G Suiteとは?使い方と機能のメリットについて詳しく解説

G Suiteとは?使い方と機能のメリットについて詳しく解説

G Suite(ジー スイート)とは、Googleが個人向けに提供している無料のアプリケーションをビジネス向けに機能追加したツールのことです。多くの企業などで利用されているG Suiteの使い方と機能について解説します。

G Suiteとは何?

G Suiteとは何?

G Suite(ジー スイート)とは、Googleが提供するビジネス向けの様々なサービスを利用できるクラウド型グループウェアサービスのことです。グループウェアとは、Googleカレンダー、Googleドライブ、Gmailなどのアプリケーションのことで、どれもビジネスには欠かせないものです。グループウェアのアプリケーションをまとめあげ、ネットワークを経由して提供しているのがG Suiteです。

 

ただし、「G Suite」は、2020年10月6日に「Google Workspace」へ名称が変更されました。

 

参考:Google Workspace

G Suiteで使える主なサービス

G Suiteで使える主なサービス
G Suiteでおなじみのサービスとしては、GoogleカレンダーやGmail、ドキュメントやスプレットシート、スライドなどがあります。他にも、Google Meet(旧 Hangouts(ハングアウト))やGoogleドライブ、Googleクラウドサーチなどもあります。

使用できる主なサービスを紹介いたします。

Googleカレンダー

Googleカレンダー

Googleカレンダーは、誰でも簡単にスケジュール管理ができるサービスです。PCやスマートフォン、タブレットなど様々なデバイス端末から使用できます。スケジュールを設定することで、大事な要件をアラームでお知らせしてもらえます。社内やチームで、スケジュールをGoogleカレンダーで共有し、進捗状況や仕事の予定をお互いに確認できます。

また、社内の全体会議や部署内のミーティングなどの通知、予定のリマインドなどにも使用できます。

【関連記事:Googleカレンダーの使い方をご紹介

Googleドライブ

Googleドライブ

Googleドライブは、クラウド上に重要なデータを保存できるクラウドストレージサービスです。Word,Excel,PowerPointなど、仕事で必要なファイルや画像ファイル、動画ファイルなどいろいろなデータファイルを保存、管理できます。保存したファイルはドライブ上で管理や共有ができて、ユーザーの閲覧権限や編集権限をしっかり管理していれば、情報漏洩などの心配はありません。しかし、プランによって保存できる容量上限が違うため、注意が必要です。

参考:Google Drive

【関連記事:Googleドライブのファイル共有方法と使い方を紹介します!

Gmail

Gmail

個人でも多くの人が使用しているGmailは、無料で利用していると「@gmail.com」のドメインになります。しかし、G Suiteを利用すると、独自のドメインを使用できます。フォルダの容量が無料プランの場合は15GBまでに対し、G Suiteでは30GBまで、メーリングリストは無制限に使用できます。

また、迷惑メールは、フィルターで強力にブロックしてくれるため安心して利用できます。

参考:Gmail

ドキュメント・スプレッドシート・スライド

ドキュメント・スプレッドシート・スライド

G Suiteには、ワープロ機能のドキュメント、表計算機能のスプレッドシート、プレゼンテーション機能のスライドがあります。それぞれMicrosoft OfficeのWordやExcel、PowerPointと同じ機能を搭載しています。オンラインで簡単に文章や表計算、プレゼンテーションの作成や編集ができます。

ドキュメントやスプレッドシート、スライドは、ブラウザで作動するので、WordやExcel、PowerPointのようにインストールしなくても使えます。インターネット環境さえ整っていれば、どこからでもお目当てのページにアクセスできます。

また、3つともGoogleドライブに統合されているため、作成したファイルは自動的に保存されます。誤った上書き保存によるデータ書き換えや、保存忘れといったミスの心配をしなくて済みます。

【関連記事:Google スライドとは?使い方・便利機能をご紹介!

