資料の作成に慣れていなくても、見やすくて伝わりやすい資料を作成できる方法があります。
会議で使用する企画書や、社内プレゼンなどで資料を作成する機会がある方に向けて、パワーポイントでのプレゼン資料の作り方をご紹介します。
目次
プレゼンテーションとは
プレゼンテーションとは、「情報伝達手段」のひとつです。相手の立場に立ち、メッセージや情報を細かく伝え、理解を求め、行動してもらうことを目的とした説明のことです。
発表とは違い、プレゼンテーションは双方向性があります。相手に理解してもらい、行動を取ってもらうためには、相手にとってメリットのある情報を考え、伝えなければなりません。
一方、発表とは、物事を伝え、知らせることです。発表する側から相手へ一方通行なので、必ずしも相手の理解は必要としません。
プレゼン資料の作り方1.目的を明確にする
誰にどんな行動を取ってもらいたいのか、プレゼンテーションを行う目的を毎回明確にする必要があります。プレゼン資料を作成しても、相手に理解してもらうだけでは不十分です。
行動を取ってもらえなければ、見やすい資料を作成しても意味がありません。行動を取ってもらうためには、相手が求めている情報や意見を伝え、面白そうだと感じてもらい、興味を持ってもらうことが大切です。
次に情報や意見を詳しく説明して納得をもらえると、聞き手に行動を取ってもらえるようなプレゼン資料になります。相手が何を求めているか、どんなことを知りたいのかを資料作成者は考えなくてはいけません。
例えば、相手の重視しているものが品質ならば、「高品質な商品を提供します」といった感じに提案しましょう。
プレゼン資料の作り方2.情報を集める
プレゼン資料を作成する前に、情報を集め、どのように作成するのか大体の構成を決めましょう。プレゼン資料を作成している途中でアピールしたい内容が変わってしまったり、必要な事柄の記載が抜けていると、プレゼン資料を修正するのに時間がかかりすぎてしまうことがあります。
現代では、資料ひとつのための情報収集でも、ネットから記事やデータ、事例など参考になるものが簡単に手に入ります。しかし、簡単に手に入るがゆえに情報が膨大になり、収拾がつかなくなることもありえます。時間の制約があるビジネスでは特に、「相手に何を伝えなくてはいけないのか」という主軸を見失わないようロジックを明確にして、資料作成を進めていくのが、資料の作り方における初歩的なコツとも言えます。
パワーポイントを開く前に、まずは紙やノートに大体の構成を手書きで書くことをおすすめします。構成を手書きで書く際に、グラフや表、レイアウトも決めておきましょう。
プレゼン資料の作り方3.色の使い方
内容が良いプレゼン資料でも、多く色を使うと目移りしてしまいます。また、注目する場所・重要なところがわかりにくくなり、相手の理解を妨げる可能性があります。
プレゼン資料を作成する際は、テーマカラーをはじめに決めることをおすすめします。テーマカラーにはベースカラー、メインカラー、アクセントカラーがあり、１色ずつ決めるようにしましょう。色を何色か使う場合はベースカラー、メインカラー、アクセントカラーの濃淡を変えることで、まとまった感じの資料になります。
使用する色を控えすぎると重要なポイントがわかりにくくなるので、使用する色数は白・黒を含め５系統の色までにするとよいと言われています。
プレゼン資料の作り方4.デザイン、レイアウトを揃える
デザインレイアウトが揃っているプレゼン資料と、デザインレイアウトが不揃いなプレゼン資料では、相手に情報の伝わり方が違います。デザインを揃えることで、人は関連づけをしやすくなり、理解しやすく読みやすいプレゼン資料になります。
テキストや画像をZの法則で配置する
プレゼン資料全体の流れを把握するために、人の視線には流れがあります。左上→右上→左下→右下の順で視線が動き情報を理解していくため、Zの法則と言われています。Zの導線上に伝えたい文字や画像を配置すると、人の視線の流れにあった、わかりやすいプレゼン資料になります。
テキストや画像を揃えて配置する
テキストやグラフ、画像などを揃えて配置したプレゼン資料は、統一感がありスッキリします。テキストや画像の配置が揃っていないと見栄えが悪くなり、内容が伝わりにくくなります。
中央揃えや右揃えの機能を使用する、スライドの中心を軸にしてコンテンツが均等になるように配置するなど、見やすいプレゼン資料にしましょう。
プレゼン資料の作り方4.テキストを少なくする
1枚のスライドにテキストの量が多いと、相手はスライドの文字を読む事に集中してしまうので、スライド内の文字数を少なくしましょう。不要な文書を減らして箇条書きにすると、スライドがすっきりして見えます。プレゼン資料は、本番の際に口頭で補足情報を説明するため、箇条書きを単語のみや体言止めにしても問題ありません。
プレゼン資料の作り方5.スライドマスターを使用する
スライドマスターは、パワーポイントで全てのスライドの画像やフォント、色などのレイアウトをまとめて管理できます。スライドマスターで編集すれば全てのスライドに適用されるので、レイアウトを編集するためにスライド1枚ずつ同じ作業を行う必要がなくなります。
スライドマスターを編集したいときは、他のスライドの作成前に行うようにしましょう。スライドマスターの編集を他のスライドより後に行うと、標準表示で編集後のレイアウトを再度適用する必要があります。
少しの工夫で伝わる資料になる
プレゼン資料の見やすさ、わかりやすさは成果を出すために大切です。プレゼン資料の作り方を把握すれば、時間をかけずスムーズに作成でき作業が効率的になります。
相手に行動を取ってもらうには何を伝えなければいけないのかを意識して、プレゼン資料の作成に活かしてみてください。
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