初心者がプレゼンテーションで失敗しないための極意

あなたは大勢の前でプレゼンをしたことがありますか?したことがある人も、ない人も、「プレゼンが得意」という人は少ないかと思います。プレゼンに苦手意識をもっている人は少なくありません。ひとえに、日本人はプレゼンによるアウトプットが下手、と言われますが、ポイントさえつかめばこっちのものです。より説得力のある、より成果につながるプレゼン術、身につけたいですよね。企画物の提案から社内会議、はては社外営業などあらゆるビジネスシーンでプレゼンテーションスキルは必要となります。

パワーポイントの作り方って?ここにテキストボックスってどうやっておくんだろう・・などといった疑問を持つ前に、確固たる知識に基づいたプレゼンテーションが大切です。魅力的デザインを盛り込んだパワーポイントでのスライド資料や付随する資料作成ももちろんですが、今回はその中でも「トーク」に絞って「プレゼンは苦手・・」という初心者の方こそ、成功させるプレゼン術について、ご紹介します。

プレゼンテーションの上手・下手

プレゼンテーション一つをとっても、上手い下手があります。まずは「上手いプレゼンテーション」が一体どのようなものなのか、ご紹介します。

  • 内容が簡潔明瞭で分かりやすい
  • 話全体に一貫性がある
  • 印象に深く残る
  • 話し手の意志が利き手に伝わる
  • 設定された時間に始まり、きちんと時間通り終わる

では逆に、下手なプレゼンについて上げてみます。

  • 意味がわからない
  • 要点がまとまらない
  • 内容がありきたり
  • 話があちこちにとんでいる
  • 内容を盛り込み過ぎて着地しない

意味がわからないというのは、一番の問題です。話し手に問題があるのか、聞き手に問題があるのかいろいろな理由を考えてみる必要があります。度々脱線したり、内容を盛り込み過ぎても、「下手なプレゼンターだ」という印象を持たれてしまいます。「分かりやすいこと」、「伝わること」このふたつが何よりも、プレゼンを成功させる最重要な鍵となります。

どうすればこの「分かりやすいこと」、「伝わること」を実現できるのでしょうか?ここからは、6つの基本のプレゼンテーション術をお伝えします。

1.「なぜプレゼンするか?」をハッキリさせる

「あなたはなぜプレゼンをするのですか?」と聞かれた時に、「そんなこと考えたことない」という方がほとんどではないでしょうか。「上司から命令された」や「取引先から求められた」のように、「受け身的な理由」もとても多いです。そういった方達のほとんどが、「プレゼンテーションは苦手で、、」だとか「嫌な役回りを受けました」などの意見を持ちがちです。

受け身のプレゼンターにプレゼンされて、本当によいプレゼンができると思いますか?「なぜプレゼンをするのか」をはっきりさせると、プレゼンに力が宿ります。たとえ上司命令であっても「命令されたから」とは思わないでください。「社内での評判UPのため」「このプレゼンでもたらす利益の大きさ」「ボーナスUPにつながる」など、なんでもいいので「そのプレゼンを成功させた時に、自分が得られるもの」を想像してプレゼンに臨むようにしましょう。

同じ内容のプレゼンでも、受け手にはまったく違った印象に聞こえます。説得力を持ったプレゼンにかわるのです。

2. プレゼンの目的を明確にする

議題の見えない話ほど、内容が掴み難いものもありません。あらかじめ何についての話なのか、をきちんと告げていれば、聞き手も把握でき、「それについては・・」といったように話を展開させることが出来ます。しかし、前提のない唐突な会話は相手を混乱させ、あなたの言葉に素直に聞き入ってくれたり、納得してくれるのは難しくなるでしょう。

プレゼンにおいて、前置きや前提はとても重量です。「本日は○○を議題としてプレゼンさせていただきます」とだけではなく・・「このプレゼンでは、御社の△△の改善・向上に寄与することを目的としており、既存の問題解決にも役立ちます。最終的には、○○の目標達成にも近づきます」このように明確に、しかし簡潔に伝えなくてはいけません。

この簡潔、というのがみそで、人間の短期記憶は意外と短いために、どんなに長くてもプレゼンの目的を伝える時間は「30秒程度」にまとめることが重要です。見た目にもわかりやすいように、スライド資料には必ず目次や見出しスライドを作り、わかりやすくする配慮も大切です。

