スプレッドシートの使い方まとめ


「スプレッドシート」とは、Googleが無料で提供しているWebアプリです。
表計算やグラフの作成などができ「Excel」と同様、使用方法によってはExcelよりも便利に使いこなすことが可能になります。

Googleスプレッドシートの特徴

式や関数を使った自動計算、グラフを作成したり、資料だけでなく請求書なども作成することができるなどスプレッドシートでできることはExcelと非常によく似ています。
また、Excelと互換性もあるのでExcelで作成した表をスプレッドシートで読み込み編集することも可能です。
ここからはスプレッドシートの代表的な特徴をご紹介します。

表計算ができる

グラフやチャートの作成や関数、フィルタ管理などなど、表計算に必要な機能はほぼ備わっています。リストの作成やデータ分析、お金の管理などデータをビジュアル化することに非常に適しています。

複数人で共有・共同作業ができる

オンライン上で事前に共有の設定をしておけば、別の場所にいるユーザーでもスプレッドシートを閲覧したり、編集することが可能です。
同じシートにアクセスしているユーザーはシート右上にアイコン表示され、同時進行で作業することができるので1つのファイルが常に最新の状態で保存されるため、同じ資料がたくさんできてしまったり、最新のデータがわからなくなるようなことがありません。
また、どのユーザーがどこのセルを変更したかなどの作業も一目でわかるようになっているため作業がはかどります。

自動保存ができる

せっかく時間をかけて作ってきた資料をシートの保存をし忘れてしまいデータが全て消えてしまった、という経験をされた方も多いのではないでしょうか?わたしはExcel初心者の時にはよくやってしまい、毎回絶望していました、、、。
スプレッドシートでは、オンラインで作成や編集をしたデータは「保存」ボタンを押さなくてもリアルタイムで自動的に保存されます。

そのため、保存のし忘れなどでデータが消えることがなく、Excelと比べてうっかりミスのようなことが起こりにくくなります。
変更履歴も保存されているので復元も可能です。

いつでもどこでもアクセスができる

スプレッドシートで作り保存したファイルは、オンライン上のGoogleドライブへ保存されます。そのため、パソコン・スマートフォン・タブレット端末のどこからでもアクセスすることができます。
外出先で急に資料が必要になったときでもインターネット環境さえあれば作成・編集なども自在に行えます。

オフラインでも使用できる

スプレッドシートを使用している方の中には、オンラインでしか作成・編集ができないと思っていらっしゃる方もいるのではないでしょうか。実はGoogleドライブをインストールし、あらかじめきちんと設定すればインターネットが繋がっていなくても編集が可能です。

無料で使える

Excelのような様々な機能が携わっているスプレッドシートですが、Excelと比べ大きなメリットは「(5GBまで)無料で使用できる」ことです。
Excelを別途で購入となった場合、数万円の費用がかかってきます。
スプレッドシートならGoogleアカウントの取得で無料でだれでも使用することができます。

スプレッドシートのおすすめの使い方

スプレッドシートにしかできない機能がたくさんあり、資料の作成時におすすめの機能をご紹介いたします。

地図・地図グラフが作成できる

一般的な円グラフや棒グラフはもちろんですが、下の画像のような地図グラフも作成することができます。

まず、国名と人口数値など、データをスプレッドシート内の列に入力します。

「挿入」の「グラフ」から「グラフの種類」を選びその中より「地図」を選択すれば地図が作成できます。

選択した範囲をメールで送れる

Excelで作成した資料をメールで送るには、データを添付するという方法しかありません。
しかしスプレッドシートでは、「Email Range」というアドオンを使用することによって、シート内の一部(選択した範囲)をメールの本文に入れ送信することができます。

スプレッドシート上のツールバーから、「アドオン」を押し、「アドオンを取得」を選びます。使用可能なアドオンが沢山でて来るのでその中から「Email Range」を選択しインストールします。(他アドオンのインストール方法も同じです)
スプレッドシート上にあるメールに挿入したい範囲を選び、「アドオン」から「Email Range」を選びます。
すると、送信相手のメールアドレスや本文などを入力する画面が出てくるので、必要な文章や内容入力すればを送信することができます。

まとめ

ショートカットキーも豊富にあり、関数は計算式以外にも様々な機能が多くあります。今後、今よりも増えていく可能性もありますのでスプレッドシートはどんどん便利に使いやすくなっていくようです。
今回ご紹介した機能やメニュー以外にもまだまだ魅力的な機能が充実しているので是非使いこなしてください!

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筆者

C.Kurizuka

Bigmac inc. マーケティング事業部 所属。2016年9月入社。マーケティング事業部一番の盛り上げ隊長。前職が営業職という事もあり、お客様に対する対応を得意とする。美容に関しての知識に明るく、永遠の20才を目標に常に「美」を意識している美容マニア。休みの日の過ごし方は、音楽フェスに参加することで日頃のストレスを発散したあと、帰りに大好きなお肉を必ず食べて帰る。洋楽が大好きな割には英語に弱い。

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