ビジネスメールのマナー&書き方と文例について!【基本編】

記事公開日:2018.04.19

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現代、ビジネスシーンで主流な連絡ツールとなっている、メール。前回の記事でもご紹介しました、社会人としてのビジネスメールのマナーをきちんと守り、仕事をスムーズに進められるようなメールのやり取りが重要になってきます。

ビジネスメールの使い分け

メールは確かに便利です。しかし、メールがいつでも最適という訳ではありません。すぐに相手に確認を取る必要がある時や相手にお詫びをしたい時など、電話や直接会ったほうがいい場合もあります。また、次のような場面では、メールでのご連絡が失礼にあたったり、メールだけでは不十分の場合があります。

  • 急ぎの用件のとき
    送信したメールを相手がすぐに読んでくれるとは限りません。急ぎの用件の時には、基本は電話にしましょう。
  • 複雑な用件のとき
    長文のメールは読みにくいだけでなく、内容も伝わりにくくなってしまいます。複雑な用件の場合は、メールと電話の併用を心がけましょう。
  • 重要な用件のとき
    頻繁にメールをチェックしている人は少ないと思います。未読のまま時間が経ってしまったり、他の多数のメールに紛れてしまう可能性もあるので、メールを送った旨を取引先やお客様に電話でもお伝えしましょう。
  • 退職のご挨拶をするとき
    取引先などへのご報告は、2~3週間前にはメールでお伝えし、引き継ぎなど完了出来るといいですね。しかし、退職の挨拶の場合は、メールよりも直接気持ちの伝わりやすい電話での挨拶の方が適しているでしょう。

ビジネスメールの使い方とマナー

TO・CC・BCCのうち一番使用するのはメインの宛先の「TO」ですよね。では「CC」と「BCC」の使い方はどうでしょうか。知らず知らずのうちにマナー違反をしていませんか?確認してみましょう!

  • TO
    メインにメールを送りたい相手のメールアドレスを入力します。例えば、Aさんにメールアドレスを送りたい場合は、AさんのアドレスをTOに記入します。TOには複数人のメールアドレスを記入して送ることも可能です。
  • CC
    メールを共有したい相手に使います。例えば、Aさんとのやり取りを社内のBさんにも共有したい場合はBさんを「CC」に追加します。また、「CC」に誰が入っているのかは送信者全員に開示されます。
  • BCC
    BCCメールは他の受診者にメールアドレスを見られることはありません。他の人に知られずにメールを共有しておきたい相手に使います。例えば、Aさんとのやり取りの様子を、Aさんに伏せた状態で上司に共有する場合などに使います。また、お互い面識のない方たちに一斉にメールを送りたい場合にも便利です。

件名は簡潔にわかりやすく

大量のメールが毎日送られてくるビジネスマンにとって、メールの処理はとても大変です。件名だけでメールの内容が分かるぐらいに、本文の内容を元に簡潔にわかりやすくまとめましょう。

件名が長すぎると受信リストに表示される時に末尾が切れてしまうので、肝心な中身が相手に伝えられなくなってしまいます。以下のポイントに気をつけて件名は20文字程度にまとめましょう。

  • 「何の」用件か
    タイトルを見た時に、内容がすぐにイメージできるようにしましょう。
    【例】○○会議、○○セミナー、○○案件
  • 「いつの」用件か
    用件の期日や回数、日時を入れることでいつのものかが特定しやすくなります。
    【例】第5回、NO.2、4月2日(月)
  • 「どうしてほしいのか」(概要を書く)
    何を伝えたいのか明記することで、相手は話の概要をある程度つかむことができます。
    【例】~のご報告、~のお願い、~のご提案、~のご相談、~のご連絡

本文の書き方~社外~

本文は、相手に伝わりやすい文章を書くことがとても重要です。誰が読んでもわかりやすく丁寧なメールになるよう心がけましょう。基本的な構成は以下の通りです。例文に沿ってご説明しますね。

