請求書の注意点と正しい書き方は?作成について徹底解説

請求書の注意点と正しい書き方は?作成について徹底解説

請求書は、ビジネスを行う上で目にする事の多い書類ですが、具体的にどういった内容を記載しておくべきでしょうか。企業における経理担当だけではなく、個人事業主の方にも必要不可欠な知識のひとつです。支払いを確実に行ってもらうためにも、ここでは請求書の注意点と、作成についての基礎を解説します。

 

請求書とは

請求書とは

請求書とは、取引先へ納品した商品やサービスに対する支払いを請求する際に発行する書類のことをいいます。請求書は、会社にとって売り上げにつながるとても重要な書類になります。

請求書の形式は、特に決まりはありません。作成ソフト、テンプレート、Excel、Word、手書きなどどんな形式であっても問題はありません。また、最近ではWeb上で管理されるクラウド型の請求書などもあります。

 

請求書に記載すべき項目

請求書に記載すべき項目

法律上は、請求書として必ず記載が必要な項目はありませんが、記載するべき内容や業務内容的に記載した方がよい項目があります。

 

文書のタイトル

その書類が何であるのかを明確にするために、文書の上部中央にタイトルを記載します。目立つところに「請求書」と記載します。

 

請求先(相手先の社名)

社名は必須ですが、住所や電話番号を記載するケースもあり特に決まりはありません。会社宛てに請求書を送付する場合は、社名のあとに「御中」、担当者宛てに送付する際には名前のあとに「様」と記載します。記載場所は、左上です。

 

発行者の社名、事業主名

発行者の情報も明確に記載する必要があります。一般的には、タイトルの右下あたりに記載します。

会社名や、名前の他に社判や、担当者の印判を押す場合もあります。

 

取引内容

取引した商品名、サービス名、数量、単価、金額などを記載します。数量に関しては「一式」といったようにまとめての記載をすることもあります。

値引きがある場合は、その旨を記載します。

 

請求金額

取引内容の項目の上に、大きくわかりやすく「請求金額」と題して消費税を足した合計金額を記載します。また、取引内容の項目の最下段に取引小計額、消費税、小計額と消費税を合わせた合計金額を記載します。(消費税が内税の場合は、「内税」と表記します。)このとき、請求金額は最下段に記載してある合計額と一致します。

 

注意点として、法人化されていない個人事務所の税理士や、弁護士、司法書士への支払いなどが、源泉徴収に対象となる場合があります。

 

請求書の発行日

請求書の発行日を記載します。取引先の締め日の関係上、経費を計上する月に合わせて発行日を記載する場合があります。取引先に初めて請求書を送付する場合は、確認するようにしましょう。

 

振込口座

振り込んでもらう口座内容を記載します。口座名義はカタカナ表記で、銀行コードや支店コードも記載しておくと、相手先に丁寧でとても便利です。

 

支払い期日

支払いの期限を記載します。契約書や発注書を交わした段階で決めておくことが一般的です。支払い期日を書いておく事で、入金確認の際に便利になります。

 

 

個人事業主が注意しなければならない請求書の書き方

個人事業主が注意しなければならない請求書の書き方

フリーランスやフリーエンジニアは法人ではなく、個人事業主として請求書を発行する必要があります。請求書を作成する際に注意点として下記2点があります。

 

請求書の発行日

取引先が法人の場合は、締め日での毎月1回の支払い日があるため、締め日に合わせて請求書を作成します。発行日は、請求書を作成した日ではなく取引先の締め日にします。

締め日と支払い日を契約書を交わす際にきちんと確認しておく必要があります。発行日を取引先の締め日を過ぎた日付にすると、支払いが翌月扱いとなる場合があるため、注意が必要です。

 

振込額の確認

振込された金額が、請求書金額よりも少ないケースがあります。源泉徴収税額や振込手数料が引かれていることが原因として考えられます。

 

振込手数料が引かれている場合は、どちらが負担するのかを明確にしておく必要があります。取引先負担の場合は、請求書に記載しておくことで間違いが起きません。

 

源泉徴収税額が引かれている場合は、取引先が法人の場合、個人事業主は報酬や金額により、源泉徴収税額を差し引いて振込される場合があります。企業によって異なるため、事前に取引先と確認しておくことが重要です。

 

源泉徴収税額を振込の際に引かれた場合は、年明けに対象の取引先から源泉徴収票が送られてきます。請求金額や源泉徴収税額が確定申告の際に必要となりますので、保管しておきましょう。

 

参照:国税庁 源泉徴収が必要な報酬・料金等とは

 

注意点を理解し、正しく請求書を作成しよう

注意点を理解し、正しく請求書を作成しよう

請求書は、取引先に取引内容や請求金額を明確に提示し、入金してもらうための重要な書類です。

請求書の作成方法に特に決まりはありませんし、記載する項目にも厳密な決まりはありません。ですが、後からトラブルが起きないよう作成に関しての知識や注意点を理解し、過不足のない請求書を作成するよう心がけましょう。

 

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