電子サインとは?電子署名との違いや導入メリット・ツールをご紹介!

電子サインとは?電子署名との違いや導入メリット・ツールをご紹介!

コロナによるリモートワークの普及に伴い、仕事の電子化が進む中、「電子サイン」という言葉をよく耳にしますね。「なんとなくは分かるけど、具体的にどんなメリットがあるの?」「電子署名との違いは?」と疑問に思う方のために、電子サインの基礎知識とメリット・おすすめのツールをまとめました。是非ご覧ください。

電子サインとは

電子サインとは

電子サインとは、デジタル情報で作成された契約書等に対して、「法的に認められる形」でお互いの合意を証明・記録するための方法を指します。例えば、紙の契約書であれば、契約書を印刷して、日付を記入し、お互いに署名・押印して契約書を締結しますね。

上記の方法であれば、「誰が署名したか」「いつ契約を結んだか」が明確で、「改竄ができない」ため、契約書としての法的な信頼性が確保されます。

しかし、電子上では「誰が署名したか」「いつ契約を結んだか」「改竄ができないか」を証明するためには、タイムスタンプを押すなどのさまざまな方法を用いる必要があります。電子上での法的な信頼を確保するための方法・プロセスを「電子サイン」と呼ぶのです。

電子サインと電子署名の違い

「署名」は英語で「サイン(SIGN)」なので、「電子署名」と「電子サイン」は同じものでは?と思ってしまいがちですが、少し違います。「電子署名」とは、省庁が認めた第三者機関(認証局)の認可を受け、「電子上の署名として法的効果を持つ」と保証された署名のことです。印鑑証明済みの印鑑のようなものですね。

上述で、「電子上では法的な信頼を確保するために、さまざまな方法を用いる」と述べましたが、電子署名はさまざまな方法の中の1つにあたります。つまり、「電子サイン」は法的な信頼を確保するための方法・プロセスの総称であり、「電子署名」は「電子サイン」の一部ということになりますね。

 

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電子サインを導入するメリット

電子サインを導入するメリット

「電子サインの意味は分かったけど、具体的にどういうメリットがあるの?」とお思いの方もおられるでしょう。紙媒体のままで進めるか、電子サインを導入するかで迷っている場合は、気になるポイントかと思います。電子サインを導入するメリットは、大きく分けて3つあります。

1.運用及び管理コストの削減

2.人的コストの削減

3.契約締結業務の効率化

1.運用コストの削減

紙媒体の契約書は、金額に応じて印紙を貼り付けることが義務化されています。しかし、電子サインで作成された契約書であれば、印紙を貼る必要はありません。郵送する必要もなく、メール等の送付で完結できるため、切手や封筒などの購入コストも掛からなくなります。また、印紙や切手はお金ですから、帳簿をつけている会社がほとんどかと思いますが、電子サインを導入すれば帳簿をつける必要もありません。

2.管理コストの削減

従来の紙媒体での契約書は、会社ごとや月ごとにファイリングして保管する管理の時間がどうしても発生してしまいます。「たかがファイリング」と思うかもしれませんが、いざ作業をすると、想像以上に時間と労力を割かれてしまうものです。

「電子サイン」ではPC上で保管できるため、ファイリングの必要はありません。作成時にしっかり保存するだけで作業完了です。過去の契約書を探す際も、検索をかければ瞬時に見つけられるので、仕事の効率化に繋がります。また、書類保管のためのスペースを確保する必要もなくなります。

3.契約締結業務の効率化

上述した通り、電子サインは紙媒体の契約書ではないため、郵送の必要がありません。つまり、やり取りに掛かる時間を大幅に短縮できるのです。また、紙媒体では、せっかく作成・送付した契約書に修正が入った場合、再度契約書を作成するところからやり直さなければなりません。しかし、電子サインであれば、修正も瞬時に反映して送付し直せますので、業務のスピードを格段に向上できます。

おすすめの電子サインツール

おすすめの電子サインツール

電子サインの導入を決意しても、サービスツールの種類が多すぎて、何を導入するべきか迷ってしまう方も多いでしょう。電子サインツールにもそれぞれ特長がありますので、ご自分の会社に適したものを選ぶ必要があります。数多のツールの中でも特におすすめのものを、特長も含めてまとめてみました。是非ご覧ください。また、ご紹介するツールはすべて、弁護士監修、及び弁護士が作成したテンプレートを使用しています。安全性が確保されたツールですので、安心してご利用いただけます。

おすすめ電子サインツール1.NINJA SIGN

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NINJA SIGN

 

「NINJA SIGN(ニンジャサイン)」最大の特長は、「Googleドキュメント」を使用した電子サインツールであるということです。Googleドキュメントを使用することで、電子サイン導入時の負担を軽減し、契約書の作成から締結までの全てを、クラウド上で完結できます。

「NINJA SIGN」の主な魅力は以下の5点です。後述で詳しく解説いたしますね。

 