Googleサイト

Googleサイト

Googleサイトとは、HTMLやCSS、JavaScriptなど、Webサイト制作やプログラミングの知識がなくても、簡単にWebサイトを作れるサービスです。HTMLコードを書き込まなくても、テンプレートからデザインを選択、カスタマイズすることで簡単にWebサイトが制作可能です。権限や情報の共有さえしておけば、ユーザー間でサイトの構築ができ、効率的にWebサイトの制作ができます。

G Suiteのサービスには、オンラインビデオ会議ができるHangout Meetやアンケートの作成・分析ができるGoogleフォームなどがあります。

参考:Googleサイト

Google Meet

Google Meet

Google Meet(旧:ハングアウト)は、Googleが提供するメッセンジャーサービスです。Google Meetは、LINEのようにチャットやグループチャット、音声通話からビデオ通話まで無料で利用できます。Google Meetの使い方は、GoogleカレンダーやGmailから、オンライン会議のスケジュール設定、オンライン会議の参加ができます。

オンライン会議の準備も、会議へ参加させたいユーザーの名前やメールアドレスを追加し、事前にリンクを共有するだけなので容易です。

参考:Google Meet

Google Jamboard

Google Jamboard

Google Jamboard とは「電子ホワイトボード機能を持つアプリケーション」です。Google Jamboard は、サーバーによって管理されているアプリケーションであるため、パソコンやスマホなど様々な端末で使用可能です。

参考:Google Jamboard

G Suiteのメリット

G Suiteのメリット

G Suiteは、インターネット経由でサービスを提供するクラウド型グループウェアで、世界中で300万社以上の企業が導入しています。多くの企業がG Suiteを導入している理由としては、シンプルかつデザイン性の高いアプリケーションサービスであり、使いやすいからです。また、クラウド上でスケジュールやタスク管理、ファイルの共有など多種類のアプリケーションサービスを使うことができるからです。

そして、各アプリケーションの魅力的な機能に加え、クラウド型グループウェアとしてのメリットも大きいからです。G Suiteのクラウド型グループウェアとしてのメリットをご紹介します。

メリット1:チームなど共同で行う作業の効率化

チームなど共同で行う作業の効率化

G Suiteのサービスは、インターネット上ですべて行うことができ、連携もスムーズです。チームで協力して作業を行う場合、メンバー同士で情報やデータの共有がしやすくなり、編集作業のやり取りが楽になります。

インターネット環境があれば、ブラウザからG Suiteの機能が利用できるため、同じ場所にいないメンバーともリアルタイムで編集作業ができるようになります。さらに、クラウド上でファイルや画像も共有できるため、送信に時間がかかる大きなデータのやり取りをしなくてもよくなります。

メリット2:いつでもどこでもアクセスができる

インターネット環境が整っていればG Suiteのサービスが使用できるため、職場だけでなく、移動中や取引先、自宅でもG Suiteにアクセスできます。また、現在、ビジネスシーンでは、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットを使用する機会も多くなっています。G Suiteは、Wi-Fiルーターなどの通信環境があれば、スマートフォンやタブレットからでも、すぐに必要なデータの収集、編集などができます。

メリット3:常にバージョンアップされた状態で使用できる

G Suiteでは、常にバージョンアップされた最新版のサービスを使えます。G Suiteは、アプリデータやソフトウェアなどの新しい機能が追加されると、自動的に最新バージョンにアップデートされます。そのため、G Suite以外で展開されている、他のアプリケーションやサービスのように、ユーザーが手動でアップデートを行う必要はありません。

メリット4:導入が早く初期費用も安い

G Suiteは、インターネットの環境とユーザーが利用するパソコンなどのデバイスさえあれば、どこからでも導入できます。G Suiteは、クラウド型グループウェアなので、サーバーやハードウェアなどの物理的な準備は一切不要なため、初期費用を抑えられます。ユーザーは、G Suiteの月額料金の支払い準備を整えれば、短時間でG Suiteを導入でき、業務に活用できます。

メリット5:管理者のシステム運用の負担が減る

管理者のシステム運用の負担が減る

G Suiteの場合、システム運用はGoogleが行うので、セキュリティパッチの適用やサーバーの保守、サービスのバージョンアップなどの業務はほとんど不要です。社内にサーバーを置いた時、システムを運用する担当者が負うべき業務負担をG Suiteを活用することで大幅に減らし、総合的な運用コストも抑えられます。

メリット6:セキュリティの向上

G Suiteは、セキュリティ面で大きなメリットがあります。クラウド上に大事なデータを置くことにセキュリティ上の懸念を抱く方もいらっしゃると思いますが、G SuiteはGoogleが運用し、セキュリティの専門家が管理するGoogleのデータセンターを使っています。

一般企業のデータセンターが、Googleのデータセンターと同じセキュリティを保つことは簡単ではありません。G Suiteは、Googleがセキュリティ対策を徹底しているデータセンターを使っているため、データのやり取りを安心して行えます。

