自分なりの働き方!仕事の「組み方」を考えよう

これまでの「おすすめ記事」の中で、『時短』や『作業の効率化』について紹介した内容がいくつかありました。

重ねてにはなりますが、私たちが今、働いているそれぞれの職場で仕事をする中で、「時間意識」や「コスト削減」は意識していかなければいけない大切なことです。一口に「効率化を図る」「時間・コストを減らす」と言っても、何から始めればいいんだろうか。もしくは取り組むこと、そのものがゴールとなってしまっているのかもしれません。

これらを踏まえて、今回のおすすめ記事では、一人一人が取り組むべきこと、またその結果となっていく、仕事の「組み方」についてまとめてみました。

仕事の組み方、改善はなぜ必要なのか?

普段働く中で、どういった時に効率よく、または短時間で仕事を終えたいと感じるのか。

まず最初に思いつくのは『定時に帰りたい時=残業をしたくない時』でしょう。仕事終わりにプライベートな予定を入れていたり、仕事そのものの期日が前もって設定されていれば、期日に合わせて(時間内で)仕事を終わらせようと、意識をするはずです。

そもそも、残業をするからいい仕事ができるという理屈にもなりませんし、遅い時間ともなってくればミスにも繋がります。内容も整理でき、集中力の高い時間に仕事ができるよう余裕を持った行動(段取り)が必要となります。

今やっていることは「作業」?「仕事」?

定時に帰りたいのはもちろんだし、時間も意識できる。わかってはいるけれども、いざとなると実行できない。上手くいかない。何故だか考えたことはありますか?

考えられる原因の一つとして、「仕事」と「作業」。業務に対して、それぞれにかける力と時間配分が合っていないことが多いです。
作業とは、ルーチンワークや日常的にあって、頭をそれほど使わず行えるもの。仕事とは、企画書の作成や制作物など、考えて動かなければいけないもの。先ほどの悩みに引っかかる人は、この「作業」に対して時間や力をかけすぎていたり、仕事の組み方が必要な人だと感じています。

自分でやった方が良いのは本当か

作業系の仕事は、誰かに任せるよりも自分でやってしまった方が早くて楽なことが多いです。内容を伝える時間であったり、その人が思ったようには動いてくれない時。イメージしていた結果から差が生まれてしまう時と感じる場面は多くあるでしょう。それが重なったり、いわゆる「面倒くさくなって」自分がやってしまいがちになってしまう。

私自身にも当てはまる事が、やはりあります。しかしこれでは、いつまでも「作業系」の仕事から抜け出すことはできません。上にも書きましたが、「作業系」に時間をかけすぎてしまうと、その人がやらなければいけないこと、「頭で考えること」に対して時間をかけられなくなってしまいます。全部を自分でやるには限界があるのです。

それよりも他の人がやった時でも、同じような結果を出せるような『仕組み』を作り、作業そのものの効率を上げることで、本当に自分にしかできないことに時間を使っていくべきなのです。

仕事内容を振り返ってみよう

それでは、今自分が抱えている仕事はどれだけあるのか。周りの人も同様です。思いつく内容を洗い出して、できれば取り組んでいる時間まで細かく書き出してみましょう。実際に書き出してみると、ただの「作業」だった。思っている以上に時間をかけていた。極論その人でなくてもできるのではないか。いろいろ見つかってくると思います。

筆者としては、「特定の人しか知らないもの」「その人にしかわからないこと」が出てくればなお良いかと思います。

経理の方であれば請求の管理であったり、担当者とクライアントとの約束事であったり。事情もたくさんあるかと思いますが、その人しかわからないというのはリスクが生まれます。担当者の体調不良から、欠勤が続いたら?業務が重なり、負担が大きくなったら?最悪、その状態で退職になってしまったら…会社、組織として、個人の力に頼りすぎるのは良くありません。

今すぐに解消できる問題とも思えませんが、問題をいつまでも置いておくわけにもいきません。解決できるような仕組みを作り始めましょう。ルーチンワーク、事務的な内容(作業)が多いのであれば、誰にでもわかり実行できるよう目指し、「仕事の質」を高めるため、現状から上に行くための見直す時間を作りましょう。仕事の組み方のキッカケ、第一歩目です。

これからの自分のために

「段取り8分、仕事2分」という言葉もあります。仕事の内容を整理し、最初にちゃんと目的を定める。必要となる手順を決めておけば、それだけで取り掛かるスピードや質も変わっていきます。一人ひとりの影響が、職場や周りの人にも広がっていきます。

周囲を変えるにはまず自分から。年の明けた新しい一年。まずはこれまでの自分を見つめなおすことから始めていきましょう。

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筆者

T.Tanaka

Bigmac営業部所属2016年8月入社。前職でWebに携わる方と出会ったことで、Web業界への興味が強くなったことをキッカケにBigmacへ入社。様々な業種やビジネスモデルに触れる機会が多く、毎日が勉強の日々。趣味は映画鑑賞(DVDより映画館派)。話題の作品だけではなく、自分が気になった映画はとりあえず見に行くような週末を過ごしています。お気に入りの映画やオススメの作品があれば、ぜひ教えてください。

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