総務の仕事をおこなううえで勉強するべきこと

総務部とは、どんな企業にも必ず存在する部署です。そのため、総務の仕事は誰しもが経験する可能性があります。
総務の仕事を行っていくうえで必要な知識の前提として、社会的規範を自分の知識を知っておく必要があります。

社会的規範とは

社会的規範には2つの法があります。1つ目は、成文化され社会の規範となる「成文法」でです。もうひとつは、必ず成文化されているわけではないですが、普段の生活で慣習的に行われてきた「慣習法」があります。

総務の仕事を行うにあたって、すべてにわたり、成文法と慣習法の知識が求められます。この2つの法は、総務の「土台となる知識」なのです。

そして、成文法、慣習法の上に築くべき知識は、下記の11項目になります。

総務の担当者に求められる知識

1.社員と会社の関係に関わる知識
2.株主総会・株式に関する知識
3.契約や債権・債務に関する知識
4.手形、小切手に関する知識と実務
5.商業登記に関する知識と実務
6.社会保険に関する知識と実務
7.労働保険に関する知識と実務
8.会計・税務に関する知識
9.給与計算事務に関する知識と実務
10.経営計画策定に関する知識
11.営業活動に必要な各種法律や規定の知識

総務業務とは

総務としてだけでみると、大まかに下記の3つの業務があります。

経営に対するサポート業務

取締役会の運営や株主総会の準備、社内行事などの企画、活動などを行い、経営陣をサポートしてく仕事です。

社内の管理業務

「固定資産管理」「消耗品や備品などの調達、在庫管理」「事務機器等の保守業務」「防災・保安などのリスクの管理」など、多岐にわたります。

社内外の対応

「秘書的業務」「冠婚葬祭や慶弔」「来客の対応・案内」「受付や電話対応」など社内外に対する窓口的な仕事を行います。

これら、庶務的な仕事は、知識が無くても誰にでもでき、ルーティーンをこなすことだけで、専門的な知識は必要ではないと考える人が多いかと思います。

しかし、備品の管理、事務機器の管理、防災保安の管理をみても、それぞれに必ず初歩的な知識は必ず求められます。備品管理ひとつをとってみても、技術革新により、商品サイクルは短くなり、より安価で便利なものが市場には出回っています。日々の変化に常にアンテナを張り巡らせる必要があるのです。

経営戦略

経営戦略の仕事とは、経営者、上層部に対するサポートをしていく業務です。

会社という組織の中で、総務は管理的な業務を担っています。そのため、日常的にさまざまな情報が集まりやい状況にあります。

例えば、経費の精算上、出張に行った担当者から「どこへ行き、何を目的に、誰と会い、どのような仕事をしたのか」という情報を細かく確認する必要があります。

また、給与計算を行う際に、勤怠事項チェック作業では、部署、社員の勤務状況が明確に確認することができます。時間外勤務の多い部署などは、メンタルヘルス対策の必要がある可能性があることもあります。また、遅刻や早退が多い部署に関しても何らかの対策をとる必要があります。

このように、総務は日ごろから、さまざま情報を「経営情報」と考え、捉えていくことが重要になります。

それにより、経営者や上層部に対し、経営計画や経営奉仕の策定に有用な情報や資料を提供することができるようになります。

労務管理業務

労務管理の仕事は、大まかに以下があります。

  • 働くときのルールづくり・就業の管理
  • 働きがいのある会社に必要な労働者と経営者の関係の構築
  • 働きやすい職場づくりを行っていくために心身にわたる健康の管理
  • 福利厚生の立案・運用
  • 社員の日常に沿って生じる諸手続きに関する管理

労務の仕事というだけあり、「人」に関わる仕事が大半を占めています。会社内の人材は適材適所なのか、人事際は、人手不足または、社員が多すぎる部署はないのか?社員の働きに見合った報酬になっているか?社員は会社に定着しているのか?などをしっかり検討していく必要があります。

企業が運営していくうえで、大きな割合を占めるのが人件費です。その人件費をしっかり管理し、社員のモチベーションを保つ土台作り、利益を伸ばしていくには、労務管理は必要振な仕事です。そのため、会社の存続から、さらに大きくしていくには、労務担当者には長期的で、経営者的な視点が求められます。

企業法務

企業法務とは、「会社の事業活動に関わる法務業務」のことです。

会社というものは、会社法により存在が認められ、営業活動などを行うことが可能になっています。その点からみても、企業の設立、活動、終了に至るまで、すべての工程に法律が関わってくるのです。

例えば、下記のような仕事があげられます。

  • 契約・取引に関する法務
  • 株式会社として企業活動していくための組織法務
  • 社内コンプライアンスに関する法務
  • 会社が何らかの法的問題に問われた時の紛争対応法務

上記のように、企業法務の仕事は、企業活動に関わるほ法務業務の仕事がすべて含まれます。また、企業活動の環境がめまぐるしく変化しているため、法務担当者は日々の経済変化などにも敏感になる必要があるといえます。

日々の変化に対応してく能力を

総務担当者は会社に関するすべてのことに関与しています。そのため、社会の変化に敏感になり、常に新しい知識を勉強すし、会社に貢献していく必要があるのです。

それぞれの担当者には難易度の高い資格を取得することが求められます。自分の知識として、資格試験に挑戦していきたいですね。

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筆者

A.Toyooka

Bigmac株式会社の総務部に所属。主に経理・法務を担当しています。Bigmacに入社したきっかけは、何か特別なものを感じ取り、『入って!』と呼ばれている気がしたから。休日はショッピングをしたり、家族とお家でゆったり過ごし、たくさん会話をすることで心身共に癒されています。普段はゆったり、まったり、のほほんと過ごしている私ですが、仕事中は普段の自分は出ないよう、メリハリを大事にしているつもり・・・。Bigmacの縁の下の力持ち!みんなを支えていけるよう頑張ります。

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