・クラウド上ですべての契約作業を完結できる

・充実のセキュリティ

・自社や取引先の業務負担が軽い

・弁護士監修のテンプレートを使用できる

・毎月の契約書締結件数が定額で無制限

 

クラウド上ですべての契約作業を完結できる

上述した通り、Googleドキュメントを使用することにより、テンプレートの作成から契約締結まで、全てクラウド上で完結できます。手順は下記の通りです。

①テンプレートをクラウド上で作成(もしくは既存のテンプレートを選択)

②取引先が押印・署名する箇所を指定

③メールで送付

 

他のツールでは、「ワード等で契約書を作成・編集した後、PDF化してクラウドへアップロード」という手順を取るのが一般的です。契約書を少し修正したい場合でも、改めて作業を行わなくてはなりません。しかし、「NINJA SIGN」ではクラウド上に直接文書を作成するため、PDF化等の作業を行う必要がありません。契約書を修正したい場合も、直に文書を修正するだけなので、効率的かつ迅速に作業を進められます。

充実のセキュリティ

上記を読んで、「Googleドキュメントの書類なんて、契約書としての信頼は担保されるのか?」と不安に思われる方もいらっしゃるでしょう。契約書が効力を持つには、「誰が署名したか」「いつ契約を結んだか」「改竄ができないか」の3つが保証される必要があります。

「NINJA SIGN」では、上記3つを次の方法で保証しています。

 

・タイムスタンプ:「いつ契約を結んだか」「改竄ができないか」

「NINJA SIGN」で締結された契約書は、時刻認証事業者(TSA)によるタイムスタンプが付与されるため、作成時刻と非改竄についての信頼が担保されます。また、編集を行った際は必ず履歴が残るので、責任の所在も明確になります。

 

・メール認証と暗号化:「誰が署名したか」

メールでの認証によって「誰が署名したか」を担保しています。また、「NINJA SIGN」上のすべての通信は、SSL/TLS により暗号化することで、なりすましや傍受のリスクに対応しています。

 

さらに、AWS Key Management Serviceというシステムを用いて、第三者に復号できない仕組みを作ることで「誰が」の信頼性をより高めつつ、確実なセキュリティを保証しています。

弁護士監修のテンプレートを使用できる

「NINJA SIGN」ではアカウントを登録された方に、弁護士が作成した契約書のテンプレートを無料で提供しています。ビジネスで使用する契約書は一通り揃っていますので、ダウンロード後すぐに使用できますし、弁護士が作成しているため書類の安全性も保証されています。ダウンロード方法もわかりやすく簡単ですので、是非活用してください。

自社や取引先の業務負担が軽い

「NINJA SIGN」はPCブラウザ上で完結できるため、ソフトのインストールなどは一切不要です。PCブラウザさえあれば、どんなPCからでも作業できます。また、電子サインを導入する際の大きな障害の一つに「取引先への導入時の説明が大変」というお悩みがあるかと思います。

「NINJA SIGN」で取引先側が行う作業は、次の2STEPのみです。

①メールで送付されたリンクをクリックし、契約書のページを開く

②契約書の指定の欄に署名する

 

取引先は「NINJA SIGN」に登録する必要はありませんので、スムーズに作業を完了できます。取引先用の資料もあり、サポート体制も整っていますので導入時も安心です。

毎月の契約書送信件数が定額で無制限

電子サインでは、送信する契約書の数が増えるごとに料金が加算される「従量課金制」を採用しているのが一般的です。しかし、「NINJA SIGN」は一番安いプラン(月額4,980円)であっても、定額で無制限に契約書を送信できます。つまり、送信件数が多ければ多いほどお得になるのです。経理の方にとっては、定額で経費の増減を考える必要がない点も効率的で助かりますね。

おすすめ電子サインツール2.CLOWDSIGN

おすすめ電子サインツール2.CLOWDSIGN

CLOWDSIGN

「CLOWDSIGN(クラウドサイン)」は、弁護士ドットコム株式会社が運営しており、人気の電子サインツールです。弁護士の方たちが運営していることもあり、充実したセキュリティ体制が魅力です。書類をPDF化した後は、クラウド上で契約業務を完結できます。また、取引先が「CLOWDSIGN」を利用していなくても契約の締結が可能なため、導入時のトラブルを回避できます。

「CLOWDSIGN」の主な魅力は以下の5点です。

・クラウド上で契約業務が完結できる

・弁護士による万全のセキュリティ体制

・さまざまなシーンで利用可能

・連携機能が充実している

・サポート体制が充実

弁護士による万全のセキュリティ体制

「CLOWDSIGN」最大の魅力はやはり、弁護士ドットコムが運営・監修をしているという点でしょう。電子サインは法的にも認められ、社会に浸透しつつあるものの、やはり不安を抱えている方が多い印象です。料金は、他のツールと比較すると高めでありますが、弁護士の方たちによる万全のセキュリティ体制は心強いですね。

