仕事で成果をあげるための優先順位の決め方とポイント


「その仕事の量をどうやって終わらせてるの?」と思ってしまうときありませんか?

しかし、こんな時でも落ち着いてこなしていく人の思考回路が気になり、思わず聞いてみると「仕分けをしてやるから大丈夫。」と答えてくれました。私の所感では、どうやって休む時間を作っているのか不思議なくらいだったので、この会話を踏まえて仕事の優先順位についてまとめてみました。

優先順位の決め方とは?

人間が、一日のうち集中して作業できる時間は限られています。そして、個人の能力もありますが一度にさばく事ができる仕事の量にも限りがあります。しかし、そうなった時にまず考えなければならないことがあります。それは仕事の優先順位です。

プライベートでは人間関係やタイミングや時間帯と選択方法は人それぞれかとも思います。しかし、仕事の優先順位は共有して統一しておくほうが効率がアップします。

自分がアクションを起こすにあたって、重要度、緊急度、難易度などのランク分け、重要性、緊急性などのタイプ分け、クライアント、上司、同僚などの相手がいる場合と、状況は様々です。時間を有効に使うための優先順位のつけ方を考えていきましょう。

成果をあげるためのタスク管理と優先順位

①=重要性は高いが緊急性の低いタスク

②=重要性も緊急性も高いタスク

③=重要性も緊急性も低いタスク

④=重要性は低いが緊急性が高いタスク

最も仕事ができるといわれる人に共通しているのが、①>②>④>③の順番で優先順位を仕分けしています。

なぜ、①=重要だが緊急性の低いタスクから取り掛かるのでしょうか?それは、先に①を対処しておけば、重要で緊急性が高いタスクが発生しにくなります。最高ランクのピンチを起こさないために①からスタートし備えるという思考回路です。

①からスタートすることで②のタスクが現れた時に、即時に対応できる心の余裕をもつというメリットもあります。緊急性と重要性の2軸を理解しておきましょう。

心がけのポイント

それでは、上記のように仕分けをする際に、下記のことを心がけてはいかがでしょうか。

ポイント:明日やることリストをつくる

※1日の業務を終えた後に、明日、やる必要のあるタスク、※継続してやってしまったほうが効率が良いタスクをチェックし、やることリスト(todoリスト)を作成しておくと良いです。

朝イチのチャット、メール対応や定例ミーティングなどバタついたメンタルで朝イチの仕事をスタートしてしまうと、その後の仕事に差し支えます。必ず前日に、やることリストを作成するように徹底しましょう。この、前日にやることリストを作成することがポイントになります。また、その日限りできっちり終了できる仕事ばかりではありません。

継続的に行う業務や、明日以降にスタートする仕事についてもペース配分把握のため、別途やることリストに入力するようにしましょう。パソコンやスマートフォンに
メモ機能のあるフリーソフトやアプリをインストールして、2パターンメモを用意し、今日やることリスト、継続的に行う業務リストに、自分の中での期限やリミットも一緒に記入するようにしましょう。

ポイント:頭を使う作業は後回し、簡単で最短で終わる作業のタスクからスタート

カラオケに行き、一曲目から、高音低音入り混じりの最高難易度の曲をチョイスするのは厳しい選択です。

それと同じで、まずは、頭を使う作業は後に回し、簡単で最短で終わる作業のタスクから進めるスケジュール立てをしましょう。とにかく始めることで脳内が活性化されます。まずは、行動することが大事です。頭の中だけの思考モードからスタートするより、行動からスタートしたほうが、コツをつかみやすく、スピードアップしやすいためです。

メモをとったり、スケジュールを書いてみるのも良いでしょう。頭の中だけでおさめるのをやめて形にしましょう。

ポイント:ちょっとした用事はその場で終わらせる

作業として簡単で、すぐに終わらせるようなタスクが他の作業中で入ってきた場合は、その場で終わらせるようにしましょう。自分の予定外の仕事がはいってきたことであたふたすることが、私も日常的によくあります。そのような場合、その場で対応するか、後回しにするかは、仕事の優先順位を考えるうえで、重要なポイントになります。

チャットやメールや電話、質問事項など、その場ですぐに解決対応ができるものは、その場で対応しましょう。すぐ終えられるものはウエイトが軽いため、タイミングを逃すと忘れやすいです。忘れる前に対応することを心掛けましょう。

