Web制作におけるスケジュール管理

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Webデザイナーとして仕事をしていると、最初はもちろんデザイン作成やコーディングなどふられた仕事をこなすことからはじめると思いますが、経験を積んでディレクション側(いわゆるWebディレクターですね)にいけばいくほど、Webサイト制作案件のスケジュール管理に悩まされることはないでしょうか?自分の案件だけではなく他の人の案件の進捗・確認もしていかなくてはいけない、特に相談もなかったし問題ないだろうとずっと任せっきりにしていたら、結果納期に全然間に合わない!そんなことも多々あります。

しかしながら、ひとりひとりの作業を管理することやひとつひとつの案件をしっかり確認していくこともなかなか現実的ではないですよね?人数が多ければ多いほど、また同時進行のプロジェクトが多ければ多いほどその確認や相談で1日が終わってしまった・・・なんてこともあるかと思います。より効率良く全てのWeb制作案件のスケジュール管理やそのプロジェクトの進捗の把握などができるものはないか?と今回調査してみました。

制作スケジュールはしっかり作ってますか?

ホームページの制作をする場合、まずはこちらが大前提です。自分が作業するときはもちろんですが、誰か人に仕事を任せる時に、納期だけを伝えればいいということはまずありません。Webサイト制作の場合、1プロジェクトごとに何日までにどこまでの作業を終わらせる、という目処を提示してあげないと、だらだらと納期だけをゴールに仕事を進めてしまうので、もちろん中間報告がもらえないのは当然、最後の最後に確認したら穴だらけだった!ということもありえます。個人的に考えるのは、ある程度のところで中間確認を入れる、その日付はまず守って、仕事を進めてもらう、週に1度は最低でも確認しなくてはいけないと思っています。

そのためには制作スケジュールをしっかり作って、予定通りに仕事が進められているか、どれくらい遅れているか、もしくは前倒しできているか、などの確認もしていくといいと思います。全てを管理していくのは厳しいと思うので、ある程度のところまではしっかり信用して任せる、という境界線をはっきりさせるのも大切かなと思います。これは制作だけに言えることではないと思いますが、管理をしすぎてしまうのも、成長の妨げになってしまうと思うので、バランスが大事ですよね。

プロジェクトに関わる人をはっきりとしよう

こちらも基本中の基本ですね。制作側では誰が、もしくはどの課やチームがそのプロジェクトを担当するのか、営業担当は誰なのか、更にはクライアント側の担当は誰なのか、何の情報をどこまでの人に共有をしていくのか、そういったことをはっきりさせて把握していきましょう。

スケジュール管理方法

制作会社によってプロジェクトのスケジュール管理方法は様々だと思います。

EXCELでの管理

制作の工程からスケジュール管理までEXCELでの管理をしているところも多いのではないでしょうか?EXCELでの管理でのメリットとしてはカスタマイズが無限大!これに尽きると思います。しかしながらデメリットとして、各工程の進捗をリアルタイムで把握することや、リスケなどが生じたときに手作業で更新をしていくということはなかなか簡単なことではありません。
操作に慣れてしまえばどうってことない作業かもしれませんが、制作する各個人個人がこの作業をすることは、結構な時間の負担がかかると思っています。

また、クライアントとの共有もリアルタイムでは難しいですね。こちらに関してはGoogleのスプレッドシートを活用することで、共有はかなり簡単になるかと思います。Bigmacでは、サイトマップの制作から制作スケジュールの作成までこのスプレッドシートを活用しております。

ガントチャントツールを活用する

今回この記事を書くにあたり、弊社でも活用していきたいと思い調査することにしたのが、このガントチャントツールです。

ガントチャートって?

そもそも、「ガントチャート」という言葉にあまり馴染のない方も多いかもしれません。ガントチャートとは、プロジェクトを管理するために各工程のスケジュールやその相関関係をビジュアル化した表のことを表します。有料のものも勿論ありますが、調べてみるとWEBサイトで無料のツールも多く提供されており、中にはインストールが必要ないもの、スマホやタブレットでの
閲覧・管理も可能なものなどもありました。無料で使えるガントチャートツールをいくつか紹介したいと思います。

Jooto

大手企業でも導入実績がある、国内シェア率の高いタスク・プロジェクト管理ツールです。こちらは、Webサイト制作プロジェクト用にガントチャートまで使用するとなると有料にはなってしまうようですが、機能も多く、制作だけでなく、様々な職種で活用できそうなツールです。

Brabio!

無料プランで5人まで利用可能なプロジェクト管理ツールです。ガントチャント作成ならEXCELの10倍速い!とうたっているだけに初心者でも簡単に利用でき、進捗管理や、担当者別に忙しさが見える化されるような機能もあるようです。EXCELでの出力も可能で、クライアントとの共有も簡単にできそうですね。

Redmine

オープンソースのプロジェクト管理ツールです。複数人でのタスク管理や進捗管理など情報共有を簡単にすることができます。調べている中でこのツールが1番弊社での管理したいことに近いと思い、色々と調べてみましたが、とりあえずすごい!の一言につきます。色々と機能を紹介するよりも
こちらは日本語用のデモサイトがあるのでぜひチェックしてみてください。

Redmineデモサイト「チケット」と呼ばれているタスクがスケジュールとともにガントチャートとして出てくる機能がついているようです。進捗状況ももちろんこれで把握することが可能です。また、それぞれのチケットは担当者を指定することができるので、誰が何を担当としているのかがはっきりとわかります。チケットをページごとにしていくとそのページの進捗などもわかりやすくていいのではないかと思いました。サイトマップに準じてチケットを作成していくのもいいかもしれません、ステータスや優先度も表示されるようで、これはタスク管理にとっても便利だと思いました。作業時間を自動計算してくれる機能もあるようですが、こちらはチケットごとの時間は手動で入力していくようです。こちらも使い方によっては自分の作業時間と予定との
照らし合わせなど便利な使い方ができそうですね。

何を使うにしても手間は必至

色々調べて思ったことですが、結局のところ何を使うにしても、ツールを新しく導入をするということは、少なからず慣れるまで時間もかかりますし、習慣づけるまでの期間もかかるものだと思います。しばらくは手間がかかることを理解した上で、それでも今後効率よく仕事をしていく、デザインからWebサイト構築までスケジュール管理をしっかりしていく、という目的をはっきりさせて導入を決めていかないと自分一人だけでなく、制作に携わる人全てが関わることなので「やっぱり面倒!」という理由でいつの間にか誰も触らなくなっていた・・・
なんてこともありえますよね。

まずは導入前にしっかりと自分がツールの使い方を理解して、目的に合った使い方をしていくことも継続して使っていくには必要だと思います。また、すでにできあがっているツールを
使っていくには、柔軟なカスタマイズができないことをきちんと理解した上で、ある程度利用する側がツールに合わせた使い方をしていくよう努めることも大事ですね。こちらは今回紹介したスケジュール管理ツールだけではなくどんなツールにしても同じようなことが言えるかと思います。

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筆者

M.Nakayama

Bigmac inc. 制作部所属。 前職でBigmacと出会い、2015年6月制作部の立ち上げと共に入社。オンとオフの切り替えをしっかりすることをモットーに、仕事の日はがっつり仕事、休みの日は子どもと目一杯遊び、家事に励むようにしています。 Webデザインからサイト構築まで幅広く携わっていますが、基本的には人が作った綺麗なデザインを寸法の狂いなくコーディングしていくことが好きで、難しいものができたときほど達成感・やりがいを感じます。シンプルでフラットなデザインが好物です。

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