クラウド上で契約業務が完結できる

上述した通り、「CLOWDSIGN」もクラウド上で契約書の締結を完結できます。

手順は下記の通りです。

①あらかじめ取引先と合意した契約書をPDFで作成

②契約書をクラウドへアップロード

③取引先が押印・署名する箇所を指定

④メールで取引先へ送信

 

書類をPDF化する必要はあるものの、押印・署名などの業務は効率的に進められます。また、取引先が「CLOWDSIGN」に登録することなく簡単に契約書の確認や署名が行えるため、電子サインを導入する際の取引先とのトラブルも回避できます。送信については、1件ごとに200円かかるため、多くの契約書を送る場合は注意が必要です。

さまざまなシーンで利用可能

「CLOWDSIGN」は契約書の締結だけでなく、請求書や納品書、従業員の雇用契約書などの作成時にも利用できる点が大きな魅力です。一つのツールでさまざまなシーンに対応でき、一括で管理できれば、より効率的に仕事を進められますね。また、雇用契約書などは複数の従業員に向けて一括送信することもできるので、社外だけでなく社内業務の効率化にも繋がります。

連携機能が充実している

「CLOWDSIGN」はスタンダード(月額10,000円)以上のプランで、Box・kintone・Slackなど、さまざまな機能との連携が可能です。例えば、Slackと連携すると、契約書類の締結状況(完了・却下等)を確認できるようになります。一目で契約書類の現状把握ができ、確認漏れの防止にも役立ちますので、より効率的に業務を進めることができます。

サポート体制が充実

「CLOWDSIGN」は、チャットでの問い合わせにも対応しており、サポート体制が充実しているところも大きな魅力の一つです。チャットスタイルでの相談なので、気軽に利用できます。書き方などの基礎的な部分から、急なトラブルにも対応してくれるので、安心して業務に集中できますね。また、書類の受信者(取引先)もチャットでのサポートを受けられますので、取引先へのフォローにかかる負担も軽減されます。

おすすめ電子サインツール3.リーテックスデジタル契約

おすすめ電子サインツール3.リーテックスデジタル契約

リーテックスデジタル契約

「リーテックスデジタル契約」は、電子署名法と電子記録債権法を併用することで、強固な法的安全性を実現した電子サインです。全てのユーザーが、国が指定する電子債券記録機関の1つである「Tranzax電子債券株式会社」に登録し、厳密な本人確認を行っているため、業界最高峰の法的安全性を保証しています。ガバナンスを強化したい大企業などにはおすすめの電子ツールです。

「リーテックスデジタル契約」の特長は下記の5点です。

・法的安全性の高さ

・反社会勢力の排除

・高度なセキュリティシステム

・電子記録債券の利用が可能

・無料セミナーによる導入サポート

法的安全性の高さ

上述した通り、国指定の電子債権記録機関である「Tranzax電子債権株式会社」に登録する必要があります。電子債権記録機関とは、文字通りデジタル形式の債権情報を記録する機関のことです。デジタル版の「登記所」だと思ってください。他のツールと比べると手間はかかるものの、金融機関と同レベルの本人確認が行われるため、高水準の法的安全性が保証されます。

反社会勢力の排除

上述のように、厳重な本人確認を行っているため、「リーテックスデジタル契約」の導入は企業のガバナンスやコンプライアンスの強化に貢献します。さらに「リーテックスデジタル契約」は、犯罪収益移転防止法に準拠しており、反社会勢力が契約に関与してしまうような事態を未然に防いでもくれるのです。さまざまな企業と契約を締結するような大きな企業であれば、危機管理の面でも信頼できるツールですね。

高度なセキュリティシステム

「リーテックスデジタル契約」では、不正ログイン、及び第三者による”なりすまし”を防止するため、利用時に毎回ワンタイムパスワードを送付する仕組みを取っています。また、国による認証機関から発行されたタイムスタンプや電子署名を用いて、第三者による契約書の改ざんを未然に防ぐことで、強固な法的根拠を保証しています。

電子記録債権の利用が可能

「リーテックスデジタル契約」は「Tranzax電子債権株式会社」と連携しているため、電子記録債権を利用でき、さらに記録された債権を担保に融資を行うことも可能です。契約書の締結のみならず資金調達まで効率的に行うことができるのは、他ツールにはない「リーテックスデジタル契約」の大きな魅力と言えるでしょう。

無料セミナーによる導入サポート

「リーテックスデジタル契約」は法的安全性が強固な分、他ツールと比べると「導入時の心理的ハードルが高い」と感じる方も多いでしょう。手続きや運用に不安を感じる方のために、「リーテックスデジタル契約」では導入時に無料セミナーを開催しています。無料のセミナーで、講師に直接疑問点や不安を解消してもらえるのは嬉しいですね。

電子サインを活用して、最適な業務改善を!

電子サインは、契約書の管理や送付に掛かる手間を省いてくれる、便利なツールです。理解して活用することで、目覚ましいほどの業務改善が期待できます。また、上述したように、電子サインツールにもそれぞれ特長がありますので、あなたの会社に最適なツールを導入しましょう。

 

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