ポイント:やることを忘れない仕組み作り

上記でもお話しました、「忘れる前に対応する」に繋がりますが、何より大切なことはまず忘れないことです。忘れてしまっては仕事の優先順位を決めることもできません。そのためにタスク以外にも、納期、約束した日時、そのためにコミットした時間、ミーティングの開始時間、内容など、忘れないようにする必要があります。

ノートやスケジュール帳にメモをする、時間管理のためにグーグルカレンダーやアラーム、EvernoteやTimetreeなどのアプリを活用し必ず忘れないために、形で残すための仕組み作りやルーティンを作りましょう。

ポイント:制限時間を決めて作業する

人間は時間がたっぷりある時よりリミットがある中で作業をするほうが効率的な仕事ができます。それにも理由があり、初頭効果でインプットした情報に対して、新近効果(終末効果)でインプットした情報のほうが集中力が増します。

短時間で時間割りし、初頭効果と新近効果を活用することで、スタートからゴールを繰り返すことになります。記憶に残りやすい環境作りをして、達成感のある仕事のペース配分ができます。

初頭効果とは?

物事の一番始めが記憶に残りやすく、またはインパクトとして脳内に影響を受けやすいことをいいます。よく第一印象が重要って言いますよね。自分に対する印象のほとんどは、
初対面時に、相手の方が私を視界に入れた瞬間、たった数秒で決まってしまいます。

しかも、1度インプットされた印象をくつがえすことは難しく、1番最初、スタートの時点で自分に良い印象を持ってもらうことが出来ないと、その後も優先順位を高い状態のままキープするのは難しいです。

親近効果とは?

初頭効果とは正反対の効果です。物事のラストに起こったことが記憶に残りやすく、またインパクトとして脳内に影響を受けやすいことをいいます。そのことから、終末効果ともよばれています。

第一接触時にマイナスなイメージだったとしても、相手に別れ際、強烈なインパクトを与えることで、記憶に残りやすくなります。初対面の印象は最悪だったけど、帰り際のふとした瞬間のさりげない優しさにキュンとしてしまって…が、このパターンです。

終わり良ければ全て良しという言葉や、ハッピーエンドの記事が多いのも親近効果に基いています。

ポイント:とりあえず始める、そして、とりあえず終わらす

まずは、何かにとりかかるとようにしてみましょう。行動することが大事です。頭の中だけの思考モードからスタートするより、行動からスタートしたほうが、コツをつかみやすいため、スピードアップしやすいです。メモをとったり、とにかく書いてみるというのも良いでしょう。頭の中だけでおさめるのをやめて形にしましょう。

失敗したくないし、時間のロスがもったいないと思うと手が止まってしまうことがあると思います。

しかし、考えている間に億劫になり、意欲が遠のいてしまうことがあります。完璧を求めることも大事ですが、頭で考えて動けなくなるくらいなら、視界が良いところまで動いてみたらいいじゃない!とモードチェンジしてみましょう。視界が広がり間違いや、解決法も見つけやすくなります。始めれば終わります。

ポイント:重要なポイントに認識をおく

今日行う業務事項、明日以降行う業務事項で何が一番重要視するポイントなのか、認識をもっておくだけで変わります。

「推理小説で犯人は誰だ?」と推理することにワクワクしながら読み出す時と、「この本は一体…?」と困惑しながら読み出す時では、小説一冊読み終えるための時間とエネルギー消耗量、中身の質も変わります。「何のために?」と認識すると時間の割り振りは、さらに簡単になります。

また、重要という意味を考え、今自分が行っているタスクの『ゴール場所は、一体何なのか』と、イメージを持っておきましょう。これを理解しているかいないかで、行動やクオリティにも影響が出ます。

ポイント:仕事を振り分けるとは?

仕事をふる(任せる)という行為を理解し身につけることは、とても重要です。うちの部署もそうなのですが、人には、必ず向き不向きがあり、得意不得意もあります。自分の強み、チームメンバーの強みや
戦闘能力を理解し活かし合うことができれば、戦隊ヒーローばりの戦術をチームで発揮できるのではないでしょうか。

自分のスキルアップももちろんですが、お互いの仕事を補い合って進めることもスピードアップのコツです。

また、戦隊ヒーローばりの戦術を実行するためには、普段から周囲に目を向け通常モードのパターンA、こんな時に備えてのパターンBと想定して2つプランを用意し、メンバーに対し協力する姿勢をアピールすることも大切です。チーム内でコミュニケーションをとり、お互いの能力を認め合いましょう。

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