PDFのメリット デメリット

PDFは広く使われている電子ファイル文書(ドキュメント)です。特に仕事で電子の書類を送り合う際に使われているかと思います。しかし、なぜPDFはよく使われるのか、PDFにする利点は何か知ってる人は少ないのではないでしょうか?そこで今回はPDFのメリットとデメリットについて説明していきます。

 

PDFとは?

そもそもPDFとは「Portable Document Format」の略です。簡単に説明すると電子化された書類(文書・ドキュメント)で、仕事での文書の作成・交換・印刷物の入稿・インターネット上でのカタログなどPDFは幅広く使われています。

 

それだけであればjpegなどの画像でもいいのではと考えるかもしれませんが、PDFは文字、レイアウトなどの情報を保持することが出来るのが最大の特徴であり、画像には無い利点です。

 

例えば「テキスト」という文字が入った書類をjpegなどの画像にすると見た目では「テキスト」という文字が見えますが、データとしては「テキスト」という文字が画像化されたドッドの集合体のデータでしかありません。しかし、PDFは「テキスト」と打たれた文字情報、フォント、文字サイズ、レイアウト場所、文字間などの情報を持ったうえで制作されたソフトウェアと遜色ないレイアウトで表示されます。

 

それではPDFのメリット・デメリットについて説明していきます。

 

メリット

編集ソフト不要

PDFは閲覧するのに専用の特殊なソフトウェアが必要ありません。もちろん閲覧するためのソフトは必要なのですが、広く無料で閲覧できるものが出回っているため、Photoshopやillustratorなどといった特殊な有料ソフトを買う必要がなく、大抵の編集ソフトでPDF形式の保存標準機能になっています。

 

そのため、使用しているソフトが違う者同士でもPDF形式のデータを問題なく閲覧することが出来ます。

 

レイアウトが変わらない

上記でも話をしましたが、PDFは文字データやレイアウトの情報を保持することが出来るので、アプリケーションに依存したレイアウト崩れが起こりにくいです。

 

そのため、印刷物のやり取りではデザインや文章の校正をPDFで行うところも多いです。

 

リンク画像の添付不要

illustratorやPhotoshopでデータを制作した場合、画像のリンク配置で画像ファイルの添付を忘れて表示されないということがあります。

 

しかしPDFファイルでは、画像が自動的に埋め込まれるため、添付の必要がありません。また、ファイルひとつでページを複数保存することが可能なのでやり取りするデータまとめの手間がかかりません。

 

マルチプラットフォーム

PDFはMacOSやWindows、他にLinuxやSolarisなどのプラットフォーム(OS)・環境に左右されることなく閲覧が可能です。OSを選ばないので、職場での作業環境の統一をする必要が無くコスト面に対しても優しいです。

データ容量の軽量化

圧縮方法や設定・規格にも寄りますが、制作物のデータ容量をコンパクトにすることが出来ます。

 

そのため、Web上などでのデータの受け渡しでダウンロードに時間がかかったり、容量が大きくてハードディスクを圧迫するといった、受け取り側の負担が無くなります。

また軽量化できるためたくさんのページを1つにまとめても容量が大きくなりすぎません。

 

デメリット

編集不可

一般的に広く出回っているPDFのソフトウェアは閲覧のみに特化していることが多く、PDFファイル自体を編集するためには専用のPDF編集ソフトが必要になります。そのため、修正などがあった場合は、制作ソフトで修正を行い、またPDF形式で保存するといった手間が増えます。

 

しかし、重要な文書のやり取りを電子で行う場合は改ざんされにくいため利点にもなります。

 

埋め込みフォント

PDF文書を作成する際、レイアウトが変わらないためにフォント情報が埋め込まれます。しかし、フォントの中にはPDFなどの書類にフォント情報を埋め込められない種類のものがあり、そういったフォントを使用した文書をPDF形式で保存した場合、レイアウトが崩れる可能性があります。

 

モニター表示でのズレ

PDFは文字や図形・レイアウトの情報を保持しているため、モニター画面で表示させた場合、実際より文字が細く表示されていたり、線が太く見えたりします。

 

特に表示サイズを縮小・拡大している場合で多くみられるので、PDFファイルを画面上で確認する場合は表示サイズを100%にしましょう。

 

PDFファイル形式での保存

編集ソフトで修正などを行った場合、PDF形式での保存をその都度行わなければなりません。

 

そのため、保存作業が編集ソフト形式とPDF形式での2回になり、その点は少し手間かもしれません。

 

最後に

以上PDFについてのメリットとデメリットです。これら以外にもメリット・デメリットはたくさんあるのですが、一般的な仕事やプライベートでPDF作成する際には上記を理解していれば十分ではないかと思います。「とりあえずPDFで」ではなく、PDFの利点を理解した上で使っていきましょう。

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筆者

E.Mizuno

2016年12月入社。制作部所属。 主にWebデザインと印刷物、ときおりイラストを担当しています。 印刷業界からWeb業界に転身したばかりなので現在コーディング勉強中。 猫好きで猫を飼ってるけど猫アレルギーなのが日頃の悩みです。 好きなデザイン系統は寒色系シンプル。好きなソフトはAdobe Bridge。好きなショートカットキーはCont+A。愛用文具は製図用シャーペン。 まだまだ未熟者なのでもっと勉強してハイスペック人間になりたいです。

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