チャットワークの便利な使い方

みなさんは「チャットワーク」という言葉をお聞きになったことはあるでしょうか?私は恥ずかしながら、入社するまで聞いたこともありませんでした。初めて聞いたときは、会話する仕事?何?というレベルでした。

しかしながら、使い始めるとあまりの便利さに衝撃を覚えました。前社でのあの無駄な時間は一体何だったんだろう、残業も確実に減ったはず…。と思ったほどです。

それでは、チャットワークとはどのようなものか?ご紹介致します。

チャットワークとは一体何?

簡単に言うと、LINEのビジネスバージョンです。スマホでLINEをしている方は今や大勢いますよね。

EメールからLINEに切り替えたときすごく便利になった、と感じた人は多かったのではないでしょうか?個人でLINEをしたり、特定のグループを作りグループ内でLINEで会話をする、情報を共有できる便利さを、大勢の方が感じたのではないかと思います。

それでは、お仕事でEメールからLINEのビジネス版、チャットワークに変更したときにでてくるメリットとは何があるでしょうか?

チャットワークとEメールの違い

ポイント1:受信者の担当者入れ忘れ

メールの場合、送信者が毎回CC、BCCで受信者の指定が必要で、担当者を入れ忘れてしまうことがでてきてしまいます。チャットワークは、グループチャットで送れるため、メッセージの確認漏れがないです。LINEと同じですね。グループ内メンバーの会話は、自分が発言していなくても閲覧することができます。

ポイント2:迷惑メール

メールの場合、大量の迷惑メールが届きます。そして、迷惑メールフィルターの誤作動により、重要なメールが振り分けられて、見逃してしまうことがあります。チャットワークは、そもそも迷惑メッセージは届きません。

ポイント3:フアイルの容量

メールの場合、送受信できる添付ファイルの用量が少ないです。

チャットワークは、転送できる容量が無料プランでも5GBと大きいため、送れるファイルも増えますし、有料プランによりさらに追加することもできます。

ポイント4:過去のやりとりをさかのぼれる

メールの場合、過去のやりとりをさかのぼることが困難です。あるメールに返信したい場合、数多くあるメールの中から探さなければなりません。携帯のメールでも複数の友達とやりとりしている場合、あの人と何の会話していたんだっけ?と過去のやりとりを探すことはありますよね。

LINEは一定の過去のやりとりが一目瞭然のため、探す手間はなくなります。それと同じようにチャットワークも、LINEのように過去のやりとりをみることができるため、便利です。

ポイント5:送信メッセージの編集

メールの場合、誤送信してしまった場合、取り返しがつきません。見返したときに、あ!訂正したい!と思ったことはありませんか?訂正のために、さらに追加でメールを送ったりしなければなりません。

チャットワークは、誤送信したメッセージを編集できますし、削除もできます。

ポイント6:簡易化による返信の時間

メールの場合、返信が届くまでに時間がかかります。メールですと、”○○株式会社様 ご担当者○○様 お世話になります。。。”などの前置きが必要になってきます。

チャットワークは、LINEの会話のようなため、業務内容にさくっと進みます。やりとりをしている双方共に時間の短縮になります。また、社内での返信で、LINEのような顔の表情の絵文字だけでも返信できます。その際は、Windowsの場合はCtrl キー、Macの場合は Command キーを押しながら絵文字を選択すると、送信のボタンを押さずとも即配信できます。

ポイント7:情報漏洩の心配

メールの場合、メールの文書が暗号化されていないため、情報漏洩が心配です。通信途中で誰かに盗み見られたりする可能性は、常にあります。

チャットワークは、すべての送受信が暗号化されており、アップロードされたファイルは、さらに高いレベルの暗号化がしてあります。そのため、安心してやりとりを行うことができます。仕事でEメールからチャットワークに移行した場合、かなり便利だということがわかりましたでしょうか?

