5W1Hとは？ビジネスで活用する方法

ビジネスの場では、相手に伝える能力は必須です。会話や報告書などと伝えるシーンはいくつかありますが、相手に伝える能力を磨くために、活用していただきたいのが「5W1H」です。

今回の記事では、ビジネスシーンで「5W1H」を実際の会話や報告書にどうやって取り入れていくのか、実例を交えてご紹介します。

5W1Hとは

5W1Hとは、【When　いつ】【 Where どこで】【Who 誰が】【 What 何を】【Why なぜ】【How どのように】のアルファベットの頭文字をとった言葉のことです。5W1Hを意識して、会話や文章を作成することで、伝えたい情報や意図が明確になるため、相手に対して理解しやすい状態を作れます。

5W1Hを使った会話や文章で、相手が理解しやすいように配慮することも、仕事の中では重要なマナーであり、コミュニケーションの1つです。では、どうやって使うと効果的なのでしょうか？次の章で解説していきます。

ビジネスで5W1Hを使う方法

5W1Hは、色々なビジネスシーンで応用できます。例えば、上司へ報告するときに、5W1Hを意識して話すことで手短で且つ、要点がまとまった報告ができます。 報告書を書くときに、5W1Hを意識することで、確認したい内容がまとめられて相手が理解しやすい報告書が書けます。

利用シーンごとに事例をご紹介していきます。

会話のパターン

ビジネスシーンでは、仕事を依頼したり、報告をしたりと様々な会話がなされていると思います。うまく伝えないと意図が違った資料が出来上がってきて、再提出になったりと、無駄な時間が発生してしまうこともあるのではないでしょうか？

5W1Hを意識した会話を心がけることで、意思疎通がうまく図れます。ビジネスシーンでよく利用する会話のパターンを、一覧でご紹介しますので参考にしてみてください。

質問するときのパターン

質問をするときに最も大切なのは、「何を聞きたいのか」を明確にすることです。何を聞きたいのかが曖昧だと、質問をされた人も何を答えればいいのかがわからないため、回答しにくい状態を作ってしまいます。

例えば、質問をするときに、「〇〇がわからないので、教えていただけますか？」と質問するのではなく、「これ(What)が、なぜ(Why)、上手くいかないのかわからないので、どうしたらできるのか(How)を教えていただけますか？」というように質問しましょう。

追加で「自分で〇〇の方法も調べて実施してみましたが、できませんでした」と一旦自分でも他の解決方法の調べてみたけど、できなかったことを伝えるといいですね。

5W1Hは、各項目ごとに内容を当てはめていくだけなので、まとめやすくなります。

■「論理的な考え方・分析が苦手」

■「上司への報告をする時に、いつもうまく伝えることができない」

■「マーケティングの本を読んだけど、実際どうやって実行していいのかわからない」

■「報告書の書き方について、まとまっていないと指摘され、どうやって改善していいかわからない」

と感じている方に、ビジネスシーンで使えるおすすめなフレームワークです。

ビジネスで5W1Hを効果的に使うには

5W1Hを効果的に使うためには、5W1Hを使う順番を意識しましょう。基本の順番は、次のとおりになります。

1．なぜ（why）

2．方法（how）

3．誰が（who）

4．何を（what）

5．いつまでに（when）

6．どこで（where）

一番最初におさえておくべきなのは、【なぜ（why）】です。「なぜ、何のためにやるのか？」を確定しておくことで、自分の伝えたい内容がぶれず、目的がはっきりするからです。

【なぜ（why）】を確定したら、次は【どのように実行するか？方法（how）】を決めます。

【なぜ（why）】と【どのように実行するか？方法（how）】が定まると、【誰が実現できるのか？誰がやるのか？（who）】を決めます。

以降は、【何をするか（what）】、【いつまでに（when）】、【どこでやるのか（where）】を決めていきます。もちろん、状況によっては、順番どおりに決められないケースもあります。

ただ、5W1Hの基本優先度や、意味を理解しておくことで、混乱や後々のミスを抑えられるでしょう。

5W1Hをビジネスで活用しよう

5W1Hは、会話や報告書だけでなく、マーケティングや企画などを考察する際にも、活用できます。また、情報を相手に伝える時、自分と相手の受け取り方は、違って当然です。情報を相手にわかりやすく共有し、認識をあわせるためにも5W1Hを活用していきましょう。

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