G Suiteとは?使い方と機能のメリットについて詳しく解説

G Suiteとは?使い方と機能のメリットについて詳しく解説

G Suite(ジー スイート)は、Googleが個人向けに提供しているメールやカレンダーのツールをビジネス向けに機能追加したビジネスツールのことです。多くの企業で活用されているG Suiteの、機能と使い方を解説します。

G Suiteとは何?

G Suiteとは何?
G Suite(ジー スイート)とは、Googleが提供する、ビジネス向けとなった各サービスを利用できるクラウド型グループウェアサービスです。グループウェアとは、Googleカレンダー、スプレッドシート、Gmailなどのアプリケーションのことを指し、どれもチームで円滑に作業を行う際に欠かせないものです。グループウェアのアプリケーションをまとめあげ、ネットワーク経由で提供しているものがG Suiteです。

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G Suiteで使える主なサービス

G Suiteで使える主なサービス
G Suiteでおなじみのサービスとしては、GoogleカレンダーやGmail、ドキュメントやスプレットシート、スライドなどがあります。他にも、Google Meet(旧 Hangouts(ハングアウト))やGoogleドライブ、Googleクラウドサーチなどもあります。使用できる主なサービスを紹介いたします。

Googleカレンダー

Googleカレンダー
Googleカレンダーは、誰でも簡単にスケジュール管理ができるサービスです。PCやスマートフォン、タブレットなど様々なデバイス端末から使用できます。スケジュールを設定することで、大事な要件をアラームでお知らせしてもらえます。社内やチームで、スケジュールをGoogleカレンダーで共有し、進捗状況や仕事の予定をお互いに確認できます。

また、社内の全体会議や部署内のミーティングなどの通知、予定のリマインドなどにも使用できます。
【関連記事:Googleカレンダーの使い方をご紹介

Googleドライブ

Googleドライブ
Googleドライブは、クラウド上に重要なデータを保存できるクラウドストレージサービスです。Word、Excel、PowerPointなど、仕事で必要なファイルや、画像ファイル、動画ファイルなどいろいろなデータファイルを保存、管理できます。保存したファイルはドライブ上で管理、共有でき、ユーザーの閲覧権限や編集権限をしっかり管理していれば、情報漏洩などの心配はありません。しかし、プランによって保存できる容量上限が違うため、注意が必要です。

Basicでは30GB、Businessの4人以下は1TB、5人以上では無制限となっています。
参考:Google Drive

Gmail

Gmail
個人でも多くの人が使用しているGmailは、無料で利用していると「@gmail.com」のドメインになります。しかし、G Suiteを利用すると、独自のドメインを使用できます。フォルダの容量も約30GBまで、メーリングリストは無制限に使用できます。

また、迷惑メールなどは、しっかりとしたフィルターで強力にブロックしてくれます。
参考:Gmail

ドキュメント・スプレッドシート・スライド

ドキュメント・スプレッドシート・スライド
G Suiteには、ワープロ機能のドキュメント、表計算機能のスプレッドシート、プレゼンテーション機能のスライドがあります。それぞれ、officeのWordやExcel、PowerPointと同じ機能を搭載しています。オンラインで簡単に、文章や表計算、プレゼンテーションの作成や編集ができます。ドキュメントやスプレッドシート、スライドは、ブラウザで作動するので、WordやExcel、PowerPointみたいにインストールしなくても使えます。インターネット環境さえ整っていれば、どこからでもお目当てのページにアクセスできます。

また、3つともGoogleドライブに統合されているため、作成したファイルは自動的に保存されます。

誤った上書き保存によるデータ書き換えや、保存忘れといったミスの心配をしなくて済みます。
【関連記事:Google スライドとは?使い方・便利機能をご紹介!

Googleサイト

Googleサイト
Googleサイトとは、HTMLやCSS、JavaScriptなど、Webサイト制作やプログラミングの知識がなくても、簡単にWebサイトを作れるサービスです。HTMLコードを書き込まなくても、テンプレートからデザインを選択、カスタマイズすることで簡単にWebサイトが制作可能です。権限や情報の共有さえしておけば、ユーザー間でサイトの構築ができ、効率的にWebサイトの制作ができます。

G Suiteのサービスには、オンラインビデオ会議ができるHangout Meetやアンケートの作成・分析ができるGoogleフォームなどがあります。
参考:Googleサイト

Google Meet

Google Meet

Google Meet(旧:ハングアウト)は、Googleが提供するメッセンジャーサービスです。Google Meetは、LINEのようにチャットやグループチャット、音声通話からビデオ通話まで無料で利用できます。Google Meetの使い方は、GoogleカレンダーやGmailから、オンライン会議のスケジュール設定、オンライン会議の参加ができます。

オンライン会議の準備も、会議へ参加させたいユーザーの名前やメールアドレスを追加し、事前にリンクを共有するだけなので容易です。
参考:Google Meet

G Suiteのメリット

G Suiteのメリット
G Suiteは、インターネット経由でサービスを提供するクラウド型グループウェアで、世界中で300万社以上の企業が導入しています。多くの企業がG Suiteを導入している理由としては、シンプルかつデザイン性の高いアプリケーションサービスであり、使いやすいということ。インターネットさえあれば、クラウド上でスケジュールやタスク管理、ファイルの共有など多種類のアプリケーションサービスを使うことができること。

そして、魅力的なアプリケーション各機能のメリットに加え、クラウド型グループウェアとしてのメリットも大きいからです。G Suiteのクラウド型グループウェアとしてのメリットをご紹介します。

メリット1:チームなど共同で行う作業の効率化

チームなど共同で行う作業の効率化
G Suiteのサービスは、インターネット上ですべて行うことができ、連携もスムーズです。チームで協力して作業を行う場合、メンバー同士で情報やデータの共有がしやすくなり、編集作業のやり取りが楽になります。

