複数の案件を同時に管理する仕事方法

パソコン、スマートフォンの普及により、様々な便利ソフト・アプリを使って、専門家でなくても簡単に色んなことが出来てしまう今の時代。複業や在宅勤務などを採用する企業も増えているように、以前とは会社、仕事の在り方が変わってきています。

その大きな変化の一つが、作業スピードのアップや効率化による、ビジネスそのものの高速化ではないでしょうか。

一つの仕事、作業が以前と比べて短時間に終わるということは、次の仕事が発生するのも、早くなっているということ。次から次へとやってくる依頼、作業。皆さんの会社でも、一人一人が複数の案件を同時に抱え、日々、業務に励んでおられるのではないでしょうか。

「昔はもっとじっくり、ゆっくり取り組めたのに」なんて、嘆いてたって仕方ありません。スピードが求められる今の時代においては、複数のタスクを上手に管理しながら、仕事と自分の生活の両方を成り立たせていく工夫が必要だと思います。

複数を同時にこなすマルチタスク

マルチタスクという言葉をご存知でしょうか。

ビジネス用語としてだけではなく、コンピュータ用語としても使われている言葉で、1つのコンピュータで複数の処理を並行して行うことを意味し、このマルチタスクに対して、1つの処理を、1つのコンピュータで行うことをシングルタスクといいます。

「人間は、複数のことを同時に処理することに満足感を覚える」という事も、ある研究で実証されています。あれもこれも、如才なく進行している時、終わってもないのに、何か達成してような心地良い気分になったこともあるでしょう。

一方で、人間の脳というのはコンピュータと同じではなく、同時進行する作業の数が多くなるにつれ、処理能力が低くなるのだそうです。マルチタスクを効率良くこなせる人は、わずか2パーセントともいわれ、先にご紹介した満足感を覚えるという脳反応と反対に、元来人間にとって、マルチタスクで各クオリティを保つのは難しいともされています。

では、あなたの周りにいる上手に複数の案件を進めていく人は、どのように案件を処理していってえいるのでしょうか。

同時に処理できる人と方法

マルチタスクを上手に処理できる人がどんな行動をしているのか。それは決して、メールを打ちながら電話もしながら、企画も考えながらというように、別の事に一遍に手を付けているスタイルではありません。周りにいるそういう人を観察してみると、ある一つの作業に集中し、終わるとすぐ次なるタスクに向かう。そんな取り組み方を繰り返していることに気づくでしょう。

持って生まれた気質も、多少は関係してくるのでしょうが、そういう人は、案件やプロジェクトに関わるキャリアを経て、マルチタスクを処理する力を身につけたのではないでしょうか。普段の行動、考え方で身につけていきたい、そんな力。考えられる方法をいくつか挙げてみます。

1.スケジュールを一本化する。

いくつかの案件が進行しているケースでも、一度にできるタスクは1個までです。タスクに順番をつけて、集中して順序通りに消化していくことが、結果、効率の良さに繋がります。

2.タスク量を前半に濃く、後半は薄く設定する。

前半はギュッと詰め込んで、後半はやや空け気味にする。そんなに長いこと続かない人間の集中力。元気な内にタスクをやっつけてしまいましょう。

3.デスク上を案件で仕分けする

仕事しやすい環境整備も、スピードアップの要素の一つです。クリアファイルなどを使って、今のタスクに必要のないものを、一旦、片付けてしまいましょう。たくさん仕事をしている人のデスク上ほど、常に整理され、綺麗になっているものです。

4.タスク取組中はメールなどを確認しない

タスクに取り組んでいる時に、ふとメールを見たら別の案件発生を確認。更なるタスクの増加がストレスになって、集中力も低下します。
そんなことにならないように、タスク中はメールなどを見ないようにしましょう。なかなか難しい方法ですが、早朝などのメールが来にくい時間にタスクをこなす時間を設定するなど、出来る工夫をしましょう。

5.思ったことをすぐタスク化する

やることを思いついたら忘れないように、ペンやスマートフォンなどでメモ。人は忘れる生き物です。タスクを曖昧にしてすっきりしないと、集中力アップ、ひいては効率アップの妨げになります。

6.周りの人に助けてもらう

出来ないことを恥ずかしがらず、出来る人に助けてもらう。仕事、会社はチームプレイです。社員、派遣会社のスタッフ、アルバイトなども含めて、困った時はお互い様。いつか自分が助けてあげられる場面が来たら、お返ししてあげればいいのです。

まとめ

個人的には、6.周りの人に助けてもらう、この項目が私の経験上、最も効果的であると感じています。

以前は、イベントの企画提案をするにしても、新聞記事を読んだり、ネットで関連記事を参考にしたりなどで、自分の持つ知識の中だけでアイデアを絞り出していました。

もちろん、自力でなんとかするという気持ちも、時と場合によっては必要でしょう。ですが、クライアントにとって大切なのは、自社にとってメリットのある企画、手法を提供してもらうこと。そこに、一人で考えることの価値はそれほど存在しません。

自分より物を知っている人、自分のしていない経験をしている人は、あなたの周りにもたくさんいるはずです。困ったときに素直に聞く、相談をしないというのは、非常にもったいないと思いませんか?周りの人に上手に助けてもらう。そうやって複数の案件を上手に管理していきましょう。

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筆者

Y.Nakahigashi

ラジオ局勤務を経て現職。若いスタッフが多いオフィスに、若干落ち着かない40代。見るもするもの野球好きで、少年野球の指導にも携わる。週末に野球をとるか家族をとるか。その選択が現在のもっぱらの悩みとなっている。いつまで経っても100を切れないゴルフと、知人から半ば強制的に連れて行かれる山登りを少々たしなみ、人畜無害の外見からか、知らない人に道を尋ねられることも多数。好きな動物は猫。好きなテレビ番組は「旅サラダ」。

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