Googleスプレッドシートの基本の使い方解説「これで仕事の効率化」

記事公開日:2018.05.14

最終更新日:2018.05.15

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「スプレッドシート」とは、Googleが無料で提供しているWebアプリです。スプレッドシートは表計算やグラフの作成などができ、使い方によってはExcelよりも便利になる可能性があります。特徴や使い方をご紹介します。

Googleスプレッドシートの特徴

式や関数を使った自動計算、グラフを作成したり、資料だけでなく請求書なども作成することができるなど、スプレッドシートでできることはExcelと非常によく似ています。また、Excelと互換性もあるので、Excelで作成した表をスプレッドシートで読み込み編集することも可能です。まず、スプレッドシートの代表的な特徴や使い方をご紹介します。

表計算ができる

表計算といえばExcelを思い浮かべる人も多いと思いますが、GoogleスプレッドシートはGoogleが開発した計算ソフトで、誰でも無料で利用することが出来ます。

上記、スプレッドシートの画像のように、日付・用途・金額・支払い方法・購入者を入力します。そして、合計の欄に関数を入れます。上記の経費管理シートの画像の場合、C2セルからC7セルの「金額の合計」が知りたいので、下記の関数をC8セルに入れます。

  •  =SUM(C2:C7)

合計の欄に関数を入れるだけで、自動計算が出来るので、計算機も不要です。

簡単にグラフの作成が出来る

上記の「表計算ができる」でご紹介した、スプレッドシートでの「経費管理表」を元に、簡単にグラフの作成が出来ます。

カーソルでグラフにしたい部分を選択し、赤枠部分の「グラフを挿入」を選択すれば、棒グラフ、円グラフ、折り線グラフなど様々な形式のグラフの作成が容易に出来ます。他にもチャートの作成やリストの作成・データ分析・お金の管理など、スプレッドシートはデータをビジュアル化することに非常に適しています。

こちらはGoogleさんのHPに掲載されているグラフです。文字色やフォントを選び、自由にグラフの作成が出来ます。

複数人で共有・共同作業ができる

オンライン上で事前に共有の設定をしておけば、別の場所にいるユーザーでも閲覧したり、編集することが可能です。同じシートで社内や社外の他のユーザーと同時に作業を行うことが出来るので、業務の進捗状況も確認しやすくとても便利です。

変更内容が自動保存できる

スプレッドシートでは、オンラインで作成や編集をしたデータは「保存」ボタンを押さなくてもリアルタイムで自動的に保存されます。そして、変更履歴を見て、古いバージョンを確認したり、変更ユーザーや日付で並べ替えたりすることも可能です。

いつでもどこでもアクセスができる

スプレッドシートで作り保存したファイルは、オンライン上のGoogleドライブへ保存されます。そして、パソコン・スマートフォン・タブレット端末のどこからでもアクセスすることができます。どこからでもアクセス出来ることによって、外出先で急に資料が必要になったときでも、インターネット環境さえあれば作成・編集なども自在に行えます。

オフラインでも使用できる

スプレッドシートを使用している方の中には、オンラインでしか作成・編集ができないと思っていらっしゃる方もいるのではないでしょうか。実はGoogleドライブをインストールし、あらかじめ下記のような設定を行えばインターネットが繋がっていなくても編集が可能です。

無料で使える

Excelのような様々な機能が携わっているGoogleスプレッドシートですが、Excelと比べ大きなメリットは「(5GBまで)無料で使用できる」ことです。Googleアカウントの取得で、無料でだれでも使用することができます。Excelだと、別途で購入となった場合、数万円の費用がかかります。

スプレッドシートのおすすめの使い方

資料の作成時におすすめの機能・使い方をご紹介いたします。

地図・地図グラフが作成できる

一般的な円グラフや棒グラフはもちろんですが、地図グラフも作成することができます。世界地図上にグラフを作りたい方は下に作成方法を記載します。

まず、国名と観光客数など、データをシート内の列に入力します。「挿入」の「グラフ」から「グラフの種類」を選びます。そして、「地図」を選択すれば上記のような地図が作成できます。

選択した範囲をメールで送れる

Excelで作成した資料をメールで送るには、データを添付するという方法しかありません。しかしスプレッドシートでは、「Email Range」というアドオンを使用することによって、シート内の一部(選択した範囲)をメールの本文に入れ送信することができます。

シート上のツールバーから、「アドオン」を押し、「アドオンを取得」を選びます。使用可能なアドオンが沢山でて来るので、使用可能なアドオンの中から、「Email Range」を選択しインストールします。(他アドオンのインストール方法も同じです)

シート上にあるメールに挿入したい範囲を選び、「アドオン」から「Email Range」を選びます。すると、送信相手のメールアドレスや本文などを入力する画面が出てくるので、必要な文章や内容入力すればを送信することができます。スマートフォンでも操作が出来るので、外出先からの連絡や報告が可能です。

作業効率を良くする為のショートカットキーや関数

ショートカットキーや関数を使い、作業の効率化をすることが出来ます。ショートカットキーや関数の使い方を覚えて業務に役立たせることが出来れば、自分自身のPCスキルもアップします。皆さんもGoogleスプレッドシートで色々試して、作業の効率化を目指して下さい。

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筆者

C.Shimauchi

所属は総務部です。父がSEなので、ずっとIT関係に興味があり転職しました。趣味は海外旅行、ネットフェリックス、夏は海に行くことが好きなので特にこんがりしています。私にとっての幸せは、仕事とプライベートの両方が充実していることなので、プラス思考を心掛けて会社に貢献できるように頑張っていきたいです。

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