、簡潔に話すが鉄則です。上記の「結論から話す」でも伝えましたが、簡潔にまとめて結論から話すことを意識してください。説明が長すぎると的外れな回答や、回答しているので相手に伝わりづらいということが起きてしまいますので気をつけましょう。

5W1H

5W1H

5W1Hとはビジネスでよく聞く言葉だと思いますが、話をするときにも5W1Hを意識することで「この人の話ってわかりやすいなぁ」と思ってもらえますので、是非参考にしていだきたいです。

5W1Hとは

・What:何が

・When :いつ

・Who :誰が

・Where :どこで

・Why :なぜ

・How:どのように

都度説明するたびに、5W1Hが必要なわけではありませんが、進捗報告や状況報告などの際は活用するととてもわかりやすくおすすめです!

情報の取捨選択

情報の取捨選択

話がわかりやすい人が話す情報は、必要最低限に収まっています。特に大事なことは、1分以内で話すとより伝わりやすいと言われています。話す内容によって多少の前後することはありますが最も伝えたい内容は事前にまとめて1分以内で伝えるようにしましょう。

例えば、上司に提案する場合、一番伝えたいことを冒頭で話します。その他に伝えたいことは、情報を整理した上で簡潔にまとめて提案しましょう。一度、提案前に情報の整理を行ってください。

相手によって言葉を変える

相手によって言葉を変える

相手によって言葉を変えるとは、知識レベルによって話す用語を変えるということです。例えば、全くIT用語が分からない方にIT用語で説明しても全く伝わらないですよね?

IT用語がわからない方には、専門用語を使わず一般的な用語で説明することです。新入社員の教育の際も同じことが言えます。相手の知識レベルに応じて使う言葉を選び、伝わりやすく伝えることを心がけましょう。

相手の理解のスピードにあわせる

相手の理解のスピードにあわせる

ついつい話し手側は話したいことを一方的に話してしまいがちです。とりあえず一通り説明はしたけれど、相手があまり理解していないような気がする・・・そんな経験はありませんか?話している途中で相手の理解度を確認してください。うまく理解出来ていない場合は、相手にとってわかりやすい内容に置き換えて伝えてあげましょう!

こそあど言葉を使わない

こそあど言葉を使わない

ついつい使ってしまいがちな「こそあど言葉」ですが、相手には伝わりにくいケースが多いです。

こそあど言葉とは

こそあど言葉を一覧にしてまとめました。

こそあど言葉一覧

 

報告の際に「あの件についての報告です」など言われても「どの件?」となりますよね。連絡・報告・相談する際は、主語と使い具体的な言葉で説明するようにしましょう。

つなぎ言葉を活用

つなぎ言葉を活用

つなぎ言葉とは、「例えば」「だから」「つまり」「しかし」になります。相手にわかりやすく伝える言葉として「つなぎの言葉」はとても大切です。つなぎ言葉を利用すると、次に話す内容が事前に予測することができるため、内容が理解しやすくなる役割を果たしてくれています。

人の話を聞いているとき、脳の中は内容を理解したり、内容に誤った情報はないのか?などを確認しています。「つなぎの言葉」を利用することにより、脳へ合図を送ることになり次の話を予測させることができます。合図を受けた脳は万全な態勢なり、話を理解しながら聞けるようになるため、話の内容を理解しやすい状態へと運んでくれます。

会話をする際に意識してほしい10のこと

意識してほしい10のこと

いかがでしたか?会話をする際に意識してほしいことをご紹介しました。また、会話をする際に意識することの大切さを当記事以外でもご紹介しています。参考にしてみてください。

話し方のコツはプロから学べ!話し上手な人が使っている方法とは

社会人として避けたい!会話の「あいまい表現」

話す力は生きていく上で大切なスキルです。また、社会人として人と関わりがある以上、必要なコミュニケーションの1つです。意識してスキルアップにつなげていきましょう!

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