3.  現状の問題を指摘する

プレゼンに重要なのは、問題喚起です。いいことだけを言っていては、ただの三流営業マンです。いい部分もわるい部分も全て伝えた上で理論的に説得力のあるトークをしましょう。しかし「問題を指摘するだけ」ではダメです。

現状の問題を指摘する場合は、「トークの組み立て」術が重要になってきます。

  1. 現状の問題を指摘する
  2. 問題の原因を告げる
  3. 問題の解決策を述べる
  4. 解決できる問題であることを重ねて言う
  5. 解決した場合のメリットを述べる

問題がありそうなところを最初に指摘します。問題解決のためのプレゼンであれば、「問題はなんですか?」と問いかけ、相手に指摘してもらうのもひとつの手です。問題の原因を伝えることで、聞き手側は「ではどうすれば?」ということに目が行きやすくなります。

ここまできちんと論理的に説明できたら、そのあとで「これで解決できます」と一言添えると効果的です。聞いている側は解決方法を何より望んでいるため、「解決できますよ」という一言だけで大きな効果があるのです。

4.  全ての「なぜ?」に答えを用意する

プレゼンを苦手に感じる人の多くは、「相手からの質問が想定外で上手く答えられない」という方が多いです。少し厳しい言い方にはなりますが、質問のパターンを想定していなかったということで完全に「準備不足」と言わざるを得ません。聞き手が資料などを準備した上で聞いてくる場合はあなたの話に食いついている証拠です。
事前に調査し、情報を集め、上手に答えて、絶好の機会を逃さないでおきましょう。

その他の想定外の質問が飛び出した時に、答えに行き詰まって「え〜っと・・」という返事は NGです。そんな場合は簡潔に「申し訳ございません。ただいま資料が手元になく、〇〇までに送付させていただきます。」といった返答で乗り切りましょう。ただし、質問に即座に答えられるのがベストです。

質問のパターンをいくつも想定し、しっかり答えをだせるように事前準備はしっかりとしておきましょう。

5. メリットの根拠を明確にする

どんなプレゼンも「メリット」の主張が非常に重要です。メリットがないトークなど聞き手の興味を惹きませんし、魅力があるからこそしっかり相手も聞いてくれて、伝わります。メリットには説得力が重要です。根拠のないメリットほど薄っぺらなものもなく、不信感だけで終わってしまいます。

本人の納得材料だけでは根拠としては非常に薄いです。論理的なデータを基に根拠を組み立て、きちんとした計算式から算出されたメリットを示し説得力をあげましょう。

6. トーク全体の流れを作る

プレゼンで最も重要なのは、「いかにして聞き手を納得させるか」になります。すべては順序だてて説明する必要があります。どんなに素晴らしい内容でも、話す順番一つで与える印象も、プレゼンの完成度もまったく異なってきます。

最初に大筋の概要を述べて「プレゼンの目次」を聞き手におおいにアピールしましょう。その次に「目標は〇〇です」と明確に打ち出し、ゴールへ向かう道筋をハッキリと提示します。「トークの組み立て」がうまくいかない人に一番ありがちなのは少し厳しくはありますが、「本人もうまく噛み砕けていない」という場合が多いです。人に物事を上手く伝えることが上手い人は先天的なものも確かにあります。が、事前準備や入念な資料作り、調査といった努力でカバーすることは十分に可能です。

念入りな準備と勉強を重ね、きちんと嚙み砕き、プレゼンのトピックに関しての知識を最大限高めましょう。

まとめ

いかがでしたか?事前準備や心構えひとつでプレゼンが何倍もうまくいきそうではありませんか?長々ご説明しましたが、要は、「自分の中で徹底的に理解しておく」これこそが、プレゼンテーションの極意です。その先に、魅力的なパワーポイント資料の作成や、フォントのこだわり、良記事や参考資料の引用などがあるわけです。

これらの基本ルールを守って、より説得力のあるプレゼンテーション術を身につけましょう。

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筆者

Y.Nakatani

二児の母で、Bigmacに入って2年、Web業界は丸7年。デザイン以外は繊細さのかけらもない杜撰さ。 好きな色は浅葱色とか、新橋色とか、シアン系の色味。好きなタグはsectionとolタグ。ほっとくと擬似要素多用。好きなフォントはヒラギノのW0。今一番してみたいことは、語尾にハートマークをつけてみる。

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