わかりやすい!マニュアルの作成方法とは?

「○○さん、来月までに新人教育用のマニュアルを作ってくれないか?」と突然上司に言われ、どうやってまとめていこう、と思った方はいませんか?
そこで、今回はマニュアル作成の方法をご紹介します。

マニュアルとは?

マニュアルは別名、作業標準書・標準作業書・作業手順書などと呼ばれることもありますが、職場や会社で名称が異なるだけで使用方法はおなじです。そもそも、マニュアルとは、何もわからない状態の人に仕事内容をわかりやすく理解してもらい、業務効率につながるためのものです。マニュアル作成を行う多くの方が、通常業務と並行して作成しているのではないでしょうか?

通常業務と並行しての作成となると、経験をもとにして進めてきた業務をいざ言葉に置き換えようとすると、何から始めればいいのかとまどってしまいます。結果、事前の段取りを飛ばしてマニュアル作成に取り掛かってしまうことにより、新人には分かりにくい業務マニュアルになってしまったり、あるいは逆に詳細になりすぎて量だけが大きくなってしまいがちです。

新人にわかりやすいマニュアル作成のためには、業務を「第三者的な立場」で客観的に見ることから始めることが必要です。したがって、ここからはマニュアル作成の制作手順を解説していきます。

マニュアルの仕様やスケジュールを決める

事前準備

  • 読み手はどのような人か?新人?アルバイト?社員?
  • 読み手のスキルレベル(習熟度)はどれくらいかを想定する
  • 業務で要求されるスキルはどの程度か把握する
  • 必ず守らなければならないルールと、利用者の判断に委ねる区別をつける
  • マニュアルは業務すべてをカバーするのか、作業別に分けたものにするのかを明確にする

全ての業務をマニュアルに記載してしまうと、個人の裁量がない「マニュアル対応」を生み出しやすくなります。これは、読み手側になると、自分が機械のように感じ仕事のモチベーションも低下しやすいです。
どこまで業務内容をマニュアル化するかは、会社組織としての信念が表面化する部分のため重要に考えていかなければいけないポイントです。

情報収集・整理

  • 人、金、書類、成果物などの資源ごとに分けて作業内容を書き出す。
  • 見積もり、請求、納品など作業を区切って、業務フロー図を作成
  • 日時の期限(締め日、年次、月次、週次、日次)を明らかにして業務フロー図に記入し、ひとつの作業にかかる工数の目安を作る。
  • 集めた情報を業務フロー図にしてひもづけておく

業務資料を集め、基本からノウハウまでを図や文字にしていくことが情報整理の段階です。普段行っている業務を、いざマニュアル化しようとすると、うまく表現しにくいものです。そのため、この情報収集・整理が重要になります。ポイントは日常的にメモやパソコンなどを活用して、思いついたときにササッと業務内容を記録しておくと効率がよくなります。

もし、資料が何もなく工場作業などのマニュアル作成の場合は、業務作業者に実際に業務を再現してもらい、それを別の人が客観的に手順や注意点を記録して、不明点を業務作業者に質問して聞く。このように第三者が客観的に記録すれば、漏れなく正確な情報だけを収集でき効率も良くなります。

業務マニュアルの作成

  • 通常業務をしながらすきま時間を利用して作る
  • エクセル、ワードなどあとから簡単に追加情報を加えやすいテンプレートを作成する。
  • 「業務必須」と「個人裁量」を明確にわけて、業務手順を順番に書き込んでいく。
  • 先に大まかな「目次」を作って工程全体を把握できるようにする。
  • 業務手順の際の注意点を書き込む。
  • 作業イメージが把握しやすくなる場合、写真やイラストなども用意する。

マニュアルの構成を決めるときに、大まかな区切り(目次)から小さな区切り(手順の説明)へとつながるようにすると、業務のイメージ把握がしやすくなります。業務ルールとなりにくい「マナー」などは、「ポイント」として別に記載すると、読みてにもわかりやすく円滑に業務が進みやすくなります。

マニュアルを部署内で共有して改善

おおまかな業務マニュアルが完成したら、まずは部署内の人に見てもらいましょう。なぜなら、マニュアルは自分ひとりで完璧に完成しようと思うと時間がかかるからです。

部署内全員で確認できるように共有してもらい、追加でコメントを自由に入れられるようにシートを作成するとよいでしょう。コメントが多くなってきたら、部署内でミーティングの場を設け、マニュアルに追加・訂正して日々ブラッシュアップしていきましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか?マニュアル作成を1人で完璧に作り上げるとなると大変ですが、情報を集め大まかな構成を作成し、部署内で共有し複数人でブラッシュアップしていくものだと思うと気構えることなく取りかかれませんか?どのようなマニュアルでも共通することは、業務工程を把握でき、ノウハウやコツなどを記載してあるマニュアルは、作業イメージがしやすくわかりやすいマニュアルといえるでしょう。

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