あなたの会議はワクワク会議ですか?

皆さんは、会議という場に、ワクワクを感じていますか?
私のイメージとしても、会議というものはあまりいいイメージがなく、みんなが何となく、我慢や苦痛の時間を過ごしている場を多く見てきました。
いい報告の会議でない場合は、なおさら苦痛の場になってしまうこともありますよね。

しかし、「会議」があるからこそ、スタッフ内で会社の目的、方針を共有しあうことができ、スタッフ全員が同じ気持ちになって前に進むことができるのです。

現代社会は30年前と比べると、デジタル化が進み、連絡手段がメール・SNS、チャットなど格段に増えました。

それでも、「顔を合わせて話す」という行為に価値があることに変わりありません。
顔を合わせて会議を行うことによるメリットは数多くあるのです。

そもそも、なぜ会議を行うの?

先ほど話した通り、「顔を合わせる」ということに最大のメリットがあります。
では、なぜ顔を合わせて会議をする必要があるのでしょうか。

非言語コミュニケーションのやりとり

非言語コミュニケーションは「安心感」や「話しやすい雰囲気」を作り、相手との信頼関係を築くことができます。

笑顔やうなずきがあるだけで、話しやすい雰囲気になりますよね、たとえ、何も話さなくても、やさしく微笑むだけで心が通じ、安心感が生まれます。

即時応答ができる

発信に対する反応をすぐに得られることができます。

同時多数のコミュニケーションがきでる

双方向で多人数が同時にコミュニケーションをし合えることができます

意味のない、無くしてもいい会議とは

会議をしてもメリットにならないとき、会議は単なる「時間の無駄」になってしまいます。
例えば、下記の状況がみられる会議は無くしてもいいのかもしれません。

単に伝達のみを目的としている

多くの定例会、報告会では、資料配布だけでわかるところをわざわざ会議にしていたりします。
そこが、対策などの話し合う場になるのならアイデアを出し合い、話し合うことができるのでいいと思うのですが、多くの人の時間を拘束することに対して、メリットになっていない会議の方が圧倒的に多いのです。

発言者がかたよっている

発言者がかたよっている会議は、「伝達のみを目的とする会議」とさほど変わりはありません。
会議に出席している人が発言する機会があるのであれば、会議を行うメリットは出てきますが、多くの場合は上の人の「説教」となることが多く、生産性のある時間ではないことが多いのです。

なんとなくの会議

議題と目的がしっかりと決まっていない会議は「なんとなく集まっている」「今までやっていたから」「一応、会社の決まりで会議をしなければいけない」などの理由で続けられているケースも多くあります。
なんとなく会議をするのではなく、しっかりとした議題を決め、目的をもって行うことが、精度の高い会議に繋がります。

会議の参加人数が多すぎる

特に関連しない部署の人たちをよんで、その人たちに関わる議論が一切されない会議もあります。
関係のない人も含めた人数の多すぎる会議は発言が偏るうえに、個人個人の参加しているという意識が薄れるため、密度の濃い会議になることはありません。

意味のある、無くさない方がいい会議とは

アイデアを必要とする場であるかどうか作戦会議、対策会議なでどでは、アイデアが必要とされるため、有効で有意義な会議を行うことができます。

責任者が集まった会議であるか

組織において、責任者同士の密なコミュニケーションは会社のためにもとても重要になってきます。
お互いの信頼関係により業務が成り立つケースも多く、会議の場を使って責任者同士結束力を固めることにも有効になります。
責任者同士が同じ気持ちでいることで、その部下にもいい雰囲気が流れ込んでいきます。

重要な共有事項を伝達する場として

重要なことはどうしても、言葉だけでは伝えにくいこともあります。
会議の場で意見をもとめ、重要事項が最終的に固まり、初めて伝達が可能になることも数多くあります。

質問し、納得できる場が必要

文書で一方的に伝えるだけでは納得しない人は20人30人規模の組織になってくると、数多くいます。
質問できる場を設けることで、納得感が生まれ、モメることは少なくなります。

ワクワクする会議とはどんな会議なの?

それでは、ワクワクする会議とはどんな会議なのでしょうか?

つまらない会議は楽しく、ワクワクするもの!
にするにはどうしたらいいのうでしょうか?
まずは、数えきれない会議の経験の中で楽しかった会議、ワクワクした会議を思い出してみましょう。

・出席者全員で話し合い、最後には結論が出せた会議
・みんなの夢と希望を語りあえた会議
・互いの意見を言い合うことで盛り上がった会議

などのその場の気持ちや状況を思い出してみましょう。
つまらない会議とワクワクする会議の違いが分かれば、今の会議を反省し、次の会議を楽しいものにすることができます。

たいていの会議は情報不足のため、参加者は不安を感じています。
会議をする前に会議の趣旨、内容などを参加者に伝えることが大事です。

それだけをすることで、会議は「よくわからなくて嫌なもの」から、「内容が予測できて心の準備ができるもに」になります。

人は、状況を把握できないと、不安になり、把握できれば、その不安に対処でき、どのように行うかワクワク感が生まれるものなのです。

1.会議の目的を決める
2.目的に基づいた議題を事前に決め、参加者に共有する
3.会議の司会者を事前に決めておく
4.会議の終了時間をきめておく
5.前回の会議の議事録の共有

上記の5つを事前に実行し、共有するだけで、参加者は会議に対しての最低限の心の準備ができます。
その心の余裕が会議へのポジティブな気持ちとなり、、何を話そうかなど、ワクワク感が生まれてくるのです。

会議を楽しく、ワクワクをしたものにすることと合わせて、つまらない会議をなくすことも同時に考えていけるといいですね。

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筆者

A.Toyooka

Bigmac株式会社の総務部に所属。主に経理・法務を担当しています。Bigmacに入社したきっかけは、何か特別なものを感じ取り、『入って!』と呼ばれている気がしたから。休日はショッピングをしたり、家族とお家でゆったり過ごし、たくさん会話をすることで心身共に癒されています。普段はゆったり、まったり、のほほんと過ごしている私ですが、仕事中は普段の自分は出ないよう、メリハリを大事にしているつもり・・・。Bigmacの縁の下の力持ち!みんなを支えていけるよう頑張ります。

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