ビジネスだけではない 人と情報をやり取りする中での注意点

仕事をする上で、人とのコミュニケーションは欠かせないものです。会社内のスタッフはもちろん、社外の人と関わる営業マンであったり、総務の方など。その人の対応や理解度によって、情報が伝わっていくスピード、情報の正確さが変わりやすく、仕事経験の多い方や、職場に慣れている人でも難しいものだと感じています。今回のおすすめ記事では、情報の伝え方や伝える際の注意点について触れていきます。

正しい内容はどれか。複数の情報が持つ危険性

受け取る情報が多くなればなるほど、情報の正確さを判断しづらく、信憑性は薄くなっていきます。これは情報の発信者と受信者の間に仲介、人が入る時も同様です。情報を受け取る側は、自分の中の情報が正しいと感じ、判断して動いています。ですが、お客様からの質問に対する回答数であったり、情報が二転三転とした時。

 「今知っている情報は信じていいのか」
「最初に聞いていたときは○○だったはず」

などと不安も抱え、ミスが起きてもおかしくない状況になります。

その状況で、誤った情報を他の人にも共有してしまい、同じく不安を煽り、または誤った情報を訂正することとなり、時間と手間をかける事となった方もいるでしょう。情報の発信者、受信者はそれぞれ一人であるべきです。基本、はっきりとした担当者や窓口を決めておきたいところです。その人同士が最新の情報を整理して発信することが、ミスを防ぎ、余計な誤解を生まなくなります。

 相手に伝える内容はポイントは絞る

これは、メールや、チャットの返信。文字に起こしているものやファイルなど目で見て分かるものではなく、電話や会話、言葉で話したり説明する際に起こりやすい問題です。正しく内容を伝えよう。自分が伝える情報を一度で理解してほしい。

 このように思ってしまうのは当然と言えば当然ですね。しかしその気持ちや姿勢は良いのですが、話せば話すほど、内容が伝わっていなかったり、結局もう何回も説明しなければ伝わらなかった経験はありませんか?

この原因としては、
①内容を細かに伝えすぎている

②経緯が長すぎて理解が追いつかない

③自分自身が情報を整理しきれていない
が大まかに考えられます。

社内コミュニケーションも然り。顔がわかるからこそ、普段話しているからこそ。「自分が伝えたい内容をすぐにわかってもらえる相手」と思いがちですが、相手はその情報を受け取るのは「初めて」だと考えましょう。ポイントを絞り、結果と経緯を先に共有すること。その上でメール内容、言い回しや不十分な箇所を補足していきましょう。

もし、上の③に当てはまる人であれば、まず文字に書き出して「見える化」を行いましょう。自分がわからないことを、相手にはわかってほしいというのは、なかなか無理な話です。あくまでも自分が落ち着いて、状況を理解している上で説明をしていけるように、進めてみてください。

口頭とメールの使い分け

口頭で直接伝えること。
メールで送った方が良いこと。
情報の内容により、コミュニケーションツール(連絡手段)は変わっていきます。

 例えば、会議の議事録など、書面で残しているものをメンバー全員に口頭で行うと、情報の精度は下がります。理解できているか確認の時間もかかるでしょう。

また、自分だけでなく相手にも協力してもらうべき内容となってくるのは、「口頭での確認事項」です。やり取りを口頭で済ませていたことで、認識に差が出たとき。「相手が言った、言わない」という問題も生まれます。

私自身の経験として、営業という立場から外出が続いている際。クライアントから電話がかかってきて伝えられただけの内容は、後で振り返ることができるようメモを取るのはもちろんですが、それでも意味を取り違えていたことがありました。
確認の意味もこめて、メール(文字として残るもの)で内容を送ってもらうべきです。

便利さに頼りすぎない。コミュニケーションツールのマナー

情報のやり取り、ビジネスにも使われるコミュニケーションツールとして、チャットワークやSkypeがあります。Skypeに限って言えば、チャットと音声通話も可能なことから、プライベート問わず、使われている頻度は高くなっていると感じます。

距離が遠く、直接会ってのミーティングなどが難しい方もいらっしゃいます。そんな時でも、パソコン、もしくはスマホがあれば、接続も早く、情報の共有もしやすい便利なツールです。しかし便利さが勝ってしまい、「マナー」に欠けた利用者がいるのでは?と感じてもいます。

受け手はあくまでも「人」です。
例えば、skypeのいきなりの通話接続。よほど手が空いていたとしても、繋げてくれる人は少ないでしょう。相手にもスケジュールであったり、場の都合があります。事前に伺いを立てるのはもちろん。要件が済んだのであれば、すぐに通話を終えるよう意識しましょう。

また、チャットワークについても通話機能がありますが、こちらも同じです。連絡が繋がりやすいのはわかりますが、チャットを送る際の言葉遣いにも注意し、メッセージを送る時間にも配慮しましょう。遅い時間は極力避け、相手が休みであるとわかっているのであれば、休み明けに連絡するなど。

 これは電話やメールでも同じです。社会人としてのマナーを意識することを徹底しましょう。

まとめ

情報一つに対しても、意識しなければいけないことがたくさんありました。

これまで同じ悩みを抱えている人がいれば、まずは情報の内容だけに目を向けず、情報を伝える際の手段とマナーを意識しましょう。間違えたとしても、繰り返し行い、その上で自分なりの経験を積むことを目指していってください。

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筆者

T.Tanaka

Bigmac営業部所属2016年8月入社。前職でWebに携わる方と出会ったことで、Web業界への興味が強くなったことをキッカケにBigmacへ入社。様々な業種やビジネスモデルに触れる機会が多く、毎日が勉強の日々。趣味は映画鑑賞(DVDより映画館派)。話題の作品だけではなく、自分が気になった映画はとりあえず見に行くような週末を過ごしています。お気に入りの映画やオススメの作品があれば、ぜひ教えてください。

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