メリット7:管理コンソールでサービス全体を管理

管理コンソールでサービス全体を管理
G Suiteの管理者は、利用中のG Suiteサービス全てを管理コンソールで一元管理できます。管理コンソールを使用することで、支払い管理やモバイル端末の管理、データ移行、アカウントの追加や削除、利用状況の確認、2段階認証といった様々なセキュリティや監査ログなど、G Suiteのあらゆる設定や機能をひとつの画面で管理できます。

G Suiteの各プランの違い

G Suiteの各プランの違い

G SuiteにはBusiness StarterBusiness StandardBusiness Plusの3種類があり、各プランによって利用料金とサービスに違いがあります。各プランの違いについて紹介しますので、自分に合ったプランを探しましょう。

プラン 月額(1ユーザー)
Business Starter(スターター) 680円
Business Standard(スタンダード) 1,360円
Business Plus(プラス) 2,040円

参考:G Suiteのお支払いプラン

Business Starterプラン

Business Starterプランでは、ビジネス用のGmail、Google Meet(音声/ビデオ会議)、Googleカレンダーの共有、Googleドライブ、ドキュメント・スプレッドシート・プレゼンテーションなどのアプリケーションが使えます。Googleドライブは、30GBの容量制限があるため、大容量のデータを扱わないのであれば、Business Starterプランで十分です。セキュリティと管理面では、サポート(24時間365日)、管理機能(従業員のアカウントやセキュリティ)などの機能が利用できます。

Business Standardプラン

Business Standardプランでは、Business Starterプランのアプリケーション機能に加え、Cloud Search(ファイルの一括検索機能)が追加されています。Googleドライブは、2TBの容量制限がありますが、大容量のデータを保存し続けなければBusiness Standardプランで十分です。セキュリティと管理面では、メールやチャットの記録保存と移動や削除の設定、メールやチャットの電子情報の開示、監査レポートの機能が利用できるようになります。

Business Plusプラン

Business Plusプランは、アプリケーションはBusiness Standardプランと同じですが、セキュリティと管理面が強化された企業向けプランとなります。Googleドライブは、5TBの容量制限があります。

また、Google Vaultという、データや記録の保持、電子情報の開示など、組織のニーズに対応した機能が利用できます。

教育機関向けプラン

G Suiteには、教育機関用に作られた無料の「G Suite for Education」というアプリセットがあります。ただし、幼稚園から大学までの教育機関で申請する必要があります。

G Suite for Educationを使うことで、クラス全体の指導だけではなく、教師と生徒での1対1での個別指導も速やかに対応できます。無料で使えるため、学校の予算内で最新のテクノロジーが導入可能です。ログインさえすれば、端末を問わずに共通で利用できます。アメリカの小学校などで導入事例があります。

また、教師向けのリソースとして使い方のチュートリアルがついていたり、オンラインでもオフラインでもどのデバイスでも作業ができたりします。さらに、多層型のセキュリティ機能が搭載され、24時間365日対応のサポートが利用できます。

参考:G Suite for Education

G Suiteと無料プランの違い

G Suiteと無料プランの違い

G Suiteはビジネス向け、無料プランは個人向けとなっています。どちらもGoogleが提供するサービスですが、ビジネス向けと個人向けでは使用目的が違うため、機能や管理方法が違います。

「Gmail」の場合、先程もご紹介しましたが、無料プランでは「@gmail.com」ですが、G Suiteでは社名入りのメールアドレス(独自ドメイン)を作成することができます。

 

Googleドライブの容量は、無料プランの場合15GBの容量制限となっています。そのため、容量の多いデータの送信や保存は出来ません。G Suiteを導入すれば容量は30GB~5TBまで選べるため作業効率が高まるでしょう。

 

また、無料のGoogleアカウントには「管理者権限」などのセキュリティ機能はついていないため、ビジネス向けで利用するなら、G Suiteの利用がおすすめです。

G Suiteで作業を効率化しよう

G Suiteで作業を効率化しよう

日本の企業は、ITソリューションが適切に導入できておらず、労働生産性が低い状態のままです。社会の変化やグローバル化により、常に新しい価値を企業が提供していかなくてはなりません。G Suiteは、多くの企業が直面する今後の課題を解決に導く重要な役割を担うでしょう。

お悩みでしたら、
Bigmacにお任せください。

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