LINEのようにやりとりが簡素化されるならば、そもそも仕事でLINEを使えばいいのでは?と思う方もいるはずです。

上記の内容を踏まえると、LINEとチャットワークは似ているように思えますが、仕事上ではチャットワークの方が便利です。以下、簡単にLINEとの違いをまとめました。

チャットワークとLINEの違い

ポイント1:公私混合

LINEはプライベートでも使用している方も多いため、仕事で使用するとメッセージが混合してしまいます。

チャットワークは、業務時間外はチャットワークのアプリを開かなければ、プライベートと切り分けられます。

ポイント2:既読機能

LINEの場合、既読機能があるため返信に対してのプレッシャーがあります。

チャットワークは、相手に既読通知がないため返信に対してのプレッシャーがなく、自分のペースで返信することができます。

ポイント3:アカウント管理

LINEの場合、個人アカウント上に機密情報や顧客情報のやりとりなどが残ります。

チャットワークは、退職時にアカウントを削除できます。退職者は過去のやりとりなどみることができず、情報漏洩が防げます。

ポイント4:過去のメッセージの検索

LINEの場合、すべての過去のメッセージは検索できません。

チャットワークは、過去のすべてのメッセージを検索できるため、業務を正確に遂行するのにとても便利です。

ポイント5:タスク機能

LINEの場合、タスクというto doリスト機能がないため、業務のやり忘れが起きてしまいます。チャットワークは、依頼者、担当者ともにタスク機能管理があるため、お互いにやり忘れや漏れなどを確認できます。

ポイント6:端末変更による影響

LINEの場合、端末が変わると、過去のやりとりなどが消えてしまいます。チャットワークは、すべてのメッセージがどの端末で見ても同期されているため、やりとりがスムーズにできます。

チャットワーク4大機能

チャットワークには大きくわけて4つの機能があります。以下、簡単に説明します。

グループチャット

複数人が参加するグループでチャットができます。

タスク管理機能

チャットワークを開いた画面右にタスク画面がでます。

机に貼る付箋のように画面の中に付箋が貼れるような感じの管理方法です。コミュニケーションの中で出てきたやるべきタスクを、担当者、期限などを入力して作成し、お互いに管理することができます。そのため、やり忘れがなくなります。

ファイル共有

ワードやエクセル、画像がクラウド上にあるためチャットメンバーは、ダウンロードして共有することができます。

ビデオ通話・音声通話機能

パソコンのマイク、カメラを使用して顔を見ながら話したり、パソコンの画面を見せながら連絡を取り合うことができます。

チャットワークの登録方法

チャットワークを使ってみよう!とは思っていても始めるにあたり、難しそう?と思っている方はいませんか?私も始める前は設定や登録が難しそうだな、と思っていました。しかし、用意するものはメールアドレスとパソコンまたはスマホだけです。さらに登録も無料です。

パソコンでは「チャットワーク」のサイトを開きメールアドレスを登録するだけで使用できます。スマホではLINE同様アプリを取得してメールアドレスを登録すれば使用できます。

登録は大変簡単です。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

少しでもチャットワークに興味を持ち、登録する企業さんが増えると嬉しいです。チャットワークはクライアントさんとのやりとりでも、お互いの社内で情報共有できるためすごく便利です。また、チャットワークの利用により社内外の報連相のための時間、会議も減らすことが可能です。

しかし、便利さゆえに社内でのすべての会話をチャットワークで済ませようとするのは危険です。なぜなら、社内での会話がなくなってしまうからです。

チャットワークを使うことにより、人間関係が希薄になっては本末転倒です。チャットワークは「従来のコミュニケーションがよくなるためのツール」であることを、頭においておくことが大切です。ぜひ、みなさんチャットワークを使い、仕事の効率をアップさせましょう。そして、それによって生まれた時間をスタッフ同士の会話や飲み会などのコミュニケーションに今後活用していきましょう。

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