わかりやすいビジネス文書の書き方

文章を書くのは気が重くなることだと思っていませんか?

私は、気が重くなるため、とにかく文章を書きだせばなんとかなるだろうと下準備もなく書き出していました。確かに、子供の作文や感想文などは「朝起きて○○に行きました。○○をしました。楽しかったです」と順番に書き並べ、自分の思いや行動を書くだけでなんとかなりますが、論文や記事などはそうはいきません。
今回は、そうしたビジネス文書の書き方のポイントをご紹介します。

文書を書く前の事前準備

企画書は十分に練る

まず、ビジネス文書は目的を達成するために作成します。達成すべき目的は何なのか、新企画の提案か、目的を明らかにします。目的が定まったら、どのように構成したらよいか、どのように表現するか、どの人がメインの読者になるのか、その人に伝わるような表現にするにはどうすればよいか、などと文章構成を練ります。

論文や企画書などの場合は、テーマ探し、何について書くか決めるのが大事です。それによって、書く目的が変わり内容も大きく変わってくるからです。課題を見つけて目的を決めることは、文章を書く前の大前提です。

材料を集める

文書の目的が明らかになり、組み立てが決まったら、それに関係がある材料を集めます。例えば、そのテーマに関連する記事、本、新聞などできるだけ情報をたくさん集めます。ある程度集まったら自分が書こうとしている文書の組み立てに当てはめてみましょう。するとこの部分には十分材料があるが、ここは少ないな、といったバラつきがわかります。そして、少ないところを補強するために新しい材料を取ってきます。

そうして集めた材料を自分の考えと合わせて、もう一度文書の組み立てを見直してみましょう。材料がない時点で考えていた組み立てをそのまま使う必要はないので、材料を集める途中で見つけた新たな発見や考えがでてくれば、削除したり追加していきます。よい文書を書くコツは、材料をできるだけ集めた上で不要な材料を捨て、必要な材料を選ぶことです。
そして、自分で構成を考え、その筋道に沿って書き進めることです。

文書を書くときに気をつけること

大事な主張を先に出す

大事なことから書く、というのはビジネス文書の鉄則です。前置きやら挨拶を長々とするのではなく、自分の言いたいことはこれ!と大事な部分から書くのです。読み手は最後まで読んでくれるかどうかわかりません。だから、読み始めてすぐに、面白い!なるほど!などと惹きつけなければならないのです。

主題を忘れない

書く前に主題を確認したら、最後まで一貫してフォローすることが必要です。主題と関係のない材料は思い切って捨てるのも大切です。そして、主題を補強し続け、途中でぶれないようにしていくことも大切です。なぜなら、主題からそれていくと、主題への軸がやせ細っていき、説得力がなくなってしまうからです。

読み手は誰かを意識する

文書を書く場合、誰に宛てたのか?誰に読んでほしいのか?を考えることは大切です。文書を相手に正しく理解してもらうには、まず読者が誰であるかを想定することです。読者にふさわしい内容や表現を考えることです。例えば、社内の文書の場合、読み手が上司か部下かで敬語の使い方など表現は異なります。
社外向けの文書でも、それが取引先向けか顧客先向けか、あるいは不特定多数向けかで、書く内容や表現方法は変わってきます。

専門家ではなく、一般の人が読み手の場合、難しい言葉をできるだけ少なくしたほうが拒否感・違和感をもたれず読み進めてもらえます。できるだけ、一般の人の理解しやすい言葉を使い、専門用語、カタカナ言葉、漢字の並ぶ言葉は使わない方がよいでしょう。それが難しいならなるべく減らしましょう。一般の人向けにわかりやすい文章を書くには、その内容を熟知することが大切になってきます。理解が薄いと、文章が難しくなってしまうからです。

文書の目的を意識する

行動や事実を伝えるため、感謝の気持ちを伝えるため、商品説明を正確に伝えるため、などそれらの目的を外れないようにします。「正確に事実を伝えるだけでなく、感謝の気持ちも伝えたい」などというように文書の目的は一つだけということはありませんが、主な目的はぶれないようにするのが鉄則です。

TPOを意識する

いつまでに完成させるか、どんな場所で使われるか、どういう機会に使われるかを意識しましょう。

箇条書きに出来る部分はする

文章中にいくつも伝えたいことがある場合、長い文章ですと読みにくくなるため、箇条書きにしたほうがよいです。これは、ビジネスメールでも使えます。

言葉の表記を統一する

です、ます、など言葉の末を揃えたほうがいいでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか?文書を書くにはいろいろなコツがあります。そして、一番の近道はとにかく「書く」ことです。
ビジネス文書だけでなく、手紙やブログなど、何でもいいので文字を書く習慣を身につけると上達が早くなるためぜひ習慣化していきましょう。

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