使っている人が以外と少ない⁈Googleスプレッドシートをご紹介

今まではExcelで仕事や勉強をしていたという方が多いのではないかと思います。できた当初は他の計算ソフトとの差は歴然としていたGoogleスプレッドシートですが、今ではオフライン作業、同時編集、といったような多くの機能が備わり、とても便利で使い勝手の良いツールとなっています。

当社でも外部とのやり取り、社内でのやり取りにフル活用しており、なくてはならないツールとなっています。

そもそも、Googleスプレッドシートとは?

Googleスプレッドシートとは、Googleが提供している、Googleドライブの中のツールの1つです。あの有名なMicrosoft OfficeのExcelのような使い方がネット上でできる、とても便利な表計算ツールです。
クラウド型ツールのため、複数人で同時に編集作業ができるのが大きな特徴になります。なんと!無料で使えるということもあり、今では多くの企業で導入されています。

※クラウドとは?
「インターネット上でデータの保存・提供等をするサービス」という意味です。クラウドの本来の意味は「雲」という意味で、インターネット世界での例え言葉となっています。

Googleスプレッドシートの特徴

1複数人で同時に編集・閲覧ができる簡単に説明すると、Googleドキュメントを開いている複数人がネット上で同時に編集・閲覧ができるというものです。リアルタイムで複数人同時に編集できるので、Dropboxやファイルサーバーのように、共同相手がファイルの編集が完了するのを待ってからアクセス・編集しなければならないという煩わしいことがなくなり、業務効率のUPにも繋がります。

また、同時に編集・閲覧しているユーザーも表示されます。マウスでポインタをすることで、編集者の名前が表示されるため、他のユーザーがどこを作業しているのかも一目瞭然です。同時に編集するという楽しさもあります。

しかし、誰とでも共同作業ができるわけではなく、共有した特定のユーザーとのみ編集可能・閲覧可能等が可能になります。

ネット環境のない「オフライン」でも編集ができる

インターネットに繋がっている状態、つまり、オンラインの状態でしか編集できないと思っている方も多いのではないでしょうか?

事前に設定をすることで、オフラインでも編集が可能なのです!オフラインへ編集したファイルは端末がオンラインになるど同期されます。インターネット環境のないところでの作業ができるということはとてもありがたい機能です。

Excelのような表計算を使える

チャートやグラフ、条件付き書式、フィルタ機能、関数、ピボットテーブルなど、一般の表計算ソフトと比べても全く引けを取らないのない機能を多数備えています。オンラインツールながら、他のシートを参照することもできます。オフラインでの作業が可能で、携帯端末用のアプリも用意されているので、場所を選ばず作業ができます。

ExcelとGoogleスプレッドシートの違い

データがインターネット上に保存される

GoogleスプレッドシートはPCではなく、インターネット上に保存されます。情報をメンバーと簡単に共有できるメリットがある反面、設定を誤ると社内の機密情報が誰でも見られる状況にもなり得るので最善の注意が必要です。社内の情報管理の意識を高めましょう。

自動保存と変更履歴機能

Googleスプレッドシートは保存ボタンなどを押す必要はなく、自動的に保存されます。
また、変更履歴機能があるため、他のユーザーが追加・変更した箇所を確認することが可能になります。

さらに、前の状態に戻したい時は変更履歴から戻したいデータの履歴を選択することで、復元も可能です。間違えて保存してしまった時などは、この機能に大変助けられます。

価格がとても安い!

これに関しては、とっても重要ですよね。Googleドライブの無料アカウントで利用できる保存容量は最大で15GBまで無料になります。15GBというのは「Googleドライブ」「gメール」「Google+フォト」の3つを合わせた容量となっています。でも、15GBってすぐに足りなくなるのでは??と思いますよね。

大丈夫なんです!Googleドライブを利用して作成した文書やスプレッドシートなどを使ったドキュメント作りは無制限に作ることができるのです。これは、本当にすごいことですよね・・・。

しかし、例外があります。
Googleドライブを使わずに作成したドキュメントや画像や、ExcelやWord、圧縮ファイルをアップロードした場合にはしっかりと容量に追加されます。

このルールを知っていると、残りの保存容量を気にせずにドキュメント作りを行えるので安心です。

まとめ

今回紹介しました、Googleスプレッドシートですが、この記事では紹介しきれていない便利な機能がまだまだありますよ。スプレッドシートをメインでご紹介しましたが、他にも、Googleドキュメント、Googleスライドなど便利なツールがたくさんあります。初めて知ったという方は、これを機会にまずは!使ってみてはいかがでしょうか。

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筆者

A.Toyooka

Bigmac株式会社の総務部に所属。主に経理・法務を担当しています。Bigmacに入社したきっかけは、何か特別なものを感じ取り、『入って!』と呼ばれている気がしたから。休日はショッピングをしたり、家族とお家でゆったり過ごし、たくさん会話をすることで心身共に癒されています。普段はゆったり、まったり、のほほんと過ごしている私ですが、仕事中は普段の自分は出ないよう、メリハリを大事にしているつもり・・・。Bigmacの縁の下の力持ち!みんなを支えていけるよう頑張ります。

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