こんにちは。総務部の長谷川です。
伝えることの難しさを感じることはありませんか？自分は伝えたとしても、相手が理解していない、正しい行動をしていなかった場合は伝えたことにはなりませんよね。今回は仕事において「伝える」ことについて書いていきたいと思います。
相手への伝え方で重要なこと
相手に何が伝わったのか
伝えるときに大切になってくるのが、自分が何を伝えるかよりも、伝えたことで相手に何が伝わったのかが重要です。
自分では、伝えたいことが伝えられたと思っているかもしれませんが、相手が全く別の認識をしている可能性もあります。伝えたあとに、もう一度相手がどのように理解しているのかを確認するといいですね。
相手にとってわかりやすい言葉で話す
専門用語を使用して話してしまったり、〇〇については知っているだろうの前提で話をするなど、まったく相手のことを理解しない状態、配慮しない状態で伝えるのはＮＧです。相手の現状の理解度を知ること、共通言語を使用するなど相手にとってわかりやすい言葉で伝えるように意識していきましょう。
効率的な伝え方
では実際にどういう伝え方をすることで、相手に自分の話を伝わりやすくするのでしょうか？考えてみます。
分かりやすくシンプルに結論を伝える
伝える相手には分かりやすくシンプルに結論を伝えます。伝えたいこと意外に関係のない事まで伝えると結局何を伝えたかったのか？相手も分からなくなってしまう可能性が高いため、シンプルに伝えたいことのみを伝えます。結論と全体の流れを先に伝えることが大切です。
何を伝えたいのか明確にする
相手に伝える際に、「これも伝えたい」「あれも伝えたい」と多くの情報を伝えたくなってしまうことがありますが、（実際に私も多く伝えたくなってしまいがち・・）聞き手の脳内に残る情報量はそれほど多くないのが現実です。多くのことを一気に伝えても半分も覚えていなかったこともよくあることです。 そのため、要点を1個〜3個に思絞り伝えるようにしましょう。
5W1Hを取り入れ、論理的な構成で伝える
相手に伝える時は、しっかり順序立てて伝えることが大切です。
「いつ→どこで→だれが→何を→なぜ→どうやって」ということに関して、伝えることが苦手な人は相手に伝える時、5Ｗ1Ｈを意識できていないことがよくあります。皆さんよく耳にすると思いますし、話し方の基本と言われていますが、ここをしっかり意識し伝えることで、相手への伝わり方は変わります。
具体的な例も交えて伝える
具体例も交えて話すことで、相手へも上手く話が伝わるようになります。例えば、提出期日を「できるだけ早くでお願い」と抽象的に指示すると、相手にも他の業務があるため、後回しにされる可能性も大いにあります。「できるだけ早く」のような抽象的な表現ではなく。「○月○日の何時まで」と具体的に示すことで相手にしっかり伝わります。
自分の意思を伝える
相手に何かを伝える時に、事実だけではなく、自分の意見も交えて伝えることが重要です。例えば、何かのミスが発生したときに、ミスの原因や現状だけを伝えるのではなく、「自分ならこう解決し、今後はこう対策していく」といったように自分はどうしていきたいのかの意見も伝えることです。このように自分の意見を交えることで、聞き手にも意思を伝えることができます。
相手の理解度
伝える際に相手がどのくらい理解しているのかを確認しながら話を進めていくことはとても大切です。一方的に自分が伝えたいことだけを話していても、相手に伝わっていないことはあります。相手が内容を理解していなかったら、伝えた意味も無くなってしまうので、しっかり段階を踏んで伝えるようにしましょう。
話すのが得意な人の特徴
今まで色々な人と話している中で、話すことや伝えるのが上手な人は、皆同じ特徴がありました。そちらをご紹介していきます。
聞き手に共感している
話すのが上手な人は、聞き手への共感スキルがとても高く、一方的なコミュニケーションにならずに、相手に伝わりやすい空間にすることがとても上手です。聞き手に合わせて表情や態度を変え、聞き手にも話が伝わりやすくなります。
例え話が上手
話が上手な人は、とにかく例え話が上手です。難しい話に対しても、例え話を交えながら話ており、単調なトークになることもなく、相手の興味もしっかり引きながら話ています。例え話を上手にするためには、自分自身の経験値も上げていくしかないですね。
言葉選びが上手
話すのが上手な人は、1つ1つの言葉選びがとにかく上手です。相手の記憶に残る言葉を選び話しをしています。相手がわからないような難しい専門用語を並べて話す人はよくいますが、単語を理解できないと相手に伝わりにくくなるためおすすめしません。
まとめ
仕事において、人と一緒に仕事をする以上伝える場面はたくさんあります。効果的な伝え方を身につけることで「時間」と「仕事の質」を確保することができるので、意識していきたいですね。
