仕事を効率よく進める優先順位の決め方

記事公開日:2017.07.05

最終更新日:2017.10.18

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仕事を効率よく進める人はどのようにして優先順位を決めているのでしょうか。
どんなに仕事量が増えてきても、落ち着いて淡々とこなしていく人もいます。このような人は優先順位への判断基準や価値観をしっかりと持っている方なのだと思います。逆に仕事量が増えてきて混乱してしまうような方は上手く優先順位をつけることができていないということになります。

仕事を効率よく進めていくために、優先順位の決め方について紹介をしていきます。

 

仕事の優先順位を決める必要性

優先順位をつけなければ、どの仕事から手につければよいかがわからなくなってしまいます。そのため、どれも中途半端な状態になってしまいます。この状態では、集中力も上がらず、業務効率も上がりません。そのため、まずはきちんと優先順位を決める必要があります。

 

優先順位を決める癖をつける

仕事の効率が上がらない人は、発生した仕事の順番に取り組んでいる可能性があります。そのような人は4つの表をつくり、仕事を表の中に当てはめていくと良いでしょう。

その4つの項目は、1.重要かつ緊急性が高いもの2.重要だが緊急性が高くないもの3.重要ではないが緊急性が高いもの4.重要でなく緊急性も高くないもの

以上の4つに当てはめていく癖をつけ1番から取り組むようにすることが、優先順位の決め方を学ぶ1歩になります。重要度や緊急度に視点をあてた考え方が必要になります。

 

期日の迫っていないものに対しての取り組み方を考える

説明した2の重要性は高いが緊急性が高くない仕事は、苦手意識などによって先送りにしてしまう可能性があります。これをそのままにしておけば、2の表にあったものが1の表に入ってくるようになります。そうすると慌てて混乱してしまうことがあります。そのため、大きな一つとして捉えるのではなく、小さく分けて簡単な部分から進めていくというように取り組み方を考えていく必要があるのです。

 

期日の捉え方を再認識する

期日にはふたつのものが存在します。1つは誰もがわかっている最終的な期日になります。もう一つは他者との関係性を高めて、信頼を得ることができる期日です。どちらを意識して仕事をするかによって得られる効果が変わってきます。それを意識し、既に終わっている仕事に対してもベストな期日はいつだったのかを振り返ることができ、それを次に活かしていくことができます。

すぐに終わらせられる仕事はすぐに取り掛かる

難易度の高い仕事とすぐに終わらせることのできる仕事を分け、すぐに終わらせられる仕事から取り掛かります。このように動くことでスピード感がでてきます。物事の初めをスタート良く切ることが次の仕事のスピードにもにもつながっていきます。完成度を求めて考えてばかりいても行動につながらないため、ますは簡単なものから動いてみることをしてみましょう。

タスクを忘れないための仕組みづくり

優先順位を決めていく前段階の話になりますが、忘れてしまっては優先順位のつけようも効率の良い進めようもありません。そのための仕組みづくりが大切です。その仕組みも人によって合う、合わないがあります。そのため、自分にあったタスク管理の方法を見つけ、段取りを組んで仕事を進めていくことが大切になります。

仕事を早く多くこなしている人の真似をしてみる

自分の会社に圧倒的な仕事の量を涼しい顔をしてこなしていく人はいないでしょうか。もしそのような優秀な社員がいるのであればその人の真似をしてみるとどのように仕事を進めていけばよいのかが見えてくることがあると思います。そのようなできる人は自分なりのやり方を持っているはずです。その人を観察し真似してみるのも良いでしょう。

過去にした仕事を活かす

全然違う分野の仕事でなければ、過去に行った仕事や書類を生かして作業を進めることができると思います。それを上手く利用することによって作業スピードが効率化できることもあると思います。その仕事がリスト化され分けられていれば、それを見つける時間さえも短縮することができます。

そのためにも、これまでの仕事の整理をしっかりしておくということが大切です。それができていればすぐに仕事に取り掛かることができるからです。

まとめ

仕事を効率良く進めるための優先順位の決め方について進めてきましたが、仕事でなくてもこれは大切なことだといえるでしょう。時間には限りがあります。そう考えれば人生においても同じことが言えると思います。

忙しい人にはパターンAとパターンBがあります。パターンAはやりたいことが多くて急がしい人です。パターンBは仕事に追われて忙しい人です。忙しいとは、心を亡くすと書きます。いっぱいになってしまうと周りも見えなくなり、悪循環になってしまいます。

私もいっぱいになってしまう部分があるため、優先順位についてもっとしっかりとした基準を持つ必要があるなと記事を書きながら改めて感じました。

 

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