インターネット環境があれば、ブラウザからG Suiteの機能が利用できるため、同じ場所にいないメンバーともリアルタイムで編集作業ができるようになります。さらに、クラウド上でファイルや画像も共有できるため、送信に時間がかかる大きなデータのやり取りをしなくてもよくなります。

メリット2:いつでもどこでもアクセスができる

インターネット環境が整っていればG Suiteのサービスが使用できるため、職場だけでなく、移動中や取引先、自宅でもG Suiteにアクセスできます。また、現在、ビジネスシーンでは、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットを使用する機会も多くなっています。G Suiteは、Wi-Fiルーターなどの通信環境があれば、スマートフォンやタブレットからでも、すぐに必要なデータの収集、編集などができます。

メリット3:常にバージョンアップされた状態で使用できる

G Suiteでは、常にバージョンアップされた最新版のサービスを使えます。G Suiteは、アプリデータやソフトウェアなどの新しい機能が追加されると、自動的に最新バージョンにアップデートされます。そのため、G Suite以外で展開されている、他のアプリケーションやサービスのように、ユーザーが手動でアップデートを行う必要はありません。

メリット4:導入が早く初期費用も安い

G Suiteは、インターネットの環境とユーザーが利用するパソコンなどのデバイスさえあれば、どこからでも導入できます。G Suiteは、クラウド型グループウェアなので、サーバーやハードウェアなどの物理的な準備は一切不要なため、初期費用を抑えられます。ユーザーは、G suiteの月額料金の支払い準備を整えれば、短時間でG Suiteを導入でき、業務に活用できます。

メリット5:管理者のシステム運用の負担が減る

管理者のシステム運用の負担が減る
G Suiteの場合、システム運用はGoogleが行うので、セキュリティパッチの適用やサーバーの保守、サービスのバージョンアップなどの業務はほとんど不要です。社内にサーバーを置いた時、システムを運用する担当者が負うべき業務負担を、G Suiteを活用することで大幅に減らし、総合的な運用コストも抑えられます。

メリット6:セキュリティの向上

G suiteは、セキュリティ面で大きなメリットがあります。クラウド上に大事なデータを置くことに、セキュリティを懸念する方もいらっしゃると思いますが、G suiteはGoogleが運用し、セキュリティの専門家が管理するGoogleのデータセンターを使っています。

一般企業のデータセンターが、Googleのデータセンターと同じセキュリティを保つことは簡単ではありません。G suiteは、Googleがセキュリティ対策を徹底しているデータセンターを使っているため、データのやり取りを安心して行えます。

メリット7:管理コンソールでサービス全体を管理

管理コンソールでサービス全体を管理
G suiteの管理者は、利用中のG suiteサービス全てを、管理コンソールで一元管理できます。管理コンソールの機能を使うと、お支払いの管理やモバイル端末の管理、ユーザーの追加や削除、利用状況の確認、データ移行や2段階認証などのセキュリティ、監査ログなど、G suiteのあらゆる設定や機能をひとつの画面で管理できます。

G Suiteの各プランの違い

G Suiteの各プランの違い
G SuiteにはBasic、Business、Enterpriseの3種類があり、各プランによって利用料金とサービスに違いがあります。各プランの違いについて紹介しますので、自分に合ったプランを探しましょう。

プラン 月額(1ユーザー)
Basic 680円
Business 1,360円
Enterprise 3,000円

参考:G Suiteのお支払いプラン

Basicプラン

Basicプランでは、ビジネス用のGmail、GoogleMeet(音声/ビデオ会議)、Googleカレンダーの共有、Googleドライブ、ドキュメント・スプレッドシート・プレゼンテーションなどのアプリケーションが使えます。BasicプランのGoogeドライブは、30GBの容量制限があるため、大容量のデータをしないのであれば、Basicプランで十分です。セキュリティと管理面では、サポート(24時間365日)、管理機能(従業員のアカウントやセキュリティ)などの機能が利用できます。

Businessプラン

Businessプランでは、Basicプランのアプリケーション機能に加え、Cloud Search(ファイルの一括検索機能)が追加されています。Googoleドライブも、容量は無制限となり、大容量のデータを扱う業務を行うときには安心して使用できます。セキュリティと管理面では、メールやチャットの記録保存と移動や削除の設定、メールやチャットの電子情報の開示、監査レポートの機能が利用できるようになります。

Enterpriseプラン

Enterpriseプランは、アプリケーションはBusinessプランと同じですが、セキュリティと管理面が強化されたプランとなります。また、BusinessとEnterpriseには、Google Vaultという、データや記録の保持、電子情報の開示など、組織のニーズに対応した機能が利用できます。

教育機関向けプラン

G suiteには、教育機関用に作られた無料の「G Suite for Education」というアプリセットがあります。G Suite for Educationを使うことで、クラス全体の指導だけではなく個別指導も速やかに対応できます。無料で使えるため、学校の予算内で最新のテクノロジーが導入可能です。アメリカの小学校などで導入事例があります。

また、教師向けのリソースとして使い方のチュートリアルがついていたり、オンラインでもオフラインでもどのデバイスでも作業ができます。

さらに、多層型のセキュリティ機能が搭載され、24時間365日対応のサポートが利用できます。
参考:G Suite for Education

G Suiteで作業を効率化しよう

日本の企業は、ITソリューションが適切に導入できておらず、労働生産性が低い状態のままです。社会の変化やグローバル化により、常に新しい価値を企業が提供していかなくてはなりません。G Suiteは、多くの企業が直面する今後の課題を、解決に導く重要な役割を担うでしょう。

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