宛先 → 書き出し →名乗り → 本文 →結び →署名

1.宛名
【会社名+部署+役職+名前+様】の構成となります。

株式会社◯◯商事
営業部 部長◯◯様

2.書き出しの挨拶文

いつもお世話になっております。

3.名乗り
会社名、部署名、名前をきちんと名乗りましょう。

ビックマック株式会社 総務部 ◯◯です。

4.本文
用件を書きます。大切なことは、簡潔に書くことです。相手に何を伝えたいのか、何をしてほしいのかを的確に伝えましょう。

◯◯に関するお打ち合わせの詳細につきまして、以下ご案内申し上げます。

平成29年4月2日 午後13時より

1.会議内容
・✕✕のご報告
・✕✕のお打合せ

2.場所
・貴社へ伺います

3.参加者
・弊社●●、◯◯  計2名

5.結び
相手の気持ちを考慮した締めの言葉で、相手にいい印象を残しましよう。

お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

6.署名
メールの署名は、名刺と同じ役割を果たします。しっかりと連絡先やメールの送信先の情報を載せましょう。

*******************

ビックマック株式会社 総務部 ◯◯◯◯

ADDRESS:〒918-8105  福井県福井市木田3丁目3113-2

TEL    :0776-43-0294

お問合せ:0120-040-294

E-mail :◯◯◯@big-mac.jp

*******************

また、メールの文例などを紹介しているサイトもたくさんあります。例文を見ながら様々なビジネスシーンで正しいメールの対応をとることが大切です。

送付ファイルを送信するときの注意点

メールでデータを添付し送信する場合には注意点があります。受信者に迷惑になる場合があるので注意しましょう。

ウィルスに感染していないか

もし、あなたが送信したメールがウイルスに感染していたら、個人情報の漏洩など相手側に多大なる迷惑がかかります。パソコンのセキュリティをしっかり管理し、自分が使っているパソコンが安全かどうか責任を持って把握しておきましょう。

ファイルの種類の確認

自分が当たり前に使用しているファイルが相手には入っていない場合も大いにあります。PowerPointやPhotoshopで作成した画像データ等は注意が必要です。以下のファイルは、ほとんどの環境で開けます。

  • JPEGファイルの画像(jpeg/jpg)
  • Word文書(doc/docx)
  • PDFファイル(pdf)
  • 圧縮ファイル(zip)
  • Excel文書(xls/xlsx)
  • テキストファイル(txt)

ファイルのデータ容量の確認

相手が利用しているプロバイダによっては、メールサーバーの使用量に制限がある場合や、一回に送られる送付ファイルの容量に制限がある場合があるので、相手側に確認をした方が良いでしょう。多くのファイルや大量のデータを送る場合は圧縮し、受信をしやすいように心がけましょう。

返信と転送のルール

返信と転送にもきちんとルールがあります。相手にとって読みづらくならないよう注意しましょう。

返信

メールを受け取ったらできるだけ早く返すよう心がけましょう。また、質問の内容によってはすぐに返答できない場合も多いと思いますが、すぐに返答できない場合は、連絡を頂いたことへのお礼の気持ちと「確認してから回答致します」という旨の一文を添えて返信しましょう。

返信するときの件名は、ただ単に「Re:」を重ねるのでなく、なるべく書き直しましょう。ただし、どのメールに対しての返信かわからなくならないように相手が書いた件名は消さずに、自分の件名を「Re:」の前に書き足すようにしましょう。返信が続いて「Re:」が増えてくると読みにくいので、「Re:」は一つにしましょう。

転送

受信したメールを第三者に転送する場合は、件名に「Fw:」と表示されます。表示によって転送であることがわかるので、特別な理由がない限りは「Fw:」を消さずに送信しましょう。

また、転送をするときは送信者のアドレスや氏名が載っているので、転送する相手に送信者のアドレスや氏名など、個人情報の開示が問題になる場合は、削除することを忘れないようにしましょう。

ビジネスメールでNGな表現

まだまだメールの歴史は浅く、「これが正しい」というような書式は定着していません。表現によっては平気に思う人もいれば、不快に思う人もいます。メールを受け取った人にとって、失礼のないよう読む相手のことを考えたメールを意識しなくてはいけません。

顔文字や(笑)などの記号使用

相手との距離感や関係性にもよるので一概には言えませんが、ビジネスマナーとしては注意すべき表現です。

上から目線の言葉遣い

メールは相手の顔が見えない、声のトーンも分からない分、言い回し次第では相手にきつい印象を与えてしまう恐れがあります。

  • 大至急
  • 要回答
  • 締め切り厳守

上記のような表現は避け、

  • 大変恐縮ですが
  • お時間のあるときに
  • 大変お手数ですが

など、クッション言葉を用件の前に入れると印象が柔らかく丁寧になります。
文章力を身につけると、仕事でのメールでのやりとりにも大変役立ちます

まとめ

メールは情報を伝達する手段として大変優れています。しかし、メールは文字だけのコミュニケーションであるが故に、予期せぬ誤解を招く可能性があります。本記事や無料のビジネスメール文例集などをご参考に、基本マナーを守り、相手に丁寧かつ伝わりやすいメールを心がけてみて下さい。

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筆者

C.Shimauchi

所属は総務部です。パート社員として9時から5時で勤務させてもらっています。おかげ様で結婚していても家庭と両立出来て、毎日とても充実していて楽しいです。旅行や海にいくことが好きなので、夏は特にこんがりしています。私にとっての幸せは、仕事とプライベートの両方が充実していることなので、プラス思考を心掛けて会社に貢献できるように頑張っていきたいです。

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